Digitalisering hos tjänsteleverantörer och återförsäljare för multifunktionsenheter

Digitalisering hos tjänsteleverantörer och återförsäljare för kopiatorer

Specialiserade återförsäljare av kontorsteknik, utskriftslösningar och kontorssystem drar stor nytta av användningen av lämplig datahantering.

Trenden såväl som den ekonomiska situationen och konkurrenssituationen går alltmer mot att digitalisera dokument istället för att hålla dem uteslutande i pappersform.

Så här genererar de flesta specialåterförsäljare för kontorsteknik och utskriftslösningar viktiga dokument dagligen:

Skrifter, kontrakt, följesedlar, utkast, leverantörsfakturor och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många brev kommer också via e-post.

Men inte på något sätt är varje leverantörsfaktura eller varje följesedel tillgänglig som en fil från början. Följaktligen är pålitliga, högkvalitativa och kraftfulla skannrar och användningen av lämplig dokumenthanteringslösning avgörande för framgångsrik digitalisering.

Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument. PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.

Branschen för kontorsteknik och kontorssystem är den som drar nytta av dokumenthanteringssystemet PaperOffice i form av en lösning för digitaliseringsområdet men också som partner.

För vilket medium är bättre än en multifunktionsenhet för att omvandla dina pappersdokument från analoga till digitala?

Med ett gemensamt DMS kan till exempel skannad post arkiveras, viktiga e-postmeddelanden kan sparas och dokument kan arkiveras. Dessutom kan olika användare komma åt och arbeta med dessa dokument.

Paperless work through digital processes

Hur blir man papperslös?

PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar, leder till kostnadsbesparingar, till exempel eliminering av pappersdokument, och skapar en tydlig översikt över viktiga dokument, såsom kvitton, kontrakt, följesedlar eller andra brev, genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.

Att fånga, bearbeta, dela, söka och spåra dina dokument blir mycket enkelt med hjälp av PaperOffice.

Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor samt godkännanden med hjälp av arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan anställda slutföra de tilldelade uppgifterna effektivt och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.

Med PaperOffice DMS-programvarulösningen går inga fler dokument förlorade. Och oavsett var du är kan du komma åt viktiga dokument på några sekunder.

Självklart arbetar du alltid med våra system i enlighet med lagen och helt revisionssäkert.

Kvitton, räkenskaper och liknande handlingar behöver inte längre skickas per post mellan kyrkodistrikt och församlingar. Internpost kan också skickas digitalt på detta sätt. Detta sparar papper, kostnader för ytterligare datalagring och resor till arkiv. Dokument kan förses med nyckelord (redaktör, ämne, status, datum etc.) och sedan hittas lättare.

Processorienterad dokumenthantering

Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning. PaperOffice stöder dig här med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.

På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.

Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digitalt godkännande, utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar.

På så sätt kan alla dokumentprocesser kartläggas.

För oavsett i vilken form dokumenten kommer till företaget, oavsett om det är som pappersdokument, PDF-filer, e-postmeddelanden eller foton, arkiveras de automatiskt och lagras i en säker databas.

Viktiga avtal kan alltså erkännas och sägas upp i god tid eller omförhandlas. Dokumentsläpp med digital signatur och e-postavisering istället för långsam papperspost bidrar osäker e-post till kundlojalitet.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Idag, på 2000-talet, finns det knappast några kopieringsmaskiner kvar. Kopiatorn har blivit en multifunktionell enhet i företag, förvaltningar och privata hushåll. Förutom kopieringsfunktionen kan enheterna skriva ut och faxa, för att konvertera digitalt innehåll direkt till analog form via gränssnittet till datorn och även vice versa genom skanning.

Det är just i denna funktion som kopiatorer kommer att ha den största potentialen för användning nu, men alltmer så inom en snar framtid. Skanning och konvertering av analog till digital information.

Enligt en undersökning av 3 500 företag av DIHK från 2020 är deras grad av digitalisering i genomsnitt cirka 50%. Alla företag är medvetna om de fördelar som digitaliseringen för med sig. Företagen ser de största problemen inom följande områden:

• Komplexiteten i de system och processer som erbjuds
• Hög kostnad
• Säkerhetsrisker
• Brist på tid
• Omfattande utbildning

Praktiskt taget alla företag har åtminstone den grundläggande hårdvaran, en kopiator eller multifunktionsenhet med skanner och en eller flera datorer. Det som fortfarande behövs är rätt programvara och den finns i PaperOffice DMS.

Med PaperOffice DMS är menynavigering intuitiv och enkel att lära sig. Hjälpmenyer guidar dig genom varje applikation och samtidigt finns videohandledning tillgängliga som förklarar vissa processer steg för steg. Off-site utbildning för anställda är inte nödvändig, men utbildning kan hållas direkt i företaget om så önskas.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS skapar tydliga fördelar för återförsäljare och tjänsteleverantörer av multifunktionella enheter

PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den innehåller allt som specialiserade återförsäljare behöver för kontorsteknik och utskriftslösningar, till exempel:

• Lagring av dokument i alla digitala format enligt principerna i GDPR
• Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
• En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
• Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
• Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
• Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder

PaperOffice DMS har ett mycket fördelaktigt förhållande mellan pris och prestanda och detta med möjlighet att ansluta upp till 800 terminaler (displayarbetsstationer).

All digital data krypteras i PaperOffice DMS med 1024 bitar och formatet konverteras. Detta resulterar i så stora hinder för hackare och spioner att de alla har misslyckats med PaperOffice DMS hittills. Samtidigt hindrar ett hierarkiskt lösenordshanteringssystem alla från att ha tillgång till allt.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.

Digital fakturahantering är också en fördel för många tjänsteleverantörer och återförsäljare av kopieringssystem. Inkommande fakturor kan automatiseras tack vare PaperOffice DMS och vidarebefordras till ansvarig medarbetare. Styr- och releaseprocessen via digital release kan också hanteras snabbt och effektivt via systemet.

Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din skatterådgivare eller vice versa.

Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS påskyndar kommunikationen.

Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.

Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).

En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.

PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.

Tjänsteleverantörer och återförsäljare av multifunktionssystem drar nytta av digital dokumenthantering

38% av alla undersökta företag har helt enkelt inte tid att digitalisera sina processer. Vi rekommenderar ett förfarande som börjar med grundprocessen, skanning av analoga dokument samtidigt som de bearbetas. På detta sätt kan den grupp människor som arbetar med kopiatorn varje dag också instrueras, så långt som möjligt, att skanna arkivet bit för bit.

Tack vare automatisk igenkänning av dokument med konsekventa egenskaper kan PaperOffice DMS alltid tilldela alla skannade dokument till rätt lagringsplats i det digitala minnet. Det är vettigt att börja skanna arkivet med de senaste posterna för att ytterligare minska storleken på det analoga arkivet när lagringsperioderna löper ut. Dessutom har vi många guider om hur man uppnår ett papperslöst kontor tack vare skannern.

PaperOffice DMS är gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet via din skanner och digitalisera dem, varigenom texter konverteras till teckensnitt med OCR, som kan ändras i Office-program. Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.

Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.

Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.

Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.

Så allt du behöver är en kopiator och PaperOffice DMS för att påskynda den operativa digitaliseringen eller till och med komma igång. En väg som definitivt är värdefull.