文档管理系统必须实现的 7 个重要功能
通过文档和修订安全性获得收益
在当前的文章中，我们列出了您的公司成功实现数字化所需的文档管理系统的最重要功能。
在当前的文章中，我们列出了您的公司成功实现数字化所需的文档管理系统的最重要功能。
数字化带来的高效工作
纸质文档的数字化或数字化转型是公司效率和成功的先决条件。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
专业提示
在当前的文章中，我们列出了您的公司成功实现数字化所需的文档管理系统的最重要功能。近年来，对DMS（一种文档管理系统）的需求已经大大增长，或者说是自然而然的增长。最初是一个数据库，其中大多数原始模拟文档通过扫描和存储进行数字化，现已成为综合办公软件，今天承担了办公室管理任务的主要部分。
但是标准是什么，客户可以从DMS中得到什么？
在当前文章中，我们将向您展示文档管理系统必须具有哪些重要功能。这可以使用创新的文档管理软件PaperOffice DMS逐点解释。
在我们进入好处之前，让我们回答以下问题：
什么是文档管理系统？
文档的捕获、分发、存档和索引是许多组织中日常工作不可或缺的流程组成部分。不要忘记：删除和搜索文档。
这意味着来自各行各业的公司每天都积累重要文件：诉状，合同文件，草稿，外部信件，研究，专家意见等等。这些文件不仅通过邮寄方式到达，许多文件也通过电子邮件到达。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来储存文件非常重要。
这不仅耗时，还会给您的钱包带来不必要的压力。
引入文档管理系统如何帮助我和我的公司？
引入文档管理系统（简称DMS）可帮助您在文档中具有清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
DMS还代表文档管理软件，旨在管理文档，特别是数字文档，其中包括从模拟到数字的转换。PaperOffice DMS就是这样的软件。
PaperOffice DMS 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 DMS 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。
PaperOffice不区分文档类型，无论您是否需要在管理客户合同，诉状，费用声明，判决和电子邮件通信方面提供帮助：由于文档管理系统，您公司或组织中以前的流程已数字化，使其更加高效，透明且更加灵活。
扫描和数字文档可以使用PaperOffice在几秒钟内找到，编辑，保存，分发，标记和转发。来自文档的数据可以被自动识别和读出，并传递到外部系统，如CRM或ERP。
您当然知道模拟文档不再是最新的。但是，您也会看到将现有模拟存档转换为数字数据所涉及的复杂性。因为数字化文档不仅仅是一种趋势。事实上，它现在是与同一行业所有其他公司保持竞争力和最新的先决条件。
因此，将文档管理系统引入公司是有意义的。
因此，我们已经澄清了什么是DMS以及引言会给我带来什么的问题，并来到了本文的实际问题：
您的文档管理系统必须实现哪些 7 个重要功能？
功能1： 位置。保存在数字存档中
每个文档管理系统最重要和第一的功能是将所有文档及其信息汇集在一起。这就是扫描和数字文档以及电子邮件的存档和管理在数据库中发生的方式，可以说是数字存档。
PaperOffice将所有信息直接存储在MySQL / MariaDB数据库中，该数据库可以通过QNAP和Synology等NAS设备或您自己的或专用服务器（包括从家庭办公室远程访问）直接从您的本地任何平台上操作。
它是什么类型的文档没有区别。
所有文档类型都可以集中存储在 DMS 中，因此所有部门和业务领域都可以访问。
所有与公司相关的文档都集中存储，所有员工都可以快速找到。
数字存档应位于何处？
我们建议客户将数字化数据存档在位于 NAS 设备（如 Synology 或 QNAP）或专用服务器上的数据库中。使用您自己的外部（专用）PaperOffice服务器，您可以获得云的所有优势，并具有完美的数据保护，并每月节省资金和大量工作。
使用PaperOffice服务器，您拥有云解决方案的所有优势，只有一个巨大的区别： 它是您自己的专用数据库服务器，除了您之外，没有人访问它。
不想使用服务器？没关系。
为什么 NAS 是文档归档的理想选择
NAS，网络连接存储，德语中具有网络连接的存储设备，以及PaperOffice DMS和内部云的兼容软件已准备就绪。绝对安全，不受状态和非状态的好奇心的影响，并且由于备份功能，也可以避免硬盘驱动器崩溃。
功能2： 轻松检索文档。搜索和查找
PaperOffice扫描尚未二进制的传入文档，并使用自己的OCR软件将其转换为数字读写格式。
同时，保存日期和时间，版本号和关键字，即使搜索者只基本了解文档的内容，PaperOffice搜索引擎也可以使用它们来查找文档。
为了简化此操作，PaperOffice 会在预览列表中显示最近保存的文档。您在 PaperOffice 中保存的所有内容都可以使用 PaperOffice FileOCRmax 自动进行完全文本识别，并使用业务字典进行优化，并编制索引，以便在 SQL 数据库中进行完美的关键字搜索，以进行关键字搜索。
自动语言识别和优化： PaperOffice 自动识别文档语言，从而将 OCR 文本识别优化到绝对最大值，以便对所有文档进行最佳文本识别。
提示
关于 “无需额外工作+直接从扫描仪存档文档的无纸化办公室的最佳解决方案”， YouTube上有一段视频清楚地解释了这一过程：
存储文档的长期可读性
首先，PaperOffice DMS根据目前可用的最高安全标准之一AES-1024bit，在保存所有文档时对其进行加密以确保安全。
任何当前格式都可以转换回可读文档，PaperOffice会定期更新其文件格式，这意味着文档将来也可以读取。
功能3： 确保法定保留期
通过文档管理系统存储文档时，最重要的方面之一是遵守法律法规或GoBD的要求。
缩写GoBD代表“以电子形式妥善管理和存储书籍，记录和文件以及数据访问的原则”。
特别是，由于经过审计，高度加密的文档直接存储在中央SQL数据库中 ，PaperOffice满足了文档标准和法律准则 或世界上最高的德国标准GOBD的所有要求。
术语版本控制不是文档管理系统 （DMS） 中的外来词。使用具有GoBD兼容版本控制和防审计版本控制的文档管理系统的需求比以往任何时候都更加清晰。
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
版本控制使所有更改可追溯
术语“版本控制”可以很容易地解释：总体而言，它是关于用于记录对文档或文件所做的更改的功能。可以检测文档更改并将其另存为卷影副本作为新文档版本。
提示
顺便说一句，YouTube上有一个关于 合法合规的Outlook电子邮件存档 的视频，它以一种可以理解的方式解释了这个过程：
确保不变性
每次文档更改都会将文档的“较新”版本放在相应的存档中。日志记录使更改始终透明且可跟踪。 此时，后续查看者知道何时以及通过哪个编辑者对文档进行更改。这为您提供了整个文档生命周期的概述。版本控制可以自动完成，也可以手动完成。
为了确保修订安全性，必须清楚地跟踪对文档和文件进行更改的所有细节。必须确保只有经过授权的员工才能进行此类更改。但同样重要的是，要知道哪些员工在什么时候改变了什么。
PaperOffice超越了所有法律要求
PaperOffice DMS的开发符合GoBD标准，因此您可以使用该软件，而不必担心会破坏规则。例如，每次有人更改文档时，都会创建该文档的新版本。通过这种方式，您可以跟踪文档在什么时间包含的内容。提示
顺便说一句，YouTube上有一个关于 Synology NAS设置MariaDB 10和文档管理系统PaperOffice 的视频，它以一种易于理解的方式解释了这个过程：
在这两种情况下，即使在最坏的情况下，也可以确保在短期内还原存档的数据库，因此始终遵守保留期。
功能4： 自动检测和关键字
PaperOffice配备了一个AI，可以独立识别文档中的信息并自动正确分配。
PIA是集成在PaperOffice中的AI（PaperOffice智能归档）， 每个添加的文档都是：
- 使用集成的“计算机视觉”进行分析并分解为所谓的区块链
- 使用 OCR 文本识别识别文本，并将其与使用 PaperOffice SmartSpell 的字典进行比较
- 可视化和按关键字索引和目录，用于集成的 PaperOffice 搜索引擎
无论什么，无论来自哪个扫描仪来源！
这意味着PIA为您的所有信息提供了自己强大的搜索引擎，它可以像Google等经典搜索引擎一样搜索和查找基于文本的搜索引擎，也可以直观地完成整个过程，即在视觉上比较和识别文档。
PaperOffice将自动识别PIA从这个时间点开始教授的所有文档，这反过来又可以触发自动规则和归档掩码。
PIA将识别文档中最重要的值，并已为您填写关键字表单。然后，您可以检查这些值，并在必要时对其进行更正或添加。此过程可以手动完成，也可以在后台自动完成。
功能5： 自动捕获文档
智能文件夹监控将接管阻碍您前进的因素：根据您的规格自动在后台进行，高度精确可靠。
集成所有设备
只需单击几下即可集成所有设备，例如复印机或扫描仪。一旦文件出现在指定的文件夹中，就会立即对其进行处理。
任意数量的显示器
创建任意数量的不同文件夹以进行监视，并指定导入后应执行的操作。PaperOffice甚至可以将存档文件移动到新的子文件夹中。
基于 AI 的文档模板
PIA AutoContact的自动索引和触点识别与监控完美配合。所有相关文档内容都会被识别，并且文档会自动编制索引。这也适用于联系人！
固定关键字和工作流程
启用批量导入优化模式，跳过 AI 处理，实现最高归档速度。
您可以准确指定新文件在 PaperOffice 中的保存位置，为每个新文档指定固定的文档类型和文档状态，甚至触发工作流。
功能6： 用户管理和访问权限
PaperOffice用户可以保证只能看到由于指定的版本级别而允许的内容，并且使用FoldetLock，您可以隐藏整个文件夹和子文件夹以及内容。
您还可以指定允许哪些用户执行哪些操作，并将其划分为固定的用户组和部门，以便您可以控制谁可以看到哪些内容和内容。
清关级别和权利
这意味着每个用户只能看到与其发布级别或更低版本相对应的内容，并且只允许执行您之前定义的内容。
隐藏文件夹和文档
使用PaperOffice FolderLock，您可以永久隐藏整个文件夹及其子文件夹以及某些用户的文档，从而避免撬动问题。使用 FolderLock 可以对某些用户永久隐藏整个文件夹，包括子文件夹和文档。
组和部门
将用户分配到可自由定义的组和部门，您也可以将其用于工作流和任务。
多级可定义用户权限
您可以自己决定谁有权访问PaperOffice中的哪些功能，方法是能够准确定义用户权限，然后这些权限适用于整个网络。
特点7： 强大的工作流程系统
过去但直到今天，一个大问题是由于多个存储和文档或项目的处理状态的模糊性而导致的文件重复。PaperOffice具有非常全面的工作流程管理，具有任务分配功能，该任务分配还集中存储所有流程。无论是项目工作还是文档处理。
数字工作流程可自动执行您的工作流程：一旦定义，一切都将完全自动进行：只需为文档分配预定义的工作流程，或让PIA自动决定。包括电子邮件通知！
每个员工始终通过 PaperOffice 工作流功能了解最新信息。如有必要，可以阻止其他人使用文档，直到进行更改。当然，版本控制也适用于此。
任何工作流定义
工作流可以嵌套到任何深度，并包含任意数量的红色/绿色决策，以便链接后续工作流和流程。
责任和到期日
确定用户或整个部门是否可以完成任务。PaperOffice 会自动将工作流分配给负责人。
完全控制
如有必要，可以根据您的规格针对各种事件独立调整文档状态，甚至可以发送通知电子邮件。
请务必避免此错误
虽然大公司长期以来一直任命数字化官员全职处理转换模拟文件的问题，但中小型公司通常缺乏人力资源，特别是因为需要适当的专业资格。
然而，这是一个常见的错误，并导致不良投资，因为许多制造商利用了这种无知。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "文档管理系统必须实现的 7 个重要功能":
哪种扫描仪用于 DMS？
要扫描装订的文档，建议使用至少 300dpi 的单张纸扫描仪。扫描仪希望具有扫描到 fodler 功能和可选的 WIA/TWAIN 驱动程序。我们在富士通斯堪纳普方面拥有丰富的经验，其工作非常可靠。
存档文档的最佳方式是什么？
纸质文档通常应以PDF / A格式扫描，然后保存在DMS文档管理软件中 - 或者如果软件支持或自动化，则直接保存，例如通过监控。
我可以扔掉原始文件吗？
如果您使用的是定期更新并具有数据备份策略的体面软件，那么对于非关键文档，答案是肯定的。所有在法律上需要原件的东西也应该保留在原件中。例如，PaperOffice DMS 可以选择将原始存储位置存储在文档属性中。
结论
保持创新
术语文档管理包含的内容远不止于人们最初想象的。现在，在公司中引入文档管理系统是公司效率和成功的先决条件。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
以上列出的7个功能绝不完整，而只是根据应用领域限制自己的创造力和专业性！如果从这些角度考虑模拟档案的数字化并进行反计算，那么很明显，这种努力是值得的，例如，应该考虑对新的，更现代和更快的机器进行投资。