Digitala specialistlösningar inom finans
Automatisering av affärsprocesser och specialistlösningar för ekonomi är förutsättningarna för effektivitet och framgång. Behovet av det är inte längre en valfri lyx, utan ett måste för att förbli konkurrenskraftig på lång sikt.
Proffstips
Viktiga dokument i befintlig pappersform, såsom inlagor, kontoutdrag, kontrakt, externa brev, räkningar, rapporter ersätts av elektroniska dokument tack vare digitalisering och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.PaperOffice möjliggör inte bara dokumenthantering utan möjliggör också omedelbar åtkomst till digitala kund- och kreditfiler.
Digitalisering inom finans och bank
Med dagens flod av digitala data och pappersdata måste det säkerställas att viktiga dokument inte går förlorade och är tillgängliga vid rätt tidpunkt, eftersom finansinstitut och banker drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering - de får viktiga dokument med höga klassificeringsnivåer och omedelbara slutförandekrav.
Finansinstitut och banker drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering som uppfyller alla krav.
Viktiga dokument som inlagor, kontrakt, konton och externa brev kommer inte bara in per post. Många kundbrev kommer också via e-post. Därigenom måste en fullständig översikt över ansvarsområden, tidsfrister, kostnader och uppgifter upprätthållas och säkerhetsstandarder garanteras.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Eftersom alla processer inom ekonomi kräver ett perfekt informationsflöde och strukturerat utförande. De nödvändiga fördelarna kan bara uppnås tack vare digitaliseringen.
Eftersom ett digitalt dokumentarkiv möjliggör omedelbar tillgång till alla nödvändiga dokument och deltagande i godkännandeprocesser. Det spelar ingen roll om du är på kontoret, arbetar hemifrån eller på affärsresa.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Konvertera dokument till lösningar
I finansbranschen och bankerna används mycket papper varje dag och ett stort antal dokument produceras. Å ena sidan, eftersom processerna är ganska komplexa, leder detta till stora berg av papper, enorma mängder data, men också till en lång sökprocess. Dessutom måste dokumenten sparas, indexeras, klassificeras och vid behov delas med kollegor.
Dokumenthanteringssystemet PaperOffice ger organisation och dataskydd under en huva. Det innovativa systemet tillhandahåller strömlinjeformade sök- och hämtningsverktyg som minskar svarstiden och säkerställer att dokument aldrig går förlorade, vilket finansinstitut alltid är nöjda med.
Det är PaperOffice DMS, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera avtal, inlagor och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliserades dina tidigare processer i ditt företag, vilket gjorde dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Åtkomstkontroll och mer transparens
Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Kontoutdrag", lagrar motsvarande nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.
För finansinstitut och banker innebär detta att upprätthålla en mycket omfattande kund- eller kundfil, som också måste ha några speciella funktioner. Till exempel måste principerna i GDPR följas och naturligtvis är finansinstitut föremål för en ovillkorlig tystnadsplikt, som inte bara hänvisar till muntliga uttalanden utan också till säker lagring av dokument som skyddas mot obehöriga personer. Det finns också en skyldighet att följa lagliga och avtalade tidsfrister.
I vissa fall kan bristande efterlevnad av dessa tidsfrister få straffrättsliga konsekvenser, men oftast bara civilrättsliga konsekvenser. Att skydda sina kunders företagshemligheter är också av största vikt för finansinstituten.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna , t.ex. auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomstauktoriseringar. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen exakt som de skulle köras, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan inte bara tilldelas enskilda personer utan även användargrupper som "Redovisning" eller "IT-avdelning", så att en kollega kan kliva in direkt om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund eller vice versa.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Perfekta ekonomiska arbetsflöden
Finansinstitut samt tjänsteleverantörer och banker måste behandla dokument för alla affärstransaktioner. Den ständiga vidareutvecklingen av affärsmodeller skapar ständigt nya utmaningar. Vad de behöver är ett bra dokumenthanteringssystem.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som finansinstitut och banker behöver, till exempel:
- Lagring av handlingar i alla digitala format enligt principerna i GDPR/li>
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Integrera digitala arbetsflöden i affärsprocesser
Arbetsflödesfunktionen PaperOffice förenklar kommunikationen. Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. Med PaperOffice DMS kan du enkelt ta hänsyn till tillämpliga lagrings- och raderingsperioder. Digitala arbetsflöden integreras i affärsprocesserna, vilket säkerställer överensstämmelse med de väsentliga processte stegen och därmed efterlevnad.
PaperOffice stöder detta med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital publicering utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar. Vilket är ett absolut MÅSTE i finanssektorn.
På detta sätt kan relevanta metadata också lagras efter arkiveringsprocessen för dokument. Förutom dokumenttypen kan arkiveringsperioden och tillhörande kundinformation anges.
Leverantörer av finansiella tjänster drar nytta av digital dokumenthantering
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar.
Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program.
Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
PaperOffice DMS är inte bara omfattande i sina funktioner, utan också lätt att lära sig, styrd av videohandledning, men också av individuell rådgivning och utbildning om så önskas. Allt detta till ett riktigt bra förhållande mellan pris och prestanda.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering inom finans och bank":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder leverantörer av finansiella tjänster och banker och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.