Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.
Сектор
Промисловість і торгівля
Область
Лангенберг, Північний Рейн-Вестфалія, Німеччина
Відділів
Продажу
Обліку
Сектор
Промисловість і торгівля
Область
Лангенберг, Північний Рейн-Вестфалія, Німеччина
Відділів
Продажу
Обліку
Пан Стефан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Професійна порада
Сектор
Промисловість і торгівля
Область
Лангенберг, Північний Рейн-Вестфалія, Німеччина
Відділів
Продажу
Обліку
Як виробник решіток, гратчасті системи К60 мають багато важливих документів для управління:
Накладні, рахунки-фактури, контракти, ескізи або плани і багато іншого.
Багато запитів надходять електронною поштою і роздруковуються, що становить величезну кількість паперу за рік. Замовлення завжди роздруковуються з даними постачальника, а потім зберігаються на полиці разом з рахунком-фактурою після доставки.
Цей повний процес означає надзвичайну кількість паперу і звичайно ж брак місця.
Для того щоб зробити пошук простішим і ефективнішим і мінімізувати потік паперу, K60 Gitterrostsysteme планував оцифрувати документацію і включити контент у внутрішню архівну базу даних - компанія шукала відповідну систему документообігу.
Ручна обробка з часом стала занадто трудомісткою, через що була витребувана автоматизована архівація і витяг інформації.
Найбільшим викликом для компанії було зробити інформацію легкодоступною і, перш за все, придатною для використання для більшої кількості співробітників і груп співробітників і груп людей (співробітників, ділових партнерів, клієнтів, громадян).
Метою компанії було оцифрувати існуючі паперові документи, залучити в оптимізацію процесів і контроль робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизувати значну частину процесів у фоновому режимі і таким чином оптимізувати процес.
У минулому інформація зберігалася тільки в паперовому вигляді, але сьогодні в багатьох організаціях існує безліч інформаційних джерел і документів: електронні листи, бланки, ескізи - це така ж частина цього, як і електронні накладні і паперові квитанції, листи, видаткові накладні, договори і т.д.
Весь потік інформації став більш непослідовним. Тому найголовніше завдання - об'єднати аналогові і цифрові агрегати воєдино. Документи, які існують у паперовому вигляді, повинні бути оцифровані та об'єднані з іншою інформацією, наприклад, пов'язаними з ними електронними листами.
Тематичне дослідження, яке проводилося спільно з системою документообігу PaperOffice, мало на меті мінімізувати споживання паперу з метою економії витрат і місця для зберігання.
Крім того, було дуже важливо знайти рішення для архівування всіх документів виробничого процесу воєдино, щоб можна було зробити негайну інформацію про документи / замовлення, пов'язаних з проектом.
Так само, як і проведення автоматизованого архівування документів та вхідних електронних листів, які повинні архівувати документи у відповідних папках відповідно до певних визначених критеріїв та запускати додаткові робочі процеси, такі як присвоєння відповідному діловоду.
Ще однією метою була можливість швидкого пошуку документів у колег по мережі.
згадує пан Стефан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme.
Пан Райхель, керуючий директор K60 Gitterrostsysteme, вперше розглянув різні пропозиції програмного забезпечення щодо документообігу і в кінцевому підсумку вирішив спочатку протестувати PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS пропонує саме ті умови, які шукав пан Райхель. До них відносяться:
1. Рішення для внутрішньої центральної бази даних, на якій базується система документообігу. Дані не повинні зберігатися на однокористувацькому комп'ютері.Центральне сховище, доступне для всього адміністративного персоналу.
Пану Стефану Райхелю на початку було зрозуміло, що немає можливості обійти оцифрування його компанії:
2. Опрацювання та автоматизація адміністративних завдань. Програмне забезпечення повинно дати можливість розподілу завдань по мережі і для їх обробки здійснюватися відповідним діловодом.
Включено цифрову авторизацію користувача та підтвердження пароля.
При цьому всі зацікавлені співробітники інформуються про стан обробки. Зберігання версій дає можливість простежити, які етапи обробки проводилися, коли і ким.
3. Можливість отримання та економія часу. Більш простий спосіб прагнув оцифрувати аналогові документи і зробити їх легкими для пошуку, коли це необхідно.
4. Об'єднання документів / замовлень, пов'язаних з проектом. Програма повинна мати можливість зберігати документи, пов'язані з процесом, разом або вмикати посилання один на одного.
Всіма документами для здійснення господарської операції, такими як процес покупки або установка з відповідною накладною, рахунком-фактурою, ескізами, планами і будь-якими скаргами на дефекти, слід керувати централізовано.
Таким способом в папці або вкладеній папці зберігаються накладні, рахунки-фактури і все, що належить бізнес-процесу. Авторизація доступу може бути призначена для кожної папки, як для груп співробітників, так і для окремих співробітників.
Крім того, гіперпосилання на папку можна створювати і відправляти співробітникам.
Таким чином, уповноважені працівники та партнери по співпраці можуть отримати доступ до нього з будь-якого місця в будь-який час. Завдяки контролю версій оригінатор і час кожної окремої зміни документа можна простежити прозоро: запити швидко з'ясовуються і уникають зайвих помилок.
PaperOffice також має віртуальне представлення документів в інших папках. Таким чином, документ(и) можуть відображатися практично в різних папках без дублювання вихідного документа. Ця функція дуже корисна, якщо, наприклад, документ повинен з'являтися в різних проектах, але дублювати документ не хочеться.
Можливість доступу до інформації з різних точок зору забезпечує більш високий рівень наочності для всіх учасників проекту і підвищує здатність співробітників надавати інформацію.
PaperOffice DMS відповідала всім необхідним критеріям.
Завдяки оцифруванню PaperOffice, k60 Gridating Systems вже змогла:
Тим легша і швидша доступність даних і документів змінює процеси компанії принципово і постійно. Адміністративні знання тепер організовані прозоро і доступні в потрібний час.
У цьому сенсі основа для оцифрування всіх процесів на основі документів закладена за допомогою PaperOffice DMS.
Крім загального процесу архівування:
Гарантовано.
PaperOffice DMS сьогодні відображає весь робочий процес в цифровому вигляді.
Поки що всі документи про доставку і накладну фіксуються потужними сканерами, PaperOffice автоматично розпізнає контактні дані і відповідно зберігає документи в електронному архіві.
Потім співробітники можуть отримати доступ до документів через простий користувальницький інтерфейс і ввести різні пошукові терміни - також доступний повнотекстовий пошук.
Завдяки послідовному використанню ДМС виробник решіток зміг значно скоротити час обробки, необхідний для виставлення рахунку-фактури, і при цьому кількість непогашеної дебіторської заборгованості значно скоротилося.
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Виробник решіток
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":
Які поради ви б дали майбутнім користувачам PaperOffice?
Ніколи не рано і не пізно займатися темою діджиталізації.
Найголовніше - це отримати уявлення про програмне забезпечення, а також про саму компанію. Було важливо, щоб ми не відчували себе змушеними купувати програмне забезпечення або підписуватися на будь-які послуги та пакети підтримки.
Ще до того, як ми придбали PaperOffice DMS, ми спілкувалися з усіма відділами компанії і ніколи не відчували себе погано. Навпаки: PaperOffice має приємний, ввічливий і компетентний колектив.
Для нас як для державної інституції процес стає все більш складним і передбачає багато бюрократії. Тому довіра до системи і програмного забезпечення була дуже важливою. Звичайно, також було дуже важливо, щоб програмне забезпечення було легким для розуміння.
Кому б ви рекомендували PaperOffice?
Ми будемо рекомендувати PaperOffice всім іншим компаніям, які хотіли б оцифрувати і автоматизувати.
Що вам особливо подобається в PaperOffice?
Ми дуже задоволені всім.
PaperOffice - це легка, але потужна система управління документами.
Функції, які спочатку здаються безглуздими, наприклад, автоматичне зчитування вмісту документа, виявляються найважливішими функціями, які ви не хочете пропустити більше протягом більш тривалого періоду часу.
«Проста інтеграція та експлуатація PaperOffice DMS забезпечили загальне рішення, необхідне цій галузі: мінімізувати споживання паперу, прискорити процеси пошуку, автоматизувати призначення клеркам та забезпечити зберігання даних, пов'язаних з процесами».
Карлос А. Гарсія Менеджер з маркетингу та комунікацій
