Fabricante de grades
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Sr. Stephan Reichel, Diretor Geral da K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Posição inicial
Como fabricante de grades, os sistemas de grade K60 têm muitos documentos importantes para gerenciar:
Notas de entrega, faturas, contratos, esboços ou planos e muito mais.
Muitas perguntas chegam por e-mail e são impressas, o que equivale a uma enorme quantidade de papel ao longo do ano. Os pedidos são sempre impressos com dados do fornecedor e armazenados na prateleira junto com a fatura após a entrega.
Este processo completo significa uma quantidade extraordinária de papel e, claro, uma falta de espaço.
Para facilitar e facilitar a busca e minimizar a inundação de papel, a K60 Gitterrostsysteme planejava digitalizar a documentação e incorporar o conteúdo no banco de dados de arquivos internos - a empresa estava procurando um sistema adequado de gerenciamento de documentos.
O processamento manual tornou-se muito demorado ao longo do tempo, e é por isso que o arquivamento automatizado e a extração de informações foram procurados.
O maior desafio para a empresa foi tornar as informações de fácil acesso e, sobretudo, utilizáveis para mais funcionários e grupos de funcionários e grupos de pessoas (funcionários, parceiros de negócios, clientes, cidadãos).
O objetivo da empresa era digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo.
Problemas e tarefas existentes
No passado, as informações eram armazenadas apenas em papel, mas hoje há uma variedade de fontes de informação e documentos em muitas organizações: e-mails, formulários, esboços são tanto parte disso quanto notas fiscais eletrônicas e recibos de papel, cartas, notas de entrega, contratos, etc.
Toda a enxurrada de informações tornou-se mais inconsistente. Portanto, a tarefa mais importante é unir as unidades analógicas e digitais. Os documentos existentes em papel devem ser digitalizados e reunidos com outras informações, como os e-mails associados.
O estudo de caso, realizado em conjunto com o sistema de gestão de documentos PaperOffice, teve o objetivo de minimizar o consumo de papel para economizar custos e espaço de armazenamento.
Além disso, foi muito importante encontrar uma solução para arquivar todos os documentos de um processo de fabricação em conjunto, para que informações imediatas sobre documentos/pedidos relacionados ao projeto possam ser feitas.
Assim como a realização de arquivamento automatizado de documentos e e-mails recebidos, que devem arquivar os documentos em pastas apropriadas de acordo com certos critérios especificados e acionar fluxos de trabalho adicionais, como atribuição ao respectivo funcionário.
Outro objetivo foi poder pesquisar rapidamente documentos de colegas da rede.
"Tivemos custos evitáveis de armazenamento armazenando documentos em pastas. Além disso, a busca por documentos foi demorada",
lembra o Sr. Stephan Reichel, Diretor Geral da K60 Gitterrostsysteme.
"Nós apenas movemos o trabalho para a frente e agora temos uma vantagem."
Por que o K60 Gitterrostsysteme escolheu o PaperOffice DMS
Reichel, Diretor Geral da K60 Gitterrostsysteme, examinou pela primeira vez várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos e, finalmente, decidiu testar o PaperOffice DMS primeiro.
PaperOffice DMS oferece exatamente as condições que o Sr. Reichel estava procurando. Estes incluem:
1. Solução para o banco de dados central interno no qual o sistema de gerenciamento de documentos se baseia. Os dados não devem ser salvos em um computador de um único usuário.A solução: Foi criado um servidor MAX dedicado com o máximo desempenho para sistemas de grade K60, no qual o banco de dados foi construído. Isso possibilitou o acesso central e fácil a toda essa documentação relevante e a capacidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um repositório central acessível a todos os funcionários administrativos.
Ficou claro para o Sr. Stephan Reichel no início que não havia como digitalizar sua empresa:
"Por muito tempo eu sabia que não havia como contornar a digitalização, mas resistimos por muito tempo. Mudanças nos processos da empresa geralmente são empurradas cada vez mais para a distância, como ir ao dentista. Depois que a integração do sistema de gestão de documentos foi realizada, posso definitivamente dizer que deveria ter feito isso muito antes."
2. Manuseio e automação de tarefas administrativas. O software deve possibilitar a distribuição das tarefas pela rede e o processamento do respectivo escrivão.
A solução: O PaperOffice DMS possui uma função abrangente de fluxo de trabalho que permite que lembretes, mensagens e informações sejam enviadas de e para qualquer computador conectado a um grupo de funcionários previamente determinado.
Autorização digital do usuário e confirmação de senha incluída.
Ao mesmo tempo, todos os funcionários interessados são informados sobre o status de processamento. O armazenamento da versão permite rastrear quais etapas de processamento foram realizadas quando e por quem.
"Já na primeira consulta com o PaperOffice você nota os 20 anos de experiência do PaperOffice na área de gestão de documentos."
3. Capacidade de recuperação e economia de tempo. Uma maneira mais simples foi buscada para digitalizar documentos analógicos e torná-los fáceis de encontrar quando necessário.
A solução: É o segmento central do PaperOffice DMS, a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que você precisa é de um scanner com uma interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. Se necessário, eles são convertidos em texto editável pelo software OCR integrado e salvos automaticamente corretamente.
4. Mesclando documentos/ordens relacionadas ao projeto. O software deve ser capaz de salvar documentos relacionados a processos juntos ou habilitar links uns aos outros.
Todos os documentos para a transação comercial, como um processo de compra ou instalação com a respectiva nota de entrega, fatura, esboços, planos e quaisquer reclamações sobre defeitos, devem ser gerenciados centralmente.
A solução: O PaperOffice possui pastas digitais onde todos os documentos de um processo de produção podem ser armazenados em uma pasta digital. A estrutura da pasta, composta por uma pasta principal e subpastas, garante uma visão geral ideal.
Dessa forma, notas de entrega, faturas e tudo o que pertence ao processo de negócio são salvos em uma pasta ou subpasta. As autorizações de acesso podem ser atribuídas para cada pasta, seja para grupos de funcionários ou para funcionários individuais.
Além disso, hiperlinks para a pasta podem ser criados e enviados aos funcionários.
Dessa forma, funcionários autorizados e parceiros de cooperação podem acessá-lo de qualquer lugar a qualquer momento. Graças ao controle da versão, o originador e o tempo de cada alteração de documento individual podem ser rastreados de forma transparente: As consultas são esclarecidas rapidamente e erros desnecessários são evitados.
"O tema da digitalização está se tornando cada vez mais perceptível na indústria da grade. Isso se aplica, por exemplo, às nossas listas de peças ou aos nossos planos, desenhos e configuradores. Após a introdução do PaperOffice DMS, o esforço manual pode ser reduzido. Agora somos pioneiros como fabricante de grades digitais."
O PaperOffice também possui uma representação virtual de documentos em outras pastas. Dessa forma, o documento pode ser exibido virtualmente em diferentes pastas sem que o documento original tenha que ser duplicado. Esta função é muito útil se, por exemplo, um documento aparecer em diferentes projetos, mas você não quer duplicar o documento.
A possibilidade de acesso a informações de diferentes perspectivas garante um maior nível de clareza para todos os participantes do projeto e melhora a capacidade dos colaboradores de fornecer informações.
PaperOffice DMS atendeu a todos os critérios exigidos.
Benefícios através da digitalização com o PaperOffice
Graças à digitalização do PaperOffice, a K60 Grating Systems já era capaz de:
- Economize tempo e recursos
- Fácil acesso a documentos
- Disponibilidade de documentos para cada funcionário autorizado
- Fornecer arquivamento claro
A disponibilidade mais fácil e rápida de dados e documentos está mudando os processos da empresa de forma fundamental e permanente. O conhecimento administrativo está agora organizado de forma transparente e disponível no momento certo.
Nesse sentido, a base para a digitalização de todos os processos baseados em documentos é estabelecida com o PaperOffice DMS.
Além do processo geral de arquivamento:
- Arquivamento à prova de revisão
- Otimização dos processos organizacionais
- Melhor organização da documentação
- Pesquisa de documentos mais rápida
- Comunicação simplificada e resolução de tarefas
Garantidas.
Resultado final
PaperOffice DMS hoje mapeia todo o fluxo de trabalho digitalmente.
Por enquanto, todos os documentos de entrega e fatura são registrados com scanners poderosos, o PaperOffice reconhece automaticamente os detalhes de contato e armazena os documentos de acordo no arquivo eletrônico.
Os funcionários podem então acessar os documentos através de uma interface de usuário simples e inserir vários termos de pesquisa - uma pesquisa de texto completo também está disponível.
Graças ao uso consistente do DMS, o fabricante de grades foi capaz de reduzir significativamente o tempo de processamento necessário para uma fatura, e ao mesmo tempo o número de recebíveis pendentes diminuiu significativamente.
