Kopiena
Īpašuma pārvaldība
El Guijo
Alejandro Campos kungs, IT speciālists un projektu vadītājs īpašuma pārvaldībā El Guijo
Sākuma pozīcija
Kā nekustamā īpašuma pārvaldības kopienai El Guijo ir daudz svarīgu dokumentu, kas jāpārvalda: īres līgumi, komunālie maksājumi, būvniecības faili, turnīru reģistrācija, biznesa dokumenti, paziņojumi un daudz kas cits.
Diemžēl īpašumu apsaimniekošana līdz šim nav guvusi būtisku labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas, jo līdz šim nav atrasts piemērots risinājums, lai gan īpašumu pārvaldnieki ir tie, kas gūst ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas.
Lai atrisinātu daudzas esošās administratīvās problēmas īpašuma pārvaldībā, tika nolemts ieviest dokumentu pārvaldības sistēmu.
El Guijo mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt īpašuma pārvaldības procesu.
Esošais jautājums
Īpašuma pārvaldniekam katru dienu bija jāvāc svarīgi dokumenti. Tie visi bija jāpiešķir pareizajam dzīvokļa īpašumam, īpašniekam, īrniekam, saimniekam. Bet ikdienas darbu sabiedrībā raksturoja arī neefektivitāte:
"Mums bija novēršamas uzglabāšanas izmaksas, iesniedzot dokumentus mapēs. Turklāt dokumentu meklēšana bija laikietilpīga un bieži ietvēra arhīva apmeklējumu",
atgādina Alejandro Campos kungu, El Guijo kopienas IT speciālistu.
Tādējādi kopējais kaimiņu vidējais rādītājs dažreiz pārsniedz 2500 iedzīvotājus, biežāk sasniedzot vasaras un brīvdienu periodus. Tā rezultātā seši darbinieki kā konsultanti un pastāvīgs biroja vadītājs, kā arī ārpakalpojumu dārzkopības un administratīvais personāls nevarēja tikt galā ar informācijas pārslodzi.
Pirms dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas visa sistēma bija balstīta uz papīra. Īpašnieku iesniegtie dokumenti, žurnāli un pierādījumi par apkopes darbiem, sūdzības tika nodotas administrācijai un pēc tam masveidā glabātas mapēs.
Digitalizācijas gaitā tādi īpašumu pārvaldnieki kā El Guijo katru dienu redz viens otru ar neskaitāmiem īres jautājumiem, sūdzībām un citām bažām, tagad arī ar e-pastu. Tomēr ar šiem e-pastu plūdiem diez vai var tikt galā manuāli.
Sekas bija ilgs apstrādes laiks un neefektivitāte nepieciešamās dokumentācijas apstrādē, izgūšanā un nosūtīšanā . Attiecīgi kopiena devās meklēt digitālo dokumentu pārvaldību.
"Mēs tikko virzījām darbu uz priekšu, un tagad mums ir sākums."
Alejandro Campos, IT speciālists, pašnodarbinātais El Guijo kopienā, meklēja risinājumu šai un visām īpašuma pārvaldības problēmām. Bija paredzēts digitalizēt arī visus pašvaldības administratīvos uzdevumus, kas iepriekš bija lielā mērā analogi.
Kāpēc El Guijo pašvaldība izvēlējās PaperOffice DMS
Svarīgākie atlases kritēriji bija uzticamība, pieejamība un drošība, jo pārvaldītie dokumenti ietvēra konfidenciālu saturu, piemēram, personiskos dokumentus, kā arī rēķinus, kas bija jāaizsargā pret nesankcionētu piekļuvi, izmantojot piekļuves atļaujas un izlaišanas līmeņus.
Dažādi mākoņpakalpojumu sniedzēji vai atvērtā pirmkoda risinājumi netika ņemti vērā pašvaldības datu aizsardzības noteikumu dēļ, jo personas datu drošību GDPR un ilgtermiņa ieguldījumu drošību nevarēja garantēt.
Tā kā PaperOffice DMS nav mākoņa lietojumprogramma un visus datus glabā centrālajā datu bāzē, kas tagad atrodas īpašā serverī, beidzot tika nolemts pārbaudīt nepieciešamo scenāriju ar testu.
"Jau pirmajā tikšanās reizē ar PaperOffice jūs pamanāt 20 gadu PaperOffice pieredzi dokumentu pārvaldības jomā."
PaperOffice pārsniedz visus dokumentu standartus un juridiskās vadlīnijas, jo īpaši tāpēc, ka dokumentu glabāšana ir ļoti šifrēta tieši īpašajā serverī, nevis mākonī.
Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir atbilstoša versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.
Milzīgs iemesls lēmumam bija atbalsta pieejamība un kompetence, jo iepriekš ir gūta ļoti slikta pieredze ar citiem pakalpojumu sniedzējiem.
Jo īpaši, lai nodrošinātu uzticamību un simulētu reālas problēmas, ar PaperOffice atbalstu sazinājās vairākas reizes, lai novērtētu, vai ir ievēroti termiņi un kāda ir atbalsta kvalitāte. Šeit PaperOffice ir priekšā visiem citiem ražotājiem.
Pārslēdzieties uz automatizāciju, izmantojot PaperOffice. Mērķi un laiks
Izmantojot novatorisko dokumentu pārvaldības risinājumu no PaperOffice, El Guijo pašvaldība ir nolēmusi automatizēt lielāko daļu ikdienas uzdevumu un dokumentācijas.
Tāpēc tika nolemts skenēt jau esošos dokumentus papīra formā un digitāli arhivēt tos PaperOffice. Pēc tam, kad tie ir pieejami digitālā formātā, turpmākos administratīvos procesus kopienas tīklā var atrisināt arī digitāli.
Tika uzsākta procesa optimizācija. No šī brīža dokumenti tiks izstrādāti digitāli, pēc iespējas izvairoties no papīra. Sapulces, protokoli, ienākošais pasts, izejošie rēķini un piezīmes, kas izveidotas tieši PaperOffice. Uzdevumi un darbplūsmas tiek īstenotas digitāli.
Izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, visus svarīgos pierādījumus var viegli iesniegt un, protams, ievērot GDPR. Ilga gaidīšana un ceļš uz pasta nodaļu tika likvidēts.
Konvertēšana noritēja ļoti labi no pirmās Programmatūras prezentācijas, ko veica PaperOffice, līdz nepārtrauktai darbībai:
"Pat pēc produkta demonstrācijas mēs bijām absolūti sajūsmā par PaperOffice. Mēs uzreiz redzējām pievienoto vērtību, un gandrīz trīs nedēļas vēlāk īpašnieku sanāksmē 100% tika nobalsots par rezolūciju par PaperOffice izmantošanu kopienā."
Ieguvumi no digitalizācijas, izmantojot PaperOffice
Tikmēr visi digitalizētie nomas līgumi, sarakste, žurnāli, plāni, apdrošināšanas dokumenti utt. Tā ir liela pievienotā vērtība mūsu īpašniekiem un īrniekiem, saka Campos kungs no El Guijo administrācijas. Tas ir viens no iemesliem, kāpēc Kamposa kungs ir pārliecināts:
"Nekustamā īpašuma pārvaldības nozares nākotne vienkārši slēpjas digitalizācijā."
Pateicoties PaperOffice DMS digitalizācijas ieviešanai, El Guijo kopiena jau ir spējusi:
- Ietaupiet laiku un resursus
- Vienkāršota piekļuve dokumentiem
- Nodrošiniet dokumentu pieejamību katram pilnvarotajam darbiniekam
Tagad vieglāka un ātrāka datu un dokumentu pieejamība būtiski un ilgtspējīgi maina kopienas procesus. Administratīvās zināšanas tagad tiek organizētas pārredzami un ir pieejamas īstajā laikā.
"Datu drošība, automatizētas darbplūsmas, dokumentu digitalizācija un paperOffice DMS integrēšanas vieglums administratīvajā vidē nodrošināja to, kas šai kopienai bija nepieciešams, lai paātrinātu papīra procesus un iegūtu vietu to atkarībās."
Katram no tiem ir savas specifikācijas un īpatnības, kas kopumā ietver administratīvo darbību kontroli un pārbaudi, papīra likvidēšanu, visu veidu dokumentu, kas saistīti ar iekšējiem pasūtījumiem, automatizāciju un metodoloģiju indeksēšanu, drošību (GoBD, GDPR un datu aizsardzība), optimizēšanas un uzraudzības procesus, atvieglojot failu nosūtīšanu lietotājiem (šajā gadījumā īpašniekiem) un protams, ietaupot vietu administratīvajos birojos.
Šis sadarbības līgums tika noslēgts, ņemot vērā lielo ierakstu un ierakstu apjomu, kas ir kopienas rīcībā, un lai nodrošinātu, ka visiem kopienas iedzīvotājiem un administratoriem tiek izveidota metode, kā organizēt visu dokumentāciju.
Gala rezultāts
PaperOffice ir radījis risinājumu pašreizējām kopienas problēmām, novēršot datu apjomu, racionalizējot administratīvos šķēršļus un nodrošinot, ka tikai pilnvarotiem darbiniekiem ir piekļuve PaperOffice, lai novērstu dokumentu modificēšanu vai pat iespējamu līdzekļu piesavināšanos.
Pateicoties PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmas integrācijai, kopiena tagad var atrast dokumentus un to plašo informāciju tikai dažu sekunžu laikā un pabeigt citus uzdevumus un darbplūsmas.
Turklāt administrācija var ātrāk un mērķtiecīgāk reaģēt uz iedzīvotāju pieprasījumiem, vēstulēm un atsauksmēm: Tas padara ikdienas darbu daudz vieglāku.
Par El Guijo kopienu
El Guijo ir urbanizācija /kopiena, kas atrodas Galapagaras pašvaldības ziemeļrietumos blakus M-510 ceļam, tikai 40 minūšu brauciena attālumā no Madrides centra caur A-6.
Priviliģēta vieta Sierra de Guadarrama, kas atrodas iedzīvotāju saitē netālu no Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial un pašas Galapagar, kā arī netālu no Valmayor rezervuāra un robežas ar Castilla y León autonomo apgabalu.
Urbanizācijas būvniecība sākās 1970. gados un tika dibināta 1977. gadā ar statūtiem kā apkaimes kopiena. Tās platība ir gandrīz 140 000 kvadrātmetru ar kopumā 1 104 zemes gabaliem starp vasarnīcām, dzīvokļiem, kopienas ēkām (vairāki sporta laukumi, trīs peldbaseini, sociālais klubs un administratīvie biroji) un trim bērnu parkiem: apmēram puse valsts ir labiekārtotas teritorijas ar lielu dabas daudzveidību.
Kopējais vidējais rādītājs pārsniedz 2,500 vienības, ar biežākiem pīķiem vasaras un brīvdienu periodos. Turklāt urbanizācijā ir seši aprūpētāji, viens administratīvais un trīs apkopes darbinieki (pastāvīgi nodarbināti), kā arī ārpakalpojumu dārzkopības un administratīvais personāls.
