PaperOffice DMS to narzędzie do zarządzania dokumentami dla urządzeń NAS QNAP.

Systemy do zarządzania dokumentami, zwane również DMS (Document Management System), wspomagają organizację w elektronicznej i strukturalnej organizacji dokumentów biznesowych. DMS jest zatem ważnym krokiem w kierunku biura bez papieru.

W połączeniu z Twoim QNAP NAS tworzą idealną parę do cyfryzacji analogowego przechowywania i zwiększenia efektywności procesów wyszukiwania i archiwizacji.

System zarządzania dokumentami PaperOffice jest jedynym na świecie systemem DMS oficjalnie zatwierdzonym przez QNAP dla Twoich urządzeń QNAP.

Czym jest NAS?

Pod nazwą ”QNAP NAS” tajwańska firma QNAP sprzedaje różne urządzenia do przechowywania danych sieciowych (NAS). Urządzenia te pozwalają firmom oraz użytkownikom domowym na skuteczną ochronę, indywidualną organizację i wykorzystywanie ich danych.

NAS to serwer plików z własnym systemem operacyjnym, który udostępnia miejsce na dane za pośrednictwem sieci.

QNAP NAS oferuje idealne warunki dla wszystkich firm, a szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, do szybkiego i łatwego przechowywania danych firmowych.

W tym artykule pokażemy Ci, jak wykorzystać maksymalnie swój QNAP NAS dla Twojej firmy, a także jak zarządzanie dokumentami może działać bez Docker'a.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Dlaczego warto korzystać z NAS zamiast chmury?

Istnieje kilka powodów, dla których warto korzystać z rozwiązania NAS (Network Attached Storage) zamiast opartego na chmurze. Oto kilka przykładów:

• 1. Kontrola i bezpieczeństwo: NAS znajduje się pod sprawą fizyczną firmy, co oznacza, że jako firma masz pełną kontrolę nad swoimi danymi i możesz zapewnić, że są one bezpieczne i chronione.
  W przypadku chmury Twoje dane są przekazywane dostawcy zewnętrznemu i nie podlegają takim samym standardom bezpieczeństwa, jak firma.


• 2. Ochrona danych osobowych: Przy przechowywaniu danych osobowych firma musi przestrzegać przepisów unijnych rozporządzeń o ochronie danych (RODO). Dlatego wybierając technologie i usługi związane z przechowywaniem danych, przedsiębiorstwa muszą upewnić się, że są zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
  NAS (Network Attached Storage) to lepsze rozwiązanie niż chmura, jeśli chodzi o przestrzeganie przepisów RODO.
  Ponieważ NAS pozostaje w posiadaniu firmy, dane mogą być przetwarzane i chronione bezpośrednio przez firmę. NAS oferuje również duże możliwości dostosowania, ponieważ dane nie muszą być przechowywane w zewnętrznym centrum danych. Dodatkowo, firmy mogą zaszyfrować dane na NAS, aby chronić je przed nieautoryzowanym dostępem.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Połączenie internetowe: NAS można używać niezależnie od połączenia internetowego, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm, które działają na obszarach wiejskich lub obszarach o niestabilnym połączeniu internetowym.


• 4. Koszty: Koszty to ważna korzyść, jaką oferuje NAS w porównaniu do przechowywania w chmurze. NAS jest tańszy w zakupie niż usługa w chmurze, ponieważ płaci się tylko raz i posiada się go zawsze w swoim posiadaniu.
  Ponadto, miesięczne koszty dla NAS są znacznie niższe niż dla usługi cloud. W przypadku NAS nie trzeba płacić miesięcznych opłat abonamentowych. Ponadto, w przypadku NAS nie ma dodatkowych opłat za przepustowość, które mogą wystąpić w usłudze chmurowej.


• 5. Elastyczność: NAS daje przedsiębiorstwom większą elastyczność w wyborze sprzętu i pojemności pamięci. Umożliwia również rozszerzenie miejsca na dane, aby sprostać rosnącym wymaganiom firmy.

QNAP NAS w połączeniu z systemem PaperOffice DMS oferuje Twojej firmie łatwe i niezawodne rozwiązanie do zarządzania dokumentami.

PaperOffice DMS to łatwe w obsłudze oprogramowanie, które umożliwia firmom organizowanie, przechowywanie, kategoryzowanie i zarządzanie dokumentami, umożliwiając ich łatwe i niezawodne wyszukiwanie w dowolnym miejscu i czasie.

Dzięki połączeniu NAS i efektywnemu zarządzaniu PaperOffice DMS możesz zwiększyć wydajność firmy, zapewniając szybki i niezawodny dostęp do dokumentów. Zapewnia także dodatkową ochronę danych, ponieważ przechowywane są one na NAS, a nie na lokalnych komputerach lub zewnętrznych chmurach.

Jak czasochłonna jest instalacja i konfiguracja bazy danych?

Instalacja i konfiguracja bazy danych na Twoim QNAP NAS nie jest wcale trudna i nie wymaga specjalisty ds. IT.

Ponieważ działanie kontenerów Docker jest z natury niestabilne i nierzetelne w integracji, PaperOffice zdecydowało się na bezpośrednie, natywne wykorzystanie MariaDB jako sprawdzonego i niezawodnego rozwiązania do przechowywania danych.

W przeciwieństwie do instalacji za pomocą Docker, konfiguracja za pomocą filmów YouTube PaperOffice może zostać wykonana przez amatorów w ciągu kilku minut.

Jakie korzyści niesie rezygnacja z kontenerów Docker?

Rezygnacja z kontenerów Docker podczas korzystania z systemu zarządzania dokumentami (DMS) na urządzeniu NAS (Network Attached Storage) niesie ze sobą kilka korzyści:

• 1. Łatwiejsza konserwacja i aktualizacja: Bez kont

Jak przenieść dane na serwer NAS QNAP?

Istnieje wiele sposobów na przeniesienie danych do systemu zarządzania dokumentami (DMS) PaperOffice, który działa na serwerze NAS (Network Attached Storage) QNAP. Oto kilka przykładów:

Skanowanie dokumentów

Proces jest prosty: jeśli dane nie są jeszcze w formie cyfrowej, dokumenty w formie papierowej muszą zostać zeskanowane lub sfotografowane.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Urządzenie skanujące lub inne urządzenie do digitalizacji nie tylko przekształca dokument w obraz, ale także "odczytuje" jego treść elektronicznie. Funkcja skanowania zintegrowana w systemie PaperOffice DMS łączy się z urządzeniem skanującym, transferując w ten sposób medium cyfrowe do oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Opisaliśmy już w innym artykule, jak najlepiej zintegrować skaner, aby zeskanować dokumenty.

Cyfrowe przechowywanie dokumentów

Dane w postaci cyfrowej, takie jak e-maile lub pliki cyfrowe, mogą być łatwo przenoszone do interfejsu PaperOffice za pomocą przeciągnięcia i upuszczenia. Jeśli chcesz zarchiwizować wiele dokumentów bez wysiłku manualnego, możesz skorzystać z funkcji monitorowania folderów zintegrowanej w systemie PaperOffice. Umożliwia to płynne archiwizowanie w tle.

Istniejące dane

System zarządzania dokumentami PaperOffice ułatwia również użytkownikom przeniesienie już istniejących danych cyfrowych znajdujących się na dyskach twardych laptopów lub komputerów stacjonarnych do współdzielonej pamięci danych QNAP NAS.

W ten sposób wszystkie istniejące dane można zaimportować do systemu zarządzania dokumentami za pomocą jednego kliknięcia myszą.

Wartość dodana i korzyści z QNAP NAS w połączeniu z PaperOffice DMS

Użycie QNAP NAS (Network Attached Storage) w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami (DMS) PaperOffice oferuje szereg korzyści, w tym:

• 1. Centralne zarządzanie danymi: DMS umożliwia przechowywanie i organizowanie wszystkich dokumentów i plików w jednym miejscu, co ułatwia współpracę i dostęp do danych, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do potrzebnych plików bez konieczności kopiowania ich na pendrive'a.
  Pozwala to zaoszczędzić czas i zapobiegać błędom wynikającym z ręcznego przenoszenia.


• 2. Zwiększone bezpieczeństwo: NAS oferuje dodatkowe funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie i redundancję, aby chronić dane przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. Zapewnia także wysokie bezpieczeństwo danych przez różne opcje tworzenia kopii zapasowych.
  Można tworzyć automatyczne kopie zapasowe, aby można było je przywrócić w przypadku awarii lub przypadkowego usunięcia ważnych plików. Istnieje również możliwość szyfrowania danych, aby upewnić się, że wrażliwe dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.


• 3. Zwiększona prędkość dostępu: NAS umożliwia szybszy dostęp i edycję danych, co zwiększa produktywność.


• 4. Łatwe utrzymanie i aktualizowanie: DMS i NAS są niezależne od siebie i mogą być niezależnie od siebie utrzymywane i aktualizowane, co ułatwia konserwację.


• 5. Zwiększona elastyczność: Połączenie QNAP NAS i PaperOffice DMS oferuje wiele opcji konfiguracji i dostosowywania, aby sprostać wymaganiom firmy.


• 6. Również łatwość rozszerzania przestrzeni dyskowej to jedna z zalet. Ponieważ firmy często się rozwijają i potrzebują większej przestrzeni dyskowej, QNAP NAS można łatwo rozbudować, aby sprostać rosnącym wymaganiom. Jest to rozwiązanie bardziej kosztowo efektywne i łatwiejsze w realizacji w porównaniu do innych rozwiązań, takich jak zewnętrzne dyski twarde lub rozwiązania chmurowe.


• 7. Obsługa dostępu mobilnego i pracy zdalnej: Dzięki użyciu QNAP NAS i PaperOffice DMS, można uzyskać dostęp do danych i edytować je z dowolnego miejsca, co rozszerza możliwości pracy zdalnej i współpracy mobilnej.


• 8. Zwiększona efektywność: Użycie PaperOffice DMS i QNAP NAS umożliwia szybsze znajdowanie, organizowanie i automatyzowanie procesów, co zwiększa efektywność.


• 9. Kolejną zaletą QNAP NAS w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami jest rozszerzone zarządzanie użytkownikami, w tym możliwość tworzenia i zarządzania wieloma kontami użytkowników.
  To pozwala firmom ustawić różne uprawnienia dostępu dla różnych pracowników lub działów. Na przykład pracownik w dziale księgowości może mieć dostęp do dokumentów finansowych, podczas gdy pracownik w dziale marketingu ma tylko dostęp do dokumentów marketingowych.

DMS pozwala firmom przechowywać i zarządzać swoimi dokumentami i plikami w jednym miejscu. Ułatwia wyszukiwanie i współpracę, ponieważ pracownicy mogą mieć dostęp do potrzebnych plików z dowolnego miejsca. Umożliwia również automatyzację procesów dokumentów, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.

Zarządzanie dokumentami (DMS) w połączeniu z QNAP NAS (Network Attached Storage) oferuje przedsiębiorstwom potężne i niezawodne rozwiązanie do zarządzania i przechowywania dokumentów w firmach, a także dostęp do ich dokumentów i plików.