Productontwikkeling, processen en ondersteuning Butterfly Engineers S.L.

PaperOffice ervaringen / Referentie / Praktijkrapport

Sector
Industrie en handel

Regio
Córdoba, Andalusië, Spanje

Afdelingen
Afdeling Onderzoek en Ontwikkeling
Boekhouding

Digitale verandering in productontwikkeling - succesvol documentbeheer

De heer Antonio Jesús Sánchez, Managing Director en Product and Process Engineer bij Butterfly Engineers S.L.

Uitgangspositie

Een bedrijf dat zich uitsluitend toelegt op productontwikkeling, procesengineering en betrokken is bij alle productiefasen - van het eerste idee tot het eindproduct - wordt dagelijks overspoeld met bestanden en documentatie, zoals technische fiches, klantgegevens, berekeningen en plannen.< /p>

Projectinformatie, die in de loop der jaren steeds meer opslagruimte in beslag neemt en niet meer gemakkelijk te vinden is, vooral in administratieve kantoren, wordt stilaan fataal.

Het doel van het bedrijf was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het proces te optimaliseren.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Bestaande problemen en taken

In het verleden werd informatie alleen op papier opgeslagen, zoals het ontwerp en de planning of specificaties van een product of productontwikkeling, maar tegenwoordig is er in veel organisaties een verscheidenheid aan informatiebronnen en documenten: e-mails, formulieren, schetsen maken er net zo goed deel van uit als elektronische facturen en papieren ontvangstbewijzen, brievenpost, leveringsbonnen, contracten etc.

Gelukkig is dit soort werk dankzij de voortdurende IT-ontwikkelingen nu digitaal gedreven. Veel processtappen worden nu onderdeel van een 100% digitale en geautomatiseerde praktijk, zoals Industry 4.0 bevestigt.

Papier is echter vaak onmisbaar als het gaat om tekeningen of ideeën uit de vrije hand, maar ook als administratie, facturen of klantinformatie.

Naast het ontwerpen en produceren, moeten Butterfly Engineers-specialisten ook documentatie maken, zoals assemblagehandleidingen, veiligheidsinstructies en technische documentatie om de haalbaarheid van projecten te bestuderen.

Wendbaarheid en snelheid bij het afhandelen van iemands dossiers zijn van fundamenteel belang in moderne bedrijven, en nog meer wanneer de follow-up van projecten, de analyse van hun kosten of de verschillende studies die ze winstgevend maken, afhankelijk zijn van deze documentatie.

Het doel van Butterfly Engineers was dan ook om zich aan te passen aan de industrie en digitaal te kunnen acteren als industrieel bedrijf 4.0.

"We hadden vermijdbare opslagkosten door documenten in mappen op te slaan. Bovendien was het zoeken naar documenten tijdrovend",

herinnert zich de heer Antonio Jesús Sánchez, Managing Director en process engineer bij Butterfly Engineers.

Waarom Butterfly Engineers voor PaperOffice DMS koos

Het bedrijf Butterfly Engineers is toegewijd aan productontwikkeling, procesengineering en ondersteuningsengineering, het behandelt een grote hoeveelheid documentatie die moet worden gedigitaliseerd, maar de belangrijkste punten voor het implementeren van een DMS zoals PaperOffice zijn de beveiliging en de snelheid van het indexeren en het zoekproces.

Behalve dan dat ze er het volste vertrouwen in hebben dat een papierloos digitaal kantoor mogelijk is.

"We werken dagelijks met veel technische informatie. Het opslaan van alle informatie op papier is voor ons omslachtig en duur. De zoektocht ernaar in de toekomst is ook erg vervelend.
PaperOffice stelt ons in staat om er gemakkelijk toegang toe te krijgen vanaf elke locatie, om gemakkelijk specifieke bestanden of documenten te vinden en vooral om hun veiligheid te garanderen."

Butterfly Engineers is zich er ook van bewust dat de coderingsmethode van PaperOffice het mogelijk maakt om de meest gevoelige documenten te beschermen tegen mogelijke lekken, spionage of ongelukken. Vooral wanneer een bedrijf met deze kenmerken normen en patenten doorloopt, waardoor elementen worden beschermd die essentieel zijn voor een bedrijf.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Bovendien worden de operationele details van de software nog aantrekkelijker wanneer u een ondersteuningsteam van de hoogste kwaliteit heeft, voldoet aan alle strengste wettelijke Europese richtlijnen (GDPR, RGPD en GoBD) en de codering van de bestanden absoluut onkwetsbaar is. Het is ook opmerkelijk dat de gegevens op elk moment kunnen worden geëxporteerd door geautoriseerde personen en dat de database op elk moment toegankelijk is voor het IT-personeel en de beheerders van het bedrijf.

Overschakelen naar automatisering via PaperOffice: doelen en planning

Voor Butterfly Engineers was het duidelijk dat ze vroeg of laat zouden moeten overschakelen op digitalisering om een concurrentievoordeel te creëren.

Als een bedrijf dat meer verbonden is met technologische ontwikkeling dan andere industrieën, vertrouwde Butterfly Engineers op een positieve impact van een DMS-introductie en succesvolle implementatie in een papierloos kantoor.

"Een document management systeem stelt ons in staat om bedrijfsinformatie snel en eenvoudig effectief te beheren. In die zin is PaperOffice een zeer uitgebreid en redelijk begrijpelijk systeem. Het is gemakkelijk te gebruiken en toegankelijk voor kleine en middelgrote bedrijven zoals de onze."

Dankzij de introductie van de digitalisering van PaperOffice was het bedrijf in staat om:

Minimaliseer papierverbruik
Bespaar kosten en opslagruimte
Administratieve taken automatiseren
Voer procesoptimalisatie uit dankzij mapbewaking
Zorg voor een veilige levering van documenten

Maar dankzij de digitalisering van PaperOffice was Butterfly Engineers ook in staat om:

Bespaar tijd en middelen
Zorg voor controle en verificatie van administratieve processen
Eenvoudige toegang tot documenten en bestanden mogelijk maken
Beschikbaarheid van documenten voor elke geautoriseerde medewerker
Veilige en langdurige archivering van documenten, gevoelige gegevens, patenten, industriehandleidingen of ontwikkelingen mogelijk maken

"Gegevensbeveiliging, documentdigitalisering en de eenvoudige integratie van PaperOffice in een industriële omgeving gaven het bedrijf wat het nodig had om de bestanden en het zoeken naar documenten te indexeren."

De eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van het bedrijf fundamenteel en permanent. Administratieve kennis is nu transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar.

Eindresultaat

PaperOffice heeft een manier gevonden om een einde te maken aan een van de grootste problemen waarmee bedrijven momenteel worden geconfronteerd:

Het beheren van documenten (document management) en procesdigitalisering.

Het ongemak van het gegevensvolume is beperkt gebleven om administratieve hindernissen weg te nemen, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde werknemers toegang hebben tot PaperOffice en om het wijzigen van documenten of zelfs het lekken van technische informatie te voorkomen.

Het bedrijf is ook van plan om deze succesvolle samenwerking verder uit te breiden, omdat PaperOffice perfect voldoet aan de beschikbare opties.

Dankzij de integriteit van PaperOffice DMS worden technische fiches, plannen, gegevens, facturen en schetsen snel gevonden - dit stelt het bedrijf Butterfly Engineers in staat om projectgegevens binnen enkele seconden te lokaliseren en hun klanten met grote nauwkeurigheid te helpen.

FAQs

Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Productontwikkeling, processen en ondersteuning Butterfly Engineers S.L.":

Welke tips zou u toekomstige PaperOffice-gebruikers geven?

Het is nooit te vroeg of te laat om het onderwerp digitalisering te behandelen.

Het belangrijkste is om een idee te krijgen van de software maar ook van het bedrijf zelf. Het was belangrijk dat we ons niet gedwongen voelden om de software aan te schaffen of ons aan te melden voor service- en ondersteuningspakketten.

Zelfs voordat we PaperOffice DMS overnamen, spraken we met alle afdelingen van het bedrijf en voelden we ons nooit slecht behandeld. Integendeel: PaperOffice heeft een fijn, hoffelijk en competent team.

Voor ons als publieke instelling wordt het proces steeds ingewikkelder en brengt het veel bureaucratie met zich mee. Daarom was vertrouwen in het systeem en de software erg belangrijk. Natuurlijk was het ook erg belangrijk dat de software gemakkelijk te begrijpen was.

Aan wie zou u PaperOffice aanbevelen?

We zullen PaperOffice aanbevelen aan alle andere bedrijven die willen digitaliseren en automatiseren.

Wat vind je vooral leuk aan PaperOffice?

We zijn zeer tevreden over alles.

Conclusie

PaperOffice is een lichtgewicht maar krachtig documentbeheersysteem.

Functies die in eerste instantie betekenisloos lijken, zoals het automatisch lezen van documentinhoud, blijken de belangrijkste functies te zijn die je over een langere periode niet meer wilt missen.

"Ik ben blij dat ik voor PaperOffice heb gekozen, want uiteindelijk hebben we een optimaal systeem gekregen. We kunnen het zelf beheren en zijn goed op weg om een digitaal kantoor te worden."