多功能设备的服务提供商和经销商的数字化

复印机服务提供商和经销商的数字化

办公技术、打印解决方案和办公系统的专业经销商从使用合适的数据管理中受益匪浅。

趋势、经济形势和竞争形势正日益转向数字化文档，而不是完全以纸质形式保存文档。

这就是大多数办公技术和打印解决方案的专业经销商每天生成重要文档的方式：

书面文件，合同，交货单，草稿，供应商发票等等。这些信件不仅通过邮寄方式到达，许多信件也通过电子邮件到达。

但是，并非每个供应商发票或每个交货单从一开始就作为文件提供。因此，可靠、高质量和强大的扫描仪以及使用适当的文档管理解决方案对于成功实现数字化至关重要。

遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。

办公技术和办公系统行业是受益于文档管理系统PaperOffice的行业，其形式是数字化领域的解决方案，也是合作伙伴。

因为有什么介质比多功能设备更适合将您的纸质文档从模拟转换为数字？

例如，使用通用DMS，可以归档扫描的邮件，保存重要的电子邮件，归档文档。此外，不同的用户可以访问和处理这些文档。

Paperless work through digital processes

如何实现无纸化？

PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，节省了成本，例如消除了纸质文档， 并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理 重要文档（如收据、合同、交货单或其他信函）来创建清晰的概览。

使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。

得益于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠电子邮件通知的审批，员工可以高效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝批准。

使用 PaperOffice DMS 软件解决方案，不会再丢失文档。无论您身在何处，都可以在几秒钟内访问重要文档。

当然，您始终使用我们的系统，遵守法律并完全防审计。

收据、账目和类似文件不再需要在教会区和堂区之间邮寄。内部邮件也可以通过这种方式以数字方式发送。这节省了纸张、额外数据存储成本和存档费用。文档可以提供关键字（编辑器，主题，状态，日期等），然后更容易找到。

面向流程的文档管理

面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。 PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块为您提供支持。

通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。

这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字批准，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。

通过这种方式，可以映射所有文档进程。

因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。

因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

今天，在21世纪，几乎没有任何复印机。复印机已成为公司，行政部门和私人家庭的多功能设备。除了复印机功能外，这些设备还能够打印和传真，通过与PC的接口将数字内容直接转换为模拟形式，反之亦然。

正是在此功能中，复印机现在将具有最大的使用潜力，但在不久的将来将越来越如此。模拟到数字信息的扫描和转换。

根据DIHK从2020年开始对3，500家公司的调查，它们的数字化程度平均约为50%。所有公司都意识到数字化带来的优势。这些公司认为最大的问题在以下几个方面：

• 所提供系统和流程的复杂性
• 成本高
• 安全风险
• 时间不够
• 广泛的培训

实际上，所有公司都至少拥有基本的硬件，复印机或带扫描仪的多功能设备以及一台或多台PC。仍然需要的是合适的软件，它可以在PaperOffice DMS中找到。

使用PaperOffice DMS，菜单导航直观且易于学习。帮助菜单可指导您完成每个应用程序，同时提供视频教程，逐步解释某些过程。对员工进行异地培训不是必需的，但如果需要，可以直接在公司进行培训。

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS为多功能设备的经销商和服务提供商创造了明显的优势

PaperOffice DMS是正确的软件，因为它包括专业经销商办公技术和打印解决方案所需的一切，例如：

• 根据 GDPR 的原则存储所有数字格式的文档
• 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
• 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
• 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
• 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
• 针对重复性流程和操作的自动模板创建

PaperOffice DMS具有非常有利的性价比，可以连接多达800个终端（显示工作站）。

所有数字数据在PaperOffice DMS中以1024位加密，并转换格式。这给黑客和间谍带来了如此巨大的障碍，以至于到目前为止，他们都在PaperOffice DMS上失败了。同时，分层密码管理系统可防止每个人都可以访问所有内容。

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。

数字发票处理也是许多服务提供商和复印系统零售商的优势。借助 PaperOffice DMS，收到的发票可以自动发送，并转发给负责的员工。通过数字释放的控制和释放过程也可以通过系统迅速有效地处理。

只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的税务顾问，反之亦然。

符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了通信速度。

监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。

由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。

ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。

PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。因此，PaperOffice DMS可以成为贸易和生产中每家公司的组织关键，这几乎是以光速进行的。

多功能系统的服务提供商和零售商受益于数字文档管理

在所有接受调查的公司中，有38%根本没有时间将其流程数字化。我们建议从基本过程开始，即在处理模拟文档的同时扫描模拟文档。通过这种方式，每天使用复印机的一组人也可以被指示尽可能地逐个扫描存档。

由于自动识别具有一致特征的文档，PaperOffice DMS始终可以将所有扫描的文档分配到数字存储器中的正确存储位置。开始扫描包含最新条目的存档是有意义的，以便在保留期到期时进一步减小模拟存档的大小。此外，借助扫描仪，我们还有许多关于如何实现无纸化办公的指南。

PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以通过扫描仪将模拟文档，计划和照片读取到系统中并对其进行数字化，从而使用OCR将文本转换为字体，可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。

由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。

节省查找、传送和共享文档的时间。

使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。

因此，您所需要的只是一台复印机和PaperOffice DMS，以加速运营数字化甚至入门。一条绝对值得的道路。