Scanner e gestione dei documenti: vantaggi e utilizzi

C'è una dicotomia nella maggior parte degli uffici in tutto il mondo. Da un lato l'area digitale con computer individuali e di rete, dall'altro documenti in forma cartacea. Questo a volte provoca il caos e, soprattutto, il tempo è perso. Tempo dedicato alla ricerca di contenuti.

Paperless work through digital processes

Secondo un rapporto internazionale di McKinsey, gli impiegati trascorrono 1,8 ore al giorno a cercare e raccogliere informazioni, che è una media di 9,3 ore settimanali.

Contabili, segretari, acquirenti, impiegati, spedizionieri e molti altri gruppi professionali sono impegnati a elaborare processi amministrativi ogni giorno. Il lavoro di un dipendente dipende spesso da quello di un altro.

Ogni azienda ora ha un dispositivo multifunzione che supporta anche la funzione di scansione. Ma per molti, il termine e l'uso di un sistema di gestione dei documenti è ancora sconosciuto.

Nell'articolo attuale spieghiamo che vale la pena utilizzare un sistema di gestione dei documenti con lo scanner. Ti daremo almeno 15 motivi per usarlo, che ti permetteranno di rendere il tuo ufficio paperless e digitale e come puoi usarlo per aumentare l'efficienza del core business della tua azienda.

Prima di entrare nei motivi per cui, rispondiamo alla domanda:

A cosa serve un DMS in azienda?

Fatture, polizze di carico, lettere di accompagnamento, spedizioni o istruzioni operative per nuovi dispositivi e i relativi certificati di garanzia, per citare solo alcuni esempi? La loro digitalizzazione è spesso in arrivo da molto tempo, semplicemente perché c'è una mancanza di personale e di tempo. Di conseguenza, la montagna analogica cresce.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Con un DMS e lo scanner adatto alle tue esigenze, puoi tenere sotto controllo la dicotomia e l'inutile perdita di tempo.

DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.

Perché PaperOffice DMS consente alla carta analogica di diventare contenuto digitale dove si verifica.

L'indicizzazione strutturata in modo intelligente assegna ogni documento al processo corretto inserendo una parola chiave. Con il proprio motore di ricerca in PaperOffice, tutti i documenti possono quindi essere trovati e richiamati. A seconda delle esigenze, le lettere registrate vengono convertite utilizzando il riconoscimento del testo OCR per poterle elaborare con software Office compatibile.

Abbiamo riconosciuto la necessità, ma:

Quali sono i vantaggi di un ufficio senza carta?

Nel mondo di oggi, i dipendenti si occupano di un gran numero di documenti diversi: documenti cartacei originali come lettere o contratti, PDF e documenti elettronici come file ed e-mail.

In molte aziende, questi documenti vengono copiati, stampati, inoltrati, distribuiti e archiviati in luoghi diversi. La ricerca di informazioni importanti sta diventando sempre più difficile e porta a flussi di lavoro antieconomici e dipendenti sovraccarichi. Abbiamo un articolo dettagliato, in cui viene descritta la necessità di sistemi di gestione dei documenti e vengono elencati i vantaggi del loro utilizzo.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Tuttavia, se i tuoi dipendenti iniziano a eliminare o almeno ridurre il consumo di carta negli uffici o nell'intera azienda, migliorerai anche i processi, aumenterai la produttività digitalizzando i dati, utilizzerai metodi senza carta e quindi ridurrai i costi.

Molti altri vantaggi e aspetti sono già stati discussi in un articolo dettagliato su "Implementazione in un ufficio senza carta".

Quali scanner sono adatti per la collaborazione perfetta?

Ad esempio, dispositivi multifunzione (MFP) come quelli di Brother o Konica Minolta e altri produttori.

Stampante, scanner e fotocopiatrice all-in-one: i documenti scansionati vanno alla directory centrale tramite questi dispositivi centrali o tramite "scansione diretta per posta" come e-mail a una cassetta postale in Outlook, che è monitorata da PaperOffice, ad esempio e quindi entra automaticamente nel software di gestione dei documenti.

O semplicemente integra il tuo indirizzo PaperOffice personalizzato nel tuo scanner, il cosiddetto indirizzo e-mail DropMail, come posizione di archiviazione per i tuoi file scansionati. PaperOffice archivia facilmente tutti i file via e-mail.

Per coloro che vogliono scansionare documenti cartacei nel modo normale, il modulo "ScanConnect" integrato di default in PaperOffice è l'ideale. Perché questo supporta ogni scanner, dispositivo multifunzione o fotocopiatrice di grande capacità con un'unità di scansione integrata ed è molto facile da usare.

Tuttavia, non è importante come i tuoi documenti cartacei arrivino a PaperOffice, perché grazie al riconoscimento automatico del testo OCR, viene riconosciuto il contenuto di tutta la documentazione scansionata.

Indipendentemente da ciò che è fatto di carta, viene scansionato e registrato con alta precisione grazie all'ottimizzazione basata sull'intelligenza artificiale.

Non appena i documenti vengono registrati, il loro contenuto viene indicizzato utilizzando la scomposizione del testo grezzo. Per dirla semplicemente, il contenuto è scritto parola per parola in un registro speciale, con l'algoritmo che riconosce le singole parole in una combinazione di parole e le registra allo stesso modo.

Digitalizzazione e gestione documentale

Quando parliamo di sistemi di gestione documentale, non dobbiamo dimenticare: maggiore è il livello di digitalizzazione delle informazioni che fanno parte dei processi, maggiore è il livello di controllo e automazione che possiamo raggiungere. Abbiamo già scritto un articolo sui vantaggi della digitalizzazione, clicca qui.

Nella prima fase, puoi determinare quali documenti appartengono ai nostri processi, come li integriamo nel nostro sistema di gestione dei documenti e quali informazioni devono essere estratte e archiviate insieme ai documenti nel tuo database. Una volta incluse le informazioni, definiamo il suo ciclo di vita, come interagirà con altri processi e come possiamo integrarlo.

Le informazioni provengono da fonti diverse

Molto probabilmente, ci imbatteremo in informazioni provenienti da fonti diverse e in diversi formati. Alcuni in forma digitale, memorizzati in file o database e alcuni sotto forma di documenti stampati.

Cosa facciamo con i documenti digitali in formato pdf, doc, ecc.? Qui il processo è molto semplice.

Trascinare il documento digitale nell'interfaccia di PaperOffice. Oppure fai in modo che le tue cartelle di Windows siano facilmente monitorate dopo che i documenti sono stati ricevuti.

I documenti in formato cartaceo possono essere facilmente scansionati e convertiti in formato digitale grazie allo scanner integrato.

Grazie al programma optical character recognition (OCR = Optical Character Recognition), abbiamo già fatto un passo importante. Utilizzando uno scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, non solo convertiamo il documento in un'immagine, ma possiamo anche "leggere" il suo contenuto elettronicamente.

Non solo il puro testo OCR è incluso nel database, grazie all'intelligenza artificiale (AI) chiamata PIA, l'automazione può essere specificata manualmente o automaticamente.

Questo è il modo in cui utilizziamo il sistema per riconoscere e definire quali aree del documento devono essere lette automaticamente. Come numero di fattura, data, prodotti, importi, ecc. Di conseguenza, abbiamo tutte le informazioni necessarie nel nostro sistema di gestione dei documenti.

La digitalizzazione delle informazioni tramite OCR semplifica l'integrazione di un'ampia varietà di documentazione nella gestione dei processi e dei flussi di lavoro.

Suona tutto bene, ma come viene eseguita l'archiviazione di massa dallo scanner?

PaperOffice DMS ha anche preso in considerazione l'archiviazione di massa dal tuo scanner per le caratteristiche più importanti relative al riconoscimento del testo, all'integrazione AI e alle parole chiave.

Il modulo ScanConnect non solo offre una connessione diretta tra lo scanner e PaperOffice DMS. ScanConnect è un potente strumento di scansione per scansioni manuali e nasconde altre interessanti funzionalità per aiutarti con la scansione di massa.

Preparare innanzitutto tutte le pagine del documento per la scansione e quindi posizionare le pagine di separazione tra i singoli documenti che si desidera separare.

PaperOffice riconosce le pagine di separazione e salva i documenti singolarmente.

15 motivi per utilizzare lo scanner insieme a PaperOffice DMS

• Motivo 1 - Trova rapidamente i documenti in PaperOffice DMS

  Indicizzazione full-text e ricerca simile a Google: in un sistema di gestione dei documenti come PaperOffice DMS, puoi trovare i tuoi documenti, ricevute e informazioni scansionati in pochi secondi. Ciò è possibile perché i documenti vengono analizzati e indicizzati con il riconoscimento full-text non appena vengono archiviati.

  Basta inserire un termine di ricerca, come con Google, e PaperOffice elenca tutti i risultati. Sì, proprio come con Google: perché puoi trovare qualsiasi contenuto di testo di qualsiasi documento in pochi secondi utilizzando il motore di ricerca integrato, la ricerca full-text e le funzioni di filtro aggiuntive.

  Non vorrai mai più rinunciare alla ricerca per parole chiave in PaperOffice e con il filtro di ricerca troverai ogni documento, non importa quanto dettagliato - incluso l'invio di e-mail, l'esportazione in Excel o il file system!

• Motivo 2 - Versione automatica dei documenti cartacei

  PaperOffice riproduce automaticamente ogni documento modificato, crea una copia shadow e la salva separatamente in modo da poter riaprire la versione desiderata in qualsiasi momento.

  Grazie al VersionControl integrato, ogni modifica del documento viene riconosciuta e salvata come copia shadow come nuova versione del documento. È possibile aprire, esportare e modificare ogni versione in modo indipendente.

• Motivo 3 - Separatori per scansioni batch di più documenti

  Basta posizionare una pagina di separazione paperOffice davanti a ciascun documento che deve essere separato. PaperOffice riconosce le pagine di separazione durante il processo di scansione e salva i documenti separatamente.

• Motivo 4 - Pagine di separazione intelligenti per l'archiviazione diretta dallo scanner

  PaperOffice ti offre la possibilità di archiviare manualmente per archiviare completamente automatizzato senza alcun intervento. Tutti i campi vengono compilati automaticamente e anche il percorso di archiviazione può essere generato e utilizzato dinamicamente a seconda della data.

• Motivo 5 - Codici QR abilitati XML / JSON sulle pagine di separazione

  Memorizza i codici QR compatibili con XML/JSON con parole chiave sulle pagine del separatore e scansiona la tua pila di documenti - PaperOffice riconosce le pagine di separazione e i codici QR con i tuoi comandi XML / JSON e le parole chiave dei documenti quando vengono memorizzati.

  In questo modo è possibile salvare singole pagine di separazione con un tipo di documento, ad esempio "fattura" e una posizione di archiviazione speciale per la scansione di massa, e quindi salvare i file di scansione in modo mirato.

• Motivo 6 - Monitoraggio della directory delle cartelle di scansione

  La fotocopiatrice può memorizzare le scansioni in una cartella specifica? Ottimo, basta avere questa cartella monitorata e avrai un'archiviazione completamente automatica in pochi secondi!

  Chiedi a PaperOffice di monitorare automaticamente qualsiasi cartella. Non appena nuovi file appaiono in questa cartella, vengono archiviati secondo le tue specifiche ed elaborati in modo completamente autonomo.

• Motivo 7 - Impostare le regole di archiviazione per i monitor di directory

  Desideri acquisire automaticamente i documenti cartacei dopo la scansione, ma anche taggarli automaticamente nei minimi dettagli? Per prima cosa scansiona tutti i documenti in una cartella, quindi imposta il monitoraggio della directory. Quindi specificare che una maschera di archiviazione specifica viene utilizzata non appena qualcosa si trova nella cartella.

  Oltre al monitoraggio, è anche possibile specificare tutte le informazioni rilevanti come nome, posizione di archiviazione, tipo di documento, ecc. PaperOffice si occupa dell'intero deposito per te.

• Motivo 8 - Potente strumento di scansione per scansioni manuali

  Pagine singole, scansioni collettive o scansioni fotografiche: Indipendentemente da ciò che è fatto di carta, viene scansionato e registrato con alta precisione grazie all'ottimizzazione basata sull'intelligenza artificiale.

  ScanConnect integrato supporta ogni scanner, dispositivo multifunzione o fotocopiatrice di grande capacità con un'unità di scansione integrata ed è molto facile da usare.

• Motivo 9 – Supporto Scan2Folder

  Se lo scanner non è uno scanner WIA o TWAIN, PaperOffice offre l'opzione Scan2Folder. I documenti digitalizzati vengono salvati in una cartella monitorata da PaperOffice.

• Motivo 10 - Riconoscimento del testo OCR di documenti analogici in oltre 100 lingue

  PaperOffice converte in modo affidabile il testo analogico da oltre 100 lingue, inclusi i set di caratteri cirillici e asiatici.

  Questo è il modo in cui i documenti internazionali possono essere scansionati nella tua azienda - PaperOffice DMS riconosce la lingua ed esegue il riconoscimento del testo. Ciò consente di cercare il documento all'interno del database e trovarlo in pochi secondi.

• Motivo 11 - Conversione automatica in PDF / A per l'archiviazione a lungo termine
  I documenti cartacei vengono salvati automaticamente nello standard ISO 19005 PDF/A legalmente valido. Il formato PDF/A-1 è il formato più restrittivo, che consiste di 2 livelli: PDF/A-1b per la riproducibilità visiva e PDF/A-1a per la mappatura Unicode e la strutturazione dei contenuti.
• Motivo 12 – Nessun cloud distribuito e/o richiesto

  PaperOffice si basa su database utilizzati localmente o sul NAS, come Synology o QNAP. In questo modo, tutte le informazioni sui tuoi documenti, come le miniature e il riconoscimento del testo che è stato effettuato, così come altre parole chiave, vengono memorizzate nel tuo database.

  In questo modo, i dati non finiscono in fornitori di cloud di terze parti e non è necessario pagare costi mensili per l'archiviazione dei dati.

• Motivo 13 - ARCHIVIAZIONE GDPR e GOBD

  Indipendentemente dal fatto che tu rimuova le pagine, le ruoti o anneri le aree con PaperOffice, tutto è versionato in modo a prova di audit secondo GOBD per un archiviazione perfetto.

  PaperOffice riproduce automaticamente ogni documento modificato, crea una copia shadow e la salva separatamente in modo da poter riaprire la versione desiderata in qualsiasi momento.

• Motivo 14 - Richiamare documenti digitali tramite codice QR (scansione cam)

  L'utilizzo dei QR Code di PaperOffice apre ottime possibilità, come il versioning automatico di documenti cartacei già archiviati e modificati che contengono lo stesso QR Code.

  Puoi anche cercare facilmente i documenti in PaperOffice usando un codice QR: apri la ricerca del codice QR e tieni il codice QR del documento PaperOffice nella webcam per visualizzarlo in PaperOffice.

• Motivo 15 - Rapporto qualità-prezzo imbattibile

  Le licenze di acquisto di PaperOffice hanno una validità a vita senza costi di follow-up e con l'opzionale PaperOffice PLUS anche tutti gli aggiornamenti di follow-up, le nuove versioni annuali e il supporto personale gratuito per telefono e Teamviewer ad un prezzo fisso calcolabile senza brutte sorprese.

  Questi erano solo 15 motivi per cui dovresti usare il tuo scanner con un sistema di gestione dei documenti. Oltre a quelli sopra elencati, PaperOffice ti offre molti altri motivi: gestione dei cicli di vita (periodi di conservazione), registrazione degli accessi, protezione contro l'accesso non autorizzato e crittografia, integrazione intuitiva in Outlook / Office, indicizzazione dei documenti (metadati), soluzioni di flusso di lavoro e molto altro.

  Puoi vedere le funzionalità andando sul nostro sito e andando su "Cosa può fare PaperOffice".

La scansione dei documenti e la loro archiviazione nel DMS offre alle aziende enormi vantaggi. Tutti i processi che coinvolgono i documenti sono ottimizzati. La protezione e la sicurezza dei dati rimangono garantite.

L'ufficio senza carta solleva i dipendenti. Risparmi un sacco di sforzi e costi di ricerca. E migliorate la certezza giuridica dei vostri processi amministrativi.

Per molte aziende, PaperOffice DMS è il primo passo verso la digitalizzazione. Scansionando i documenti e archiviandoli digitalmente, si crea molto più di una semplice copia digitale dell'originale. La scansione trasforma le informazioni non strutturate in dati strutturati.

Assicurati di evitare questo errore

Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.

Conclusione intermedia

Non hai bisogno di uno specialista IT o di un bibliotecario qualificato!

Tutto ciò di cui hai davvero bisogno è

• il software giusto
• partner IT affidabile
• hardware corrispondente

A volte l'hardware è spesso già lì, ha più potenziale di prima e può essere utilizzato immediatamente.

Mancia

A proposito, c'è un articolo speciale sul tema "Elaborazione delle fatture digitali", che ha riferito sui vantaggi della digitalizzazione o dell'elaborazione delle fatture digitali:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

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