Avtomatizacija poslovnih procesov v gostinstvu in hotelski industriji
PaperOffice DMS za gastronomijo omogoča nemoten pretok informacij med oddelki zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, prejemke, dostavni zapiski in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomeščajo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.
Digitalizacija v gostinstvu in hotelsko industrijo
Kot gostinstvu in hotelske industrije, imate veliko pomembnih dokumentov za upravljanje:
Računi za zabavo, računi, dostava, pogodbe in še veliko več. Zato so gostinska in hotelska podjetja tisti, ki imajo veliko koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Brez ustreznega sistema za upravljanje dokumentov je veliko ročnega napora.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla, vodi do prihrankov stroškov, kot je odprava papirnatih dokumentov, in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so prejemki, pogodbe, dobavni listki ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v PaperOffice .
Najboljša rešitev je, da uporabite dobro premišljenega programsko opremo za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS.
Prav tako lahko koristite digitalne administrativne naloge in pazite na vse pogodbe o najemu in storitvah, uradno korespondenco, ki je po dodelitvi opravil na voljo na ponovno predložitev ali dodeljena zaposlenim.
Digitalno in revizijsko arhiviranje dokumentov in prejemkov na koncu vodi k pravni varnosti v skladu z določbami GoBD.
Kako brez papirja v gostinstvu in hotelskih industrijah?
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla, vodi do prihrankov stroškov, kot je odprava papirnatih dokumentov, in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so prejemki, pogodbe, dobavni listki ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v PaperOffice .
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
S programsko rešitvijo PaperOffice DMS ni več izgubljenih dokumentov. Ne glede na to, kje ste, lahko v nekaj sekundah dostopate do pomembnih dokumentov.
Seveda vedno delate z našimi sistemi v skladu z zakonom in popolnoma dokazilo o reviziji.
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno odobritev, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta.
Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.
Poleg cele vrste drugih prednosti, PaperOffice DMS je idealno orodje za nadzor različnih dokumentov.
Vsak dokument, od računa za paket pijač iz supermarketa do različnih rezervacij, storitvenih izvršitev in odpovedi - vse je mogoče shraniti v pravilnem kronološkem vrstnem redu in poklicati, kot je potrebno.
Programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je najbolje primerna za ta opravila. Ker gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Proslavljati zabave, dobro jesti, ne da bi se ti bilo treba kuhati, doživljati nekaj izjemnega, srečati se s prijatelji, to je v krvi ljudi.
Restavracijsko združenje DEHOGA za leto 2020 ni zaman posnelo skoraj 158.000 podjetij v gostinstvu, vključno s prenočišči, kot so hoteli ali gostišča. V Nemčiji je na primer eno podjetje iz sektorja Gastro & Event na vsakih 518 prebivalcev.
Nobena druga trgovina v Nemčiji se ne more ponašati s tako visoko gostoto.
Tudi če je gostinska industrija zelo priljubljena kot podjetje, to v nobenem primeru ni enostavno, zlasti ker je pravni okvir povezan z vedno več predpisi, kot je obveznost predložitve potrdila ali obveznost uporabe blagajne. Praviloma imajo "odrasla" družinska podjetja nekoliko lažje, Nemčija pa ima v tem pogledu dolgo tradicijo.
V smislu vsebine se je veliko zgodilo v smislu gastronomije in dogodkov v današnjem globaliziranem svetu, od takrat do 21. stoletja. Tako kot obstajajo različne gastronomske ponudbe, potekajo dogodki vseh vrst. V skladu s tem je organizacijsko prizadevanje ogromno in zahteva ustrezno administracijo, da bi obdržali pregled.
Obstaja široka paleta gastronomske programske opreme, ki se uporablja predvsem za knjigo naročil, ustvarjanje prejemkov in pravilno izračunavanje davkov. Kaj pa vse drugo? Ni nič neobičajnega, da organizatorji dogodkov ali restauraterji najdejo upravljanje predalov s precej kaotičnim videzom.
Eden od razlogov za to je, da ima papir še vedno pomembno vlogo pri gastronomiji in upravljanju dogodkov. Dostavni zapiski, računi, pogodbe, ponudbe in druge stvari dobesedno zaplahajo v hišo, preprosto zato, ker je v gostinstvu osebni stik z restauraterji pomembnejši za dobavitelje in predstavnike kot v kateri koli drugi panogi. Sporočila za dostavo in podobno lahko takoj pripeljete s seboj. Toda, kaj je najlažji način za ustvarjanje reda in obdržati pregled? PaperOffice DMS je odgovor na to vprašanje.
PaperOffice DMS ustvarja jasne prednosti v gostinstvu
Zahvaljujoč PaperOffice DMS je brez težav mogoče brez težav izvesti brezhiben vključitev DMS programske opreme v obstoječo IT infrastrukturo hotelske in gostinske industrije, kar pomeni tudi optimizacijo poslovnih procesov.
Programska oprema za upravljanje dokumentov pretvarja analogno papirje v digitalne podatke, tudi s kamero mobilnega telefona. Ker v tej panogi ne bi smeli podcenjevati upravljanja prejemkov in potrdil o gostinstvu.
Zaradi uporabe PaperOffice DMS in povezave s skenerjem, ki je na voljo v tovarni, lahko zaposleni brez veliko truda digitalizirajo dohodne analogne dokumente. To zagotavlja, da je vse pomembne dokumente mogoče najti kadarkoli.
Poleg tega lahko papirnate dokumente posnamete s pametnim telefonom ali tabličnim računalnikom in jih lahko pošljete neposredno v prenosnik z operacijskim sistemom Windows, na primer zaradi integrirane funkcije pošte »Dropmail«. Tukaj pa PaperOffice DMS omogoča uvoz slik in jih pretvori v besedilne oblike, seveda se obdrži oblika fotografije.
Programska oprema OCR, integrirana v PaperOffice DMS, med logotipom in normalnim besedilom. Dostavni zapiski partnerskih podjetij ali prejemki za gostinstvo se lahko hitro najdejo kadarkoli, na primer med raziskavami, z uporabo OCR iskanja in tako zagotovijo čim večjo preglednost in pravno varnost.
Arhiviranje se lahko izvaja tudi tako, da so vsi naslednji dokumenti pošiljatelja prepoznani in samodejno dodeljeni.
Poleg tega PaperOffice DMS ponuja restaurateurjem in upraviteljem dogodkov druga praktična orodja, kot so funkcija poteka dela, idealna za nadzorovanje dogodkov, avtomatizirano ustvarjanje predlog, kot so meniji, in statistična vrednotenja, kot so pogostost strank ali poraba pijače.< /p>
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Digitalna obdelava računov je ugodna tudi za veliko podjetij v gostinstvu in hotelski industriji. Dohodne račune lahko avtomatizirate zahvaljujoč DMS-u PaperOffice in se posredujejo odgovornemu zaposlenemu. Postopek nadzora in sproščanja prek digitalne izdaje je mogoče tudi hitro in učinkovito obravnavati prek sistema.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospešuje komunikacijo v trgovini in proizvodnji z dobavitelji in kupci.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.
Podjetja iz gostinščine in hotelske industrije imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
S paperOffice DMS pa obstaja veliko več možnosti za restaurateurs. Na primer upravljanje zalog, vključno s stalnim ali ključnim datumom zaloge. Osnova za PaperOffice DMS so povezani uporabniški računi v omrežju. Shranjevanje podatkov teh uporabniških računov je združeno v centralni zbirki podatkov. Dokumente je mogoče nadzorovati preko AI z različnimi algoritmi, ki se lahko uporabljajo za sprožitev avtomatiziranih procesov.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
PaperOffice DMS ima pametno navigacijo po meniju, ki je logično strukturirana in omogoča intuitivno delovanje na številnih področjih. Video vadnice, ki so na voljo brezplačno na internetu, nudijo dodatno podporo in seveda lahko tečaji usposabljanja potekajo tudi neposredno na sedežu podjetja stranke, če želite.
Poleg dokumentiranje različnih vrst faz je PaperOffice DMS enako primeren za podporo logističnim nalogam za naročanje materialov. Zahvaljujoč možnostim vzpostavitve zbirk podatkov v PaperOffice DMS, je mogoče spremljati nakup materiala in porabo materiala in dodeliti opozorilne ravni. Notranji AI se lahko uporablja za ustvarjanje predlog, ki se samodejno odzivajo, če obstajajo ozka grla ali pomanjkanje, na primer če so oddani ponavljajoči se ukazi, čeprav bi morala obstoječa količina dejansko zadoščati. V ta namen se lahko uporabi funkcija poteka dela, s katero lahko odgovorni zaposleni v podjetju primerjajo izvajanje svojih nalog.
PaperOffice DMS v gostinstvu in hotelsko industrijo, tako da stik z gostom ni zanemaren zaradi vseh papirjev.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v gastronomski in hotelski industriji":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira gostinščino in hotelsko industrijo ter ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi po vaših željah. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.