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Automação de processos de negócios na indústria da construção


PaperOffice DMS para construtoras permite um bom fluxo de informações entre departamentos graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, notas de entrega e muito mais são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização na indústria da construção

Construtoras, corporações, desenvolvedores de imóveis, gerentes de projetos, engenheiros e desenvolvedores de projetos se beneficiam significativamente do uso de gerenciamento adequado de dados.

As construtoras geram documentos importantes diariamente: registros de construção, documentação com foto, recibos, notas fiscais, desenhos, notas de entrega, cuecas e muito mais.

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

A melhor solução é usar softwares de gerenciamento de documentos bem pensados, como o PaperOffice DMS.

Na indústria da construção, muitas vezes há processos baseados em projetos. Em cada um desses projetos, há uma grande quantidade de informações diferentes, incluindo arquivos e documentos, que podem ser gerenciados centralmente por um DMS adequado, como o PaperOffice.

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

PaperOffice DMS como uma solução para a indústria da construção permite que você realize uma pesquisa de palavras-chave ao vivo através de seus projetos, dados de clientes e documentos. Graças à integração do PaperOffice DMS na construtora, você pode marcar pontos sobre a concorrência com a automação de seus processos através de fluxos de trabalho digitais, ou arquivamento automático de todos os documentos relacionados ao projeto, gerenciamento de regras, adição de tarefas.

Como faço para ficar sem papel na indústria da construção?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos, faturas, pedidos, notas de entrega gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como a emissão de aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem concluir eficientemente as tarefas atribuídas e as pessoas autorizadas podem facilmente aprová-las ou negar a liberação.

Com a solução de software PaperOffice DMS, não há mais documentos perdidos. E não importa onde você esteja, você pode acessar documentos importantes em segundos.

Claro, você sempre trabalha com nossos sistemas em conformidade com a lei e completamente à prova de auditoria.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações de e-mail ou alterações de status de documentos.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

Além de uma série de outras vantagens, o PaperOffice DMS é a ferramenta ideal para controlar as diversas fases de construção.

Cada documento, desde a fatura até um pacote de parafusos da loja de ferragens até os vários planos de construção, pode ser salvo na ordem cronológica correta e chamado conforme necessário.

A versão é importante aqui. Por exemplo, o plano de construção original, o plano de construção modificado posteriormente, etc. PaperOffice DMS também permite o armazenamento de entradas manuscritas e fotografias do status de construção. Com o PaperOffice DMS, é possível uma documentação completa de todos os processos e incidentes durante a construção. Desde a cerimônia inovadora até a entrega das chaves. E tudo isso com o mínimo de esforço.

Software de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, é mais adequado para essas tarefas. Porque é um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não diferencia entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, súplicas e correspondências de e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores na empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes e transparentes e flexibilizados.

Porque não importa qual forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

O processamento digital é uma base essencial para garantir a alta qualidade de serviço de todos os serviços no futuro

A "lei das varas" foi uma das primeiras leis da indústria da construção, e inúmeras outras foram para seguir até hoje. A lei rod era na verdade uma vara de 5 m de comprimento, que na Idade Média era usada para garantir becos e ruas uma largura mínima de cerca de 5 m, permitindo que um homem ande pelas ruas com esta vara atravessada. Onde quer que ficasse muito estreito, o prédio que se projetava muito longe na rua tinha que ser demolido. Isso tinha menos a ver com o trânsito na época e mais com o risco de incêndio. Isso foi para evitar que casas queimadas de um lado da rua se espalhassem para o outro lado.

Hoje, só a lei federal e estadual de construção compreende cerca de 1.600 parágrafos. Além disso, existem as normas e especificações das associações profissionais para as propriedades do material, o tipo de uso, como os materiais devem ser instalados e até mesmo com as normas comerciais, que é permitido construir e instalar o que. Há provavelmente apenas alguns países na Terra que têm um sistema de construção igualmente complexo.

Para os contratantes, tanto civis quanto estruturais, isso significa consultar as especificações relevantes para cada trabalho e significa realizar uma papelada mais ou menos extensa a cada vez. Não é incomum que os construtores dêem um passo adiante e solicitem mudanças que não estavam previstas no plano de construção original. Às vezes há uma nota escrita à mão no plano do que precisa ser mudado e como. Isso pode levar a uma reação em cadeia que afeta todos os negócios e até perturba o planejamento material.

Como faço para acompanhar o caos do papel?

Claro, graças ao uso do PaperOffice DMS.

Porque o PaperOffice arquiva todos os documentos gerados na indústria da construção civil e todas as informações relevantes em conformidade com a lei e de forma à prova de auditoria.

PaperOffice DMS, em conexão com um NAS (Network Attached Storage), permite a construção de uma intranet muito segura para comunicação interna e transmissão de dados. Isso cria dupla segurança contra ataques de fora. Primeiro o firewall do sistema operacional e segundo a criptografia do PaperOffice DMS. Ao mesmo tempo, uma nuvem separada é configurada através do NAS, independente de provedores de terceiros.

A extensa função de fluxo de trabalho do PaperOffice DMS facilita muito a comunicação interna. O termo interno também inclui filiais ou locais estrangeiros. No caso de trabalhos relacionados ao projeto, por exemplo, o status atual é sempre exibido e, ao mesmo tempo, a história.

É claro que também está incluído um calendário relacionado à equipe e privado, no qual prazos e eventos relacionados ao tempo são inseridos.

O reconhecimento de documento equipado com uma IA organiza automaticamente todos os documentos a serem salvos na pasta correta e cria um índice de palavras-chave e um histórico de alterações. O mecanismo de busca interno do PaperOffice DMS encontra todos os documentos em frações de segundo.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

As empresas do setor da construção civil têm que processar documentos para todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que você precisa, por exemplo:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação no comércio e produção com fornecedores e clientes.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Empresas da indústria da construção civil se beneficiam da gestão de documentos digitais

Com o PaperOffice DMS, no entanto, há muito mais possibilidades para as construtoras. Por exemplo, o gerenciamento de inventário, incluindo um inventário permanente ou de data-chave. As bases para o PaperOffice DMS são contas de usuário vinculadas na rede. O armazenamento de dados dessas contas de usuário é combinado no banco de dados central. Os documentos podem ser controlados através de uma IA com diferentes algoritmos, que podem ser usados para desencadear processos automatizados.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

PaperOffice DMS tem navegação inteligente de menu que é logicamente estruturada e permite operação intuitiva em muitas áreas. Tutoriais em vídeo disponíveis gratuitamente na Internet oferecem suporte adicional e, claro, cursos de treinamento também podem ser realizados diretamente na sede da empresa do cliente, se desejar.

Além da documentação das fases de construção, o PaperOffice DMS é igualmente adequado para apoiar tarefas logísticas para aquisição de materiais. Graças às possibilidades de criação de bancos de dados no PaperOffice DMS, a compra de materiais e o consumo de materiais podem ser monitorados e atribuídos níveis de aviso. A IA interna pode ser usada para criar modelos que reagem automaticamente se houver gargalos ou escassez, por exemplo, se as ordens repetidas forem colocadas, embora a quantidade existente deva realmente ser suficiente. A função de fluxo de trabalho pode ser utilizada para esse fim, com a qual os colaboradores responsáveis da empresa podem comparar a execução de suas tarefas.

PaperOffice DMS pode acelerar um projeto de construção, evitar decisões erradas e reduzir custos. Talvez as empresas que construíram a BER e ainda estão construindo Stuttgart21 simplesmente não tinham o software certo, PaperOffice DMS.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na indústria da construção civil e na construção":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS suporta a indústria da construção civil e oferece interfaces correspondentes a outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Processamento automatizado de faturas

15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
contribui significativamente para a eficiência e sucesso da sua empresa e para um escritório sem papel. A necessidade de processamento de faturas digitais é agora um aspecto importante para todos.