Строителни услуги
IDC Construccion S.L. Лас Палмас

Начална ситуация

IDC Construccion е строителна фирма със седалище в Лас Палмас, специализирана в изграждането на спортни настилки за училища, спортни зали и игрища. Фирмата е известна с висококачествените и издръжливи настилки за училища, спортни зали, игрища и др., които отговарят на нуждите на потребителите.

Като всички големи строителни фирми, IDC Construccion S.L. също имаше много проблеми със съхранението и организацията на важни документи в ежедневната си дейност.За да се справи с тези предизвикателства, фирмата потърси система за управление на документи, за да оптимизира управлението на документите си.

Беше важно новата система за управление на документи (DMS) да може да събере всички тези документи на едно място и да позволи лесен достъп от всяка локация.IDC Construccion търсеше DMS, който да се адаптира към съществуващите работни процеси и да отговаря на изискванията им.

Предизвикателствата включваха:

• Регистрация, организация, класификация и архивиране на всички документи на фирмата
• Бърз и надежден достъп до документи от всяко място
• Единна система за управление на хартиени доклади и електронни файлове
• Лесна интеграция в съществуващите работни процеси на фирмата
• Контрол и защита на поверителната информация

Кои други производители бяха в разглеждане?

IDC Construccion прегледа различни опции за управление на документи. Никое от другите системи обаче не можеше да се адаптира към съществуващия им начин на работа. Накрая откриха PaperOffice DMS и отбелязаха, че то се вписва идеално в техните изисквания.Те бяха впечатлени от факта, че се интегрира лесно в съществуващите им системи, без да променят начина, по който работят.

Защо IDC Construccion S.L. избра PaperOffice DMS

Г-н Агустин Гарсия Афонсо от IDC Construccion S.L. първо изследва различни софтуерни предложения за управление на документи и реши да тества първо PaperOffice DMS.

Предизвикателство за строителната компания IDC Construccion беше да намери подходяща система за управление на документи, която да подкрепя начина, по който работят, и да оптимизира управлението на документи.

След като изпробваха няколко системи за управление на документи, беше установено, че тези системи биха ги принудили да адаптират начина, по който работят, вместо обратното.

Това беше неблагоприятно за компанията, тъй като те вече имаха персонализирана система за управление на документи, която обаче не бе актуализирана. След тези предизвикателства компанията реши да потърси система, която да отговаря на техните изисквания и в същото време да поддържа съществуващата им система.

След внимателно прегледане на различни системи за управление на документи, IDC Construccion избра PaperOffice DMS.

Системата бе избрана, тъй като позволява на компанията да промени малко начина, по който работи, докато в същото време отговаря на техните изисквания. Това беше важен фактор при решението на IDC Construccion, тъй като компанията успя да запази пълния контрол върху своите документи, без да се нарушава начина, по който работи.

Благодарение на контролиран достъп, подробен списък с задачи, предоставяне на разрешения чрез потоци на работа и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълняват задачите, които им са възложени, по ефективен начин, а оторизираните лица могат да ги одобряват или отказват одобрението.

"За предприятията, които все още нямат система за управление на документи, PaperOffice DMS е идеалното решение, тъй като предлага всичко, от което се нуждаят. Дори и за предприятия, които вече имат система за управление на документи, но трябва да преминат към друга по някаква причина, PaperOffice DMS е отличен избор благодарение на своя лесен за използване интерфейс и функции."

Възможността за по-лесен и по-бърз достъп до данни и документи променя основно и трайно потока на работа в компанията. Знанията за управление са винаги подредени и лесно достъпни в подходящия момент.

Тези аспекти правят PaperOffice DMS по-добру от другите

• Приспособяване на потребителския интерфейс: IDC Construccion бе впечатлена от удобството на PaperOffice DMS. Системата за управление на документи може да се приспособи към съществуващите бизнес процеси на IDC Construccion и им позволява да организират и намират своите документи бързо и лесно.
• Подобрено търсене на документи: С PaperOffice DMS служителите на IDC Construccion могат да намерят документи бързо и лесно, което спестява време и ресурси.
• Контрол на версиите на документите: PaperOffice DMS позволява на IDC Construccion да контролира версиите на документите и да се увери, че винаги са актуални.

"След внедряването на PaperOffice дори променихме нашата фраза "Кажете ни как искате да постъпим и ще поставим Вашият под" в една фраза за управление на документа, която звучи: "Кажете ми как искате да управлявате документацията си, и PaperOffice ще го направи за Вас". "

Крайни резултати

IDC Construccion постигна подобрение в управлението на документите си, като внедри PaperOffice DMS. Компанията бе впечатлена от гъвкавостта на потребителския интерфейс, подобреното търсене на документи и контрола на версиите на документите. Внедряването на новата система премина гладко, а компанията препоръчва PaperOffice DMS на всеки, който търси решение за управление на документи. Оценката на IDC Construccion за PaperOffice DMS беше изключително задоволителна и превиши очакванията им.