Soluções de especialistas digitais para advogados e escritórios de advocacia
Automação de processos de negócios e otimização de processos são os pré-requisitos para eficiência e sucesso. A necessidade disso não é mais um luxo opcional, mas uma obrigação para se manter competitivo a longo prazo.
Dica profissional
Documentos importantes no formulário de papel existente, como alegações, documentos do cliente, rascunhos, cartas judiciais externas, pesquisas, opiniões de especialistas são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.O PaperOffice não só permite o gerenciamento de documentos, mas também possibilita o acesso instantâneo a arquivos clientes atualizados e precisos.
Digitalização para escritórios de advocacia, advogados e consultores de gestão
Com a enxurrada de dados digitais e em papel de hoje, é importante garantir que documentos importantes não sejam perdidos e estejam disponíveis no momento certo.
Advogados, departamentos jurídicos, escritórios de advocacia e consultores de gestão, bem como notários, beneficiam-se significativamente do uso de gestão adequada de dados.
Documentos importantes se acumulam nos escritórios de advocacia diariamente: alegações, documentos de clientes, rascunhos, cartas externas, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitas cartas de clientes também chegam por e-mail.
Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.
Porque os processos altamente técnicos na indústria automotiva exigem um fluxo perfeito de informações e execução estruturada. As vantagens necessárias só podem ser alcançadas graças à digitalização.
É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos.
O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.
O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.
Trabalhe de forma eficiente graças à digitalização
Estar certo e ser acertado nem sempre são os mesmos. A situação é semelhante às decisões empreendedoras sobre qual caminho tomar para um futuro de sucesso. As indústrias que lidam com a ajuda de seus clientes a obter seus direitos ou a encontrar o caminho certo para a empresa são advogados e consultorias de gestão.
Advogados como membros do direito público têm um status especial, mas também uma responsabilidade especial. Em consultorias de gestão, por exemplo, muitas vezes há também advogados, além de engenheiros e economistas de negócios. Em uma estrutura social e econômica muito complexa como essa na Alemanha, praticamente todos os passos são acompanhados de possíveis consequências legais. Provavelmente a base mais importante para essas estruturas é a documentação, idealmente, completa de todos os processos.
Isso é exatamente o que o PaperOffice DMS é, um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.
O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos de clientes, resumos, declarações de taxas, julgamentos e correspondência de e-mail: obrigado Com o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores em seu escritório de advocacia ou empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis. O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de direitos de acesso.
Não há como contornar a automação para advogados e consultores de gestão
Para consultorias de advogados & gestão, isso significa manter um arquivo muito extenso de clientes ou clientes, que também deve ter algumas características especiais. Por exemplo, os princípios do GDPR devem ser observados e, claro, os advogados estão vinculados ao dever absoluto de confidencialidade, que não se aplica apenas às declarações orais, mas também ao armazenamento seguro de documentos protegidos contra pessoas não autorizadas. Há também a obrigação de cumprir prazos legais e contratualmente acordados.
Em alguns casos, o não cumprimento desses prazos pode ter consequências criminais, mas principalmente apenas consequências civis. Para as consultorias de gestão, a proteção dos segredos comerciais de seus clientes também é de suma importância.
O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como gerenciamento de autorizações, diversos níveis de acesso e atribuição de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente da mesma forma que são realizadas na empresa, por exemplo, a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.
A responsabilidade pode ser atribuída não apenas a indivíduos, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Advogados de Locação" para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.
A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.
Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente ou vice-versa. Estas também podem ser fornecidas com senhas.
A solução: know-how comprovado
Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.
Fluxos de trabalho perfeitos para advogados e consultores de gestão
Na Alemanha existem atualmente cerca de 150.000 regulamentos individuais de leis e regulamentos federais e estaduais. Todas as áreas da vida social e econômica são reguladas. Para dominar a selva dos parágrafos, os advogados se especializam em determinadas áreas, assim como consultorias de gestão, e ainda não há advogado ou consultor de gestão que conheça todos os requisitos legais de sua área especial. Especialmente porque novas leis ou julgamentos estão constantemente mudando a situação atual a qualquer momento. Precisa do software certo, capaz de aprender, rápido e seguro.
PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que advogados e consultorias de gestão precisam, por exemplo:
- Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR
- Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
- Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
- Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
- Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
- Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas
Transformação digital com PaperOffice DMS está revolucionando o setor jurídico
A função de fluxo de trabalho do PaperOffice simplifica a comunicação entre a secretaria e os advogados. A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço.
O PaperOffice suporta isso com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.
Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.
Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos. O que é uma obrigação absoluta no setor jurídico.
Digitalização com PaperOffice traz imensas vantagens
Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.
Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.
É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes.
Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office.
Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.
PaperOffice O DMS não é apenas extenso em suas funções, mas também fácil de aprender, guiado por tutoriais em vídeo, mas também por conselhos individuais e treinamento, se desejar. Tudo isso em uma relação preço-desempenho muito boa.
FAQs
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Digitalização para escritórios de advocacia, advogados e consultores de gestão":
Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?
Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.
O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?
Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.
Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?
O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!
O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?
Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.
Conclusão
PaperOffice DMS suporta advogados e consultores de gestão e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.
PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.
Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.