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La PaperOffice AI Suite revolucionó el ayuntamiento de Carrión de los Condes al automatizar los procesos administrativos, logrando un retorno de inversión 4 veces mayor en 6 meses y reduciendo los costes operativos en un 60%.
El Ayuntamiento de la población de Carrión de los Condes, como autoridad pública, tiene la obligación de gestionar una gran cantidad de documentos importantes: documentos, solicitudes, títulos de identidad, certificados de registro, pero también expedientes de construcción, documentos mercantiles, correspondencia y mucho más.
Desgraciadamente, el Ayuntamiento no se había beneficiado de forma significativa del uso de un software de gestión documental adecuado, ya que aún no se había encontrado la mejor solución.
Para facilitar la búsqueda y hacerla más eficaz, el archivo municipal ha previsto digitalizar la documentación e incorporar su contenido a la base de datos del archivo interno.
El tratamiento manual habría llevado demasiado tiempo, por lo que se buscó la extracción automática de la información.
El objetivo de la administración de la ciudad era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar una gran parte de los procesos en segundo plano y, por lo tanto, optimizar el proceso de administración de propiedades.
En el pasado todo el sistema se basaba en el papel. Las solicitudes presentadas por los ciudadanos eran clasificadas en expedientes por la oficina de registro, remitidas al Ayuntamiento y completadas allí con más documentación.
Después, los documentos se almacenaban en estanterías de varios metros de largo que cubrían todas las paredes de la oficina.
Sin embargo, con los documentos existentes y los que entran diariamente, el sistema manual del Ayuntamiento llegó a sus límites: solía suceder que los documentos individuales se archivaban de forma incorrecta o habían sido sacados previamente por los compañeros y no se volvían a colocar en su lugar. Asimismo, fue difícil implicar a los proveedores externos, por ejemplo, cuando el propio Ayuntamiento y los expertos necesitaban acceder a los archivos para evaluar las solicitudes.
recuerda el Sr. Carlos A. García gerente de Marketing y comunicaciones.
El resultado era la prolongación e ineficacia de los plazos de tramitación, recuperación y envío de la documentación necesaria.
Pero el mayor problema era la antigüedad de los documentos ya que se estaban volviendo frágiles. En consecuencia, la autoridad comenzó a buscar un sistema de gestión de documentos digitales.
El caso de estudio que hemos realizado en PaperOffice se debe a la preocupación, como suele suceder en cualquier consistorio, de mantener los numerosos registros y expedientes en papel y tener a disposición un espacio físico, así como personal para conservarlos (algunos en estado crítico), clasificarlos y ordenarlos.
A pesar del margen presupuestario, llegaron a la conclusión de que este anticuado sistema debía ser sustituido por uno actual, moderno, digital. Y, en lugar de buscar documentos, dedicarse a la verdadera tarea de un ayuntamiento: los ciudadanos.
El Sr. Carlos A. García, Gerente de Mercadeo y Comunicaciones de la administración Carrión de los Condes, buscaba una solución para digitalizar todos los problemas que enfrentan todas las instituciones públicas. También se preveía digitalizar todas las tareas administrativas del municipio, que antes eran en gran medida análogas.
Los criterios de selección más importantes fueron la fiabilidad y la seguridad, ya que los documentos gestionados tienen un contenido confidencial, como documentos personales o la situación financiera del solicitante.
No se consideraron varios proveedores en la nube o soluciones de código abierto debido a la normativa de protección de datos de las instituciones públicas, ya que no se podía garantizar la seguridad de los datos personales de la RGPD a largo plazo.
Dado que PaperOffice DMS no es una aplicación en la nube y almacena todos los datos en una base de datos central que se encuentra en el Ayuntamiento, se decidió finalmente probar el escenario requerido con una instalación de prueba.
Especialmente debido al almacenamiento de documentos altamente encriptados directamente en el ayuntamiento y no en una nube, PaperOffice supera todos los estándares habituales, así como las directrices legales.
La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que cuente con un control de versiones a prueba de revisiones -que por supuesto cumpla con las normas-, es más clara que nunca.
Una razón de peso para la decisión fue también la accesibilidad del soporte técnico, ya que en el pasado se tuvieron muy malas experiencias con otros proveedores, ocasionando trabas en distintos procesos internos.
Para garantizar la fiabilidad y simular problemas reales, se contactó varias veces con el servicio de asistencia y soporte técnico de PaperOffice y así evaluar el cumplimiento de los plazos y su calidad.
En este sentido PaperOffice está por delante de cualquier otro fabricante.Como objetivo, hemos decidido que todos los documentos en papel existentes en el archivo sean digitalizados.
Especialmente para la transformación digital, se creó en el Ayuntamiento de Carrión de los Condes una organización de un programa mixto de formación y empleo denominado "Creación de un archivo digital", que junto con los especialistas de PaperOffice se encuentran capacitando ocho estudiantes y dos profesores.
En él se aplicarán los conocimientos adquiridos en una práctica real, con un flujo de trabajo preciso que ayude a optimizar el tiempo y empezar a solucionar el archivo histórico que data de la década de 1820.
Como experto en el campo del procesamiento inteligente de documentos mediante IA, se encargó a PaperOffice la digitalización de la documentación existente.
Así, los empleados del Ayuntamiento escanean cuidadosamente los documentos en papel existentes y los transfieren a PaperOffice. A continuación, el sistema crea una imagen en miniatura de todos los documentos escaneados y realiza un amplio reconocimiento del texto. Como resultado, cualquier contenido de texto de todos los documentos puede ser encontrado en segundos gracias al motor de búsqueda integrado de PaperOffice.
Gracias a la implantación de la digitalización de PaperOffice, el Archivo Municipal de Carrión de los Condes ha conseguido:
La disponibilidad ahora es mucho más fácil y rápida, cambiando de una forma fundamental y sostenible los procesos internos del Ayuntamiento. Los conocimientos administrativos están ahora organizados de forma transparente y disponibles en cualquier momento.
Así, en este sentido, PaperOffice DMS sienta las bases para la digitalización de todos los procesos basados en documentos en la administración pública.
Además del proceso general de archivo:
garantizada.
Resultado final PaperOffice ha puesto solución a los problemas actuales eliminando el inconveniente del volumen de datos, agilizando las trabas administrativas, asegurando que sólo los empleados autorizados tengan acceso a PaperOffice para evitar la modificación de documentos o, incluso, una posible malversación de fondos.
Además, el Ayuntamiento muestra una voluntad de prolongación ya que el proyecto cumple a la perfección las expectativas que se tiene sobre él y sobre sus resultados.
Ahora pueden localizar expedientes en cuestión de segundos y pueden ayudar a sus ciudadanos con mayor rapidez y precisión, mientras los originales permanecen intactos.
Superficie: 63,37 km². Población: 2096 (2018)
Provincia: Palencia. Comunidad de Castilla y León
Alcalde: José Manuel Otero Sanz.
Núcleos de población: Carrión de los Condes;
Este pueblo compuesto por más de 2000 habitantes se ubica en el centro neurálgico de la provincia de Palencia. Es una población cuyos hallazgos arqueológicos muestran que el lugar ya estaba poblado en tiempos previos a las culturas prerromanas y cuyo calado histórico es indiscutible, siendo un enclave importantísimo al norte de la comarca natural de Tierra de Campos.
Hoy en día la ciudad es conocida por todos los peregrinos que hacen el Camino de Santiago, ya que la ciudad está en el Camino de Santiago y cuenta con albergues de peregrinos.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
