里斯本宗主教区
纸质办公室经验/参考/实践报告
使用PaperOffice DMS的父权制数字路径
佩德罗·席尔瓦，里斯本宗主教区行政助理
挑战
里斯本宗主教区（拉丁语：Patriarchatus Olisiponensis）是天主教会的罗马礼大都会教区，总部位于葡萄牙首都里斯本。他的大主教大教堂是里斯本圣玛丽亚马焦雷的宗主教座堂。
里斯本教区于1394年11月10日升格为大主教。1716年，它被教皇克莱门斯十一世接收。父权制的头衔。
里斯本宗主教区使用PaperOffice DMS来集中和组织来自多个来源的信息，并最大限度地减少维护物理存档的时间和成本。对信息的访问是数字化的。
因此，来自里斯本宗主教区285个堂区的个人，房地产和账户文件以及另外450个依赖主教的机构的宗主教区文件逐渐在PaperOffice DMS中完全数字化。
初始位置
自大流行以来，数字化转型和“数字化”一词一直出现在每个人的嘴边，现在不再是许多公司的可选条件，而是必需品。
数字进一步发展的话题也在社区和教会中牢固确立。因为即使在像里斯本宗主教区这样的教堂里，大量的行政任务也悬而未决，这些任务以前是手动和以类似的方式完成的。
现有问题和任务
过去，整个父权制都是以纸上为基础的。但是，由于现有和每天传入的文档，手动系统达到了极限。
整个信息洪流变得更加不一致。最重要的任务是将模拟和数字单元结合在一起。纸面文件必须数字化，并与其他信息（如相关的电子邮件）汇集在一起。
Digitization is omnipresent - also in the church
“我们希望集中和组织来自多个来源的信息，以最大限度地减少维护物理存档的时间和成本，同时通过数字访问。”
回顾了里斯本宗主教区的行政雇员佩德罗·席尔瓦先生。
为什么里斯本宗主教区选择PaperOffice DMS
由于现有的挑战，Patriarchate的行政雇员Pedro Silva先生正在寻找一种能够实现安全和适应性数据存储的文档管理系统（DMS）。管理办公室中所有工作站（包括远程工作的工作站）的简单集成应该使用简单的软件来解决。
“我们一直在寻找一种面向未来的解决方案，该解决方案最初可以实现我们的所有要求，但同时提供轻松的可扩展性和良好的成本效益比，并且可以在未来升级到其他部门。
除了PaperOffice DMS之外，Pedro Silva先生还测试了其他系统公司的其他软件产品，并初步研究了与文档管理相关的各种软件产品。
席尔瓦先生强调，长期以来一直在寻求一个合适的制度。但是，以前测试过的软件供应商中没有一个具有足够的可扩展性或灵活性，可以完成文档管理系统应该完成的工作。
“大多数解决方案都没有像PaperOffice DMS那样提供创建数据库的简单方法，因为它们只使用云提供的服务器解决方案。
在里斯本宗主教区使用PaperOffice进行文件管理的最终决定是 出于以下原因：
1. 数据存储和可用性。 集中、轻松地访问所有相关文档，以及多方协作处理同一文档的可能性。
所有员工都可以访问的内部中央存储。数据不应存储在第三方云或单用户计算机上。
解决方案： 在 NAS 上设置了一个数据库，即网络附加存储。该数据库被整合到PaperOffice DMS中，并保存了父权制的所有数据。
这完全满足了数据备份的法律要求。
作为管理办公室的一个3人团队，由于PaperOffice DMS集成，两名管理员工可以远程工作，并以简单明了的方式可靠地访问文档。Pedro Silva先生对没有外部云的解决方案非常满意，因此没有第三方提供商，这可能会受到政府的干预并增加黑客攻击的风险。
作为管理办公室的一个3人团队，由于PaperOffice DMS集成，两名管理员工可以远程工作，并以简单明了的方式可靠地访问文档。Pedro Silva先生对没有外部云的解决方案非常满意，因此没有第三方提供商，这可能会受到政府的干预并增加黑客攻击的风险。
2.物有所值。 该软件应具有良好的性价比。
对于里斯本宗主教区来说，在初始投资之后，软件可以轻松轻松地扩展到其他部门，并且这不会涉及高成本，这一点非常重要。
解决方案： PaperOffice DMS以不同的价格模型提供，允许用户采取最有利的形式。
通过这种方式，用户可以在没有义务和免费的情况下首先使用测试版本，然后在必要时将其扩展到自己的公司/市政当局而不会丢失现有数据。
通过这种方式，用户可以在没有义务和免费的情况下首先使用测试版本，然后在必要时将其扩展到自己的公司/市政当局而不会丢失现有数据。
购买的用户许可证数量可以随时增加。通过这种方式，父权制可以避免过度的资本承诺。
3.易于处理。 该软件应该是不言自明的，需要尽可能少的培训，但同时要为未来做好准备。
解决方案： PaperOffice DMS基本上是非常结构化的，并且具有图形界面，可以逐步指导用户。此外，还有针对所有功能的额外教程和视频，可以直接调用这些功能以获取支持。
通过这种方式，可以避免外部顾问。当然，如果需要，PaperOffice DMS还为模块提供单独的培训。然而，根据里斯本宗主教区的经验，PaperOffice在很大程度上是不言自明的。
现场没有外部和昂贵的“顾问”，也没有人必须去任何地方接受培训。每个人都可以根据需要定义学习菜单导航的时间框架，并且就未来而言，PaperOffice DMS由于其模块化结构而处于有利地位。
“我们之所以选择 PaperOffice DMS，是因为我们亲自测试了该软件，并且对 Windows 环境的易用性和与 inspires 一起使用的干净用户界面印象深刻。
4.可检索性和节省时间。 寻求一种更简单的方法来数字化模拟文档，并在需要时轻松再次找到它们。
解决方案： PaperOffice DMS的核心部分是模拟文档的数字化。您所需要的只是一个带有计算机和PaperOffice DMS接口的扫描仪。 文档不只是扫描。它们通过集成的OCR软件转换为可编辑的文本，并自动正确保存。
由于集成的AI功能，可以教授每个文档，可以有针对性地提取所有所需的内容，并以完全自动化的方式使用关键字进行存储。
PaperOffice DMS提供的正是牧首区正在寻找的东西。
前3个功能列表，
PaperOffice DMS比其他DMS做得更好
- 1. 文本识别 （OCR） 和文档搜索
- 2. 与 NAS 数据库的集成和连接
- 3.易于使用和不言自明的界面
PaperOffice DMS是如何集成的？
在大流行时期，父权制决定在PaperOffice DMS中存档日常文档和电子邮件。
得益于功能强大的扫描仪和PaperOffice中的扫描仪连接，可以开始转换模拟纸张。所有文档都通过 PaperOffice OCR 扫描仪界面逐步读取和数字化。在读取每个文档时，会为其创建一个关键字索引，该索引可用于使用 PaperOffice 搜索引擎快速查找它。
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
悬挂文件中的现有文件夹以1：1的比例被获取，并简单地转换为“数字文件夹”。
所有现有的电子邮件都直接保存在PaperOffice DMS中，可以链接到现有文档，将来不必打印在纸上。所有传入的电子邮件都通过设置规则管理通过文件夹监控自动存档到 PaperOffice
自从使用 PaperOffice DMS 以来，纸张消耗量明显下降。
下一步是什么？
里斯本宗主教区计划的下一步是在2021年之前将现有的物理档案数字化，并将PaperOffice DMS的使用扩展到宗主教区的其他领域/部门。
此外，由于使用了KI PIA，宗主教区希望在很大程度上实现文档存档的自动化。
“在与PaperOffice DMS合作了一年半之后，我们 感到非常兴奋 ，尽管我们只局限于一个部门，还没有完全探索这个梦幻般的杰作。
前3个主要问题列表，
纸办公室DMS解决了
- 1. 共享、处理和更好地组织文档
- 2. 降低打印成本和物理存档大小，因为几乎每份副本都以前都已打印
- 3. 更好的时间管理和任务管理，因为PaperOffice通过简报进行内部通知
总体体验总结
PaperOffice DMS已满足所有必要的标准，如今在父权制中映射了完整的数字文档流。
目前，所有文件都用高性能扫描仪记录下来，并以数字方式存储在PaperOffice的电子档案中。同时，传入和现有电子邮件将直接传输到 PaperOffice DMS 并链接到存档文档。
然后，宗主教区管理人员可以通过PaperOffice用户界面和输入各种搜索词来访问文档和电子邮件 - 还可以进行全文搜索。
由于DMS的一贯使用，宗主教区能够大大减少发票和其他类型的文件所需的处理时间。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "里斯本宗主教区":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
试试吧。你会感到惊讶的！
你会向谁推荐PaperOffice？
在我们的行业中，基本上是社会中心。堂区也可以通过数字化他们的圣礼书籍来受益，以便于访问和公证文件以及其他文书工作和电子邮件！
我们会向任何希望将所有文档组织在一个干净，安全和可搜索的地方的人推荐PaperOffice！
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
单纯！
结论
PaperOffice是一个轻量级但非常强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，结果却是您不想再错过的最重要的功能。