Lissabonin patriarkaatti
Pedro Silva, Lissabonin patriarkaatin hallinnollinen avustaja
Haaste
Lissabonin patriarkaatti (latinaksi: Patriarkatus Olisiponensis) on katolisen kirkon roomalainen riittien metropoliitta arkkihiippakunta, joka sijaitsee Lissabonissa, Portugalin pääkaupungissa. Hänen arkkipiispansa katedraali on Pyhän Maria Maggioren patriarkaalinen katedraali Lissabonissa.
Lissabonin hiippakunta korotettiin arkkipiispaksi 10. marraskuuta 1394. 1716 sen sai paavi Clemens XI. patriarkaatin otsikko.
Lissabonin patriarkaatti käyttää PaperOffice DMS: ää keskittämään ja järjestämään tietoja useista lähteistä ja minimoimaan fyysisen arkiston ylläpitoon kuluvan ajan ja kustannukset. Pääsy tietoihin on digitaalista.
Siten patriarkaattiasiakirjat 285 Lissabonin patriarkaattiin kuuluvan seurakunnan ja 450 piispasta riippuvaisen laitoksen henkilökohtaisista, kiinteistö-, kiinteistö- ja tiliasiakirjoista digitoitiin vähitellen kokonaan PaperOffice DMS: ssä.
Alkuperäinen sijainti
Digitaalinen muutos ja termi "digitalisointi" ovat olleet kaikkien huulilla viimeistään pandemiasta lähtien, eikä se ole enää valinnainen edellytys monille yrityksille, vaan välttämättömyys.
Digitaalisen jatkokehityksen aihe on vakiintunut myös yhteisöissä ja kirkoissa. Koska jopa Lissabonin patriarkaatin kaltaisessa kirkossa on vireillä laajoja hallinnollisia tehtäviä, jotka tehtiin aiemmin manuaalisesti ja analogisesti.
Olemassa olevat ongelmat ja tehtävät
Aiemmin koko patriarkaatin järjestelmä perustui paperiin. Mutta olemassa olevilla ja päivittäisillä saapuvilla asiakirjoilla manuaalinen järjestelmä saavutti rajansa.
Koko tietotulva on muuttunut epäjohdonmukaisemmaksi. Tärkein tehtävä oli tuoda analogiset ja digitaaliset yksiköt yhteen. Paperiasiakirjat oli digitoitava ja yhdistettävä muihin tietoihin, kuten niihin liittyviin sähköposteihin.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Halusimme keskittää ja järjestää tietoja useista lähteistä minimoidaksemme fyysisen arkiston ylläpitoon kuluvan ajan ja kustannukset, mutta digitaalisella pääsyllä."
muistuttaa Pedro Silvasta, Lissabonin patriarkaatin hallinnollisesta työntekijästä.
Miksi Lissabonin patriarkaatti valitsi PaperOffice DMS: n
Nykyisten haasteiden vuoksi patriarkaatin hallintotyöntekijä Pedro Silva etsi asiakirjojen hallintajärjestelmää (DMS), joka mahdollistaisi turvallisen ja mukautuvan tietojen tallennuksen. Kaikkien hallintotoimiston työasemien yksinkertainen integrointi, mukaan lukien ne, jotka työskentelevät etänä, olisi ratkaistava mutkattomilla ohjelmistoilla.
"Etsimme tulevaisuudenkestävää ratkaisua, joka voisi aluksi toteuttaa kaikki vaatimuksemme, mutta samalla tarjota helpon skaalautuvuuden ja hyvän kustannus-hyötysuhdeen ja joka voitaisiin päivittää muille osastoille tulevaisuudessa."
PaperOffice DMS:n lisäksi Pedro Silva testasi muita muiden järjestelmätalojen ohjelmistotuotteita ja tutki aluksi erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjojen hallintaan liittyen.
Silva korostaa, että sopivaa järjestelmää on etsitty jo pitkään. Kukaan aiemmin testatuista ohjelmistotoimittajista ei kuitenkaan ollut skaalautuva tai riittävän joustava työhön, jonka asiakirjojen hallintajärjestelmän piti tehdä.
"Suurin osa ratkaisuista ei tarjoa helppoa tapaa luoda tietokantaa, kuten PaperOffice DMS tekee, koska ne käyttävät vain pilviä, joka tarjoaa palvelinratkaisun."
Lopullinen päätös käyttää PaperOfficea asiakirjojen hallintaan Lissabonin patriarkaatissa päätettiin seuraavista syistä:
1. Tietojen tallennus ja saatavuus. Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin asiaankuuluviin asiakirjoihin ja mahdollisuus, että useat osapuolet tekevät yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Sisäinen, keskitetty tallennustila, jota kaikki työntekijät voivat käyttää. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.
Ratkaisu: NAS: lle perustettiin tietokanta, Network Attached Storage. Tämä tietokanta integroitiin PaperOffice DMS: ään ja kaikki patriarkaatin tiedot tallennettiin.
Tämä täyttää täysin tietojen varmuuskopioinnin lakisääteiset vaatimukset.
Hallintotoimiston 3 hengen tiiminä PaperOffice DMS -integraation ansiosta kaksi hallintotyöntekijää työskentelee etänä ja heillä on luotettava pääsy dokumentaatioon yksinkertaisella ja selkeällä tavalla.Pedro Silva oli erittäin tyytyväinen ratkaisuun ilman ulkoista pilveä ja siten ilman kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka voivat olla hallituksen väliintulon kohteena ja lisätä hakkereiden hyökkäysten riskiä.
Hallintotoimiston 3 hengen tiiminä PaperOffice DMS -integraation ansiosta kaksi hallintotyöntekijää työskentelee etänä ja heillä on luotettava pääsy dokumentaatioon yksinkertaisella ja selkeällä tavalla.Pedro Silva oli erittäin tyytyväinen ratkaisuun ilman ulkoista pilveä ja siten ilman kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka voivat olla hallituksen väliintulon kohteena ja lisätä hakkereiden hyökkäysten riskiä.
2.Vastinetta rahalle. Ohjelmistolla tulisi olla hyvä hinta-laatusuhde.
Lissabonin patriarkaatille oli hyvin tärkeää, että alkuinvestoinnin jälkeen ohjelmisto voitiin helposti ja helposti skaalata muille osastoille ja että tästä ei aiheudu suuria kustannuksia.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: ää tarjotaan eri hintamalleissa, joiden avulla käyttäjät voivat ottaa heille edullisimman muodon.
Tällä tavoin käyttäjät voivat aluksi käyttää testiversiota ilman velvoitteita ja maksutta ja laajentaa sitä tarvittaessa omaan yritykseensä / kuntaan menettämättä olemassa olevia tietoja.
Tällä tavoin käyttäjät voivat aluksi käyttää testiversiota ilman velvoitteita ja maksutta ja laajentaa sitä tarvittaessa omaan yritykseensä / kuntaan menettämättä olemassa olevia tietoja.
Ostettujen käyttöoikeuksien määrää voidaan lisätä milloin tahansa. Tällä tavoin patriarkaatti voi välttää liiallisen pääomasitoumuksen.
3. Helppo käsitellä. Ohjelmiston tulee olla itsestään selvä ja vaatia mahdollisimman vähän koulutusta, mutta samalla olla valmis tulevaisuuteen.
Ratkaisu: PaperOffice DMS on pohjimmiltaan hyvin jäsennelty ja siinä on graafinen käyttöliittymä, joka ohjaa käyttäjää askel askeleelta. Lisäksi on olemassa ylimääräisiä opetusohjelmia ja videoita kaikille toiminnoille, jotka voidaan kutsua suoraan tukeen.
Näin voidaan välttää ulkopuolisia konsultteja. Tietenkin PaperOffice DMS tarjoaa halutessaan myös yksilöllistä koulutusta moduuleille. Lissabonin patriarkaatin kokemusten perusteella PaperOffice on kuitenkin suurelta osin itsestään selvä.
Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.
"Valitsimme PaperOffice DMS:n, koska testasimme ohjelmistoa henkilökohtaisesti ja olimme vaikuttuneita helppokäyttöisyydestä Integrointi Windows-ympäristöön ja puhdas käyttöliittymä, jonka kanssa voit työskennellä inspiraatioiden kanssa."
4. Noudettavuus ja ajansäästö. Yksinkertaisempaa tapaa pyrittiin digitoimaan analogiset asiakirjat ja löytämään ne tarvittaessa helposti uudelleen.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n ydinsegmentti on analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.
Integroidun tekoälytoiminnon ansiosta jokainen asiakirja voidaan opettaa, kaikki haluttu sisältö voidaan poimia kohdennetusti ja tallentaa avainsanoilla täysin automatisoidusti.
PaperOffice DMS tarjoaa juuri sen, mitä patriarkaatti etsi.
Top 3 -luettelo ominaisuuksista,
että PaperOffice DMS pärjää paremmin kuin muut
- 1. Tekstintunnistus (OCR) ja asiakirjojen etsiminen
- 2. Integrointi ja yhteys NAS: n tietokantaan
- 3. Helppokäyttöinen ja itsestään selvä käyttöliittymä
Miten PaperOffice DMS integroitiin?
Pandemian aikana patriarkaatti päätti arkistoida jokapäiväiset asiakirjat ja sähköpostit PaperOffice DMS: ään.
Tehokkaan skannerin ja PaperOfficen skanneriliitännän ansiosta analogisten papereiden muuntaminen voisi alkaa. Kaikki asiakirjat luettiin ja digitoitiin vähitellen PaperOffice OCR -skanneriliitännän kautta. Jokaiselle asiakirjalle luodaan avainsanahakemisto, kun sitä luetaan, ja sitä voidaan käyttää sen löytämiseen hetkessä PaperOffice-hakukoneen avulla.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Roikkuvien tiedostojen olemassa olevat kansiot otettiin haltuun 1: 1 ja muutettiin yksinkertaisesti "digitaalisiksi kansioiksi".
Kaikki olemassa olevat sähköpostit tallennettiin suoraan PaperOffice DMS:ään, ne voidaan linkittää olemassa oleviin asiakirjoihin, eikä niitä tarvitse tulostaa paperille tulevaisuudessa. Ja kaikki saapuvat sähköpostit arkistoidaan automaattisesti PaperOfficeen kansioiden valvonnalla asetusten hallinnan avulla
PaperOffice DMS: n käytön jälkeen paperin kulutus on vähentynyt huomattavasti.
Mitä seuraavaksi?
Seuraava askel, jonka Lissabonin patriarkaatti aikoo suunnitella, on digitoida olemassa oleva fyysinen arkisto ennen vuotta 2021 ja laajentaa PaperOffice DMS: n käyttöä muille patriarkaatin alueille / osastoille.
Lisäksi patriarkaatti haluaisi automatisoida suurelta osin asiakirjojen arkistoinnin KI PIA: n käytön ansiosta.
"Olemme innoissamme työskenneltyämme PaperOffice DMS:n kanssa puolitoista vuotta, vaikka olemme rajoittuneet vain yhteen osastoon emmekä ole täysin tutkineet tätä upeaa mestariteosta."
Top 3 luettelo tärkeimmistä ongelmista,
PaperOffice DMS ratkaistiin
- 1. Jaa, käsittele ja järjestä paremmin asiakirjoja
- 2. Tulostuskustannusten ja fyysisen arkistokoon pieneneminen, koska lähes jokainen kopio on aiemmin painettu
- 3. Parempi ajanhallinta ja tehtävien hallinta PaperOfficen sisäisten ilmoitusten ansiosta tiedotustilaisuuden kautta
Yleinen kokemusyhteenveto
PaperOffice DMS on täyttänyt kaikki tarvittavat kriteerit ja kartoittaa nykyään koko digitaalisen asiakirjavirran patriarkaatissa.
Toistaiseksi kaikki asiakirjat tallennettiin korkean suorituskyvyn skannereilla ja tallennettiin digitaalisesti PaperOfficen sähköiseen arkistoon. Samaan aikaan saapuvat ja olemassa olevat sähköpostit siirretään suoraan PaperOffice DMS: ään ja linkitetään arkistoituihin asiakirjoihin.
Patriarkaatin hallintohenkilöstö voi sitten käyttää asiakirjoja ja sähköposteja PaperOffice-käyttöliittymän kautta ja kirjoittamalla erilaisia hakutermejä - myös kokotekstihaku on käytettävissä.
DMS: n johdonmukaisen käytön ansiosta patriarkaatti pystyi vähentämään merkittävästi laskujen ja muun tyyppisten asiakirjojen käsittelyaikaa.
