Lizbonska patriarhata
Pedro Silva, upravni pomočnik Lizbonske patriarhate
Izziv
Lizbonski patriarhat (latinsko Patriarchatus Olisiponensis) je rimsko-obredna metropolitanska nadškofija katoliške cerkve s sedežem v Lizboni, prestolnici Portugalske. Njegova nadškofska katedrala je patriarhalna katedrala sv. Marije Maggiore v Lizboni.
Lizbonska škofija je bila povišana v nadškofijo 10. novembra 1394. 1716 ga je prejel papež Clemens XI. naslov patriarhije.
PaperOffice DMS uporablja Lizbonska patriarhija za centralizacijo in organiziranje informacij iz več virov ter za zmanjšanje časa in stroškov vzdrževanja fizičnega arhiva. Dostop do informacij je digitalni.
Tako so bili dokumenti Patriarhata s področij osebnih, nepremičninskih in računskih dokumentov 285 župnij, ki pripadajo Lizbonski patriarhat, in še 450 institucij, ki so odvisne od škofa, postopoma popolnoma digitalizirane v PaperOffice DMS.
Začetni položaj
Digitalna preobrazba in izraz "digitalizacija" je na ustnicah vseh od pandemije najkasneje in zdaj ni več neobvezni pogoj za veliko podjetij, temveč nujnost.
Tema digitalnega nadaljnjega razvoja je trdno uveljavljena tudi v skupnostih in cerkvah. Ker tudi v cerkvi, kot je lizbonski patriarhat, čakajo obsežne upravne naloge, ki so bile prej opravljene ročno in analogno.
Obstoječe težave in naloge
V preteklosti je celoten sistem patriarhije temeljil na papirju. Toda z obstoječimi in dnevnimi dohodnimi dokumenti je ročni sistem dosegel svoje meje.
Celotna poplava informacij je postala bolj nesoglasna. Najpomembnejša naloga je bila združitev analognih in digitalnih enot. Papirnate dokumente je bilo treba digitalizirati in združiti z drugimi informacijami, kot so povezana e-poštna sporočila.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Želeli smo centralizirati in organizirati informacije iz več virov, da bi zmanjšali čas in stroške vzdrževanja fizičnega arhiva, vendar z digitalnim dostopom."
opozarja na Silvo, upravnega uslužbenca Lizbonske patriarhate.
Zakaj je Lizbonska patriarhija izbrala PaperOffice DMS
Zaradi obstoječih izzivov je g. Pedro Silva, upravni uslužbenec Patriarhata, iskal sistem upravljanja dokumentov (DMS), ki bi omogočal varno in prilagodljivo shranjevanje podatkov. Preprosto vključevanje vseh delovnih stej v uradu uprave, vključno s tistimi, ki delujejo na daljavo, bi bilo treba rešiti z nekomplikativo programsko opremo.
"Iskali smo rešitev, ki bo varna za prihodnost, ki bi lahko sprva izvajala vse naše zahteve, obenem pa ponudila enostavno skalabilnost in dobro razmerje med stroški in koristmi ter se lahko v prihodnosti nadgradi na druge oddelke."
Poleg PaperOffice DMS je g. Pedro Silva testiral tudi druge programske izdelke iz drugih sistemskih hiš in sprva preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov.
G. Silva poudarja, da se že dolgo išče primeren sistem. Vendar pa noben od predhodno preizkušenih prodajalcev programske opreme ni bil dovolj prilagodljiv ali prilagodljiv za delo, ki naj bi ga opravil sistem za upravljanje dokumentov.
»Večina rešitev ne ponuja enostavnega načina za ustvarjanje zbirke podatkov, kot jo naredi PaperOffice DMS, ker uporabljajo samo strežniško rešitev v oblaku.«
Dokončna odločitev o uporabi paperOffice za upravljanje dokumentov v Lizbonski patriarhiji je bila sprejeta iz naslednjih razlogov:
1. Shranjevanje podatkov in razpoložljivost. Osrednji in enostaven dostop do vseh ustreznih dokumentov in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.
Notranja, centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo vsi zaposleni. Podatki ne smejo biti shranjeni v oblaku tretjih oseb ali v računalniku z enim uporabnikom.
Rešitev: Baza podatkov je bila nastavljena na NAS, Network Attached Storage. Ta baza podatkov je bila integrirana v PaperOffice DMS in shranjeni so bili vsi podatki patriarhije.
To popolnoma izpolnjuje zakonske zahteve za varnostno kopiranje podatkov.
Kot ekipa 3 v administraciji, zahvaljujoč povezovanju PaperOffice DMS, dva uslužbenca administracije delata na daljavo in imata zanesljiv dostop do dokumentacije na preprost in jasen način.G. Pedro Silva je bil z rešitvijo zelo zadovoljen brez zunanjega oblaka in s tem brez ponudnikov tretjih oseb, ki so lahko predmet vladnega posredovanja in povečajo tveganje za hekerske napade.
Kot ekipa 3 v administraciji, zahvaljujoč povezovanju PaperOffice DMS, dva uslužbenca administracije delata na daljavo in imata zanesljiv dostop do dokumentacije na preprost in jasen način.G. Pedro Silva je bil z rešitvijo zelo zadovoljen brez zunanjega oblaka in s tem brez ponudnikov tretjih oseb, ki so lahko predmet vladnega posredovanja in povečajo tveganje za hekerske napade.
2.Vrednost za denar. Programska oprema bi morala imeti dobro razmerje med ceno in zmogljivostjo.
Za Lizbonsko patriarho je bilo zelo pomembno, da se programska oprema po začetni naložbi zlahka in enostavno pomerja na druge oddelke in da to ne bo vključevalo visokih stroškov.
Rešitev: PaperOffice DMS je na voljo v različnih cenovnih modelih, ki uporabnikom omogočajo, da zanje prevzamejo najugodnejšo obliko.
Na ta način lahko uporabniki preizkusno različico sprva uporabljajo brez obveznosti in brezplačno in jo po potrebi razširijo na lastno podjetje / občino, ne da bi izgubili obstoječe podatke.
Na ta način lahko uporabniki preizkusno različico sprva uporabljajo brez obveznosti in brezplačno in jo po potrebi razširijo na lastno podjetje / občino, ne da bi izgubili obstoječe podatke.
Število kupljenih uporabniških licenc se lahko kadarkoli poveča. Na ta način se patriarhija lahko izogne pretirani kapitalski zavezi.
3. Enostavno za obravnavo. Programska oprema mora biti samoobjavsna in zahtevati čim manj usposabljanja, hkrati pa mora biti pripravljena na prihodnost.
Rešitev: PaperOffice DMS je v bistvu zelo strukturiran in ima grafični vmesnik, ki uporabnika vodi korak za korakom. Poleg tega obstajajo dodatne vaje in videoposnetki za vse funkcije, ki jih je mogoče poklicati neposredno za podporo.
Tako se je mogoče izogniti zunanjim svetovalcem. Seveda pa PaperOffice DMS po želji ponuja tudi individualno usposabljanje za module. Vendar pa je na podlagi izkušenj Lizbonske patriarhate PaperOffice v veliki meri samo-razlagajoč.
Ni zunanjih in dragih "svetovalcev" na kraju samem in nihče ni treba potovati nikamor za usposabljanje. Vsak lahko določi časovni okvir za učenje navigacije po meniju, kot je potrebno, in v smislu prihodnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicionirano zaradi svoje modularne strukture.
"Izbrali smo PaperOffice DMS, ker smo osebno testirali programsko opremo in bili navdušeni nad lahkoto uporabe Integracija v okolje sistema Windows in čisti uporabniški vmesnik za delo z navdihi."
4. Dohodnost in prihranki časa. Preprostejši način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za lažje iskanje, ko je to potrebno.
Rešitev: Osrednji segment PaperOffice DMS je digitalizacija analognih dokumentov. Vse kar potrebujete je skener z vmesnikom za računalnik in PaperOffice DMS. Dokumenti niso samo optično prebrani. Pretvorijo se v besedilo, ki ga je mogoče urejati, z integrirano programsko opremo OCR in samodejno pravilno shranijo.
Zahvaljujoč integrirani funkciji AI se lahko vsak dokument pouči, vsa želena vsebina se lahko izvleče na ciljno usmerjen način in shranjuje s ključnimi besedami na popolnoma avtomatiziran način.
PaperOffice DMS ponuja točno to, kar je patriarhat iskal.
Top 3 seznam funkcij,
da je PaperOffice DMS boljši od drugih
- 1. Prepoznavanje besedila (OCR) in iskanje dokumentov
- 2. Integracija in povezava z bazo podatkov na NAS
- 3. Enostaven za uporabo in samo-obrazložitveni vmesnik
Kako je bil paperOffice DMS integriran?
V času pandemije se je patriarhija odločila za arhiviranje vsakdanjih dokumentov in elektronskih sporočil v PaperOffice DMS.
Zaradi zmogljivega skenerja in povezave skenerjev v paperOffice se lahko začne pretvorba analognih papirjev. Vsi dokumenti so se postopoma brali in digitalizirali prek vmesnika optičnika PaperOffice OCR. Indeks ključnih besed se ustvari za vsak dokument, medtem ko se bere v, ki ga lahko uporabite za iskanje v bliskavi z uporabo iskalnika PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Obstoječe mape v viseče datoteke so bile vzete nad 1:1 in preprosto pretvorjene v "digitalne mape".
Vsa obstoječa e-poštna sporočila so bila shranjena neposredno v paperOffice DMS, lahko so povezana z obstoječimi dokumenti in jih v prihodnje ne bo treba natisniti na papir. In vsa dohodna e-poštna sporočila so samodejno arhivirana v PaperOffice z nadzorom mape z nastavitvi upravljanja pravil
Ker uporabljate PaperOffice DMS, se je poraba papirja znatno zmanjšala.
Kateri so naslednji koraki?
Naslednji korak, ki ga namerava lizbonska patriarhata, je digitalizacija obstoječega fizičnega arhiva pred letom 2021 in razširitev uporabe DMS PaperOffice na druga področja/oddelke Patriarhata.
Poleg tega bi patriarhat zaradi uporabe KI PIA v veliki meri želel avtomatizirati arhiviranje dokumentov.
"Navdušeni smo po tem, ko smo leto in pol delali z PaperOffice DMS, čeprav smo bili omejeni le na en oddelek in nismo v celoti raziskali te fantastične mojstrovin."
Top 3 seznam glavnih težav,
DMS PaperOffice rešen
- 1. Delite, obdelajte in bolje organizirajte dokumente
- 2. Zmanjšanje stroškov tiskanja in velikosti fizičnega arhiva, saj je bila pred tem natisnjena skoraj vsaka kopija
- 3. Boljše upravljanje časa in upravljanje nalog zaradi notranjih obvestil iz PaperOffice prek briefinga
Povzetek skupnih izkušenj
PaperOffice DMS je izpolnjel vsa potrebna merila in danes preslika celoten pretok digitalnih dokumentov v patriarhatu.
Za zdaj so bili vsi dokumenti posneti z visoko zmogljivostjo skenerjev in shranjeni digitalno v elektronskem arhivu PaperOffice. Hkrati se dohodna in obstoječa e-poštna sporočila prenesejo neposredno v DMS PaperOffice in povezujejo s arhiviranimi dokumenti.
Osebje uprave Patriarhata lahko nato dostopa do dokumentov in e-poštnih sporočil prek uporabniškega vmesnika PaperOffice in z vnosom različnih iskalnih izrazov - na voljo je tudi iskanje v celotnem besedilu.
Zaradi dosledne uporabe DMS je patriarhat lahko bistveno skrajšal čas obdelave, potreben za račune in druge vrste dokumentov.
