电子数据管理的决定性优势
提高生产力和效率
在本文中，我们首先要解释文档管理系统的定义，并解决模拟和数字文档的数字化问题，并演示在创建，管理，导出和检查文档时在相关业务流程上使用电子文档管理（DMS）的优势。
在本文中，我们首先要解释文档管理系统的定义，并解决模拟和数字文档的数字化问题，并演示在创建，管理，导出和检查文档时在相关业务流程上使用电子文档管理（DMS）的优势。
通过数字化转型实现成本最小化
纸质文档的数字化或数字化转型是公司效率和成功的先决条件。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
专业提示
在本文中，我们首先要解释文档管理系统的定义，并解决模拟和数字文档的数字化问题，并演示在创建，管理，导出和检查文档时在相关业务流程上使用电子文档管理（DMS）的优势。尽管文档管理的基本技术已经在公司文档控制中使用了几十年，并且多年来一直在发展，但对文档管理系统的需求及其应用优势仍然被低估了。
研究表明，员工花费高达百分之三十的时间在公司中寻找必要的文件。平均而言，员工每周损失超过一个工作日。情况变得更糟，因为：在所有情况下，70%的搜索都不成功。将再次创建文档，并且同事无法再了解文档的当前状态。
但是标准是什么，客户可以从DMS中得到什么？
在本文中，我们将向您展示使用电子数据管理（文档管理系统）的优势。
这可以使用PaperOffice文档管理软件逐点解释。
在我们进入好处之前，让我们解释一下定义：
什么是文档管理系统？
文档管理系统 （DMS） 用于存储、管理和控制组织内的文档流。
这意味着来自各行各业的公司每天都积累重要文件：诉状，合同文件，草稿，外部信件，研究，专家意见等等。这些文件不仅通过邮寄方式到达，许多文件也通过电子邮件到达。
您可以在文档管理系统的中心位置组织所有信息，例如纸质文档，Windows文件或电子邮件，员工可以轻松访问这些信息，而不会出现任何问题。
包括团队合作和文档共享的独特功能，以及全球独一无二的创新程序界面。
随着当今企业生成的信息量呈指数级增长，文档管理系统对企业来说变得越来越重要。
文档管理系统（简称DMS）的引入还可以帮助您为文档带来清晰的结构并应对信息泛滥。
DMS还代表文档管理软件，旨在管理文档，特别是数字文档，其中包括从模拟到数字的转换。PaperOffice DMS就是这样的软件。
管理和控制作为公共或业务管理业务流程一部分的大量外部和内部文档已成为一项挑战。这促进了文档管理软件的引入，使其更易于管理。
DMS的引入确保了搜索时间的显着减少，处理和成本节约，这在我们的管理流程中非常重要。
DMS 的核心
高级文档管理系统的“核心”位于数据库中，其中信息的存储方式允许以简单可控的方式查找和检索信息。
資料庫可以本地或 NAS 系統（如 QNAP NAS 或 Synology NAS）設置。但是，通过以结构化的方式存储信息，我们只有等式的一部分。
控制系统的“大脑”是工作流逻辑，这使得在文档和流程之间创建依赖关系并将此信息链接到灵活且先前定义的流中成为可能。
实施如此复杂的“工作流程”的一个重要步骤是以数字形式提供尽可能多的文档。
数字化和文档管理
当我们谈论文档管理系统时，我们绝不能忘记：作为流程一部分的信息的数字化水平越高，我们可以实现的控制和自动化水平就越高。我们已经写了一篇关于数字化优势的文章，点击这里。
在第一步中，您确定哪些文档属于我们的流程，我们如何将它们集成到我们的文档管理系统中，以及哪些信息要与数据库中的文档一起提取和存储。一旦包含信息，我们就定义了它的生命周期，它将如何与其他过程交互，以及如何集成它。
信息来自不同的来源
最有可能的是，我们会遇到来自不同来源和不同格式的信息。其中一些以数字形式存储，存储在文件或数据库中，另一些以印刷文档的形式存储。
我们如何处理pdf，doc等格式的数字文档？在这里，过程非常简单。
将数字文档拖到 PaperOffice 界面中。或者在收到文档后轻松监视 Windows 文件夹。
提示
顺便说一句，YouTube上有一个关于 “目录监控和文档批量存档”主题的 视频，以一种可以理解的方式解释了这个过程：
借助集成的扫描仪，可以轻松扫描纸质文档并将其转换为数字格式。
提示
关于 “从扫描仪全自动存档纸质文档”的主题 ，YouTube上还有一个视频，以简单易懂的方式解释了这一过程：
多亏了光学字符识别程序（OCR = 光学字符识别），我们已经迈出了重要的一步。使用扫描仪或其他数字化设备，我们不仅可以将文档转换为图像，还可以以电子方式“读取”其内容。
数据库中不仅包含纯 OCR 文本，而且得益于称为 PIA 的人工智能 （AI），自动化可以手动或自动指定。
这就是我们如何使用系统来识别和定义哪些文档区域需要自动读出。如发票编号、日期、产品、金额等。因此，我们在文档管理系统中拥有所有必要的信息。
通过OCR对信息进行数字化，可以更轻松地将各种文档集成到流程和工作流程的管理中。
工作流和文档管理
如前所述，高级文档管理必须将所有信息以数字和结构化形式保存在数据库中。因此，您可以搜索保存在PaperOffice中的所有文档，例如Google。您还可以设置谁可以访问，修改和删除/存档您的信息的规则。
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood
但我们希望更进一步，简化我们的业务流程。我们的文档管理解决方案的支柱之一是工作流引擎。这使我们能够指定业务流程的每个步骤及其关联的活动和依赖项，以及所涉及的部门和角色。
我们还可以定义自动通知，这些通知将根据整个过程中发生的活动和事件激活。
所有这些不仅最大限度地减少了管理任务所花费的时间，而且还最大限度地减少了流程中健忘和错误的可能性。
电子数据归档的附加值和好处
以下是实施文档管理系统的一些最突出的好处：
- 可用性： 通过在中央数据库中存储和管理所有文档及其版本，更新，注释，存储的联系人，文档数据，所有信息逐渐形成一个中央知识数据库。
集中、轻松地访问所有这些相关公司文档，以及多方协作处理同一文档的能力，使其成为首要优势清单。
- 访问权限： 控制谁可以访问文档、何时可以访问文档以及可以对其执行哪些活动。
文件夹和文档、发布级别和权限以及组和部门的设置使对敏感文档的访问透明且安全。
- 安全性， 不仅在访问控制方面，而且在引入新技术和数据库所带来的保管和安全方面。
首先，PaperOffice DMS根据目前可用的最高安全标准之一AES-1024bit，在保存所有文档时对其进行加密以确保安全。
任何当前格式都可以转换回可读文档，PaperOffice会定期更新其文件格式，这意味着文档将来也可以读取。
- 可检索性和节省时间： 您以前是纸质文档的所有文档现在都可以以数字方式获得，电子邮件以及电子邮件都集中存储在您的数据库中。同时，日期和时间，版本号和关键字被保存，PaperOffice搜索引擎可以使用它们来查找文档，即使搜索者只基本知道文档的内容。
存储在 PaperOffice DMS 中的所有内容也是 OCR 文本识别的，使用业务字典进行了优化，并已编入索引，以便在 SQL 数据库中进行完美的关键字搜索，以进行关键字搜索。
节省搜索文档的时间，并节省管理和存储文档的成本。
- 减少冗余，如文件重复、复印、数据记录。
- 通过创建工作流，管理任务的敏捷性和自动化，允许在受控环境中集成文档和业务流程，并明确定义和监控活动。
- 不要忘记 更高的内部和外部客户满意度的积极“副作用”。使用文档管理系统使您能够更快，更可靠地做出反应，从而更好地满足客户的愿望。
客户满意度的提高非常快，最重要的是，无论是在销售还是公司声誉方面，都是可持续的。
通过文档管理系统存储文档时，最重要的方面之一是 遵守法律法规或GoBD的规范。
缩写GoBD代表“以电子形式妥善管理和存储书籍，记录和文件以及数据访问的原则”。
特别是，由于经过审计，高度加密的文档直接存储在中央SQL数据库中 ，PaperOffice满足了文档标准和法律准则 或世界上最高的德国标准GOBD的所有要求。
术语版本控制不是文档管理系统 （DMS） 中的外来词。使用具有GoBD兼容版本控制和防审计版本控制的文档管理系统的需求比以往任何时候都更加清晰。
PaperOffice超越了所有法律要求
PaperOffice DMS的开发符合GoBD标准，因此您可以使用该软件，而不必担心会破坏规则。例如，每次有人更改文档时，都会创建该文档的新版本。通过这种方式，您可以跟踪文档在什么时间包含的内容。顺便说一句，YouTube上有一个关于 Synology NAS设置MariaDB 10和文档管理系统PaperOffice 的视频，它以一种易于理解的方式解释了这个过程：
在这两种情况下，即使在最坏的情况下，也可以确保在短期内还原存档的数据库，因此始终遵守保留期。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "电子数据管理的决定性优势":
哪种扫描仪用于 DMS？
要扫描装订的文档，建议使用至少 300dpi 的单张纸扫描仪。扫描仪希望具有扫描到 fodler 功能和可选的 WIA/TWAIN 驱动程序。我们在富士通斯堪纳普方面拥有丰富的经验，其工作非常可靠。
存档文档的最佳方式是什么？
纸质文档通常应以PDF / A格式扫描，然后保存在DMS文档管理软件中 - 或者如果软件支持或自动化，则直接保存，例如通过监控。
我可以扔掉原始文件吗？
如果您使用的是定期更新并具有数据备份策略的体面软件，那么对于非关键文档，答案是肯定的。所有在法律上需要原件的东西也应该保留在原件中。例如，PaperOffice DMS 可以选择将原始存储位置存储在文档属性中。
结论
有回报的投资
术语文档管理包含的内容远不止于人们最初想象的。现在，在公司中引入文档管理系统是公司效率和成功的先决条件。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
以上列出的电子数据管理的优势绝不是完整的，而只是限制了你自己的创造力和专业性，这取决于应用领域！如果从这些角度考虑模拟档案的数字化并进行反计算，那么很明显，这种努力是值得的，例如，应该考虑对新的，更现代和更快的机器进行投资。