Bouwbedrijf
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Startpositie

IDC Construccion is een bouwbedrijf gevestigd in Las Palmas, dat gespecialiseerd is in het bouwen van sportvloeren voor scholen, sporthallen en speeltuinen. Het bedrijf staat bekend om zijn kwalitatief hoogwaardige en duurzame vloeren voor scholen, sporthallen, speeltuinen, enz., die voldoen aan de behoeften van de gebruikers.

Net als alle grote bouwbedrijven had ook IDC Construccion S.L. problemen met het beheer en de organisatie van belangrijke documenten en dossiers in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het bedrijf op zoek gegaan naar een documentbeheersysteem om het documentbeheer te optimaliseren.

Het was belangrijk dat het nieuwe documentbeheersysteem (DMS) in staat was om al deze documenten op één plek te verzamelen en eenvoudige toegang vanaf elke locatie mogelijk te maken.
IDC Construccion zocht naar een DMS dat kon worden aangepast aan hun bestaande werkprocessen en aan hun eisen kon voldoen.

<#beeld360#>

De uitdagingen omvatten:

• Registratie, organisatie, classificatie en archivering van alle documenten van het bedrijf
• Snelle en betrouwbare toegang tot documenten vanaf elke locatie
• Uniform systeem voor het beheer van papieren documenten en elektronische bestanden
• Eenvoudige integratie met de bestaande werkprocessen van het bedrijf
• Beheersing en beveiliging van vertrouwelijke informatie

Welke andere fabrikanten kwamen in aanmerking?

IDC Construccion heeft verschillende DMS-opties onderzocht. Geen van de andere systemen kon echter worden aangepast aan hun bestaande werkwijze. Uiteindelijk ontdekten ze PaperOffice DMS en ontdekten ze dat het perfect paste bij hun vereisten. Ze waren onder de indruk van het feit dat het gemakkelijk kon worden geïntegreerd in hun bestaande systemen zonder dat ze hun werkwijze hoefden te veranderen.

Waarom IDC Construccion S.L. voor PaperOffice DMS koos

Hr. Agustín García Afonso van IDC Construccion S.L., onderzocht eerst verschillende softwareaanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om PaperOffice DMS eerst te testen.

Een uitdaging voor het bouwbedrijf IDC Construccion was om een geschikt documentbeheersysteem te vinden dat hun werkwijze ondersteunt en hun documentbeheer optimaliseert.

Nadat het bedrijf verschillende documentbeheersystemen had geprobeerd, werd vastgesteld dat deze systemen hen zouden dwingen om hun werkwijze aan te passen aan het systeem, in plaats van andersom.

Dit was een nadeel voor het bedrijf omdat ze al een gepersonaliseerd documentbeheersysteem hadden dat echter niet was bijgewerkt. Vanwege deze uitdagingen besloot het bedrijf op zoek te gaan naar een systeem dat aan hun vereisten zou voldoen en tegelijkertijd hun bestaande systeem zou kunnen ondersteunen.

Na een zorgvuldige beoordeling van verschillende documentbeheersystemen koos IDC Construccion voor PaperOffice DMS.

Het systeem werd gekozen omdat het bedrijf in staat stelde hun bestaande werkwijze minimaal te veranderen, terwijl het ook aan hun vereisten voldeed. Dit was een belangrijke factor in de beslissing voor PaperOffice DMS, omdat het bedrijf zo volledige controle over hun documenten kon behouden zonder hun werkwijze te beïnvloeden.

Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde taaklijsten, het verlenen van machtigingen via workflows en betrouwbare e-mailmeldingen kunnen medewerkers de toegewezen taken efficiënt uitvoeren en bevoegde personen deze eenvoudig goedkeuren of afwijzen.

"Voor bedrijven die nog geen documentbeheersysteem hebben, is PaperOffice DMS de ideale oplossing, omdat het alles biedt wat men zich maar kan wensen. Zelfs voor bedrijven die al een documentbeheersysteem hebben, maar om welke reden dan ook moeten overschakelen, is PaperOffice DMS vanwege zijn gebruiksvriendelijke interface en functies een uitstekende optie."

De nu gemakkelijkere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van het bedrijf fundamenteel en duurzaam. De kennis van het management is nu transparant georganiseerd en beschikbaar op het juiste moment.

Deze punten heeft PaperOffice DMS beter gemaakt dan anderen

• Aanpasbaarheid van de gebruikersinterface: IDC Construccion was onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid van PaperOffice DMS. Het documentbeheersysteem kon zich aanpassen aan de bestaande werkprocessen van IDC Construccion en stelde hen in staat om hun documenten snel en eenvoudig te organiseren en doorzoeken.
• Verbeterde zoekmogelijkheden naar documenten: Met PaperOffice DMS kunnen medewerkers van IDC Construccion documenten snel en eenvoudig vinden, wat tijd en middelen bespaart.
• Controle van documentversies: PaperOffice DMS stelt IDC Construccion in staat om de versies van documenten te controleren en ervoor te zorgen dat ze altijd up-to-date zijn.

"Na de implementatie van PaperOffice hebben we zelfs onze slogan "Vertel ons hoe u wilt dat we te werk gaan, en wij leggen daar uw vloer" aangepast naar een documentbeheer slogan die luidt: "Vertel me hoe u uw documentatie wilt beheren, en PaperOffice zal het voor u doen". "

Eindresultaat

Door de implementatie van PaperOffice DMS heeft IDC Construccion hun documentbeheer kunnen verbeteren. Het bedrijf was onder de indruk van de aanpasbaarheid van de gebruikersinterface, de verbeterde zoekmogelijkheden naar documenten en de controle van documentversies. De implementatie van het nieuwe systeem verliep naadloos en het bedrijf beveelt PaperOffice DMS aan aan iedereen die op zoek is naar een documentbeheeroplossing. Over het algemeen was de ervaring van IDC Construccion met PaperOffice DMS uiterst tevredenstellend en heeft het hun verwachtingen overtroffen.