扫描仪和文档管理：优点和用途
使用 DMS 的 15 大理由
我们至少为您提供 15 个理由，说明为什么您应该将文档管理系统 （DMS） 与扫描仪一起使用。使用 PaperOffice DMS 轻松实现扫描和管理
我们至少为您提供 15 个理由，说明为什么您应该将文档管理系统 （DMS） 与扫描仪一起使用。使用 PaperOffice DMS 轻松实现扫描和管理
数字化文档可节省时间和金钱
文档管理系统，简称DMS，支持贵公司对业务文档进行电子化和系统化管理。因此，DMS在许多方面是迈向无纸化办公室的第一步。与您的扫描仪一起，您将组成完美的团队来数字化模拟文件并加快搜索和归档过程。
专业提示
我们至少为您提供 15 个理由，说明为什么您应该将文档管理系统 （DMS） 与扫描仪一起使用。使用 PaperOffice DMS 轻松实现扫描和管理世界上大多数办公室都存在二分法。一方面是带有个人和网络计算机的数字区域，另一方面是纸质形式的文档。这有时会导致混乱，最重要的是，时间会流失。搜索内容所花费的时间。
根据麦肯锡的一份国际报告，办公室工作人员每天花费1.8小时搜索和收集信息，平均每周花费9.3小时。
会计师，秘书，买家，文员，调度员和许多其他专业团体每天都在忙于处理行政流程。一个雇员的工作往往取决于另一个雇员的工作。
现在，每家公司都有一个多功能设备，该设备也支持扫描功能。但对于许多人来说，文档管理系统的术语和用途仍然未知。
在当前文章中，我们解释说，值得将文档管理系统与扫描仪一起使用。我们将为您提供至少15个使用它的理由，这将使您能够使您的办公室无纸化和数字化，以及如何使用它来提高公司核心业务的效率。
在我们进入原因之前，让我们回答这个问题：
DMS在公司中有什么用途？
发票、提单、随附信件、新设备的装运或操作说明以及相关的担保证书，仅举几例？他们的数字化往往需要很长时间才能实现，仅仅是因为缺乏员工和时间。结果，模拟山生长。
使用适合您需求的DMS和扫描仪，您可以控制二分法和不必要的时间损失。
DMS还代表文档管理软件，旨在管理文档，特别是数字文档，其中包括从模拟到数字的转换。PaperOffice DMS就是这样的软件。
因为 PaperOffice DMS 使模拟纸张有可能在发生的地方成为数字内容。
智能结构化索引通过输入关键字将每个文档分配给正确的进程。使用PaperOffice中自己的搜索引擎，可以找到并调用所有文档。根据要求，记录的字母使用 OCR 文本识别进行转换，以便能够使用兼容的 Office 软件处理它们。
我们认识到了这种需要，但是：
无纸化办公室的优势是什么？
在当今世界，员工处理大量不同的文档：原始纸质文档（如信件或合同）、PDF 以及电子文档（如文件和电子邮件）。
在许多公司中，这些文件被复制，打印，转发，分发和归档在不同的地方。寻找重要信息变得越来越困难，并导致不经济的工作流程和员工负担过重。我们有一 篇详细的文章，其中描述了对文档管理系统的需求，并列出了使用它们的优点。
但是，如果您的员工开始消除或至少减少办公室或整个公司的纸张消耗，您还将改进流程，通过数字化数据提高生产力，使用无纸化方法，从而降低成本。
在一篇关于 “在无纸化办公室中实施”的详细文章中已经讨论了许多其他优点和方面。
哪些扫描仪适合完美协作？
例如，来自Brother或柯尼卡美能达和其他制造商的多功能设备（MFP）。
打印机，扫描仪和复印机一体化：扫描的文档通过这些中央设备或通过“直接扫描到邮件”作为电子邮件发送到Outlook中的邮箱，例如，由PaperOffice监控，因此自动进入文档管理软件。
或者只需将您的自定义 PaperOffice 地址集成到扫描仪中，即所谓的 DropMail 电子邮件地址，作为扫描文件的存储位置。PaperOffice通过电子邮件轻松存档所有文件。
提示
关于 “从扫描仪全自动存档纸质文档”的主题 ，YouTube上还有一个视频，以简单易懂的方式解释了这一过程：
对于那些想要以正常方式扫描纸质文档的人来说，默认情况下集成在PaperOffice中的“ScanConnect”模块是理想的选择。因为这支持每个扫描仪，多功能设备或带有集成扫描单元的大容量复印机，并且非常易于使用。
然而，您的纸质文档如何到达PaperOffice并不重要，因为由于自动OCR文本识别，所有扫描文档的内容都可以识别。
无论纸张制成什么，由于基于AI的优化，它都可以以高精度进行扫描和记录。
记录文档后，将使用原始文本分解对其内容编制索引。简单地说，内容被逐字写入一个特殊的寄存器中，算法识别单词组合中的单个单词并以相同的方式记录它们。
数字化和文档管理
当我们谈论文档管理系统时，我们绝不能忘记：作为流程一部分的信息的数字化水平越高，我们可以实现的控制和自动化水平就越高。我们已经写了一篇关于数字化优势的文章，点击这里。
在第一步中，您确定哪些文档属于我们的流程，我们如何将它们集成到我们的文档管理系统中，以及哪些信息要与数据库中的文档一起提取和存储。一旦包含信息，我们就定义了它的生命周期，它将如何与其他过程交互，以及如何集成它。
信息来自不同的来源
最有可能的是，我们会遇到来自不同来源和不同格式的信息。其中一些以数字形式存储，存储在文件或数据库中，另一些以印刷文档的形式存储。
我们如何处理pdf，doc等格式的数字文档？在这里，过程非常简单。
将数字文档拖到 PaperOffice 界面中。或者在收到文档后轻松监视 Windows 文件夹。
提示
顺便说一句，YouTube上有一个关于 “目录监控和批量存档”主题的 视频，以一种可以理解的方式解释了这个过程：
借助集成的扫描仪，可以轻松扫描纸质文档并将其转换为数字格式。
多亏了光学字符识别程序（OCR = 光学字符识别），我们已经迈出了重要的一步。使用扫描仪或其他数字化设备，我们不仅可以将文档转换为图像，还可以以电子方式“读取”其内容。
数据库中不仅包含纯 OCR 文本，而且得益于称为 PIA 的人工智能 （AI），自动化可以手动或自动指定。
这就是我们如何使用系统来识别和定义哪些文档区域需要自动读出。如发票编号、日期、产品、金额等。因此，我们在文档管理系统中拥有所有必要的信息。
通过OCR对信息进行数字化，可以更轻松地将各种文档集成到流程和工作流程的管理中。
这听起来不错，但是如何从扫描仪进行大规模存档？
PaperOffice DMS还考虑了与文本识别，AI集成和关键字相关的最重要的功能，从扫描仪进行批量存档。
ScanConnect模块不仅提供扫描仪和PaperOffice DMS之间的直接连接。ScanConnect是一款功能强大的扫描仪工具，用于手动扫描，并隐藏了其他有趣的功能，以帮助您进行批量扫描。
首先准备所有要扫描的文档页面，然后将分隔页放在要分隔的各个文档之间。
PaperOffice识别分隔页并单独保存文档。
将扫描仪与 PaperOffice DMS 一起使用的 15 个理由
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原因1 - 在PaperOffice DMS中快速查找文档
全文索引和类似Google的搜索：在PaperOffice DMS等文档管理系统中，您可以在几秒钟内找到扫描的文档，收据和信息。这是可能的，因为您的文档在存储后立即使用全文识别进行分析和索引。
您只需输入一个搜索词，就像Google一样，PaperOffice就会列出所有结果。是的，就像Google一样：因为您可以使用集成的搜索引擎，全文搜索和其他过滤功能在几秒钟内找到任何文档的任何文本内容。
您再也不想放弃PaperOffice中的关键字搜索，使用搜索过滤器，您将找到每个文档，无论多么详细 - 包括发送电子邮件，导出到Excel或文件系统！
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原因 2 – 自动对纸质文档进行版本控制
PaperOffice 会自动对每个更改的文档进行版本控制，创建卷影副本并单独保存，以便您可以随时再次打开所需的版本。
借助集成的 VersionControl，每个文档更改都会被识别并保存为卷影副本作为新文档版本。您可以独立打开，导出和编辑每个版本。
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原因 3 – 用于批量扫描多个文档的分隔符
只需将 PaperOffice 分隔页放在每个应分隔的文档的前面即可。PaperOffice在扫描过程中识别分隔页并单独保存文档。
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原因 4 – 用于从扫描仪直接归档的智能分隔页
PaperOffice为您提供了手动归档到全自动归档的选项，无需任何干预。所有字段都是自动填写的，甚至可以根据日期动态生成和使用存储路径。
- 原因5 - 在分隔页面上启用XML / JSON的QR码
在分隔页面上存储具有 XML/JSON 功能的 QR 码和关键字，并扫描文档堆栈 - PaperOffice 使用 XML/JSON 命令和关键字识别分隔符页面和 QR 码，并在存储文档时对其进行识别。
通过这种方式，您可以保存具有文档类型（例如“发票”）的单个分隔页和批量扫描的特殊存储位置，从而有针对性地保存扫描文件。
- 原因6 - 扫描文件夹目录监控
您的复印机可以将扫描件存储在特定文件夹中吗？太好了，只需监控此文件夹，您就可以在几秒钟内完全自动归档！
让 PaperOffice 自动监控任何文件夹。一旦新文件出现在此文件夹中，它们就会根据您的规格进行存档并完全自主处理。
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原因 7 - 为目录监视器设置归档规则
您是否希望在扫描后自动捕获纸质文档，同时自动将其标记为最小的细节？首先将所有文档扫描到一个文件夹中，然后设置目录监视。然后指定在文件夹中有内容后立即使用特定的归档掩码。
除了监视之外，您还可以指定所有相关信息，例如名称，存储位置，文档类型等。PaperOffice为您处理整个文件。
- 原因8 - 用于手动扫描的强大扫描仪工具
单页、批量扫描或照片扫描： 无论纸张制成什么，由于基于AI的优化，它都可以以高精度进行扫描和记录。
集成的 ScanConnect 支持每个扫描仪、多功能设备或带有集成扫描单元的大容量复印机，并且非常易于使用。
- 原因9 - Scan2Folder支持
如果您的扫描仪不是 WIA 或 TWAIN 扫描仪，PaperOffice 提供 Scan2Folder 选项。将扫描的文档保存在由 PaperOffice 监视的文件夹中。
- 原因 10 - 100 多种语言的模拟文档的 OCR 文本识别
PaperOffice 可靠地转换来自 100 多种语言的模拟文本，包括西里尔文和亚洲字符集。
这就是在您的公司中扫描国际文档的方式 - PaperOffice DMS识别语言并进行文本识别。这使您可以在数据库中搜索文档并在几秒钟内找到它。
- 原因 11 – 自动转换为 PDF/A 以进行长期存档纸质文档自动保存在法律有效的 ISO 标准 19005 PDF/A 中。PDF/A-1 格式是限制性最强的格式，它由 2 个级别组成：PDF/A-1b 用于视觉可重复性，PDF/A-1a 用于 Unicode 映射和内容结构。
- 原因 12 – 未部署和/或不需要云
PaperOffice 依赖于您在本地或 NAS 上使用的数据库，例如 Synology 或 QNAP。通过这种方式，有关文档的所有信息（例如已执行的缩略图和文本识别）以及其他关键字都存储在数据库中。
通过这种方式，数据不会最终进入第三方云提供商，您也不必每月支付数据存储费用。
- 原因13 - GDPR和GOBD存储
无论您是使用PaperOffice删除页面，旋转页面还是涂黑区域 - 所有内容都根据GOBD以防审计的方式进行版本控制，以实现完美的归档。
PaperOffice 会自动对每个更改的文档进行版本控制，创建卷影副本并单独保存，以便您可以随时再次打开所需的版本。
- 原因14 - 通过QR码调用数字文档（凸轮扫描）
PaperOffice QR码的使用开辟了极好的可能性，例如对包含相同QR码的已存档和已更改的纸质文档进行自动版本控制。
您还可以使用QR码在PaperOffice中轻松搜索文档 - 打开QR码搜索并将PaperOffice文档的QR码保留在网络摄像头中以将其显示在PaperOffice中。
- 理由15 - 物超所值
PaperOffice购买许可证具有终身有效期，无需后续成本，并且具有可选的PaperOffice PLUS，甚至可以通过电话和Teamviewer获得所有后续更新，新的年度版本以及免费的个人支持，价格可计算固定，没有任何令人讨厌的惊喜。
这些只是您应该将扫描仪与文档管理系统一起使用的15个原因。除了上面列出的那些之外，PaperOffice还为您提供了更多原因：生命周期（保留期）的管理，访问日志记录，防止未经授权的访问和加密，Outlook / Office中的直观集成，文档（元数据）的索引，工作流程解决方案等等。
您可以通过访问我们的网站并转到“PaperOffice可以做什么”来查看这些功能。
在DMS中扫描文档并将其存档为公司提供了巨大的优势。所有涉及文档的流程都经过优化。数据保护和数据安全始终得到保证。
无纸化办公室让员工如释重负。您可以节省大量的搜索工作和成本。您可以提高行政流程的法律确定性。
对于许多公司来说，PaperOffice DMS是迈向数字化的第一步。通过扫描文档并以数字方式存档，您创建的不仅仅是原始文档的数字副本。扫描将非结构化信息转换为结构化数据。
请务必避免此错误
虽然大公司长期以来一直任命数字化官员全职处理转换模拟文件的问题，但中小型公司通常缺乏人力资源，特别是因为需要适当的专业资格。
然而，这是一个常见的错误，并导致不良投资，因为许多制造商利用了这种无知。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "扫描仪和文档管理：优点和用途":
无纸化办公室适合谁？
这个问题的快速简便答案是：适用于每家公司。从中小企业和初创企业到大公司，所有业务部门和规模都受益于无纸化办公室。但是，转换对于中小型企业尤其有价值： 处理工作量和成本的减少释放了进一步增长推动力所需的预算。
我可以为我的无纸化办公室使用基于云的DMS提供商吗？
不。自GDPR最迟于2018年生效以来，另一个一直困扰着所有人的因素是数据保护。DMS 解决方案和 DMS 软件用于处理、管理和存储通常包含敏感个人数据的文档。如果违反GDPR，立法者规定高额罚款。
结论
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收益证明工作量和成本的合理性
以数字方式工作并将旧文档带入新时代将是未来节省大量时间，金钱和神经的最佳关键投资。
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你需要一个知道的人
您不需要自己的 IT 专家来利用数字化的所有优势。
您需要的是您身边的合适合作伙伴，由于他的经验，他可以完全满足您的需求。避免恐慌，并选择测试位置，而不是花哨的PowerPoint演示文稿，而无需真正测试它。 -
硬件通常已经可用
经验表明，几乎每个操作，公司和公司都有一个不发挥其潜力的大型复印机。这些设备喜欢大规模扫描，能够容忍回形针，并且可以成为无需扫描仪投资即可实现数字化启动的基础。
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使用正确的 DMS 比预期更便宜
避免DMS / ECM系统的成本陷阱，在那里您无情地受到制造商的摆布。当涉及到您自己的管理选项时，例如教学文档和自己进行设置，请不要做出任何妥协。如果您需要帮助，制造商将很乐意为您提供帮助，但要保持独立。
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数字化自动化是未来
程序将来将完全相同，但完全自动化。
发票进来了吗？工作流被触发，一切都按照定义的方式进行。
搜索所有 1000 个文件夹？没问题，因为你有自己的谷歌！