Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Vriendschap-Vertrouwen-Eerewoord
We zullen uw e-mailadres nooit delen met anderen en elke e-mail bevat een link om u af te melden met slechts één klik.
Industrie
Tandtechniek / tandtechnisch laboratorium / tandheelkundige industrie
Regio
Leipzig, Duitsland
Afdelingen
Kantoor, Boekhouding
Industrie
Tandtechniek / tandtechnisch laboratorium / tandheelkundige industrie
Regio
Leipzig, Duitsland
Afdelingen
Kantoor, Boekhouding
Lars R. Ludewig, eigenaar en directeur van ViaCreative Zahntechnik GmbH
Professionele tip
Industrie
Tandtechniek / tandtechnisch laboratorium / tandheelkundige industrie
Regio
Leipzig, Duitsland
Afdelingen
Kantoor, Boekhouding
Het tandtechnisch laboratorium ViaCreative is een tweede generatie van de heer Lars-R. Ludewig-run bedrijf in Leipzig. In het laboratorium worden tandvervangende producten voornamelijk in opdracht van tandartsen vervaardigd.
Het dienstenaanbod van het bedrijf is zeer uitgebreid en wordt gekenmerkt door het gebruik van moderne processen en technieken. Bijvoorbeeld een CAD-CAM productie, de productie van allergiepatiënten kunstgebitten of bovenbouwen op implantaten.
PaperOffice DMS wordt bij ViaCreative in Leipzig voornamelijk gebruikt voor gegevensopslag, het doorzoeken van documenten en het voorbereiden van documenten voor verzending naar het belastingkantoor.
In het laboratorium werken verschillende tandtechnici op verschillend ingerichte werkplekken met verschillende taken. Een gemeenschappelijk kernsegment hier is de nauwkeurige registratie van alle uitgevoerde werkzaamheden, evenals de gebruikte processen en materialen.
Aangezien het werk bijna uitsluitend in opdracht van tandartsen voor patiënten wordt uitgevoerd, is volledige documentatie net zo belangrijk als de veilige opslag van de soms gevoelige gegevens.
Vóór de beslissing om PaperOffice DMS te gebruiken, werden de gegevens die tijdens het dagelijkse werk werden gegenereerd, meestal handmatig vastgelegd in een analoog bestand, dat tijdens lopende processen in een hangend bestand op kantoor en in een aparte archiefruimte werd bewaard wanneer het werk was voltooid. Om de belastingdocumenten te maken en te verzenden, werden de gegevens door een werknemer overgebracht van de analoge bestanden naar het elektronische DATEV-formulier.
De tijd die nodig is voor deze vorm van administratief werk is enerzijds zeer hoog en anderzijds zeer foutgevoelig. Tegelijkertijd wordt de wettelijk vereiste gegevensbeveiliging slechts in beperkte mate gegeven.
Het doel van het bedrijf was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te brengen, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het proces te optimaliseren.
De heer Lars-R. Vanwege de bestaande uitdagingen was Ludewig op zoek naar een documentbeheersysteem dat veilige en aanpasbare gegevensopslag mogelijk zou maken, evenals de eenvoudige integratie van alle werkplekken in huis met ongecompliceerde software.
Tegelijkertijd moet de software worden gekenmerkt door een goede kosten-batenverhouding. Naast PaperOffice DMS testte de heer Ludewig nog vier andere softwareproducten van andere systeemhuizen en onderzocht hij in eerste instantie verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer.
Dat PaperOffice uiteindelijk werd ingezet als documentbeheer bij Via Creative werd om de volgende redenen gekozen:
1. Gegevensopslag en beschikbaarheid. Centrale en gemakkelijke toegang tot alle relevante documenten en de mogelijkheid dat meerdere partijen samenwerken aan hetzelfde document.
Een interne, centrale opslag die toegankelijk is voor alle medewerkers. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
Een centrale opslag die toegankelijk is voor alle medewerkers met de juiste gebruikersrechten.
De heer Lars-R. Ludewig besefte al vroeg dat er in zijn praktijk geen manier was om digitalisering te omzeilen.
2.Value voor uw geld. De software moet een goede prijs-prestatieverhouding hebben.
Op deze manier kon ViaCreative een buitensporige kapitaalinzet vermijden en heeft het nog steeds een navenant groot budget voor de nodige materiaal- en technologieaankopen, die erg duur zijn, vooral in de tandtechniek.
3. Gemakkelijk te hanteren. De software moet zo min mogelijk training vereisen en tegelijkertijd voorbereid zijn op de toekomst.
Op deze manier kunnen externe consultants worden vermeden. Uiteraard biedt PaperOffice DMS ook individuele trainingen voor de modules, indien gewenst. Volgens de ervaringen van de Medewerkers van ViaCreative spreekt PaperOffice echter grotendeels voor zich.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
4. Opvraagbaarheid en tijdsbesparing. Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en gemakkelijk terug te vinden wanneer dat nodig was.
Dankzij de geïntegreerde AI-functie kan elk document worden aangeleerd, kan alle gewenste content gericht worden geëxtraheerd en volledig geautomatiseerd met trefwoorden worden opgeslagen.
Dankzij reguliere expressies (REGEX) kan documentinhoud automatisch worden gelezen en opgeslagen als documentinformatie.
De heer Lars-R. Ludewig legt uit:
De heer Lars-R. Ludewig benadrukt:
De heer Ludewig was ook enthousiast over de inzet van het PaperOffice DMS-team bij het implementeren van de aanpassingen in de vereisten voor de administratie van ViaCreative.
Hij en zijn team waren net zo tevreden over de grafische interface van PaperOffice DMS. Dit bewijst dat de ontwikkeling van PaperOffice rekening houdt met de normale perceptie van mensen, die prioriteit geeft aan foto's en kleuren, zonder speels over te komen. Dit geldt ook voor de tutorials en video's die paperoffice maakt voor bepaalde segmenten van de documentbeheersoftware.
In de loop van de omschakeling werd en wordt het analoge archief van ViaCreative geleidelijk gescand en rechtstreeks gelezen via de OCR-software die is geïntegreerd in PaperOffice DMS. Dankzij het gebruik van reguliere expressies, die worden gegenereerd door PaperOffice-medewerkers, kunnen alle binnenkomende analoge documenten eenvoudig en klantspecifiek worden uitgelezen.
De heer Lars-R. Aan het begin van de inleiding beveelt Ludewig aan:
PaperOffice DMS heeft aan alle benodigde criteria voldaan en brengt vandaag de volledige digitale documentenstroom in de praktijk in kaart.
Voorlopig worden alle factuurdocumenten vastgelegd met krachtige scanners, Paper-Office herkent automatisch de contactgegevens en slaat de documenten dienovereenkomstig op in het elektronische archief.
Medewerkers hebben vervolgens toegang tot de documenten via een eenvoudige gebruikersinterface en het invoeren van verschillende zoektermen - een full-text zoekopdracht is ook beschikbaar.
Dankzij het consequente gebruik van het DMS kon ViaCreative de verwerkingstijd die nodig is voor de facturen aanzienlijk verkorten en is het aantal openstaande rekeningen tegelijkertijd aanzienlijk afgenomen.
De heer Denis K. van "Boekhouding en Boekhouding" benadrukt:
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Tandtechniek / Tandtechnisch laboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Welke tips zou u toekomstige PaperOffice-gebruikers geven?
Het is nooit te vroeg of te laat om het onderwerp digitalisering te behandelen.
Het belangrijkste is om een idee te krijgen van de software maar ook van het bedrijf zelf. Het was belangrijk dat we ons niet gedwongen voelden om de software aan te schaffen of ons aan te melden voor service- en ondersteuningspakketten.
Zelfs voordat we PaperOffice DMS overnamen, spraken we met alle afdelingen van het bedrijf en voelden we ons nooit slecht behandeld. Integendeel: PaperOffice heeft een fijn, hoffelijk en competent team.
Voor ons als industrieel bedrijf worden processen steeds ingewikkelder en brengen ze veel bureaucratie met zich mee. Daarom was vertrouwen in het systeem en de software erg belangrijk. Natuurlijk was het ook erg belangrijk dat de software gemakkelijk te begrijpen was.
Aan wie zou u PaperOffice aanbevelen?
We zullen PaperOffice aanbevelen aan alle andere bedrijven die willen digitaliseren en automatiseren. Wie het makkelijk wil, heeft geen complete oplossing nodig met automatische boekhouding, kassa, etc., die geen nietmachines en constante zoekopdrachten meer wil.
Wat vind je vooral leuk aan PaperOffice?
We zijn zeer tevreden over alles.
PaperOffice is een lichtgewicht maar krachtig documentbeheersysteem.
Functies die in eerste instantie betekenisloos lijken, zoals het automatisch lezen van documentinhoud, blijken de belangrijkste functies te zijn die je niet meer wilt missen.
"Eenvoudige integratie en bediening van PaperOffice DMS bood de algemene oplossing die deze industrie nodig had: het papierverbruik minimaliseren, zoekprocessen versnellen, toewijzing aan bedienden automatiseren en opslag van procesgerelateerde gegevens mogelijk maken."
De heer Carlos A. Garcia Marketing en Communicatie Manager
