Mennonitler
Bielefeld Kardeşler Kilisesi
Alexander Staruk, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Zorluk
Mennonit Kardeşliği Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), kökleri çok eskiye dayanan Protestan özgür bir kilisedir. Bu Bielefeld Mennonit Kardeşliği, 16. yüzyıldaki Reformasyon hareketi sırasında Zürih'te kuruldu. Bugünün Mennonite Kardeşliği Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), 1000'den fazla topluluk üyesini içeriyor.
PaperOffice DMS, belediye tarafından, özellikle belgelerin arşivlenmesinde, iş akışlarının atanmasında ve ev ofisinde muhasebede gönüllü üyeleri desteklemek için kullanılır.
Başlangıç pozisyonu
Mennonit Kardeşliği içeren bir dernekte Bielefeld e. V., hepsi üyeler tarafından gönüllülük esasına göre yürütülen oldukça kapsamlı idari görevler vardır.
Bu, hem 1000'den fazla üyenin hesap yönetimini hem de belediyenin çeşitli inşaat projeleri için hesapların denetlenmesini veya gelen bağışların işlenmesini etkiler.
Mevcut sorun
PaperOffice DMS'nin kullanımına kadar, seçilen üyelere çeşitli idari görevler verildi, bu sayede işin nasıl ve hangi zaman diliminde yapıldığı büyük ölçüde ilgili üyelerin kendilerine bırakıldı.
Dijital bir ağ ve kapsayıcı bir yazılım kullanılmadı. Bunun yerine, kontrol edilmesi gereken esnaf faturaları manuel olarak kontrol edilmek üzere eve götürüldü. Ayrıca kimsenin vakti olmadı ve sonra fatura başlangıçta masada bırakıldı.
Dijitalleşme sürecinde, topluluklar artık e-posta yoluyla sayısız belge, e-posta ve diğer endişelerle karşı karşıya kalmaktadır. Ancak, bu e-posta seli manuel olarak yönetilemez.
Sonuçlar, uzun soluklu işlem süreleri ve gerekli belgelerin işlenmesi, alınması ve iletilmesindeki verimsizliklerdi . Buna göre, belediye dijital belge yönetimi arayışına girdi.
Sonuç olarak, ödenmemiş tutarların görevlendirilen şirketlere aktarılmasında tekrarlanan gecikmeler yaşandı. Ek maliyetlerle hatırlatıcılar verildi ve verilen indirimler kullanılamadı. Sonuç olarak topluluğun itibarının zarar görmesi anlaşılabilir bir durumdur.
Alexander Staruk, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., soruna bir çözüm arıyordu, bu sayede belediyenin daha önce büyük ölçüde benzer olan tüm idari görevlerinin dijitalleştirilmesine de dikkat edildi.
Mennonite Kardeşliği Neden PaperOffice DMS'yi seçti?
Staruk ilk olarak belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi ve nihayetinde PaperOffice DMS'yi altı ay boyunca test etmeye karar verdi.
PaperOffice DMS, tam olarak Bay Staruk'un aradığı gereksinimleri sunuyor. Buna şunlar dahildir:
- Kullanılabilirlik: Tüm bu ilgili belgelere merkezi ve kolay erişim ve birden fazla tarafın aynı belge üzerinde işbirliği yapabilmesi.
Yönetim görevleri olan tüm üyelerin evden de erişebileceği dahili, merkezi bir depolama. Veriler üçüncü taraf bir bulutta veya tek kullanıcılı bir bilgisayarda depolanmamalıdır.
- İdari görevlerin çevikliği ve otomasyonu: Yazılım, görevlerin ağ üzerinden dağıtılmasını ve ayrıca ilgili kulüp üyesi tarafından işlenmesini mümkün kılmalıdır.
- Alınabilirlik ve zaman tasarrufu: Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde kolayca alınabilir hale getirmek için daha basit bir yol arandı.
- Pratik ve anlaşılır: Yazılım mümkün olduğunca az eğitim gerektirmeli ve aynı zamanda geleceğe hazırlanmalıdır.
Çözüm: Synology, topluluk merkezinde, dernek ve üyeleriyle ilgili tüm verilerin PaperOffice DMS kullanılarak depolandığı ağa bağlı bir depolama alanı olan NAS'ı kurdu.
Alexander Staruk, topluluğunu dijitalleştirmenin bir yolu olmadığını erken fark etti:
"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."
Çözüm: PaperOffice DMS, karmaşık süreçlerin atanmasını ve işlenmesini ve belge bilgilerinin ve görevlerinin şirket tarafından verimli bir şekilde kontrol edilmesini sağlayan kapsamlı bir iş akışı işlevine sahiptir.
Dijital kullanıcı yetkilendirmesi ve parola onayı dahildir.
Aynı zamanda, ilgili tüm üyeler işlem durumu hakkında bilgilendirilir. Sürüm depolama , hangi işleme adımlarının ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirildiğini izlemeyi mümkün kılar.
Çözüm: Analog belgelerin dijitalleştirilmesi olan PaperOffice DMS'nin temel segmentidir. İhtiyacınız olan tek şey, bilgisayar ve PaperOffice DMS arabirimine sahip bir tarayıcıdır. Belgeler sadece taranmaz. Gerekirse, entegre OCR yazılımı tarafından düzenlenebilir metne dönüştürülür ve otomatik olarak doğru şekilde kaydedilir.
Yapay zeka PIA tarafından oluşturulan bir anahtar kelime dizini, kullanıcı belge hakkında neredeyse hiçbir şey bilmese bile, her belgenin dahili arama motoru aracılığıyla bulunabilmesini sağlar.
Çözüm: PaperOffice DMS'nin kullanımı ücretsiz eğitim videoları ve öğreticiler kullanılarak öğrenilebilir.
Sahada harici ve pahalı "danışmanlar" yoktur ve hiç kimse eğitim için herhangi bir yere seyahat etmek zorunda değildir. Herkes menü navigasyonunu öğrenmek için zaman dilimini gerektiği gibi tanımlayabilir ve gelecek açısından PaperOffice DMS, modüler yapısı sayesinde iyi bir konumdadır.
PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşıladı.
Mennonite Kardeşliği Neden PaperOffice DMS'yi seçti?
Staruk ilk olarak belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi ve nihayetinde PaperOffice DMS'yi altı ay boyunca test etmeye karar verdi.
PaperOffice DMS, tam olarak Bay Staruk'un aradığı gereksinimleri sunuyor. Buna şunlar dahildir:
- Kullanılabilirlik: Tüm bu ilgili belgelere merkezi ve kolay erişim ve birden fazla tarafın aynı belge üzerinde işbirliği yapabilmesi.
Yönetim görevleri olan tüm üyelerin evden de erişebileceği dahili, merkezi bir depolama. Veriler üçüncü taraf bir bulutta veya tek kullanıcılı bir bilgisayarda depolanmamalıdır.
- İdari görevlerin çevikliği ve otomasyonu: Yazılım, görevlerin ağ üzerinden dağıtılmasını ve ayrıca ilgili kulüp üyesi tarafından işlenmesini mümkün kılmalıdır.
- Alınabilirlik ve zaman tasarrufu: Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde kolayca alınabilir hale getirmek için daha basit bir yol arandı.
- Pratik ve anlaşılır: Yazılım mümkün olduğunca az eğitim gerektirmeli ve aynı zamanda geleceğe hazırlanmalıdır.
Çözüm: Synology, topluluk merkezinde, dernek ve üyeleriyle ilgili tüm verilerin PaperOffice DMS kullanılarak depolandığı ağa bağlı bir depolama alanı olan NAS'ı kurdu.
Alexander Staruk, topluluğunu dijitalleştirmenin bir yolu olmadığını erken fark etti:
"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."
Çözüm: PaperOffice DMS, karmaşık süreçlerin atanmasını ve işlenmesini ve belge bilgilerinin ve görevlerinin şirket tarafından verimli bir şekilde kontrol edilmesini sağlayan kapsamlı bir iş akışı işlevine sahiptir.
Dijital kullanıcı yetkilendirmesi ve parola onayı dahildir.
Aynı zamanda, ilgili tüm üyeler işlem durumu hakkında bilgilendirilir. Sürüm depolama , hangi işleme adımlarının ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirildiğini izlemeyi mümkün kılar.
Çözüm: Analog belgelerin dijitalleştirilmesi olan PaperOffice DMS'nin temel segmentidir. İhtiyacınız olan tek şey, bilgisayar ve PaperOffice DMS arabirimine sahip bir tarayıcıdır. Belgeler sadece taranmaz. Gerekirse, entegre OCR yazılımı tarafından düzenlenebilir metne dönüştürülür ve otomatik olarak doğru şekilde kaydedilir.
Yapay zeka PIA tarafından oluşturulan bir anahtar kelime dizini, kullanıcı belge hakkında neredeyse hiçbir şey bilmese bile, her belgenin dahili arama motoru aracılığıyla bulunabilmesini sağlar.
Çözüm: PaperOffice DMS'nin kullanımı ücretsiz eğitim videoları ve öğreticiler kullanılarak öğrenilebilir.
Sahada harici ve pahalı "danışmanlar" yoktur ve hiç kimse eğitim için herhangi bir yere seyahat etmek zorunda değildir. Herkes menü navigasyonunu öğrenmek için zaman dilimini gerektiği gibi tanımlayabilir ve gelecek açısından PaperOffice DMS, modüler yapısı sayesinde iyi bir konumdadır.
PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşıladı.
Altı aylık test aşamasından sonra, Mennonit Kardeşliği Bielefeld e. V. PaperOffice DMS'miz ve yazılımı kilisesindeki diğer cemaatlere önerdiği için çok memnun.
