Lembaga Publik
Balai Kota
Carrión de los Condes

Posisi awal

Sebagai otoritas di lembaga publik, balai kota kota Carrión de los Condes harus mengelola sejumlah besar dokumen penting: dokumen, aplikasi, kartu identitas, sertifikat pendaftaran tetapi juga file konstruksi dan dokumen bisnis, korespondensi, dan banyak lagi.

Sayangnya, balai kota sejauh ini belum mendapat manfaat yang signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai, karena belum ada solusi yang sesuai yang ditemukan.

Untuk membuat pencarian lebih mudah dan lebih efisien, arsip kota berencana untuk mendigitalkan dokumentasi dan memasukkan konten ke dalam database arsip internal.

Pemrosesan manual akan terlalu memakan waktu, itulah sebabnya ekstraksi informasi otomatis dicari.

Tujuan dari pemerintah kota adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa optimalisasi proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses manajemen properti.

Paperless work through digital processes

Masalah yang ada

Di masa lalu, seluruh sistem pemerintahan didasarkan pada kertas. Aplikasi yang diajukan oleh warga disortir ke dalam file oleh kantor pendaftaran, diteruskan ke balai kota, di mana dokumen tambahan ditambahkan.

Dokumen-dokumen itu kemudian bermigrasi ke dinding rak sepanjang meter yang menutupi seluruh dinding kantor dan disimpan di sana selama bertahun-tahun.

Tetapi dengan dokumen yang ada dan masuk setiap hari, sistem manual balai kota Carrión de los Condes mencapai batasnya: Tanda terima individu sering diajukan secara tidak benar atau sebelumnya dihapus oleh rekan kerja dan belum dikembalikan. Keterlibatan lembaga eksternal juga sulit, misalnya ketika balai kota atau ahli membutuhkan akses untuk menilai aplikasi.

"Kami memiliki biaya penyimpanan yang dapat dihindari dengan mengajukan dokumen dalam folder. Selain itu, pencarian dokumen memakan waktu dan sering melibatkan kunjungan ke arsip",

kenang Mr. Carlos A. Garcia manajer pemasaran dan komunikasi.

Hasilnya adalah waktu pemrosesan yang lama dan inefisiensi dalam memproses, mengambil, dan meneruskan dokumentasi yang diperlukan.

Tetapi masalah terbesar adalah usia dokumen, karena mereka menjadi rapuh. Dengan demikian, otoritas pergi mencari manajemen dokumen digital.

Studi kasus, yang dilakukan bersama dengan sistem manajemen dokumen PaperOffice, didasarkan pada keprihatinan, seperti yang umum di setiap badan administrasi, untuk memelihara banyak catatan dan file kertas dan untuk memiliki ruang fisik dan staf yang tersedia untuk (beberapa dalam kondisi kritis) untuk menyimpan, mengklasifikasikan dan mengatur.

Terlepas dari kelonggaran anggaran, otoritas kota Carrión de los Condes sampai pada kesimpulan bahwa sistem kuno ini harus diganti dengan sistem digital modern yang mutakhir. Dengan cara ini, alih-alih mencari dokumen, lembaga publik dapat mengabdikan dirinya untuk tugas aktual administrasi kota: warga negara.

"Kami baru saja memajukan pekerjaan dan sekarang kami memiliki awal yang baik."

Tn. Carlos A. García, Manajer Pemasaran dan Komunikasi administrasi Carrión de los Condes, sedang mencari solusi untuk mendigitalkan semua masalah yang dihadapi semua lembaga publik. Itu juga dipertimbangkan untuk mendigitalkan semua tugas administratif kotamadya, yang sebelumnya sebagian besar analog.

Mengapa balai kota memilih PaperOffice DMS

Kriteria seleksi yang paling penting adalah keandalan dan keamanan, karena dokumen yang dikelola bersifat rahasia, seperti dokumen pribadi atau situasi keuangan pemohon.

Berbagai penyedia cloud atau solusi open source tidak dipertimbangkan karena peraturan perlindungan data di lembaga publik, karena keamanan GDPR data pribadi dan keamanan investasi jangka panjang tidak dapat dijamin.

Karena PaperOffice DMS bukan aplikasi cloud dan menyimpan semua data dalam database pusat yang terletak di balai kota, pada akhirnya diputuskan untuk menguji skenario yang diperlukan dengan tes.

"Sudah pada janji pertama dengan PaperOffice Anda melihat 20 tahun pengalaman PaperOffice di bidang manajemen dokumen."

PaperOffice melampaui semua standar dokumen dan pedoman hukum, khususnya karena penyimpanan dokumen yang sangat terenkripsi langsung di balai kota dan bukan di cloud.

Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas dari sebelumnya.

Alasan besar untuk keputusan itu adalah aksesibilitas dukungan, karena pengalaman yang sangat buruk telah dibuat dengan penyedia lain di masa lalu, yang juga menyebabkan terhentinya balai kota.

Secara khusus, untuk memastikan keandalan dan untuk mensimulasikan masalah nyata, dukungan PaperOffice dihubungi beberapa kali untuk menilai apakah tenggat waktu terpenuhi dan apa kualitas dukungannya.

PaperOffice telah menerima tantangan - tujuan dan waktu

Keputusan itu diambil untuk mendigitalkan semua dokumen kertas yang ada ke dalam arsip digital.

Khusus untuk transformasi digital, sebuah organisasi pelatihan campuran dan program ketenagakerjaan berjudul "Penciptaan arsip digital" didirikan oleh dewan kota Carrión de los Condes. Organisasi ini, bersama dengan spesialis PaperOffice, saat ini melatih delapan siswa dan dua profesor .

Di dalamnya, pengetahuan yang diperoleh diterapkan dalam praktik nyata, dengan alur kerja yang tepat yang membantu mengoptimalkan waktu dan memulai solusi digitalisasi arsip historis, yang berasal dari tahun 1820-an.

"Pemrosesan dokumen secara manual akan menghabiskan banyak waktu. Dengan solusi otomatis dari PaperOffice DMS, upaya manual dapat sangat dikurangi, pada saat yang sama diinvestasikan dalam teknologi berorientasi masa depan."

Sebagai ahli di bidang pemrosesan dokumen AI cerdas, PaperOffice DMS ditugaskan untuk mendigitalkan dokumentasi yang ada.

Dokumen kertas yang ada dipindai dengan cermat oleh karyawan Balai Kota dan diarsipkan di PaperOffice DMS. Sistem manajemen dokumen kemudian membuat thumbnail dari semua dokumen yang dipindai dan melakukan pengenalan teks terperinci. Ini berarti bahwa konten teks apa pun dari semua dokumen dapat ditemukan dalam hitungan detik menggunakan mesin pencari yang terintegrasi dalam PaperOffice.

Manfaat melalui digitalisasi dengan PaperOffice

Berkat implementasi digitalisasi PaperOffice, arsip kota Carrión de los Condes sudah dapat:

• Hemat waktu dan sumber daya
• Akses dokumen yang mudah
• Ketersediaan dokumen untuk setiap karyawan yang berwenang
• Berikan pengarsipan yang jelas

Ketersediaan data dan dokumen yang sekarang lebih mudah dan lebih cepat secara fundamental dan permanen mengubah proses balai kota. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.

"Keamanan data, alur kerja otomatis, digitalisasi dokumen, dan integrasi PaperOffice yang mudah ke dalam lingkungan administratif menyampaikan apa yang dibutuhkan pemerintah kota ini untuk mengurangi konsumsi kertas meminimalkan proses kertas, mengarsipkan dokumen yang rapuh, dan melestarikannya untuk jangka panjang dan mendapatkan ruang dan dengan demikian menghemat biaya."

Dalam pengertian ini, dasar untuk digitalisasi semua proses berbasis dokumen dalam administrasi publik diletakkan dengan PaperOffice DMS.

Selain proses pengarsipan umum:

• Pengarsipan anti revisi
• Optimalisasi proses organisasi
• Organisasi dokumentasi yang lebih baik
• Pencarian dokumen lebih cepat
• Komunikasi dan pemecahan tugas yang disederhanakan

Dijamin.

Hasil akhir

Dewan kota telah menghilangkan masalah data berbasis kertas sebelumnya, semua dokumen rapuh yang berasal dari arsip telah dipindai dengan cermat dan dengan demikian diarsipkan. Karena PaperOffice menjalankan pengenalan teks OCR pada semua data yang masuk, karyawan balai kota tidak lagi harus mengeluarkan dokumen, tetapi cukup mencarinya di dalam PaperOffice.

Pemerintah kota sekarang menggunakan sistem manajemen dokumen pusat yang mendukung alur kerja.

Balai Kota sekarang dapat menemukan file kasus, serta nomor kasus dengan nama, lokasi, dan tanggal terkait, dalam hitungan detik. Dengan demikian, arsip dapat membantu warganya lebih cepat dan dengan akurasi yang lebih besar, sementara yang asli tetap tidak tersentuh.

Tentang balai kota Carrión de los Condes

Luas: 63,37 km². Populasi: 2.096 jiwa (2018)

Provinsi: Palencia. Komunitas Kastilia dan León

Wali Kota: Jose Manuel Otero Sanz.

Pusat populasi: Carrión de los Condes;

Kota berpenduduk lebih dari 2.000 jiwa ini terletak di pusat provinsi Palencia. Menurut temuan arkeologis, asal-usul desa ini berasal dari zaman pra-Romawi.

Saat ini kota ini dikenal oleh semua peziarah yang berjalan di Jalan St. Yakobus, karena kota ini berada di Jalan St. Yakobus dan memiliki asrama peziarah.