İpucu
NAS nedir?
Tayvanlı Synology şirketi, "Synology NAS" adı altında ağa bağlı çeşitli depolama cihazları (NAS cihazları) satmaktadır. Bu cihazlar hem şirketlerin hem de özel kullanıcıların verilerini verimli bir şekilde korumalarına ve bireysel olarak organize etmelerine ve kullanmalarına olanak tanır.
NAS, depolama alanını ağ üzerinden kullanılabilir hale getiren kendi işletim sistemine sahip bir dosya sunucusudur.
Synology NAS, kurumsal verileri hızlı ve kolay bir şekilde depolamak için tüm işletmelerin, özellikle de KOBİ'lerin ideal koşullarını sağlar.
Aşağıdaki makalede, şirketiniz için Synology NAS'ınızdan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi ve belge yönetiminin Docker olmadan nasıl kolayca ve çalışabileceğini göstereceğiz.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Neden bulut yerine NAS kullanıyorsunuz?
Şirkette belge depolama konusunu ele alan hemen hemen herkes kesinlikle bu soruyu sormuştur.
İnternette bir bulutta çeşitli depolama alanı sağlayıcıları vardır. Bunu kullanmanın avantajları vardır, aynı zamanda dezavantajları da vardır. En büyük dezavantaj şüphesiz verilerin üçüncü taraflara teslim edilmesidir. Saklanan belgelerin kesinlikle güvenli olduğu sözü verilse bile, dünyadaki hiçbir şirket bunu% 100 garanti edemez.
Bulut sağlayıcısının nerede bulunduğuna bağlı olarak yalnızca bilgisayar korsanı saldırıları veri güvenliğini tehlikeye atmakla kalmaz, ilgili ulusal yasalar ilgili makamların ve şirketlerin içeriğe tamamen yasal olarak erişmesini sağlayabilir. Ne yazık ki, Amerika Birleşik Devletleri kötü bir örnektir. Nisan 2017 gibi erken bir tarihte, tanınmış bilgisayar dergisi "c't", ABD bulutlarına karşı uyardı, çünkü uzmanlar veri korumalarını çok düşük olarak değerlendirdi. Ancak veri sızıntıları, AB'de veya Almanya'da, ilgili bulutun operatörünün özensizliği veya Avrupa gizli servislerinin gizli güçleri nedeniyle herhangi bir zamanda da mümkündür.
Birçok şirket, özellikle KOBİ'ler, bunu veri güvenliğinin önünde bir engel olarak görüyor ve bu nedenle Synology NAS gibi kendi sunucularını kullanmayı savunuyor.
Tayvanlı Synology şirketi, ağa bağlı depolama üretiminde dünya lideridir. Üçüncü taraf bir sağlayıcının güvensiz bulutu yerine, depolama kapasitesi gereksinimlere uyarlanabilen dahili bir ağ vardır.
Bu nedenle şirketler için mantıklı çözüm, bağlı tüm terminaller için ortak bir sunucuya sahip bir intranet kurmaktır. NAS, donanımın kalbini, merkezi veri depolamasını oluşturur.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Dijital belge yönetimi nedir?
Zamanla, birçok önemli belge bir evde birikir - ve hatta bir şirkette daha da fazla. Bu belgelerin verimli yönetimi, ekonomik başarı ve sigorta poliçelerine, sözleşmelere, belgelere vb. Basit bir genel bakış için gereklidir.
Belgeler kağıt halinde klasörlerde saklanabilir. Bununla birlikte, daha sonra çok fazla yer kaplarlar ve her şeyden önce arama yapmak zordur.
Dijital belge yönetiminin avantajlarını gösterdiği yer burasıdır: arşivleme çok az alan gerektirir, veriler farklı bir konumda da yedeklenebilir ve büyük bir avantaj: belgelerde arama yapan ve bulmak istediğiniz tüm belgeleri hızlı bir şekilde bulan tam metin araması vardır.
Maliyetlerin tam kontrolü ve rasyonelleştirilmesi olan NAS kullanmanın en önemli avantajlarından birini açıklığa kavuşturduktan sonra, Synology NAS üzerindeki belge yönetiminin nasıl yapılması gerektiğini ve Synology DMS'nin nasıl çalıştığını anlamanın zamanı geldi.
Belge yönetim sistemi olarak da bilinen dijital belge yönetimi, bir kuruluş içindeki belge ve bilgi akışını depolamak, yönetmek ve kontrol etmek için kullanılır. Ek olarak, bir DMS'nin en önemli işlevi, Synology NAS'ınız ve verileriniz arasında bir bağlantı görevi görmektir.
Veritabanları, ağa bağlı bilgisayarlar ile NAS arasındaki iletişim için kullanılır.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
PaperOffice DMS'ninki gibi bir veri yönetim sisteminin merkezi odağı, yapısı mümkün olan en yüksek güvenliğe izin veren, aynı zamanda belgelere yıldırım hızında erişim sağlayan mantıksal olarak yapılandırılmış veritabanlarıdır.
PaperOffice DMS güvenli yolu izler, çünkü tüm veriler Synology NAS'ınızda bulunan veritabanında yüksek oranda şifrelenmiş biçimde saklanır. Synology DMS olarak adlandırılan NAS'ınızda belge yönetimi bu şekilde oluşturulur.
Bu, verileriniz üzerinde her zaman erişime ve denetime sahip olduğunuz anlamına gelir.
Bu şekilde, bir şirketin tüm belgeleri her zaman kullanılabilir ve yalnızca söz konusu meslektaşının bilgisayarı çalıştığında ve veri erişimine izin verdiğinde değil. Tabii ki, NAS'ta hiyerarşik seviyeler de mümkündür, yani farklı, parola korumalı erişim seviyeleri ayarlamak.
Veritabanı kurulumu ve kurulumu ne kadar karmaşıktır?
Synology NAS'ınızdaki veritabanı kurulumu ve kurulumu hiç de karmaşık değildir ve bir BT uzmanı gerektirmez.
Özellikle Docker konteynerlerinin çalışmasının kararsız ve güvenilmez bir entegrasyon çözümü olduğu bilindiğinden, PaperOffice, MariaDB'nin doğrudan, yerel kullanımı yoluyla veri depolama için kanıtlanmış ve güvenilir bir çözüm sunmaya karar vermiştir.
Docker kurulumunun aksine, PaperOffice YouTube Videoları'nın yardımıyla kurulum, meslekten olmayan kişiler için bile birkaç dakika içinde yapılır.
Docker kapsayıcılarını kullanmamanın avantajları nelerdir?
Docker olmadan daha iyi bir PaperOffice kararı, pahalı Plus serisini değil, herhangi bir Synology NAS'ı kullanabilmeniz için büyük avantajlara sahiptir.
Bu cüzdanınız üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir ve bütçeniz için kolaydır.
Veriler Synology NAS'a nasıl ulaşır?
Belgeleri tarama
İşlem basittir: veriler henüz dijital formda mevcut değilse, önce kağıt belgeler taranmalı veya fotoğraflanmalıdır.
Tarayıcınız veya başka bir sayısallaştırma aygıtıyla, belge yalnızca bir görüntüye dönüştürülmez, aynı zamanda içeriği elektronik olarak da "okunabilir". PaperOffice DMS'ye entegre tarayıcı işlevi tarayıcınıza bağlanır ve böylece dijital ortamı belge yönetim yazılımına aktarır.
Tarayıcınızı en iyi nasıl entegre edeceğiniz, belgeleri dijitalleştirmek için, başka bir makalede zaten açıkladık.
Dijital belge depolama
E-postalar veya dijital dosyalar gibi dijital formdaki veriler kolayca sürüklenebilir ve PaperOffice arayüzüne bırakılabilir. Birkaç belgeyi el ile çaba sarf etmeden arşivlemek istiyorsanız, PaperOffice'e entegre klasör izleme bunun için uygundur. Bu, arka planda sorunsuz arşivleme sağlar.
Mevcut Veriler
PaperOffice'in belge yönetim sistemi, kullanıcıların daha önce dizüstü bilgisayarların veya masaüstü bilgisayarların sabit sürücülerinde bulunan dijital verileri, paylaşılan bir veri depolama cihazı olan Synology NAS'a taşımalarını da kolaylaştırır.
Mevcut tüm veriler tek bir tıklama ile doküman yönetim sistemine aktarılabilir.
Verilerinizi, standart sürümde PaperOffice DMS'ye zaten entegre edilmiş olan belge yönetim sistemine almanın başka birçok yolu da vardır.
Katma değer ve faydalar
Synology NAS'ınızda belge yönetiminin en göze çarpan avantajlarından bazıları şunlardır:
- Bireysel iş istasyonları ve ekipler için maksimum fayda ile minimum yatırım
- Verilerinizin kontrolünü elinizde tutun
- Bir bulutun tüm avantajları, ancak takip maliyetleri ve belirsizlik olmadan
- Verilerinizin kolay veri yedekleme yedekleme işlevi
- Dokümantasyon ararken zamandan tasarruf edin ve bunları yönetme ve depolama maliyetleri
- İşbirliği araçlarıyla üretkenliği artırın
- Daha yüksek iç ve dış müşteri memnuniyetinin olumlu "yan etkisini" unutmamak gerekir.
Pahalı sunucular veya bulut hizmetleri için muazzam satın alma maliyetlerinden tasarruf edin - Synology NAS'ı ağınıza entegre edin ve PaperOffice'i NAS'a bağlayın: Bitti!
PaperOffice mimarisi sayesinde, Synology NAS ile kombinasyon, dijital ofiste eksiksiz belge yönetimi için mükemmel bir çözümdür.
Synology, 7/24 çalışma için tasarlanmış kullanışlı bir çözümdür. Synology, hareket halindeyken tüm ağ kullanıcılarına ve OwnCloud teknolojisine tüm belgeleri ve ilgili bilgileri sunmak için PaperOffice'inizi destekler.
Kolay veritabanı kurulumu ve Docker konteynerlerinin olmaması sayesinde Synology, PaperOffice ile sorunsuz çalışan çok çeşitli NAS modelleri sunar. Yani dijitalleşmeden sadece büyük şirketler faydalanamaz.
Synology yalnızca güçlü CPU'larla donatılmış NAS modelleri sunmakla kalmaz, aynı zamanda birden fazla RAID grubu oluşturma ve önbelleğe alma ve katmanlama olanağı sunar. Büyük depolama kapasitesi, çığır açan performans ve bütçe bilinçli harcama sağlayan bir hibrit depolama çözümü oluşturmanıza olanak tanıyan teknolojiler uygulayın.
NAS'ınızı ve belge yönetim sisteminizi satın almak için yalnızca bir kez yatırım yaparsınız, verileriniz üzerinde tam kontrole sahip olursunuz ve takip maliyetleriniz yoktur.
Synology Hyper Backup paketi sayesinde, veritabanınızın yedeklerini otomatik olarak oluşturabilirsiniz. YouTube'daki PaperOffice atölyeleri sayesinde ayar birkaç dakika içinde tamamlanır.
Belgelerin ve iş süreçlerinin kontrollü bir ortamda entegrasyonuna ve açıkça tanımlanmış ve izlenen faaliyetlere olanak tanıyan iş akışlarının oluşturulması ile idari görevlerin çevikliği ve otomasyonu
Başlamak düşündüğünüzden daha kolaydır.
Hala başaramamaktan endişe duyuyor musunuz? Synology ve PaperOffice DMS'nin çeşitli endüstrilere entegrasyonu hakkında müşterilerimizden gelen örnek olay incelemelerini okuyun ve basitliği kendiniz görün.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "":
Kağıtsız ofis kimler için uygundur?
Sorunun hızlı ve kolay cevabı: her şirket için. Tüm iş sektörleri ve büyüklükleri, KOBİ'lerden ve start-up'lardan büyük şirketlere kadar kağıtsız bir ofisten yararlanmaktadır. Bununla birlikte, dönüşüm özellikle küçük ve orta ölçekli şirketler için değerlidir: İşleme çabası ve maliyetlerdeki azalma, daha fazla büyüme artırıcısı için gereken bütçeyi serbest bırakır.
Kağıtsız ofisim için bulut tabanlı bir DMS sağlayıcısı kullanabilir miyim?
Hayır. GDPR'nin en geç 2018'de yürürlüğe girmesinden bu yana herkesin ağzında olan bir diğer faktör de veri korumasıdır. Synology NAS'ınızı kullanmanızı öneririz.
Sonuç
-
Faydalar, çabayı ve maliyetleri haklı çıkarır
Dijital olarak çalışmak ve eski belgeleri yeni çağa getirmek, gelecekte inanılmaz miktarda zaman, para ve sinir tasarrufu sağlamak için en iyi anahtar yatırım olacaktır.
-
Bilen birine ihtiyacın var
Dijitalleşmenin tüm avantajlarından yararlanmak için kendi BT uzmanınıza ihtiyacınız yoktur.
İhtiyacınız olan şey, tecrübesi sayesinde tam olarak ihtiyacınız olanı uygulayabilecek doğru ortağınızdır. Korkutmaktan kaçının ve gerçekten test etmeden süslü PowerPoint sunumları yerine test konumlarını seçin. -
Donanım genellikle zaten kullanılabilir
Deneyimler, hemen hemen her operasyonun, şirketin ve şirketin potansiyelini kullanmayan büyük bir fotokopi makinesine sahip olduğunu göstermiştir. Bu cihazlar toplu taramaları sever, ataşlara toleranslıdır ve tarayıcı yatırımı olmadan dijital bir başlangıcın temeli olabilir.
-
Doğru DMS ile beklenenden daha ucuz
Acımasızca üreticilerin insafına kaldığınız DMS/ECM sistemleri ile maliyet tuzaklarından kaçının. Belgeleri öğretmek ve ayarları kendiniz yapmak gibi kendi yönetim seçenekleriniz söz konusu olduğunda herhangi bir taviz vermeyin. Yardıma ihtiyacınız olursa, üretici size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır, ancak bağımsız kalın.
-
Dijital otomasyon gelecek
Prosedürler gelecekte tamamen aynı olacak, ancak tamamen otomatik olacaktır.
Fatura mı geliyor? İş akışı tetiklenir ve her şey tanımlanmış yoluna gider.
1000 klasörün tümünü mi aratıyorsunuz? Sorun değil, çünkü kendi Google'ınız var!