Виробник решіток
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Пан Стефан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
вихідне положення
Як виробник решіток, гратчасті системи К60 мають багато важливих документів для управління:
Накладні, рахунки-фактури, контракти, ескізи або плани і багато іншого.
Багато запитів надходять електронною поштою і роздруковуються, що становить величезну кількість паперу за рік. Замовлення завжди роздруковуються з даними постачальника, а потім зберігаються на полиці разом з рахунком-фактурою після доставки.
Цей повний процес означає надзвичайну кількість паперу і звичайно ж брак місця.
Для того щоб зробити пошук простішим і ефективнішим і мінімізувати потік паперу, K60 Gitterrostsysteme планував оцифрувати документацію і включити контент у внутрішню архівну базу даних - компанія шукала відповідну систему документообігу.
Ручна обробка з часом стала занадто трудомісткою, через що була витребувана автоматизована архівація і витяг інформації.
Найбільшим викликом для компанії було зробити інформацію легкодоступною і, перш за все, придатною для використання для більшої кількості співробітників і груп співробітників і груп людей (співробітників, ділових партнерів, клієнтів, громадян).
Метою компанії було оцифрувати існуючі паперові документи, залучити в оптимізацію процесів і контроль робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизувати значну частину процесів у фоновому режимі і таким чином оптимізувати процес.
Існуючі проблеми і завдання
У минулому інформація зберігалася тільки в паперовому вигляді, але сьогодні в багатьох організаціях існує безліч інформаційних джерел і документів: електронні листи, бланки, ескізи - це така ж частина цього, як і електронні накладні і паперові квитанції, листи, видаткові накладні, договори і т.д.
Весь потік інформації став більш непослідовним. Тому найголовніше завдання - об'єднати аналогові і цифрові агрегати воєдино. Документи, які існують у паперовому вигляді, повинні бути оцифровані та об'єднані з іншою інформацією, наприклад, пов'язаними з ними електронними листами.
Тематичне дослідження, яке проводилося спільно з системою документообігу PaperOffice, мало на меті мінімізувати споживання паперу з метою економії витрат і місця для зберігання.
Крім того, було дуже важливо знайти рішення для архівування всіх документів виробничого процесу воєдино, щоб можна було зробити негайну інформацію про документи / замовлення, пов'язаних з проектом.
Так само, як і проведення автоматизованого архівування документів та вхідних електронних листів, які повинні архівувати документи у відповідних папках відповідно до певних визначених критеріїв та запускати додаткові робочі процеси, такі як присвоєння відповідному діловоду.
Ще однією метою була можливість швидкого пошуку документів у колег по мережі.
«У нас було уникнути витрат на зберігання, зберігши документи в папках. Крім того, пошук документів займав багато часу»,
згадує пан Стефан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme.
" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".
Чому K60 Gitterrostsysteme обрав PaperOffice DMS
Пан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme, вперше розглянув різні пропозиції програмного забезпечення щодо документообігу і в кінцевому підсумку вирішив спочатку протестувати PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS пропонує саме ті умови, які шукав пан Райхель. До них відносяться:
1. Рішення для внутрішньої центральної бази даних, на якій базується система документообігу. Дані не повинні зберігатися на однокористувацькому комп'ютері.Рішення: Був налаштований виділений сервер MAX з максимальною продуктивністю для систем решітки K60, на якому була побудована база даних. Це дозволило отримати центральний і легкий доступ до всієї цієї відповідної документації та можливість для кількох сторін співпрацювати над одним документом.
Центральне сховище, доступне для всього адміністративного персоналу.
Пану Стефану Райхелю на початку було зрозуміло, що немає можливості обійти оцифрування його компанії:
«Довгий час я усвідомлював, що немає можливості обійти діджиталізацію, але ми довго опиралися їй. Зміни в процесах компанії зазвичай відсуваються все далі і далі вдалину, як похід до стоматолога. Після того, як була здійснена інтеграція системи документообігу, я точно можу сказати, що я мав би це зробити набагато раніше».
2. Опрацювання та автоматизація адміністративних завдань. Програмне забезпечення повинно дати можливість розподілу завдань по мережі і для їх обробки здійснюватися відповідним діловодом.
Рішення: PaperOffice DMS має комплексну функцію робочого процесу, яка дозволяє надсилати нагадування, повідомлення та інформацію на будь-який підключений комп'ютер і з будь-якого підключеного комп'ютера до раніше визначеної групи співробітників .
Включено цифрову авторизацію користувача та підтвердження пароля.
При цьому всі зацікавлені співробітники інформуються про стан обробки. Зберігання версій дає можливість простежити, які етапи обробки проводилися, коли і ким.
«Вже при першому прийомі в PaperOffice ви помічаєте 20-річний досвід PaperOffice в сфері документообігу».
3. Можливість отримання та економія часу. Більш простий спосіб прагнув оцифрувати аналогові документи і зробити їх легкими для пошуку, коли це необхідно.
Рішення: Це основний сегмент PaperOffice DMS, оцифрування аналогових документів. Все, що вам потрібно, це сканер з інтерфейсом до комп'ютера і PaperOffice DMS. Документи не просто скануються. При необхідності вони перетворюються в редагований текст вбудованим програмним забезпеченням OCR і автоматично зберігаються правильно.
4. Об'єднання документів / замовлень, пов'язаних з проектом. Програма повинна мати можливість зберігати документи, пов'язані з процесом, разом або вмикати посилання один на одного.
Всіма документами для здійснення господарської операції, такими як процес покупки або установка з відповідною накладною, рахунком-фактурою, ескізами, планами і будь-якими скаргами на дефекти, слід керувати централізовано.
Рішення: PaperOffice має цифрові папки, де всі документи виробничого процесу можуть зберігатися в цифровій папці. Структура папок, що складається з основної папки і вкладених папок, забезпечує оптимальний огляд.
Таким способом в папці або вкладеній папці зберігаються накладні, рахунки-фактури і все, що належить бізнес-процесу. Авторизація доступу може бути призначена для кожної папки, як для груп співробітників, так і для окремих співробітників.
Крім того, гіперпосилання на папку можна створювати і відправляти співробітникам.
Таким чином, уповноважені працівники та партнери по співпраці можуть отримати доступ до нього з будь-якого місця в будь-який час. Завдяки контролю версій оригінатор і час кожної окремої зміни документа можна простежити прозоро: запити швидко з'ясовуються і уникають зайвих помилок.
«Тема діджиталізації стає все більш помітною в решітчастій галузі. Це стосується, наприклад, наших списків частин або наших планів, креслень і конфігураторів. Після впровадження PaperOffice DMS ручні зусилля можуть бути зменшені. Зараз ми є першопрохідцями як виробник цифрових решіток».
PaperOffice також має віртуальне представлення документів в інших папках. Таким чином, документ(и) можуть відображатися практично в різних папках без дублювання вихідного документа. Ця функція дуже корисна, якщо, наприклад, документ повинен з'являтися в різних проектах, але дублювати документ не хочеться.
Можливість доступу до інформації з різних точок зору забезпечує більш високий рівень наочності для всіх учасників проекту і підвищує здатність співробітників надавати інформацію.
PaperOffice DMS відповідала всім необхідним критеріям.
Переваги через оцифрування за допомогою PaperOffice
Завдяки оцифруванню PaperOffice, k60 Gridating Systems вже змогла:
- Економія часу і ресурсів
- Легкий доступ до документів
- Наявність документів для кожного уповноваженого працівника
- Забезпечити чітку подачу
Тим легша і швидша доступність даних і документів змінює процеси компанії принципово і постійно. Адміністративні знання тепер організовані прозоро і доступні в потрібний час.
У цьому сенсі основа для оцифрування всіх процесів на основі документів закладена за допомогою PaperOffice DMS.
Крім загального процесу архівування:
- Архівація, захищена до редакції
- Оптимізація організаційних процесів
- Краща організація документації
- Швидший пошук у документах
- Спрощена комунікація та вирішення завдань
Гарантовано.
Кінцевий результат
PaperOffice DMS сьогодні відображає весь робочий процес в цифровому вигляді.
Поки що всі документи про доставку і накладну фіксуються потужними сканерами, PaperOffice автоматично розпізнає контактні дані і відповідно зберігає документи в електронному архіві.
Потім співробітники можуть отримати доступ до документів через простий користувальницький інтерфейс і ввести різні пошукові терміни - також доступний повнотекстовий пошук.
Завдяки послідовному використанню ДМС виробник решіток зміг значно скоротити час обробки, необхідний для виставлення рахунку-фактури, і при цьому кількість непогашеної дебіторської заборгованості значно скоротилося.
