Automatisering van bedrijfsprocessen in vastgoedbeheer en vastgoedbeheer
PaperOffice DMS voor vastgoedbeheer en vastgoedbeheerders maakt de efficiënte afhandeling van de elektronische archivering van huurders- en vastgoeddossiers en de snelle verwerking van vragen mogelijk en is de voorwaarde voor de efficiëntie en het succes van uw bedrijf.
Professionele tip
Belangrijke documenten in bestaande papieren vorm, zoals huurcontracten, energierekeningen, bouwdossiers, evenementen, handelsdocumenten, aankondigingen worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.Informatie over alle gebouwen, zakenpartners, huurders, etc. is direct beschikbaar op aanvraag dankzij PaperOffice DMS.
Digitalisering in vastgoedbeheer en vastgoedbeheer
Binnen vastgoedbeheer en vastgoedbeheer zijn er een groot aantal verschillende documenten die moeten worden beheerd:
Huurcontracten, bijkomende kostendeclaraties, bouwdossiers, evenementen, zakelijke documenten, notificaties en nog veel meer. Daarom zijn vastgoedbeheerders en vastgoedbedrijven degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
Belangrijke documenten worden dagelijks gegenereerd door vastgoedbeheerders. Deze moeten allemaal worden toegewezen aan de juiste woning, huurder, verhuurder, eigendom.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Bovendien wordt elk document geclassificeerd op basis van het type en kan het worden toegewezen aan mensen en objecten, die u vervolgens zelfs onderweg kunt openen, ongeacht het apparaat. U heeft alle informatie en documenten over alle gebouwen, zakenpartners, huurders, etc. overzichtelijk op één plek, namelijk uw database.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.
Om veel bestaande administratieve problemen in vastgoedbeheer op te lossen, moet het PaperOffice-documentbeheersysteem worden geïmplementeerd.
PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
U kunt ook profiteren van digitale administratieve taken en alle huur- en servicecontracten in de gaten houden, officiële correspondentie, die opnieuw wordt ingediend of aan werknemers wordt toegewezen door taaktoewijzing.
Automatiseer uw bedrijfsprocessen
Geen enkel ander land in de EU heeft meer inwoners dan Duitsland en heeft met 234 mensen per vierkante kilometer de op twee na hoogste bevolkingsdichtheid van Europa na Nederland en België, met uitzondering van Monaco. Ongeveer 37 miljoen gebouwen zijn verspreid over een oppervlakte van 357.588 vierkante kilometer. Iets meer dan de helft van de woningen wordt gebruikt als woonruimte, alle andere woningen worden commercieel of openbaar gebruikt. Naar schatting 8 miljoen panden worden beheerd door vastgoedbeheerders of vastgoedbeheerders.
Achter het indrukwekkende aantal van 8 miljoen beheerde objecten gaat een aanzienlijke hoeveelheid onderhoudswerkzaamheden schuil, die niet alleen het gevolg zijn van de activiteiten die nodig zijn om het gebouw operationeel te houden, maar ook van de bepalingen, verordeningen en wetten die bijna elk jaar nieuw zijn. Onroerend goed in Duitsland is deels onderworpen aan het staatsrecht en deels aan het federale recht. Maar de lijst met dingen die deel uitmaken van de dagelijkse gang van zaken in vastgoedbeheer is verrassend uitgebreid, zoals:
- Verhuur
- Pachten
- Servicekostenoverzicht
- Incasso
- Depositobeheer
- Beheer van huurinkomsten
- Verkopen / Kopen
- Renovatie
- Renovatie
- Reparaties
- Facilitair onderhoud
- Onderhoud van onroerend goed
- Winterdienst
- Verwarming / Elektriciteit / Water / Afval
- Fiscaal recht
- Verzekering
- Kadaster
Achter elke afzonderlijke term in deze lijst zitten vaak een groot aantal zeer verschillende processen. Natuurlijk zijn er vastgoedbeheerbedrijven die slechts beperkt zijn tot één gebied, zoals het exclusieve beheer van huurwoningen of de pure aan- en verkoop of het beheer van onroerend goed dat eigendom is van een gemeenschap van eigenaren. Maar welk segment ook, de taken zijn zo divers dat elke vastgoedbeheerder effectief documentbeheer nodig heeft.
Dat is PaperOffice DMS, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
Maar wat betekent effectief voor vastgoedbeheerders?
De grootste sector van de 8 miljoen woningen onder beheer hierboven zijn huurappartementen, gevolgd door kantoorruimte. Dit betekent dat er, afhankelijk van het type, vaste kosten zijn die driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks betaald moeten worden. Inkomen, aan de andere kant, is meestal maandelijks. Afhankelijk van de beheerde voorraad betekent dit het onderhouden van honderden tot duizenden accounts, die allemaal specifieke deadlines hebben en extra administratie vereisen wanneer zich buitengewone wijzigingen voordoen. Daarnaast is er de juiste boekhouding van inkomsten en uitgaven.
Buitengewone gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld huurachterstanden. Het gaat er hier om de rente te berekenen totdat de betaling is gedaan, maar ook om verjaringstermijnen in acht te nemen en passende maatregelen te nemen.
- De administratie kan ook plannen bevatten die kavelgebieden op schaal weergeven en, indien nodig, beschikbaar worden gesteld aan bouwbedrijven voor renovaties of renovaties.
- Bewijs van de juiste investering van depositofondsen vereist ook te allen tijde een correcte boekhouding en presentatie.
- Voer tijdig wijzigingen in het huurrecht of grondverwerving in en wees dus voorbereid op het moment dat ze in werking treden.
Dit zijn slechts vier voorbeelden van wat een goed document management systeem kan doen, zoals PaperOffice DMS.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice document management systeem zijn uw eerdere processen in uw bedrijf gedigitaliseerd, waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler zijn geworden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
Het basiskader voor digitale transformatie in vastgoedbeheer en vastgoed
Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Leveringsbonnen", slaat de juiste trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Boekhouding" of "Productie", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Workflowoplossingen en AI-integriteit - de ALL-IN-ONE oplossing met PaperOffice DMS
Bedrijven in vastgoedbeheer en vastgoedbeheerders moeten documenten verwerken in alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het alles heeft wat de meubel- en maakindustrie nodig heeft, zoals:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
De PaperOffice-workflowfunctie vereenvoudigt de communicatie. Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. Met PaperOffice DMS kunt u eenvoudig rekening houden met toepasselijke bewaar- en verwijderingsperioden . Digitale workflows worden geïntegreerd in de bedrijfsprocessen, wat zorgt voor compliance van de essentiële processtappen en daarmee compliance.
PaperOffice ondersteunt dit met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale vrijgave vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.
Op deze manier kunnen relevante metadata ook na het archiveringsproces van documenten worden opgeslagen. Naast het documenttype kan de archiveringsperiode en bijbehorende klantgegevens worden opgegeven.
De meubelindustrie en productiebranche profiteren van digitaal documentbeheer
Het documentbeheersysteem maakt het mogelijk om voor elk afzonderlijk gebied afzonderlijke databases te maken en tegelijkertijd koppelingen te maken. Analoge documenten, zoals ingediende vakmanfacturen, worden gescand met PaperOffice DMS en zowel als foto als als geconverteerde tekst opgeslagen met behulp van OCR-software. Alle bestaande gegevens, bijvoorbeeld over een huurder, kunnen duidelijk en eenduidig worden weergegeven, waardoor er geen bestanden meegenomen hoeven te worden voor out-of-house afspraken. Het AI-gestuurde databasebeheer maakt sjablonen op basis van stamgegevens of statistisch bruikbare lijsten zoals vereist.
Tegelijkertijd wordt de noodzakelijke gegevensbescherming gehandhaafd door middel van hiërarchisch wachtwoordbeheer en 1024-bits codering.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
De uitstekende prijs-prestatieverhouding van PaperOffice DMS, de eenvoudige implementatie in bestaande Microsoft-besturingssystemen en de intuïtieve leerbaarheid maken de software in korte tijd een onmisbare helper in elk huis- of vastgoedbeheer, ongeacht hoe groot de te beheren voorraad is.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in vastgoedbeheer en vastgoedbeheer":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt vastgoedbeheer en vastgoedbeheer en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.