Rooster fabrikant
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
De heer Stephan Reichel, directeur van K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Uitgangspositie
Als fabrikant van roosters heeft K60 roostersystemen veel belangrijke documenten om te beheren:
Leveringsbonnen, facturen, contracten, schetsen of plannen en nog veel meer.
Veel vragen komen per e-mail binnen en worden uitgeprint, wat neerkomt op een enorme hoeveelheid papier over het jaar. Bestellingen worden altijd geprint met leveranciersgegevens en na levering samen met de factuur opgeslagen in het schap.
Dit complete proces betekent een buitengewone hoeveelheid papier en natuurlijk een gebrek aan ruimte.
Om het zoeken gemakkelijker en efficiënter te maken en de stortvloed aan papier te minimaliseren, was K60 Gitterrostsysteme van plan om de documentatie te digitaliseren en de inhoud op te nemen in de interne archiefdatabase - het bedrijf was op zoek naar een geschikt documentbeheersysteem.
Handmatige verwerking werd in de loop van de tijd te tijdrovend, daarom werd gezocht naar geautomatiseerde archivering en informatie-extractie.
De grootste uitdaging voor het bedrijf was om informatie laagdrempelig en vooral bruikbaar te maken voor meer medewerkers en groepen medewerkers en groepen mensen (medewerkers, zakenpartners, klanten, burgers).
Het doel van het bedrijf was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het proces te optimaliseren.
Bestaande problemen en taken
In het verleden werd informatie alleen op papier opgeslagen, maar tegenwoordig is er in veel organisaties een verscheidenheid aan informatiebronnen en documenten: e-mails, formulieren, schetsen maken hier net zo goed deel van uit als elektronische facturen en papieren ontvangstbewijzen, brieven, leveringsbonnen, contracten, enz.
De hele stroom aan informatie is inconsistenter geworden. Daarom is de belangrijkste taak om de analoge en digitale eenheden samen te brengen. Documenten die op papier bestaan, moeten worden gedigitaliseerd en samengebracht met andere informatie, zoals de bijbehorende e-mails.
De casestudy, die samen met het documentbeheersysteem PaperOffice werd uitgevoerd, had als doel het papierverbruik te minimaliseren om kosten en opslagruimte te besparen.
Daarnaast was het erg belangrijk om een oplossing te vinden om alle documenten van een productieproces samen te archiveren, zodat er direct informatie over projectgerelateerde documenten/orders gemaakt kan worden.
Net als het uitvoeren van geautomatiseerde archivering van documenten en inkomende e-mails, die de documenten in de juiste mappen moeten archiveren volgens bepaalde gespecificeerde criteria en extra workflows moeten activeren, zoals toewijzing aan de respectieve medewerker.
Een ander doel was om snel te kunnen zoeken naar documenten van collega's in het netwerk.
"We hadden vermijdbare opslagkosten door documenten in mappen op te slaan. Bovendien was het zoeken naar documenten tijdrovend",
herinnert zich de heer Stephan Reichel, Managing Director van K60 Gitterrostsysteme.
"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."
Waarom K60 Gitterrostsysteme voor PaperOffice DMS koos
De heer Reichel, Managing Director van K60 Gitterrostsysteme, onderzocht eerst verschillende softwareaanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om Eerst PaperOffice DMS te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de voorwaarden waar de heer Reichel naar op zoek was. Deze omvatten:
1. Oplossing voor de interne centrale database waarop het document management systeem is gebaseerd. De gegevens mogen niet worden opgeslagen op een computer voor één gebruiker.De oplossing: Er werd een dedicated server MAX met maximale prestaties voor K60 roostersystemen opgezet, waarop de database werd gebouwd. Dit maakte centrale en gemakkelijke toegang tot al deze relevante documentatie mogelijk en de mogelijkheid voor meerdere partijen om samen te werken aan hetzelfde document.
Een centrale repository die toegankelijk is voor alle administratieve medewerkers.
Het was de heer Stephan Reichel al vroeg duidelijk dat er geen manier was om zijn bedrijf te digitaliseren:
"Lange tijd was ik me ervan bewust dat er geen manier was om digitalisering te omzeilen, maar we hebben ons er lang tegen verzet. Veranderingen in bedrijfsprocessen worden meestal steeds verder in de verte geduwd, zoals naar de tandarts gaan. Nadat de integratie van het documentmanagementsysteem is voltooid, kan ik zeker zeggen dat ik het veel eerder had moeten doen."
2. Afhandeling en automatisering van administratieve taken. De software moet het mogelijk maken om taken over het netwerk te verdelen en de verwerking ervan door de betreffende griffier uit te voeren.
De oplossing: PaperOffice DMS heeft een uitgebreide workflowfunctie waarmee herinneringen, berichten en informatie van en naar elke aangesloten computer naar een vooraf bepaalde groep werknemers kunnen worden verzonden.
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken medewerkers geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
"Al bij de eerste afspraak met PaperOffice merk je de 20 jaar PaperOffice ervaring op het gebied van document management."
3. Opvraagbaarheid en tijdsbesparing. Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en ze gemakkelijk te vinden te maken wanneer dat nodig was.
De oplossing: Het is het kernsegment van PaperOffice DMS, de digitalisering van analoge documenten. Het enige wat je nodig hebt is een scanner met een interface naar de computer en PaperOffice DMS. Documenten worden niet zomaar gescand. Indien nodig worden ze door geïntegreerde OCR-software omgezet in bewerkbare tekst en automatisch correct opgeslagen.
4. Projectgerelateerde documenten / bestellingen samenvoegen. De software moet procesgerelateerde documenten samen kunnen opslaan of koppelingen naar elkaar kunnen inschakelen.
Alle documenten voor de zakelijke transactie, zoals een inkoopproces of installatie met de bijbehorende leveringsbon, factuur, schetsen, plannen en eventuele klachten over gebreken, moeten centraal worden beheerd.
De oplossing: PaperOffice heeft digitale mappen waar alle documenten van een productieproces in een digitale map kunnen worden opgeslagen. De mappenstructuur, bestaande uit een hoofdmap en submappen, zorgt voor een optimaal overzicht.
Op deze manier worden pakbonnen, facturen en alles wat bij het bedrijfsproces hoort opgeslagen in een map of submap. Toegangsautorisaties kunnen worden toegewezen voor elke map, voor groepen werknemers of voor individuele werknemers.
Daarnaast kunnen hyperlinks naar de map worden gemaakt en naar medewerkers worden verzonden.
Op deze manier hebben geautoriseerde medewerkers en samenwerkingspartners er altijd en overal toegang toe. Dankzij versiebeheer kunnen de afzender en het tijdstip van elke individuele documentwijziging transparant worden getraceerd: query's worden snel opgehelderd en onnodige fouten worden vermeden.
"Het onderwerp digitalisering wordt steeds meer merkbaar in de roosterbranche. Dit geldt bijvoorbeeld voor onze onderdelenlijsten of onze plannen, tekeningen en configurators. Na de introductie van PaperOffice DMS kon de handmatige inspanning worden verminderd. We zijn nu pioniers als fabrikant van digitale roosters."
PaperOffice heeft ook een virtuele weergave van documenten in andere mappen. Op deze manier kunnen de documenten virtueel in verschillende mappen worden weergegeven zonder dat het originele document hoeft te worden gedupliceerd. Deze functie is erg handig als een document bijvoorbeeld in verschillende projecten moet verschijnen, maar u het document niet wilt dupliceren.
De mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie vanuit verschillende perspectieven zorgt voor een hoger niveau van duidelijkheid voor alle projectdeelnemers en verbetert het vermogen van werknemers om informatie te verstrekken.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
Voordelen door digitalisering met PaperOffice
Dankzij de digitalisering van PaperOffice was k60 Grating Systems al in staat om:
- Bespaar tijd en middelen
- Eenvoudige toegang tot documenten
- Beschikbaarheid van documenten voor elke geautoriseerde medewerker
- Zorg voor duidelijke archivering
De eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van het bedrijf fundamenteel en permanent. Administratieve kennis is nu transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar.
In die zin wordt de basis gelegd voor de digitalisering van alle documentgebaseerde processen met PaperOffice DMS.
Naast het algemene archiveringsproces:
- Revisiebestendige archivering
- Optimalisatie van organisatieprocessen
- Betere organisatie van documentatie
- Sneller zoeken naar documenten
- Vereenvoudigde communicatie en het oplossen van taken
gewaarborgd.
Eindresultaat
PaperOffice DMS brengt vandaag de dag de gehele workflow digitaal in kaart.
Voorlopig worden alle leverings- en factuurdocumenten geregistreerd met krachtige scanners, PaperOffice herkent automatisch de contactgegevens en slaat de documenten dienovereenkomstig op in het elektronische archief.
Medewerkers hebben vervolgens toegang tot de documenten via een eenvoudige gebruikersinterface en het invoeren van verschillende zoektermen - een full-text zoekopdracht is ook beschikbaar.
Dankzij het consequente gebruik van het DMS kon de roosterfabrikant de verwerkingstijd die nodig is voor een factuur aanzienlijk verkorten en tegelijkertijd is het aantal openstaande vorderingen aanzienlijk afgenomen.
