QNAP NAS 用ドキュメント管理 DMS

文書管理システム（DMS）と呼ばれる文書管理および整理システムは、業務書類の電子的かつ体系的な管理を支援します。DMSはペーパーレスオフィスへの重要な一歩となります。

あなたのQNAP NASと組み合わせることで、アナログデータをデジタル化し、検索およびアーカイブプロセスの効率を向上させる理想的なデュオを構築します。

PaperOffice文書管理は、QNAPに公式に承認された唯一のDMSシステムであり、QNAPデバイスに最適です。

NASとは何ですか？

「QNAP NAS」という名称のもと、台湾の企業QNAPはさまざまなネットワーク接続ストレージデバイス（NASデバイス）を販売しています。これらのデバイスは、企業や個人ユーザーがデータを効率的に保護し、個別に整理および利用できるようにします。

NASは、専用のオペレーティングシステムを持つファイルサーバーであり、ネットワークを通じてそのストレージスペースを提供します。

QNAP NASは、特に中小企業にとって、企業データの迅速かつ簡単な保存のために理想的な条件を提供します。

次の記事では、あなたの企業のためにQNAP NASを最大限に活用する方法と、文書管理がDockerなしで簡単に機能する方法について説明します。

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

なぜクラウドではなくNASを使用するのですか？

クラウドベースのソリューションではなく、NAS（ネットワーク接続ストレージ）ソリューションを使用すべき理由はいくつかあります。ここではいくつかの例を挙げます：

• 1. コントロールとセキュリティ： NASは企業の物理的な管理下にあるため、企業が自分たちのデータを完全にコントロールし、そのデータが安全で保護されていることを保証できます。
  一方、クラウド環境ではデータが外部の提供者に転送され、企業自身のセキュリティ基準には従いません。


• 2. データ保護： 企業が個人データを保存する際には、EUの一般データ保護規則（GDPR）を遵守しなければなりません。したがって、企業はストレージ技術およびサービスを選択する際に、データ保護規則に準拠していることを確保する必要があります。
  NAS（ネットワーク接続ストレージ）は、GDPR規則を遵守する際にクラウドソリューションよりも適しています。
  企業が所有しているため、データは企業によって直接管理および保護され続けることができます。さらに、データは外部のデータセンターに保存される必要がないため、企業はNAS上のデータを暗号化して不正アクセスから保護することができます。
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. インターネット接続： NASはインターネット接続がなくても使用できるため、田舎やインターネット接続が不安定な地域で働く企業にとって理想的です。


• 4. コスト： コストは、NASがクラウドストレージに比べて優れた重要な利点です。NASは一度だけ支払えば済むため、クラウドサービスよりも初期費用が安くなります。
  さらに、NASの月額コストはクラウドサービスよりもはるかに低くなります。NASには月々のサブスクリプション料金が必要ありません。また、クラウドサービスで発生する可能性のある追加の帯域幅料金もありません。


• 5. 柔軟性： NASは、ハードウェアとストレージ容量の選択において企業により多くの柔軟性を提供します。企業の成長するニーズに応じてストレージ容量を拡張することもできます。

QNAP NASとPaperOffice DMSの組み合わせにより、企業にとって文書管理のためのシンプルで信頼性の高いソリューションを提供します。

PaperOffice DMSは、企業が文書を整理、保存、カテゴリ化および管理し、いつでもどこでも容易にアクセスできるようにする使いやすいソフトウェアです。

NASとPaperOffice DMSの効果的な管理を組み合わせることで、企業の生産性を向上させ、文書を迅速かつ信頼性高く取得できるようにします。また、データがNASに保存され、ローカルコンピュータや外部クラウドに保存されないため、データのセキュリティも向上します。

データベースのインストールと設定はどれほど手間がかかりますか？

QNAP NASへのデータベースインストールおよび設定は、まったく手間がかからず、ITスペシャリストを必要としません。

特に、Dockerコンテナの運用が不安定で信頼性に欠ける統合解決策とされているため、PaperOfficeは、MariaDBを直接ネイティブに使用することで、実績があり信頼性の高いデータ保存ソリューションを提供することを決定しました。

Dockerインストールとは異なり、PaperOffice YouTubeビデオの助けを借りて、初心者でも数分以内に設定を完了できます。

Dockerコンテナを使用しない利点は何ですか？

NAS（ネットワーク接続ストレージ）で文書管理システム（DMS）を運用する際にDockerコンテナを使用しないことにはいくつかの利点があります：

• 1. 簡単な保守と更新: Dockerコンテナを使用しないことで、DMSとコンテナの互換性を気にする必要がなくなり、保守と更新が簡単になります。


• 2. 高いパフォーマンス： DMSが直接NAS上で実行されるため、NASのリソースを完全に活用し、コンテナ環境と比較して、より高いパフォーマンスを達成できます。


• 3. 追加のリソース負担なし: Dockerコンテナを使用しないため、NASへの追加のリソース負担がなく、総合パフォーマンスに良い影響を与えます。

どのようにしてデータをQNAP NASに移行しますか?

QNAP NAS (Network Attached Storage) で動作する PaperOffice ドキュメント管理システム (DMS) にデータを移行する方法は複数あります。いくつかの例を以下に示します:

ドキュメントのスキャン

手順は簡単です: データがまだデジタル形式で存在しない場合、紙媒体のドキュメントをまずスキャンまたは写真を撮影する必要があります。

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

スキャナや他のデジタル化デバイスを使用すると、ドキュメントは画像に変換されるだけでなく、その内容も電子的に「読み取る」ことができます。PaperOffice DMS に統合されているスキャナ機能は、スキャナに接続し、デジタルメディアをドキュメント管理ソフトウェアに転送します。

スキャン機能の最適な統合方法については、他の記事で詳しく説明しています。

デジタルドキュメントの保存

デジタル形式のデータ、例えばメールやデジタルファイルをドラッグアンドドロップで簡単にPaperOfficeのインターフェースに追加できます。複数のドキュメントを手動の手間なくアーカイブしたい場合、PaperOfficeに統合されているフォルダ監視機能が適しています。この機能は背景でスムーズにアーカイブを行います。

既存データ

PaperOfficeのドキュメント管理システムは、現在ラップトップやデスクトップPCのハードドライブにある既存のデジタルデータを、共同利用のデータストレージであるQNAP NASに移行するのも簡単です。

これにより、既存のデータをワンクリックでドキュメント管理システムにインポートできます。

QNAP NASとPaperOffice DMSの付加価値と利点

QNAP NAS (Network Attached Storage) と文書管理システム (DMS) PaperOffice を組み合わせて使用することで、多くの利点が得られます。その一部を以下に示します。

• 1. 中央集中的なデータ管理: DMSにより、すべての文書とファイルを中央の場所に保存および整理することができ、USBスティックにコピーすることなく、各従業員が必要なファイルにアクセスできるため、協力しやすくなります。
  これにより時間を節約し、手動の転送によるエラーを防止できます。


• 2. セキュリティの向上: NAS はデータを損失や不正アクセスから保護するために暗号化や冗長性などの追加のセキュリティ機能を提供します。また、さまざまなバックアップオプションによる高いデータセキュリティも備えています。
  障害や重要なファイルの偶発的な削除の際に、それらを復元できるように、自動バックアップを作成することができます。また、機密データが不正アクセスから保護されていることを確認するために、データを暗号化することもできます。


• 3. アクセス速度の向上: NASにより、データをより迅速にアクセスおよび編集することができ、生産性を向上させます。


• 4. 簡単な保守と更新: DMS と NAS は独立しており、それぞれ独立して保守および更新できるため、保守が容易です。


• 5. 柔軟性の向上: QNAP NASとPaperOffice DMSの組み合わせは、企業の要件を満たすためのさまざまな設定およびカスタマイズオプションを提供します。


• 6. さらに、ストレージスペースの簡単な拡張性 も利点の一つです。企業は成長し、より多くのストレージスペースを必要とすることが多いため、QNAP NASは簡単に拡張でき、成長する要件を満たすことができます。これは、外部ハードドライブやクラウドソリューションなどの他のストレージソリューションと比較して、コスト効率が高く、実装が容易です。


• 7. モバイルアクセスとリモートワークのサポート: QNAP NAS と PaperOffice DMS を使用することで、どこからでもデータにアクセスおよび編集でき、リモートワークやモバイルコラボレーションの可能性が広がります。


• 8. 効率の向上: PaperOffice DMS と QNAP NAS を使用することで、データを迅速に見つけ、組織し、プロセスを自動化できるため、効率が向上します。


• 9. QNAP NAS と文書管理システムを組み合わせるもう一つの利点は、広範なユーザー管理 です。特に複数のユーザーアカウントを作成および管理する機能があります。
  これにより、企業は異なる従業員や部門に異なるアクセス権を設定することができます。たとえば、財務部門の従業員は財務文書にアクセスでき、マーケティング部門の従業員はマーケティング文書にのみアクセスできます。

DMS は企業が文書とファイルを中央に保存および管理することを可能にします。必要なファイルにどの場所からでも従業員がアクセスできるため、検索やコラボレーションが容易になります。また、文書ワークフローを自動化して時間とリソースを節約することも可能です。

QNAP NAS (Network Attached Storage) と連携した文書管理 (DMS) は、企業の文書管理および保存、ならびに文書とファイルへのアクセスに対する強力で信頼性の高いソリューションを企業に提供します。