金融领域的数字化专家解决方案
业务流程的自动化和财务的专业解决方案是效率和成功的先决条件。对它的需求不再是一种可选的奢侈品，而是为了长期保持竞争力而必须实现的。
专业提示
由于数字化，现有纸质形式的重要文件，如诉状，账户报表，合同，外部信件，账单，报告被电子文档取代，从而最大限度地优化所有工作流程。PaperOffice 不仅支持文档管理，还支持即时访问数字客户和信用文件。
金融和银行业的数字化
随着当今数字和纸质数据的泛滥，必须确保重要文档不会丢失，并且可在正确的时间使用，因为金融机构和银行从使用合适的数据管理中受益匪浅 - 他们会收到具有高分类级别和即时完成要求的重要文档。
金融机构和银行从使用满足所有要求的适当数据管理中受益匪浅。
诉状、合同、账目和外部信函等重要文件不仅仅通过邮寄方式送达。许多客户信件也通过电子邮件到达。在这样做时，必须保持对责任、最后期限、费用和任务的全面概述，并保证安全标准。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
因为财务中的所有流程都需要完美的信息流和结构化的执行。只有通过数字化才能实现必要的优势。
因为数字文档存档可以立即访问所有必要的文档并参与审批流程。无论您是在办公室，在家工作还是出差，都无关紧要。
遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。
PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。
将文档转换为解决方案
在金融业和银行中，每天都使用大量的纸张，并产生大量的文档。一方面，由于过程相当复杂，这导致纸张堆积如山，数据量大，而且搜索过程很长。 此外，必须保存文档、编制索引、分类文档，并在必要时与同事共享。
文档管理系统 PaperOffice 将组织和数据保护置于一个整体之下。创新系统提供简化的搜索和检索工具，可缩短响应时间并确保文档永不丢失，而金融机构对此始终感到满意。
这就是PaperOffice DMS，一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档的类型：由于PaperOffice文档管理系统，您公司以前的流程数字化，使它们更加高效，透明且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
访问控制和更高的透明度
借助集成的AI，可以触发自动规则。该AI自动将文档分类到“发票”和“银行对账单”等文件夹中，存储相应的关键字并触发为相应文档类型存储的数字工作流程。
对于金融机构和银行来说，这意味着要维护一个非常广泛的客户或客户档案，其中还必须具有一些特殊功能。例如，必须遵守GDPR的原则，当然，金融机构必须遵守无条件的保密义务，这不仅是指口头陈述，还涉及保护文件的安全存储，以防止未经授权的人员。还有义务遵守法律和合同约定的最后期限。
在某些情况下，不遵守这些最后期限可能会产生刑事后果，但大多只是民事后果。保护客户的商业秘密对金融机构来说也是最重要的。
PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给用户组，例如“会计”或“IT部门”，因此如果员工缺勤，同事可以立即介入。
OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的客户，反之亦然。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
完善的财务工作流程
金融机构以及服务提供商和银行必须处理所有商业交易的文件。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了金融机构和银行所需的一切，例如：
- 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
将数字工作流集成到业务流程中
PaperOffice 工作流功能简化了沟通。面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。PaperOffice DMS 使您能够轻松地将适用的保留和删除期限考虑在内。数字工作流被集成到业务流程中，从而确保符合基本流程步骤，从而符合要求。
PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块来支持这一点。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字发布，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。这在金融领域是绝对必要的。
通过这种方式，相关元数据也可以在文档存档过程之后进行存储。除了文档类型之外，还可以指定存档期和关联的客户信息。
金融服务提供商受益于数字文档管理
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。
同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。
时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
PaperOffice DMS不仅功能广泛，而且易于学习，由视频教程指导，如果需要，还可以通过个人建议和培训。所有这些都以非常好的性价比实现。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "金融和银行业的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持金融服务提供商和银行，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。