Bergbau Unternehmen
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), ein führendes Bergbauunternehmen mit Hauptsitz in Papua-Neuguinea, steht an vorderster Front in der Rohstoffgewinnung.

Mit einer umfassenden Präsenz und einem starken Engagement für Spitzenleistungen hat sich KMHL als ein bedeutender Akteur in der Bergbauindustrie etabliert. Durch eine klare Vision, strategische Innovationen und eine nachhaltige Betriebsführung ist KMHL ein Vorreiter in der Schaffung von Werten für seine Stakeholder und die Region.

Startposition und Herausforderungen

Wie viele Unternehmen in der Bergbauindustrie sah sich KMHL mit Herausforderungen bei der Verwaltung und Organisation wichtiger Unterlagen und Dokumente im täglichen Geschäftsbetrieb konfrontiert.

Die hohe Komplexität und das Volumen der Dokumentation, angefangen bei Genehmigungsverfahren bis hin zu Betriebsprotokollen und Umweltauflagen, machten eine effiziente Dokumentenverwaltung unerlässlich.

Vor diesem Hintergrund suchte KMHL nach einem Dokumentenverwaltungssystem, das nicht nur die Dokumente zentralisiert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten erleichtert, gleichzeitig Sicherheit und Datenschutz gewährleistet und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.

Warum KMHL sich für PaperOffice DMS entschied

Nach einer gründlichen Prüfung verschiedener Dokumentenverwaltungssysteme entschied sich KMHL für PaperOffice DMS. Das System wurde gewählt, weil es dem Unternehmen ermöglichte, minimale Änderungen an seinen bestehenden Arbeitsabläufen vorzunehmen, während es dennoch seinen Anforderungen entsprach.

„Wir haben uns für PaperOffice DMS entschieden, da die Investition im Einklang mit den Zielen unseres Unternehmens steht, nämlich die Effizienz zu steigern, die Dokumentensicherheit zu verbessern und die digitale Transformation zu nutzen. Darüber hinaus sind die Kosten im Vergleich zu anderen Anbietern äußerst attraktiv,"

erinnert sich Loi Joseph, IT Manager der Kumul Minerals Holdings Limited.

Die finanzielle Analyse, die das IT-Team durchgeführt hat, zeigte, dass PaperOffice DMS kosteneffektiv und den Bedürfnissen von KMHL gerecht wird.

Dabei wurden drei potenzielle Dokumentenmanagement-Systeme untersucht, für die von den jeweiligen Unternehmen Angebote eingeholt wurden: PaperOffice, Docuware und M-Files.

Implementierung

Für den Start der Implementierung wurden zunächst 80 Arbeitsplätze mit dem Dokumentenmanagement-System ausgestattet, wobei als Datenbank das Synology NAS gewählt wurde.

Diese Anfangsgruppe bildete den Ausgangspunkt für das Rollout des Systems, während weitere Arbeitsplätze nach und nach integriert wurden.

Zwei Monate nach Auftragserteilung wurde die Migration der vorhandenen Daten abgeschlossen, und einen Monat später wurde der Produktionsbetrieb erfolgreich gestartet, wobei die Archivlösung von Kumul akzeptiert wurde.

Dabei verlief die Implementierung reibungslos, und die Mitarbeiter wurden erfolgreich geschult.

Durch maßgeschneiderte Schulungen, interaktive Workshops und praxisnahe Anwendungsbeispiele konnten alle Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Systems kennenlernen und optimal nutzen. Darüber hinaus wurden Schulungsunterlagen bereitgestellt, um den Mitarbeitern auch nach Abschluss der Schulungen als Nachschlagewerk zu dienen.

Dies ermöglichte einen nahtlosen Übergang zur Nutzung des neuen Systems und sorgte für eine schnelle Integration in die täglichen Arbeitsabläufe.

Endresultat

Die Implementierung von PaperOffice DMS ermöglichte es KMHL, seine Dokumentenverwaltung zu verbessern.

Das Unternehmen war beeindruckt von der Anpassungsfähigkeit der Benutzeroberfläche, der verbesserten Suche nach Dokumenten und der Kontrolle von Dokumentenversionen.

Die Einführung des neuen Systems verlief reibungslos, und KMHL empfahl PaperOffice DMS jedem, der nach einer Lösung für die Dokumentenverwaltung suchte.

Insgesamt war die Erfahrung von KMHL mit PaperOffice DMS äußerst zufriedenstellend und übertraf ihre Erwartungen.