Razvoj proizvoda, procesi i podrška inženjerima leptira S.L.
Antonio Jesús Sánchez, generalni direktor i inženjer proizvoda i procesa u Butterfly Engineers S.L.
Početni položaj
Tvrtka koja je isključivo posvećena razvoju proizvoda, procesnom inženjeringu i uključena je u sve proizvodne faze - od prve ideje do krajnjeg proizvoda - svakodnevno je preplavljena datotekama i dokumentacijom, kao što su tehnički listovi podataka, podaci o kupcima, izračuni i planovi.< /p>
Informacije o projektima, koje tijekom godina zauzimaju sve više prostora za pohranu i više ih nije lako pronaći, posebno u administrativnim uredima, postupno postaju kobne.
Cilj tvrtke bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i tako optimizirati proces.
Postojeći problemi i zadaci
U prošlosti su se informacije pohranjivale samo u papirnatom obliku, kao što su dizajn i planiranje ili specifikacije razvoja proizvoda ili proizvoda, ali danas u mnogim organizacijama postoji niz izvora informacija i dokumenata: e-mailovi, obrasci, skice jednako su dio toga kao i elektronički računi i papirnati računi, pismona pošta, dostavnice, ugovori itd.
Srećom, zahvaljujući tekućem razvoju IT-a, ova vrsta posla sada je digitalno vođena. Mnogi koraci procesa sada postaju dio 100% digitalne i automatizirane prakse, što potvrđuje Industry 4.0.
Međutim, papir je često neophodan kada su u pitanju freehand crteži ili ideje, kao i administracija, računi ili podaci o kupcima.
Osim projektiranja i proizvodnje, stručnjaci za inženjere leptira također moraju izraditi dokumentaciju kao što su priručnici za montažu, sigurnosne upute i tehnička dokumentacija za proučavanje izvedivosti projekata.
Agilnost i brzina u rukovanju datotekama temeljni su u modernim tvrtkama, a još više kada o toj dokumentaciji ovise praćenje projekata, analiza njihovih troškova ili razne studije koje ih čine profitabilnima.
Stoga je cilj inženjera leptira bio prilagoditi se industriji i moći digitalno djelovati kao industrijska tvrtka 4.0.
"Imali smo troškove pohrane koji su se mogli izbjeći pohranjivanjem dokumenata u mape. Osim toga, potraga za dokumentima bila je dugotrajna",
prisjeća se g. Antonia Jesúsa Sáncheza, generalnog direktora i procesnog inženjera u tvrtki Butterfly Engineers.
Zašto su inženjeri leptira odabrali PaperOffice DMS
Tvrtka Butterfly Engineers posvećena je razvoju proizvoda, procesnom inženjeringu i inženjeringu podrške, obrađuje veliku količinu dokumentacije koju treba digitalizirati, ali najvažnije točke za implementaciju DMS-a poput PaperOfficea su sigurnost i brzina indeksiranja i proces pretraživanja.
Osim što imaju potpuno povjerenje da je moguć digitalni ured bez papira.
"Svakodnevno radimo s puno tehničkih informacija. Pohranjivanje svih informacija u papirnatom formatu za nas je glomazno i skupo. Buduća potraga za njom također je vrlo zamorna.
PaperOffice nam omogućuje jednostavan pristup s bilo kojeg mjesta, lako pronalaženje određenih datoteka ili dokumenata i prije svega kako bismo osigurali njihovu sigurnost."
Inženjeri leptira također su svjesni da PaperOfficeova metoda šifriranja omogućuje zaštitu najosjetljivijih dokumenata od mogućih curenja, špijunaže ili nesreća. Pogotovo kada tvrtka s tim karakteristikama prolazi kroz standarde i patente, štiteći elemente koji su bitni za tvrtku.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Štoviše, operativni detalji softvera postaju još atraktivniji kada imate tim za podršku najviše kvalitete, u skladu sa svim najstrožim zakonskim europskim direktivama (GDPR, RGPD i GoBD), a šifriranje datoteka apsolutno je neranjivo. Također je važno napomenuti da podatke u bilo kojem trenutku mogu izvesti ovlaštene osobe, a baza podataka dostupna je IT osoblju i administratorima tvrtke u bilo kojem trenutku.
Prijeđite na automatizaciju putem PaperOfficea: ciljevi i raspored
Za inženjere leptira bilo je jasno da će se prije ili kasnije morati prebaciti na digitalizaciju kako bi stvorili konkurentsku prednost.
Kao tvrtka koja je povezanija s tehnološkim razvojem od ostalih industrija, Butterfly Engineers vjerovali su u pozitivan utjecaj Uvođenja DMS-a i uspješne implementacije u ured bez papira.
"Sustav upravljanja dokumentima omogućuje nam brzo i jednostavno upravljanje informacijama o tvrtki. U tom smislu, PaperOffice je vrlo opsežan i prilično razumljiv sustav. Jednostavan je za upotrebu i dostupan je malim i srednjim tvrtkama poput našeg."
Uspješna implementacija: prednosti digitalizacije uz PaperOffice DMS
Zahvaljujući uvođenju digitalizacije PaperOfficea, tvrtka je uspjela:
- Minimiziranje upotrebe papira
- Uštedite troškove i prostor za pohranu
- Automatizacija administrativnih zadataka
- Izvođenje optimizacije procesa zahvaljujući nadzoru mapa
- Osigurajte sigurnu dostavu dokumenata
No, zahvaljujući digitalizaciji PaperOfficea, Inženjeri leptira također su mogli:
- Uštedite vrijeme i resurse
- Osigurati kontrolu i provjeru administrativnih procesa
- Omogući jednostavan pristup dokumentima i datotekama
- Dostupnost dokumenata za svakog ovlaštenog zaposlenika
- Omogućavanje sigurnog i dugoročnog arhiviranja dokumenata, osjetljivih podataka, patenata, industrijskih priručnika ili razvoja
"Sigurnost podataka, digitalizacija dokumenata i jednostavna integracija PaperOffice-a u industrijsko okruženje dali su tvrtki ono što joj je bilo potrebno za indeksiranje datoteka i potragu za dokumentima."
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata iz temelja i trajno mijenja procese tvrtke. Administrativna znanja sada su organizirana transparentno i dostupna u pravo vrijeme.
Krajnji rezultat
PaperOffice je pronašao način da stane na kraj jednom od glavnih problema s kojima se tvrtke trenutno suočavaju:
Administracija dokumenata (upravljanje dokumentima) i digitalizacija procesa.
Neugodnost obujma podataka ograničena je na uklanjanje administrativnih prepreka, kako bi se osiguralo da samo ovlašteni zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu i kako bi se izbjegla izmjena dokumenata ili čak curenje tehničkih informacija.
Tvrtka također planira dodatno proširiti ovu uspješnu suradnju, budući da PaperOffice savršeno ispunjava mogućnosti koje su joj dostupne.
Zahvaljujući integritetu PaperOffice DMS-a, brzo se pronalaze tehnički listovi, planovi, podaci, računi i skice - to omogućuje tvrtki Butterfly Engineers da u roku od nekoliko sekundi pronađe podatke o projektu i pomogne svojim kupcima s velikom točnošću.
