Dental teknoloji / Dental laboratuvar ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Başlangıç pozisyonu

ViaCreative diş laboratuvarı, Bay Lars-R'nin ikinci neslidir. Leipzig'de Ludewig tarafından işletilen şirket. Laboratuvarda diş protezi ürünleri ağırlıklı olarak diş hekimleri adına üretilmektedir.

Şirketin hizmet yelpazesi çok geniştir ve modern süreçlerin ve tekniklerin kullanımı ile karakterizedir. Örneğin, bir CAD-CAM üretimi, alerjisi olanların implantlar üzerindeki protezlerin veya üstyapıların üretimi.

PaperOffice DMS, Leipzig'deki ViaCreative'de esas olarak veri depolama, belge aramaları ve vergi dairesine iletilmek üzere belgelerin hazırlanması için kullanılır.

Digitization brings many advantages

Mevcut sorunlar ve görevler

Laboratuvarda, birkaç diş teknisyeni farklı görevlere sahip farklı donanımlı iş istasyonlarında çalışmaktadır. Buradaki ortak bir çekirdek segment, üstlenilen tüm işlerin yanı sıra kullanılan süreçlerin ve malzemelerin hassas bir şekilde kaydedilmesidir.

Çalışma neredeyse sadece diş hekimleri tarafından hastalar için yaptırıldığından, eksiksiz dokümantasyon, bazen hassas verilerin güvenli bir şekilde depolanması kadar önemlidir.

PaperOffice DMS'yi kullanma kararından önce, günlük çalışma sırasında üretilen veriler çoğunlukla devam eden işlemler sırasında ofiste asılı bir dosyada ve iş tamamlandığında ayrı bir arşiv odasında tutulan analog bir dosyaya manuel olarak kaydedilirdi. Vergi belgelerini oluşturmak ve göndermek için, veriler bir çalışan tarafından analog dosyalardan elektronik DATEV formuna aktarıldı.

Bu tür idari işler için gereken süre bir yandan çok yüksek, diğer yandan da hataya çok açıktır. Aynı zamanda, yasal olarak gerekli olan veri güvenliği yalnızca sınırlı bir ölçüde verilmektedir.

Şirketin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece süreci optimize etmekti.

ViaCreative neden PaperOffice DMS'yi seçti?

Bay Lars-R. Mevcut zorluklar nedeniyle Ludewig, güvenli ve uyarlanabilir veri depolamanın yanı sıra evdeki tüm işyerlerinin karmaşık olmayan yazılımlarla kolay entegrasyonunu sağlayacak bir belge yönetim sistemi arıyordu.

Aynı zamanda, yazılım iyi bir maliyet-fayda oranı ile karakterize edilmelidir. PaperOffice DMS'ye ek olarak, Bay Ludewig diğer sistem evlerinden dört yazılım ürününü daha test etti ve başlangıçta belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi.

PaperOffice'in nihayetinde Via Creative'de belge yönetimi olarak kullanılmasına aşağıdaki nedenlerden dolayı karar verildi:

1. Veri depolama ve kullanılabilirlik. İlgili tüm belgelere merkezi ve kolay erişim ve aynı belge üzerinde birden fazla tarafın işbirliği yapma imkanı.

Tüm çalışanlar tarafından erişilebilen dahili, merkezi bir depolama. Veriler üçüncü taraf bir bulutta veya tek kullanıcılı bir bilgisayarda depolanmamalıdır.

Uygun kullanıcı haklarına sahip tüm çalışanlar tarafından erişilebilen merkezi bir depolama.

Bay Lars-R. Ludewig, pratiğinde dijitalleşmenin bir yolu olmadığını erken fark etti.

"Klasörleri, faturaları, teslimat notlarını, sözleşme durumlarını ve diğer önemli belgeleri manuel olarak aramak ve bulmak zorunda kalmak, ki bu çok zaman alıcıdır, PaperOffice'te çok hassas Arama işlevi nihayet geçmişte kaldı..."

2. Para için değer. Yazılım iyi bir fiyat-performans oranına sahip olmalıdır.

Bu şekilde, ViaCreative aşırı sermaye taahhüdünden kaçınmayı başardı ve özellikle diş hekimliği teknolojisinde çok pahalı olan gerekli malzeme ve teknoloji alımları için hala buna uygun olarak büyük bir bütçeye sahip.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Kullanımı kolay. Yazılım mümkün olduğunca az eğitim gerektirmeli ve aynı zamanda geleceğe hazırlanmalıdır.

Bu şekilde dış danışmanlardan kaçınılabilir. Tabii ki, PaperOffice DMS, istenirse modüller için bireysel eğitim de sunmaktadır. Bununla birlikte, ViaCreative çalışanlarının deneyimlerine göre, PaperOffice büyük ölçüde kendi kendini açıklayıcıdır.

Sahada harici ve pahalı "danışmanlar" yoktur ve hiç kimse eğitim için herhangi bir yere seyahat etmek zorunda değildir. Herkes menü navigasyonunu öğrenmek için zaman dilimini gerektiği gibi tanımlayabilir ve gelecek açısından PaperOffice DMS, modüler yapısı sayesinde iyi bir konumdadır.

"PaperOffice, diğer şeylerin yanı sıra bizi sadece grafikleriyle etkilemekle kalmadı, çünkü bireysel konular için çok iyi video eğitimlerine sahip. Bu şekilde kendimizi bağımsız olarak ve gerektiğinde eğitebildik."

4. Alınabilirlik ve zaman tasarrufu. Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde tekrar kolayca bulmak için daha basit bir yol arandı.

Entegre AI fonksiyonu sayesinde, her belge öğretilebilir, istenen tüm içerik hedeflenen bir şekilde çıkarılabilir ve anahtar kelimelerle tam otomatik bir şekilde saklanabilir.

Normal ifadeler (REGEX) sayesinde, belge içeriği otomatik olarak okunabilir ve belge bilgisi olarak saklanabilir.

"Yıllık finansal tablolar ve stoklar için kronolojik sonuçları süper hızlı bir şekilde elde etmek, her bir kalem için en ucuz satın alma fiyatını belirlemek. Eskiden günler süren şey şimdi saatler içinde yapılabilir!"

PaperOffice DMS tarafından çözülen ana sorunların en iyi listesi

• Belirli belgeler için sürekli arama ve tarama
• Artık zımbalayıcılar ve kağıt yığınları yok
• Artık fiziksel arşiv yok
• İşçilik ve depolama maliyetlerinin azaltılması
• Artık her Ocak ayında yeni ciltleyicilere ve arşivlere taşınmaya gerek yok
• Yedekli üçlü veri yedekleme

Bay Lars-R. Ludewig şöyle açıklıyor:

"DMS'nin tüm konusuna dahil olan herkes, çok fazla zaman tasarrufu ile fazlasıyla ödüllendirilecek. Coşku, arkanıza yaslanmak ve her şeyi bilmek herkes için güvenli ve kolaydır.
En iyi programcılar istekleri zekice ve bazen rekor hızda uygular ve güncellemeler yoluyla uygular. Otomatik ve coşkuyla tavsiye ederim..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

PaperOffice DMS'yi diğerlerinden daha iyi yapan ana özelliklerin en iyi listesi

• Güncellemeler yoluyla bireysel müşteri gereksinimlerine hızlı adaptasyon
• Geliştiricilerle doğrudan iletişim
• Kendi yerinde sunucunuzda veri depolaması için hafif NAS bütünlüğü. Uygulamanın kapsamına karar vermek kullanıcıya bağlıdır
• Alakalı verilerin hızlı bir şekilde sunulmasını sağlamak için anahtar kelimeleri, belirli bölümleri, kelimeleri vb. Arayın

Bay Lars-R. Ludewig şunları vurgular:

"Birçok klasörde, ERP sistemi olmadan, karmaşık muhasebe için veya toplam tutar belirleme ile belirli bir süre için belirli bir ürün veya sipariş numaralarının fiyat tespiti ile stoklar için, bir daha asla PaperOffice olmadan yapmak istemezsiniz."

PaperOffice DMS nasıl entegre edildi?

Bay Ludewig, PaperOffice DMS ekibinin ViaCreative'in yönetimi için gerekliliklerdeki ayarlamaları uygulama konusundaki kararlılığı konusunda da hevesliydi.

O ve ekibi, PaperOffice DMS'nin grafik arayüzünden de aynı derecede memnundu. Bu, PaperOffice'in gelişiminin, eğlenceli görünmeden, resimlere ve renklere öncelik veren insanların normal algısını dikkate aldığını kanıtlıyor. Bu, belge yönetimi yazılımının belirli bölümleri için PaperOffice tarafından oluşturulan öğreticiler ve videolar için de aynı şekilde geçerlidir.

"Klasörleri, faturaları, teslimat notlarını, sözleşme durumlarını ve diğer önemli belgeleri manuel olarak aramak ve bulmak zorunda kalmak, ki bu çok zaman alıcıdır, PaperOffice'teki çok hassas Arama işlevi nihayet geçmişte kaldı..."

Değişim sırasında, ViaCreative'in analog arşivi yavaş yavaş taranıyor ve doğrudan PaperOffice DMS'ye entegre OCR yazılımı aracılığıyla okunuyor. PaperOffice çalışanları tarafından oluşturulan düzenli ifadelerin kullanımı sayesinde, gelen tüm analog belgeler kolayca ve müşteriye özel bir şekilde okunabilir.

Bay Lars-R. Girişin başında, Ludewig şunları önerir:

"Yavaş yaklaşım, önce deneme, son teslim tarihine zor geçiş yok, hangi klasör yapısının bize uygun olduğunu bulun. Temel yapının oluşturulması, ilk dosyalama, kategorilerin dosyalananlara ve işaretlenenlere göre detaylandırılması, hepsi de ekipte bir araya gelmek için barış içinde."

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Genel Deneyim Özeti

PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşılamıştır ve bugün pratikte tüm dijital belge akışını haritalandırmaktadır.

Şimdilik tüm fatura belgeleri yüksek performanslı tarayıcılar ile kayıt altına alınmakta, Paper-Office iletişim verilerini otomatik olarak tanımakta ve buna göre belgeleri elektronik arşivde saklamaktadır.

Çalışanlar daha sonra belgelere basit bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla erişebilir ve çeşitli arama terimleri girebilir - tam metin araması da mevcuttur.

DMS'nin tutarlı kullanımı sayesinde ViaCreative, faturalar için gereken işlem süresini önemli ölçüde azaltabildi ve aynı zamanda ödenmemiş hesapların sayısı da önemli ölçüde azaldı.

"Defter Tutma ve Muhasebe"den Denis K. şunları vurguluyor:

"Sıralama, detaylı aramalar, vergi danışmanı ile işbirliği için veri paketlerinin derlenmesi artık geçmiştekilerle karşılaştırılamaz, tonlarca kağıt ve klasör ile çok karmaşık manuel çalışma. Her şey her an tek bir yerde hızlı bir şekilde birleştiriliyor."