Mennoniták
Bielefeldi Fivérek Egyháza
Alexander Staruk, a Mennonita Testvériség bielefeldi pénzügyi igazgatója e. V.
A kihívás
A Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) egy protestáns szabadegyház, amelynek gyökerei messze a múltba nyúlnak vissza. Ezt a Bielefeld Mennonita Testvériséget Zürichben alapították a reformációs mozgalom idején a 16. században. A mai Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), amely több mint 1000 közösségi tagot foglal magában.
A PaperOffice DMS-t az önkormányzat arra használja, hogy támogassa az önkéntes tagokat, különösen a dokumentumok archiválásában, a munkafolyamatok hozzárendelésében és a könyvelésben a home office-ban.
Kiindulási helyzet
Egy olyan egyesületben, amely magában foglalja a Mennonita Testvériséget Bielefeld e. V., meglehetősen kiterjedt adminisztratív feladatokat látnak el, amelyeket a tagok önkéntes alapon végeznek.
Ez mind a több mint 1000 tag számlavezetését , mind az önkormányzat különböző építési projektjeinek elszámolásainak ellenőrzését vagy a beérkező adományok feldolgozását érinti.
Meglévő probléma
A PaperOffice DMS használatáig a kiválasztott tagokat bízták meg a különböző adminisztratív feladatokkal, így nagyrészt magukra a tagokra bízták, hogy a munka hogyan és milyen időkeretben történik.
Nem használtak digitális hálózatot és átfogó szoftvert. Ehelyett az ellenőrizendő kereskedők számláit hazavitték, hogy manuálisan ellenőrizzék őket. Az is előfordult, hogy senkinek sem volt ideje, majd a számlát kezdetben az asztalon hagyták.
A digitalizáció során a közösségek ma már számtalan dokumentummal, e-maillel és egyéb problémával szembesülnek e-mailben. Az e-mailek özönét azonban aligha lehet manuálisan kezelni.
Ennek következményei a hosszú szélnek megfelelő feldolgozási idők és a szükséges dokumentáció feldolgozásának, visszakeresésének és továbbításának hatékonyságának hiánya volt. Ennek megfelelően az önkormányzat digitális dokumentumkezelést keresett.
Ennek eredményeként többször is késedelmet szenvedett a kintlévőségeknek a megbízott vállalatokhoz történő átutalása. Az emlékeztetőket további költségekkel adták ki, és a nyújtott kedvezményeket nem lehetett felhasználni. Érthető, hogy ennek következtében a közösség hírneve is megszenvedett.
Alexander Staruk, a Mennonita Testvériség bielefeldi pénzügyi igazgatója e. V. a probléma megoldását kereste, amelynek keretében fontolóra vették az önkormányzat összes, korábban nagyrészt hasonló jellegű adminisztratív feladatának digitalizálását is .
Miért választotta a Mennonite Brotherhood a PaperOffice DMS-t?
Staruk úr először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy hat hónapig teszteli a PaperOffice DMS-t.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a követelményeket kínálja, amelyeket Staruk úr keresett. Ez a következőket foglalja magában:
- Elérhetőség: Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentációhoz, valamint több fél számára az együttműködés lehetősége ugyanazon a dokumentumon.
Belső, központi tároló, amelyhez minden adminisztratív feladattal rendelkező tag otthonról is hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
- Az adminisztratív feladatok agilitása és automatizálása: A szoftvernek lehetővé kell tennie a feladatok hálózaton keresztüli elosztását, valamint azt, hogy azokat az adott klubtag feldolgozza.
- Visszakereshetőség és időmegtakarítás: Egyszerűbb módot kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen visszakereshetővé tételére.
- Gyakorlatias és érthető: A szoftvernek a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.
A megoldás: A Synology a közösségi központban létrehoz egy NAS-t, egy hálózati tárolót, amelyen az egyesülettel és annak tagjaival kapcsolatos összes adatot a PaperOffice DMS segítségével tárolja.
Alexander Staruk úr már korán rájött, hogy nem lehet digitalizálni a közösségét:
"Csak előremozdítottuk a munkát, és most előnyünk van."
A megoldás: A PaperOffice DMS átfogó munkafolyamat-funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi az összetett folyamatok hozzárendelését és feldolgozását, valamint a dokumentuminformációk és feladatok vállalat általi hatékony ellenőrzését.
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ezzel egyidejűleg minden érintett tag tájékoztatást kap az adatkezelés állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
A megoldás: Ez a PaperOffice DMS alapszegmense, az analóg dokumentumok digitalizálása. Csak egy szkennerre van szüksége, amely interfésszel rendelkezik a számítógéphez és a PaperOffice DMS-hez. A dokumentumok nem csak szkenneltek. Szükség esetén az integrált OCR szoftver szerkeszthető szöveggé alakítja őket, és automatikusan helyesen menti őket.
A mesterséges intelligencia PIA által létrehozott kulcsszóindex biztosítja, hogy minden dokumentum megtalálható legyen a belső keresőmotoron keresztül, még akkor is, ha a felhasználó alig tud valamit a dokumentumról.
A megoldás: A PaperOffice DMS használata ingyenes oktatóvideók és oktatóanyagok segítségével tanulható meg.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
Miért választotta a Mennonite Brotherhood a PaperOffice DMS-t?
Staruk úr először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy hat hónapig teszteli a PaperOffice DMS-t.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a követelményeket kínálja, amelyeket Staruk úr keresett. Ez a következőket foglalja magában:
- Elérhetőség: Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó dokumentációhoz, valamint több fél számára az együttműködés lehetősége ugyanazon a dokumentumon.
Belső, központi tároló, amelyhez minden adminisztratív feladattal rendelkező tag otthonról is hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
- Az adminisztratív feladatok agilitása és automatizálása: A szoftvernek lehetővé kell tennie a feladatok hálózaton keresztüli elosztását, valamint azt, hogy azokat az adott klubtag feldolgozza.
- Visszakereshetőség és időmegtakarítás: Egyszerűbb módot kerestek az analóg dokumentumok digitalizálására és szükség esetén könnyen visszakereshetővé tételére.
- Gyakorlatias és érthető: A szoftvernek a lehető legkevesebb képzést kell igényelnie, ugyanakkor fel kell készülnie a jövőre.
A megoldás: A Synology a közösségi központban létrehoz egy NAS-t, egy hálózati tárolót, amelyen az egyesülettel és annak tagjaival kapcsolatos összes adatot a PaperOffice DMS segítségével tárolja.
Alexander Staruk úr már korán rájött, hogy nem lehet digitalizálni a közösségét:
"Csak előremozdítottuk a munkát, és most előnyünk van."
A megoldás: A PaperOffice DMS átfogó munkafolyamat-funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi az összetett folyamatok hozzárendelését és feldolgozását, valamint a dokumentuminformációk és feladatok vállalat általi hatékony ellenőrzését.
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ezzel egyidejűleg minden érintett tag tájékoztatást kap az adatkezelés állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
A megoldás: Ez a PaperOffice DMS alapszegmense, az analóg dokumentumok digitalizálása. Csak egy szkennerre van szüksége, amely interfésszel rendelkezik a számítógéphez és a PaperOffice DMS-hez. A dokumentumok nem csak szkenneltek. Szükség esetén az integrált OCR szoftver szerkeszthető szöveggé alakítja őket, és automatikusan helyesen menti őket.
A mesterséges intelligencia PIA által létrehozott kulcsszóindex biztosítja, hogy minden dokumentum megtalálható legyen a belső keresőmotoron keresztül, még akkor is, ha a felhasználó alig tud valamit a dokumentumról.
A megoldás: A PaperOffice DMS használata ingyenes oktatóvideók és oktatóanyagok segítségével tanulható meg.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
A hat hónapos tesztfázis után a Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. a PaperOffice DMS-ünk, és annyira elégedett, hogy a szoftvert a gyülekezete más gyülekezeteinek is ajánlja.
