Digitalisering inom gastronomi- och hotellbranschen

Att fira fester, äta gott utan att behöva laga mat själv, uppleva något extraordinärt, träffa vänner, det finns i människors blod.

Det är inte för inte som restaurangföreningen DEHOGA registrerade totalt nästan 158 000 företag i restaurangbranschen för 2020, exklusive övernattning som hotell eller pensionat. I Tyskland finns det till exempel ett företag från Gastro & Event-sektorn per 518 invånare.

Ingen annan handel i Tyskland kan skryta med en så hög densitet.

Även om cateringbranschen är mycket populär som företag är det inte alls lätt, särskilt eftersom den rättsliga ramen är förknippad med fler och fler regler, till exempel skyldigheten att tillhandahålla kvitto eller skyldigheten att använda ett kassaregister. Som regel har "vuxna" familjeföretag det lite lättare, och Tyskland har en lång tradition i detta avseende.

När det gäller innehåll har mycket hänt när det gäller gastronomi och händelser i dagens globaliserade värld, från då till 2000-talet. Precis som det finns en mängd olika gastronomiska erbjudanden hålls evenemang av alla slag. Följaktligen är den organisatoriska insatsen enorm och kräver lämplig administration för att hålla en överblick.

Det finns ett brett utbud av gastronomiprogramvara som huvudsakligen används för att boka beställningar, skapa kvitton och beräkna skatter korrekt. Men hur är det med allt annat? Det är inte ovanligt att evenemangsarrangörer eller krögare hittar lådhantering med ett ganska kaotiskt utseende.

En av anledningarna till detta är att papper fortfarande spelar en viktig roll i gastronomi och evenemangshantering. Följesedlar, fakturor, kontrakt, erbjudanden och annat fladdrar bokstavligen in i huset, helt enkelt för att i cateringbranschen är personlig kontakt med krögaren viktigare för leverantörer och representanter än i någon annan bransch. Följesedlar och liknande kan tas med dig direkt. Men vad är det enklaste sättet att skapa ordning och hålla en överblick? PaperOffice DMS är svaret på denna fråga.

PaperOffice DMS skapar tydliga fördelar i cateringbranschen

Tack vare PaperOffice DMS kan sömlös integration av DMS-programvaran i hotell- och cateringbranschens befintliga IT-infrastruktur utföras utan problem, vilket också innebär optimering av affärsprocesser.

Dokumenthanteringsprogramvaran omvandlar analogt pappersarbete till digitala data, även med en mobiltelefonkamera. Eftersom hanteringen av gästfrihetskvitton och följesedlar inte bör underskattas i denna bransch.

Tack vare användningen av PaperOffice DMS och skanneranslutningen som finns tillgänglig från fabriken kan anställda digitalisera inkommande analoga dokument utan mycket ansträngning. Detta säkerställer att alla viktiga dokument kan hittas när som helst.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Dessutom kan pappersdokument spelas in med en smartphone eller surfplatta och dessa kan skickas direkt till den bärbara datorn med Windows-operativsystemet, till exempel tack vare den integrerade "Dropmail" -postfunktionen. Här tillåter PaperOffice DMS i sin tur import av bilderna och konverterar dem till textformat, naturligtvis behålls fotoformatet.

OCR-programvaran som är integrerad i PaperOffice DMS skiljer mellan en logotyp och normal text. Följesedlar från partnerföretag eller gästfrihetskvitton kan hittas snabbt när som helst, till exempel under forskning, med hjälp av en OCR-sökning, vilket säkerställer största möjliga öppenhet och rättssäkerhet.

Arkiveringen kan också utföras på ett sådant sätt att alla efterföljande dokument från en avsändare känns igen och automatiskt tilldelas.

Dessutom erbjuder PaperOffice DMS krögare och evenemangsansvariga andra praktiska verktyg som en arbetsflödesfunktion, idealisk för att styra vid evenemang, automatiserat skapande av mallar, såsom menyer, och statistiska utvärderingar, såsom kundfrekvens eller dryckeskonsumtion.< /p>

Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Viktiga argument för att inkludera PaperOffice DMS i budgetplaneringen. Slutligen övertygar PaperOffice DMS också om att hållbarhet och miljöskydd beaktas. Förr eller senare kommer den fullständiga omvandlingen från analoga dokument till digital form att ske och då kommer den offentliga institutionen, som då redan kommer att använda PaperOffice DMS, att vara väl förberedd.

Digital fakturahantering är också fördelaktigt för många företag inom catering- och hotellbranschen. Inkommande fakturor kan automatiseras tack vare PaperOffice DMS och vidarebefordras till ansvarig medarbetare. Styr- och releaseprocessen via digital release kan också hanteras snabbt och effektivt via systemet.

Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din kund, skattekonsult eller vice versa.

Revisionskompatibel och säker arkivering: PaperOffice DMS uppfyller tekniskt de juridiska kraven i GoBD, GDPdU och DSGVO

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS möjliggör anslutning av annan programvara, till exempel en ERP, och naturligtvis överföring av dokument från Microsoft Office via lämpliga gränssnitt. PaperOffice DMS accelererar kommunikationen inom handel och produktion med leverantörer och kunder.

Deadlines och avtalade tider övervakas och åtgärder utlöses automatiskt beroende på önskad inställning. Orderprocesser kan automatiseras och till och med ändringar som planeras för framtiden kan skrivas in på ett sådant sätt att de träder i kraft vid önskad tidpunkt.

Tack vare sina omfattande funktioner kan PaperOffice DMS definitivt klassificeras i det högre segmentet av Enterprise Content Management (ECM).

En ECM omfattar den övergripande hanteringen av allt innehåll i en organisation med motsvarande åtkomsthierarki. PaperOffice DMS kan spara allt innehåll i digital form, ändra innehåll och format och göra det tillgängligt.

PaperOffice DMS har alla funktioner i en ECM och detta i ett utmärkt förhållande mellan pris och prestanda samt en intuitivt lärbar driftsform som gör dyr extern eller intern utbildning onödig. Snarare finns gratis videohandledning tillgängliga för att vänja sig vid de olika menyerna. PaperOffice DMS kan därmed bli den organisatoriska grundbulten i varje företag inom handel och produktion och detta nästan med ljusets hastighet.

Företag från catering- och hotellbranschen drar nytta av digital dokumenthantering

Med PaperOffice DMS finns det dock mycket fler möjligheter för krögare. Till exempel lagerhantering inklusive en permanent eller en nyckeldatuminventering. Grunden för PaperOffice DMS är länkade användarkonton i nätverket. Datalagringen för dessa användarkonton kombineras i den centrala databasen. Dokumenten kan styras via en AI med olika algoritmer, som kan användas för att utlösa automatiserade processer.

Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.

Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.

Med digitala stämplar kan dokument kompletteras med ytterligare information och till och med styra detaljerade arbetsflöden. I sin tur säkerställer uppgifts- och arbetsflödesfunktionen att tidsfristerna uppfylls och slutförs.

PaperOffice DMS har smart menynavigering som är logiskt strukturerad och möjliggör intuitiv användning inom många områden. Videohandledning som är tillgängliga gratis på Internet ger ytterligare support och naturligtvis kan kurser också hållas direkt på kundens huvudkontor om så önskas.

Förutom att dokumentera de olika typerna av faser är PaperOffice DMS lika lämpligt för att stödja logistiska uppgifter för materialupphandling. Tack vare möjligheterna att sätta upp databaser i PaperOffice DMS kan materialinköp och materialförbrukning övervakas och tilldelas varningsnivåer. Den interna AI:n kan användas för att skapa mallar som reagerar automatiskt om det finns flaskhalsar eller brister, till exempel om upprepade beställningar görs, även om den befintliga kvantiteten egentligen borde vara tillräcklig. Arbetsflödesfunktionen kan användas för detta ändamål, med vilken de ansvariga medarbetarna i företaget kan jämföra utförandet av sina uppgifter.

PaperOffice DMS i catering- och hotellbranschen, så att kontakten med gästen inte försummas på grund av allt pappersarbete.