Menonitak
Bielefeldeko Anaien eliza
Alexander Staruk, Menonita Bielefeld e Ermandadearen Finantza Zuzendaria. V.
Erronka
Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) eliza libre protestantea da, eta sustraiak iraganean ditu sustraiak. Bielefeldeko Menonita Ermandade hau Zurichen sortu zen 16.mendean Erreformaren mugimenduan. Gaur egungo Menonita Ermandadeak Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) komunitateko 1.000 kide baino gehiago biltzen ditu.
PaperOffice DMS udalerriak boluntarioei laguntzeko erabiltzen du, batez ere dokumentuak artxibatzeko, lan fluxuak esleitzeko eta etxeko bulegoko kontabilitaterako.
Hasierako posizioa
Menonita Bielefeld e Ermandadea biltzen duen elkarte batean. V., badira administrazio-lan nahiko zabalak, eta kideek beren borondatez egiten dituzte.
Horrek eragina du bai 1.000 bazkide baino gehiagoren kontuen kudeaketan , bai udalerriko eraikuntza-proiektuen kontu-auditoretzan edo sartzen diren dohaintzen izapidetzean.
Dagoen arazoa
PaperOffice DMS erabili arte, hautatutako kideei administrazio-lanak ematen zitzaizkien, eta, neurri handi batean, kideei uzten zitzaien lana nola eta zein epetan egiten zen.
Ez zen sare digitalik erabili, ezta software globalik ere. Egiaztatzea behar zuten merkatarien fakturak, berriz, etxera eramaten zituzten, eskuz egiaztatzeko. Gertatu zen, halaber, inork ez zuela denborarik izan, eta gero lege-proiektua mahai gainean utzi zen hasieran.
Digitalizazioan, komunitateek dokumentu, posta elektroniko eta beste kezka batzuei aurre egin behar diete orain, posta elektronikoaren bidez. Hala ere, posta elektronikoen elur-jausi hau nekez administra daiteke eskuz.
Ondorioak prozesatze-denbora luzeak izan ziren, eta beharrezko dokumentazioa prozesatzeko, berreskuratzeko eta bidaltzeko eraginkortasunik eza . Ondorioz, udalerria dokumentuen kudeaketa digitalaren bila joan zen.
Ondorioz, hainbat atzerapen izan ziren ordaintzeke dauden diru-kopuruen transferentzian. Kostu gehigarriak zituzten oroigarriak eman ziren eta emandako deskontuak ezin izan ziren erabili. Ulergarria da komunitatearen izen ona emaitza gisa sufritzea.
Alexander Staruk, Menonita Bielefeld e Ermandadearen Finantza Zuzendaria. V., arazoari irtenbide bat bilatzen ari zen, eta, bertan, udalerriko administrazio-lan guztien digitalizazioa ere kontuan hartu zen, lehen neurri handi batean antzekoak izan zirenak.
Zergatik aukeratu zuen Menonita Ermandadeak PaperOffice DMS
Staruk jaunak lehen aldiz aztertu zituen dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza, eta, azken batean, PaperOffice DMS probatzea erabaki zuen sei hilabetez.
PaperOffice DMS-k Staruk jauna bilatzen ari zen baldintzak eskaintzen ditu. Horrek barne hartzen ditu:
- Erabilgarritasuna: Dokumentazio garrantzitsu guzti honetara sarbide zentrala eta erraza, eta hainbat zatik dokumentu berean laguntzeko gaitasuna.
Barne- eta zentral-biltegiratzea, administrazio-lanak dituzten kide guztiak etxetik ere sar daitezkeenak. Datuak ez dira hirugarrenen hodei batean edo erabiltzaile bakar baten ordenagailu batean gorde behar.
- Administrazio-zereginen arintasuna eta automatizazioa: Softwareak aukera eman behar du lanak sarearen bidez banatzea eta klubeko kideak prozesatu ditzan.
- Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna: Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta, beharrezkoa izanez gero, erraz berreskura daitezke.
- Praktikoa eta ulergarria: Softwareak ahalik eta trebakuntza gutxien behar du eta, aldi berean, etorkizunerako prest egon behar du.
Konponbidea: Synologyk NAS bat konfiguratu zuen, sarera konektatutako biltegiratze bat, komunitate-zentroan, non elkartearekin eta bere kideekin lotutako datu guztiak biltzen diren PaperOffice DMS bidez.
Alexander Staruks s.-a hasieratik ohartu zen ez zegoela bere komunitatea digitalizatzeko modurik:
"Lanean aurrera egin berri dugu eta orain abantaila bat dugu".
Konponbidea: PaperOffice DMSk lan-fluxu integralaren funtzioa du, prozesu konplexuak esleitzeko eta prozesatzeko eta informazioa kontrolatzeko eta dokumentuak modu eraginkorrean egiteko aukera ematen duena.
Erabiltzaile digitalaren baimena eta pasahitza berrestea barne.
Aldi berean, interesa duten kide guztiei prozesatze-egoeraren berri ematen die. Bertsioak biltegiratzeak aukera ematen du noiz eta noren bidez egin ziren prozesatze-pausoak arakatzeko.
Konponbidea: PaperOffice DMSren segmentu nagusia da, dokumentu analogikoen digitalizazioa. Behar duen guztia eskaner bat da, konputagailurako interfazea duena eta PaperOffice DMS. Dokumentuak ez dira eskanak bakarrik. Beharrezkoa izanez gero, OCR software integratu baten bidez edita daitekeen testu bihurtzen dira, eta automatikoki behar bezala gordetzen dira.
Adimen artifizialeko PIAk ezarritako hitz gakoen indize batek dokumentu bakoitza barne-bilaketaren motorraren bidez aurki daitekeela bermatzen du, baita erabiltzaileak dokumentuari buruz ezer ez dakienean ere.
Konponbidea: PaperOffice DMSren erabilera doako trebakuntza-bideoak eta tutorialak erabiliz ikas daiteke.
Ez aholkularirik eta garestirik tokian, eta inork ez du inora bidaiatu behar trebakuntza jasotzeko. Guztiek defini dezakete menuaren nabigazioa ikasteko denbora-esparrua, behar den moduan, eta, etorkizunari dagokionez, PaperOffice DMS ondo kokatuta bere egitura modularrari esker.
PaperOffice DMSk eskatutako irizpide guztiak bete zituen.
Zergatik aukeratu zuen Menonita Ermandadeak PaperOffice DMS
Staruk jaunak lehen aldiz aztertu zituen dokumentuen kudeaketari buruzko hainbat software-eskaintza, eta, azken batean, PaperOffice DMS probatzea erabaki zuen sei hilabetez.
PaperOffice DMS-k Staruk jauna bilatzen ari zen baldintzak eskaintzen ditu. Horrek barne hartzen ditu:
- Erabilgarritasuna: Dokumentazio garrantzitsu guzti honetara sarbide zentrala eta erraza, eta hainbat zatik dokumentu berean laguntzeko gaitasuna.
Barne- eta zentral-biltegiratzea, administrazio-lanak dituzten kide guztiak etxetik ere sar daitezkeenak. Datuak ez dira hirugarrenen hodei batean edo erabiltzaile bakar baten ordenagailu batean gorde behar.
- Administrazio-zereginen arintasuna eta automatizazioa: Softwareak aukera eman behar du lanak sarearen bidez banatzea eta klubeko kideak prozesatu ditzan.
- Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna: Dokumentu analogikoak digitalizatzeko modu errazagoa bilatu zen, eta, beharrezkoa izanez gero, erraz berreskura daitezke.
- Praktikoa eta ulergarria: Softwareak ahalik eta trebakuntza gutxien behar du eta, aldi berean, etorkizunerako prest egon behar du.
Konponbidea: Synologyk NAS bat konfiguratu zuen, sarera konektatutako biltegiratze bat, komunitate-zentroan, non elkartearekin eta bere kideekin lotutako datu guztiak biltzen diren PaperOffice DMS bidez.
Alexander Staruks s.-a hasieratik ohartu zen ez zegoela bere komunitatea digitalizatzeko modurik:
"Lanean aurrera egin berri dugu eta orain abantaila bat dugu".
Konponbidea: PaperOffice DMSk lan-fluxu integralaren funtzioa du, prozesu konplexuak esleitzeko eta prozesatzeko eta informazioa kontrolatzeko eta dokumentuak modu eraginkorrean egiteko aukera ematen duena.
Erabiltzaile digitalaren baimena eta pasahitza berrestea barne.
Aldi berean, interesa duten kide guztiei prozesatze-egoeraren berri ematen die. Bertsioak biltegiratzeak aukera ematen du noiz eta noren bidez egin ziren prozesatze-pausoak arakatzeko.
Konponbidea: PaperOffice DMSren segmentu nagusia da, dokumentu analogikoen digitalizazioa. Behar duen guztia eskaner bat da, konputagailurako interfazea duena eta PaperOffice DMS. Dokumentuak ez dira eskanak bakarrik. Beharrezkoa izanez gero, OCR software integratu baten bidez edita daitekeen testu bihurtzen dira, eta automatikoki behar bezala gordetzen dira.
Adimen artifizialeko PIAk ezarritako hitz gakoen indize batek dokumentu bakoitza barne-bilaketaren motorraren bidez aurki daitekeela bermatzen du, baita erabiltzaileak dokumentuari buruz ezer ez dakienean ere.
Konponbidea: PaperOffice DMSren erabilera doako trebakuntza-bideoak eta tutorialak erabiliz ikas daiteke.
Ez aholkularirik eta garestirik tokian, eta inork ez du inora bidaiatu behar trebakuntza jasotzeko. Guztiek defini dezakete menuaren nabigazioa ikasteko denbora-esparrua, behar den moduan, eta, etorkizunari dagokionez, PaperOffice DMS ondo kokatuta bere egitura modularrari esker.
PaperOffice DMSk eskatutako irizpide guztiak bete zituen.
Sei hilabeteko proba fasearen ondoren, Menonita Bielefeld Ermandadeak e. V. gure PAPEROffice DMS, eta hain pozik, non beste kongregazio batzuei bere elizan softwarea gomendatzen dien.
