Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Vriendschap-Vertrouwen-Eerewoord
We zullen uw e-mailadres nooit delen met anderen en elke e-mail bevat een link om u af te melden met slechts één klik.
Sector
Industrie en handel
Regio
Langenberg, Noord-Rijnland-Westfalen, Duitsland
Afdelingen
Verkoop
Boekhouding
Sector
Industrie en handel
Regio
Langenberg, Noord-Rijnland-Westfalen, Duitsland
Afdelingen
Verkoop
Boekhouding
De heer Stephan Reichel, directeur van K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Professionele tip
Sector
Industrie en handel
Regio
Langenberg, Noord-Rijnland-Westfalen, Duitsland
Afdelingen
Verkoop
Boekhouding
Als fabrikant van roosters heeft K60 roostersystemen veel belangrijke documenten om te beheren:
Leveringsbonnen, facturen, contracten, schetsen of plannen en nog veel meer.
Veel vragen komen per e-mail binnen en worden uitgeprint, wat neerkomt op een enorme hoeveelheid papier over het jaar. Bestellingen worden altijd geprint met leveranciersgegevens en na levering samen met de factuur opgeslagen in het schap.
Dit complete proces betekent een buitengewone hoeveelheid papier en natuurlijk een gebrek aan ruimte.
Om het zoeken gemakkelijker en efficiënter te maken en de stortvloed aan papier te minimaliseren, was K60 Gitterrostsysteme van plan om de documentatie te digitaliseren en de inhoud op te nemen in de interne archiefdatabase - het bedrijf was op zoek naar een geschikt documentbeheersysteem.
Handmatige verwerking werd in de loop van de tijd te tijdrovend, daarom werd gezocht naar geautomatiseerde archivering en informatie-extractie.
De grootste uitdaging voor het bedrijf was om informatie laagdrempelig en vooral bruikbaar te maken voor meer medewerkers en groepen medewerkers en groepen mensen (medewerkers, zakenpartners, klanten, burgers).
Het doel van het bedrijf was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het proces te optimaliseren.
In het verleden werd informatie alleen op papier opgeslagen, maar tegenwoordig is er in veel organisaties een verscheidenheid aan informatiebronnen en documenten: e-mails, formulieren, schetsen maken hier net zo goed deel van uit als elektronische facturen en papieren ontvangstbewijzen, brieven, leveringsbonnen, contracten, enz.
De hele stroom aan informatie is inconsistenter geworden. Daarom is de belangrijkste taak om de analoge en digitale eenheden samen te brengen. Documenten die op papier bestaan, moeten worden gedigitaliseerd en samengebracht met andere informatie, zoals de bijbehorende e-mails.
De casestudy, die samen met het documentbeheersysteem PaperOffice werd uitgevoerd, had als doel het papierverbruik te minimaliseren om kosten en opslagruimte te besparen.
Daarnaast was het erg belangrijk om een oplossing te vinden om alle documenten van een productieproces samen te archiveren, zodat er direct informatie over projectgerelateerde documenten/orders gemaakt kan worden.
Net als het uitvoeren van geautomatiseerde archivering van documenten en inkomende e-mails, die de documenten in de juiste mappen moeten archiveren volgens bepaalde gespecificeerde criteria en extra workflows moeten activeren, zoals toewijzing aan de respectieve medewerker.
Een ander doel was om snel te kunnen zoeken naar documenten van collega's in het netwerk.
herinnert zich de heer Stephan Reichel, Managing Director van K60 Gitterrostsysteme.
De heer Reichel, Managing Director van K60 Gitterrostsysteme, onderzocht eerst verschillende softwareaanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om Eerst PaperOffice DMS te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de voorwaarden waar de heer Reichel naar op zoek was. Deze omvatten:
1. Oplossing voor de interne centrale database waarop het document management systeem is gebaseerd. De gegevens mogen niet worden opgeslagen op een computer voor één gebruiker.Een centrale repository die toegankelijk is voor alle administratieve medewerkers.
Het was de heer Stephan Reichel al vroeg duidelijk dat er geen manier was om zijn bedrijf te digitaliseren:
2. Afhandeling en automatisering van administratieve taken. De software moet het mogelijk maken om taken over het netwerk te verdelen en de verwerking ervan door de betreffende griffier uit te voeren.
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken medewerkers geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
3. Opvraagbaarheid en tijdsbesparing. Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en ze gemakkelijk te vinden te maken wanneer dat nodig was.
4. Projectgerelateerde documenten / bestellingen samenvoegen. De software moet procesgerelateerde documenten samen kunnen opslaan of koppelingen naar elkaar kunnen inschakelen.
Alle documenten voor de zakelijke transactie, zoals een inkoopproces of installatie met de bijbehorende leveringsbon, factuur, schetsen, plannen en eventuele klachten over gebreken, moeten centraal worden beheerd.
Op deze manier worden pakbonnen, facturen en alles wat bij het bedrijfsproces hoort opgeslagen in een map of submap. Toegangsautorisaties kunnen worden toegewezen voor elke map, voor groepen werknemers of voor individuele werknemers.
Daarnaast kunnen hyperlinks naar de map worden gemaakt en naar medewerkers worden verzonden.
Op deze manier hebben geautoriseerde medewerkers en samenwerkingspartners er altijd en overal toegang toe. Dankzij versiebeheer kunnen de afzender en het tijdstip van elke individuele documentwijziging transparant worden getraceerd: query's worden snel opgehelderd en onnodige fouten worden vermeden.
PaperOffice heeft ook een virtuele weergave van documenten in andere mappen. Op deze manier kunnen de documenten virtueel in verschillende mappen worden weergegeven zonder dat het originele document hoeft te worden gedupliceerd. Deze functie is erg handig als een document bijvoorbeeld in verschillende projecten moet verschijnen, maar u het document niet wilt dupliceren.
De mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie vanuit verschillende perspectieven zorgt voor een hoger niveau van duidelijkheid voor alle projectdeelnemers en verbetert het vermogen van werknemers om informatie te verstrekken.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
Dankzij de digitalisering van PaperOffice was k60 Grating Systems al in staat om:
De eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van het bedrijf fundamenteel en permanent. Administratieve kennis is nu transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar.
In die zin wordt de basis gelegd voor de digitalisering van alle documentgebaseerde processen met PaperOffice DMS.
Naast het algemene archiveringsproces:
gewaarborgd.
PaperOffice DMS brengt vandaag de dag de gehele workflow digitaal in kaart.
Voorlopig worden alle leverings- en factuurdocumenten geregistreerd met krachtige scanners, PaperOffice herkent automatisch de contactgegevens en slaat de documenten dienovereenkomstig op in het elektronische archief.
Medewerkers hebben vervolgens toegang tot de documenten via een eenvoudige gebruikersinterface en het invoeren van verschillende zoektermen - een full-text zoekopdracht is ook beschikbaar.
Dankzij het consequente gebruik van het DMS kon de roosterfabrikant de verwerkingstijd die nodig is voor een factuur aanzienlijk verkorten en tegelijkertijd is het aantal openstaande vorderingen aanzienlijk afgenomen.
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Rooster fabrikant
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Welke tips zou u toekomstige PaperOffice-gebruikers geven?
Het is nooit te vroeg of te laat om het onderwerp digitalisering te behandelen.
Het belangrijkste is om een idee te krijgen van de software maar ook van het bedrijf zelf. Het was belangrijk dat we ons niet gedwongen voelden om de software aan te schaffen of ons aan te melden voor service- en ondersteuningspakketten.
Zelfs voordat we PaperOffice DMS overnamen, spraken we met alle afdelingen van het bedrijf en voelden we ons nooit slecht behandeld. Integendeel: PaperOffice heeft een fijn, hoffelijk en competent team.
Voor ons als publieke instelling wordt het proces steeds ingewikkelder en brengt het veel bureaucratie met zich mee. Daarom was vertrouwen in het systeem en de software erg belangrijk. Natuurlijk was het ook erg belangrijk dat de software gemakkelijk te begrijpen was.
Aan wie zou u PaperOffice aanbevelen?
We zullen PaperOffice aanbevelen aan alle andere bedrijven die willen digitaliseren en automatiseren.
Wat vind je vooral leuk aan PaperOffice?
We zijn zeer tevreden over alles.
PaperOffice is een lichtgewicht maar krachtig documentbeheersysteem.
Functies die in eerste instantie betekenisloos lijken, zoals het automatisch lezen van documentinhoud, blijken de belangrijkste functies te zijn die je over een langere periode niet meer wilt missen.
"Eenvoudige integratie en bediening van PaperOffice DMS bood de algemene oplossing die deze industrie nodig had: het papierverbruik minimaliseren, zoekprocessen versnellen, toewijzing aan bedienden automatiseren en opslag van procesgerelateerde gegevens mogelijk maken."
De heer Carlos A. Garcia Marketing en Communicatie Manager
