Digitalisering för läkemedelsindustrin och bioteknik
PaperOffice DMS för läkemedels- och bioteknikindustrin möjliggör ett smidigt informationsflöde tack vare digitalisering och automatisering av affärsprocesser.
Digitalisering inom läkemedelsindustrin och bioteknik
Läkemedelsföretag drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering, eftersom de får pappersdokument varje dag.
Så här genereras viktiga dokument varje dag inom läkemedelsindustrin:
Godkännandehandlingar, förpackningstexter, forskning, rapporter och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många brev kommer också via e-post.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Dokumenthanteringslösningar är viktiga i alla branscher, för läkemedelsföretag kan konsekvenserna av ett felaktigt beslut i dokumenthanteringen vara dödliga. Felaktiga recept, felaktiga testresultat eller föråldrade bipacksedlar kan leda till hälsorisker. Felaktig sökning efter data under en granskning kan också leda till fel eller förlust av certifiering.
Så det finns många saker att tänka på inom läkemedelsindustrin för optimal kvalitetshantering och informationssäkerhetsnivå.
I läkemedelsindustrin används mycket papper varje dag. Å ena sidan, eftersom processerna är ganska komplexa, leder detta till stora berg av papper, enorma mängder data, men också till en lång sökprocess.
Tillsammans med ett tillverkaroberoende konsultföretag beräknades det årliga värdet av ytterligare dokument till upp till tio miljoner euro (från och med 2020).
Med en genomsnittlig tidsinvestering på fem minuter för att upprätthålla mappstrukturen och arkiveringen, tio sökningar per anställd och vecka och tio minuter för varje sökning resulterade detta i forskningskostnader på upp till två miljoner euro per år.
Varför dokumenthanteringsprogramvara är den perfekta lösningen?
Dokumenthanteringssystemet PaperOffice ger organisation och dataskydd under en huva. Det innovativa systemet tillhandahåller strömlinjeformade sök- och hämtningsverktyg som minskar svarstiden och säkerställer att dokument aldrig går förlorade, vilket alltid är en tillfredsställelse för företag.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera avtal, inlagor, konton, domar och e-postkorrespondens: tack vare PaperOffice dokumenthanteringssystem digitaliseras dina tidigare processer i ditt företag, vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Tack vare den integrerade AI:n utlöses automatiska regler. Denna AI sorterar automatiskt dokumenten i mappar som "Faktura" och "Leveransanteckningar", lagrar lämpliga nyckelord och utlöser det digitala arbetsflödet som lagras för respektive dokumenttyp.
Hur blir man papperslös?
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar, leder till kostnadsbesparingar, till exempel eliminering av pappersdokument, och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument, såsom kvitton, kontrakt, följesedlar eller andra brev, genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.
Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.
Med PaperOffice DMS-programvarulösningen går inga fler dokument förlorade. Och oavsett var du är kan du komma åt viktiga dokument på några sekunder.
Självklart arbetar du alltid med dokumenthanteringssystemet i enlighet med lagen och helt revisionssäkert.
Kvitton, utlåtanden och liknande dokument behöver inte längre skickas per post. Internpost kan också skickas digitalt på detta sätt. Detta sparar papper, kostnader för ytterligare datalagring och resor till arkiv. Dokument kan förses med nyckelord (redaktör, ämne, status, datum etc.) och sedan hittas lättare.
Processorienterad dokumenthantering
Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digitalt godkännande, utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.
På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.
För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.
Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Tidsvinst för viktiga saker, kostnadsbesparingar genom att eliminera dina pappersarkiv, förbättra din service genom möjligheten att tillhandahålla information snabbt och revisionssäker och digital arkivering av din dokumentvolym - detta garanteras av PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som läkemedelsindustrin och biotekniken behöver, till exempel:
- Lagring av dokument i alla digitala format enligt principerna i GDPR
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar. Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Datasäkerhet är en oerhört viktig fråga, särskilt inom läkemedels- och bioteknikindustrin. Det är därför PaperOffice DMS fungerar med en 1024-bitars krypteringskod, men inte bara det.
All data konverteras till ett eget format som är oberoende av operativsystemet. Som ett resultat måste hackare och utpressare först knäcka operativsystemets brandvägg, sedan krypteringen och slutligen det utländska formatet, vilket inte har hänt hittills. PaperOffice DMS har ett mycket effektivt lösenordshanteringssystem så att människan, som ska betraktas som den största svaga punkten på varje dator, i slutändan inte kan orsaka någon skada.
All digital data krypteras i PaperOffice DMS med 1024 bitar och formatet konverteras. Detta resulterar i så stora hinder för hackare och spioner att de alla har misslyckats med PaperOffice DMS hittills. Samtidigt hindrar ett hierarkiskt lösenordshanteringssystem alla från att ha tillgång till allt.
Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.
Digital fakturahantering är också fördelaktigt för många företag inom läkemedels- och bioteknikindustrin. Inkommande fakturor kan automatiseras tack vare PaperOffice DMS och vidarebefordras till ansvarig medarbetare. Styr- och releaseprocessen via digital release kan också hanteras snabbt och effektivt via systemet.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din skatterådgivare eller vice versa.
Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO
PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS påskyndar kommunikationen.
Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.
Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).
En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.
PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan bli det organisatoriska navet i alla företag och detta nästan med ljusets hastighet.
Företag från läkemedelsindustrin och bioteknik drar nytta av digital dokumenthantering
38% av alla undersökta företag har helt enkelt inte tid att digitalisera sina processer. Vi rekommenderar ett förfarande som börjar med grundprocessen, skanning av analoga dokument samtidigt som de bearbetas. På detta sätt kan den grupp människor som arbetar med kopiatorn varje dag också instrueras, så långt som möjligt, att skanna arkivet bit för bit.
Tack vare automatisk igenkänning av dokument med konsekventa egenskaper kan PaperOffice DMS alltid tilldela alla skannade dokument till rätt lagringsplats i det digitala minnet. Det är vettigt att börja skanna arkivet med de senaste posterna för att ytterligare minska storleken på det analoga arkivet när lagringsperioderna löper ut. Dessutom har vi många guider om hur man uppnår ett papperslöst kontor tack vare skannern.
PaperOffice DMS är gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet via din skanner och digitalisera dem, varigenom texter konverteras till teckensnitt med OCR, som kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.
De tillgängliga utvärderingsmekanismerna, som styrs av AI integrerad i PaperOffice DMS, möjliggör utvärderingar och statistiska undersökningar av de materialflöden som förekommer i företaget.
PaperOffice DMS, med sina många hanteringsverktyg, är den perfekta programvaran för läkemedelsindustrin och bioteknik, vilket möjliggör både säker och blixtsnabb tillgång till all data som krävs för bästa möjliga kundrådgivning. Samtidigt kan PaperOffice DMS användas för att hantera alla ärenden som annars uppstår i affärsverksamheten.
För att det inte bara ska finnas variation i dokumenthantering och dataskydd rekommenderar PaperOffice DMS användning av en intern nätverkslagring (NAS) med säkerhetskopieringsfunktion, vilket minskar sannolikheten för en total förlust till ett minimum och samtidigt representerar ett internt moln som, i motsats till moln från externa leverantörer, verkligen skyddar mot oönskad åtkomst från statliga eller icke-statliga organ.
