Діджиталізація для страхових компаній та агентств
PaperOffice DMS для страхування забезпечує плавний потік інформації завдяки діджиталізації та автоматизації бізнес-процесів.
Діджиталізація в страхових компаніях і агентствах
Напевно, жодна інша галузь не пов'язана настільки правовими положеннями і вимогами, як у страхових компаній і агентств.
При цьому компанії в цій сфері повинні вміти пропонувати своїм клієнтам безліч різних пропозицій, щоб бути конкурентоспроможними.
В ідеальному випадку ці пропозиції точно з урахуванням відповідних обставин замовника. Окремим співробітникам страхового агентства або інвестиційної консалтингової компанії можна тільки зберегти контроль і випадково не перетнути кордон в джунглях тарифів і вкладень або дати неадекватні поради за допомогою добре продуманого програмного забезпечення.
Тільки в сфері страхування майна і від нещасних випадків існує 10 різних сегментів, кожен зі своїми тарифами.
В кінцевому підсумку існують сотні індивідуальних тарифів, адаптованих до індивідуальних очікувань приватних і комерційних клієнтів. Не слід забувати, що страхові компанії та агентства тісно пов'язані між собою.
Страхові компанії юридично зобов'язані вкладати внески своїх клієнтів безпечно і вигідно одночасно. Це означає, що страхові компанії побічно стають дуже важливими інвесторами в економіку.
Чому програмне забезпечення для управління документами є ідеальним рішенням?
Часто буває так, що страхові або інвестиційні консультанти консультуються з різними джерелами, щоб знайти відповідні тарифи та інвестиційні пропозиції для відповідного клієнта. Оскільки це може бути досить виснажливою справою, в якості основи іноді використовуються загальні критерії, які спрощують пошук, але навряд чи зображують ідеальну пропозицію.
PaperOffice DMS дозволяє створювати бібліотеку із зовнішніх і внутрішніх джерел з найрізноманітнішими специфікаціями. Створені для цього бази даних можуть заповнюватися автоматично і оцінюватися автоматично.
Це стало можливим завдяки штучному інтелекту в управлінні даними PaperOffice, який шукає попередньо визначені ключові слова у вхідних документах і присвоює їх. Таким чином, в кінцевому підсумку можливий блискавичний низхідний або висхідний пошук, щоб знайти ідеальний тариф або ідеальну форму інвестування.
Його можна коригувати набагато точніше, ніж законодавчі вимоги до оцінки ризиків.
PaperOffice DMS може використовувати для цієї мети загальнодоступні бази даних, а також внутрішні документи, звичайно, з урахуванням вимог щодо захисту даних.
Так само легко керувати клієнтською базою в PaperOffice, при цьому кількість керованих клієнтів необмежена. Звичайно, всі дані можна отримати і відредагувати з ПК з операційною системою Windows, а також зі смартфона або планшета. Дуже корисний для польових працівників.
Як вийти безпаперовим?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.
Звичайно, ви завжди працюєте з системою документообігу з дотриманням законодавства і повністю перевіряєте аудит.
Квитанції, виписки та подібні документи більше не обов'язково відправляти поштою. Внутрішня пошта також може бути відправлена в цифровому вигляді таким чином. Це економить папір, витрати на додаткове зберігання даних і поїздки в архіви. Документи можуть бути забезпечені ключовими словами (редактор, тема, статус, дата і т.д.), а потім їх легше знайти.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесу без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового схвалення, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни стану документа.
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога з управлінням контрактами, рахунками-фактурами, благаннями та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси перетворюються в індустрію переробки та утилізації відходів оцифровуються, що робить їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Приріст часу на важливі речі, економія коштів за рахунок усунення паперових архівів, поліпшення вашого сервісу за рахунок можливості швидкого надання інформації і захищеного від аудиту і цифрового архівування обсягу вашого документа - це гарантує PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS - це правильне програмне забезпечення, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно страховим компаніям та агентствам, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Безпека даних є надзвичайно важливою темою, особливо в страховому та агентському секторах. Ось чому PaperOffice DMS працює з 1024-бітним кодом шифрування, але не тільки це.
Всі дані перетворюються в власний формат, незалежний від операційної системи. В результаті хакерам і здирникам спочатку доводиться зламати брандмауер операційної системи, потім шифрування і, нарешті, іноземний формат, чого до сих пір не було. PaperOffice DMS має дуже ефективну систему керування паролями, так що в кінцевому підсумку людина, яку слід вважати найбільшим слабким місцем кожного комп'ютера, не може завдати шкоди.
Всі цифрові дані шифруються в PaperOffice DMS з 1024 бітами і формат конвертується. Це призводить до таких великих перешкод для хакерів і шпигунів, що всі вони досі зазнали невдачі з PaperOffice DMS. У той же час ієрархічна система управління паролями заважає кожному мати доступ до всього.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Цифрова обробка рахунків-фактур також вигідна для багатьох страхових компаній та агентств. Вхідні рахунки-фактури можуть бути автоматизовані завдяки PaperOffice DMS і пересилаються відповідальному співробітнику. Процес управління та випуску за допомогою цифрового випуску також може бути оброблений швидко та ефективно через систему.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати до вашого податкового консультанта або навпаки.
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює зв'язок.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. PaperOffice DMS може стати організаційним центром в кожній компанії і це практично зі швидкістю світла.
Компанії зі страхової галузі отримують вигоду від цифрового документообігу
38% всіх опитаних компаній просто не мають часу на оцифрування своїх процесів. Рекомендуємо процедуру, яка починається з базового процесу, сканування аналогових документів одночасно з їх обробкою. Таким чином, групі людей, які працюють з ксероксом щодня, також можна було б доручити, наскільки це можливо, сканувати архів по крупицях.
Завдяки автоматичному розпізнаванню документів з узгодженими характеристиками PaperOffice DMS завжди може призначити всім відсканованим документам правильне місце зберігання в цифровій пам'яті. Має сенс почати сканування архіву з найсвіжіших записів, щоб ще більше зменшити розмір аналогового архіву в міру закінчення термінів зберігання. Крім того, у нас є багато посібників про те, як домогтися безпаперового офісу завдяки сканеру.
PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему за допомогою сканера та оцифровувати їх, за допомогою чого тексти перетворюються на шрифти за допомогою OCR, які можна змінювати в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
Наявні механізми оцінки, контрольовані штучним інтелектом, інтегрованим в PaperOffice DMS, дозволяють проводити оцінки і статистичні обстеження матеріальних потоків, що відбуваються в компанії.
PaperOffice DMS, з його численними інструментами адміністрування, є ідеальним програмним забезпеченням для страхових агентств та інвестиційних консультантів, яке забезпечує як безпечний, так і блискавичний доступ до всіх даних, необхідних для найкращої консультації клієнтів. У той же час PaperOffice DMS може використовуватися для управління всіма питаннями, які в іншому випадку виникають в господарських операціях.
Щоб існувала не тільки різноманітність в управлінні документами і захисті даних, PaperOffice DMS рекомендує використовувати внутрішнє мережеве сховище (NAS) з функцією резервного копіювання, що знижує ймовірність повної втрати до мінімуму і в той же час являє собою внутрішню хмару, яка, на відміну від хмар зовнішніх провайдерів, дійсно захищає від небажаного доступу з боку державних або неурядових органів.
