Tandtechniek / Tandtechnisch laboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, eigenaar en directeur van ViaCreative Zahntechnik GmbH
Uitgangspositie
Het tandtechnisch laboratorium ViaCreative is een tweede generatie van de heer Lars-R. Ludewig-run bedrijf in Leipzig. In het laboratorium worden tandvervangende producten voornamelijk in opdracht van tandartsen vervaardigd.
Het dienstenaanbod van het bedrijf is zeer uitgebreid en wordt gekenmerkt door het gebruik van moderne processen en technieken. Bijvoorbeeld een CAD-CAM productie, de productie van allergiepatiënten kunstgebitten of bovenbouwen op implantaten.
PaperOffice DMS wordt bij ViaCreative in Leipzig voornamelijk gebruikt voor gegevensopslag, het doorzoeken van documenten en het voorbereiden van documenten voor verzending naar het belastingkantoor.
Digitization brings many advantages
Bestaande problemen en taken
In het laboratorium werken verschillende tandtechnici op verschillend ingerichte werkplekken met verschillende taken. Een gemeenschappelijk kernsegment hier is de nauwkeurige registratie van alle uitgevoerde werkzaamheden, evenals de gebruikte processen en materialen.
Aangezien het werk bijna uitsluitend in opdracht van tandartsen voor patiënten wordt uitgevoerd, is volledige documentatie net zo belangrijk als de veilige opslag van de soms gevoelige gegevens.
Vóór de beslissing om PaperOffice DMS te gebruiken, werden de gegevens die tijdens het dagelijkse werk werden gegenereerd, meestal handmatig vastgelegd in een analoog bestand, dat tijdens lopende processen in een hangend bestand op kantoor en in een aparte archiefruimte werd bewaard wanneer het werk was voltooid. Om de belastingdocumenten te maken en te verzenden, werden de gegevens door een werknemer overgebracht van de analoge bestanden naar het elektronische DATEV-formulier.
De tijd die nodig is voor deze vorm van administratief werk is enerzijds zeer hoog en anderzijds zeer foutgevoelig. Tegelijkertijd wordt de wettelijk vereiste gegevensbeveiliging slechts in beperkte mate gegeven.
Het doel van het bedrijf was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te brengen, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het proces te optimaliseren.
Waarom ViaCreative voor PaperOffice DMS koos
De heer Lars-R. Vanwege de bestaande uitdagingen was Ludewig op zoek naar een documentbeheersysteem dat veilige en aanpasbare gegevensopslag mogelijk zou maken, evenals de eenvoudige integratie van alle werkplekken in huis met ongecompliceerde software.
Tegelijkertijd moet de software worden gekenmerkt door een goede kosten-batenverhouding. Naast PaperOffice DMS testte de heer Ludewig nog vier andere softwareproducten van andere systeemhuizen en onderzocht hij in eerste instantie verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer.
Dat PaperOffice uiteindelijk werd ingezet als documentbeheer bij Via Creative werd om de volgende redenen gekozen:
1. Gegevensopslag en beschikbaarheid. Centrale en gemakkelijke toegang tot alle relevante documenten en de mogelijkheid dat meerdere partijen samenwerken aan hetzelfde document.
Een interne, centrale opslag die toegankelijk is voor alle medewerkers. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
De oplossing:
Op de NAS, Network Attached Storage, werd in de praktijk door Synology een database opgezet. Deze database werd geïntegreerd in PaperOffice DMS en alle gegevens werden opgeslagen door Via Creative.
Hiermee wordt volledig voldaan aan de wettelijke vereisten voor gegevensback-up. De heer Ludewig was zeer tevreden over de oplossing zonder een externe cloud en dus zonder externe providers, die onderhevig kunnen zijn aan overheidsingrijpen en het risico op hackeraanvallen kunnen vergroten.
Een centrale opslag die toegankelijk is voor alle medewerkers met de juiste gebruikersrechten.
De heer Lars-R. Ludewig besefte al vroeg dat er in zijn praktijk geen manier was om digitalisering te omzeilen.
"Het handmatig doorzoeken en vinden van mappen, facturen, leveringsbonnen, contractstatussen en andere belangrijke papieren, wat zeer tijdrovend is, is een zeer nauwkeurige zoekfunctie in PaperOffice eindelijk verleden tijd ..."
2.Value voor uw geld. De software moet een goede prijs-prestatieverhouding hebben.
De oplossing: PaperOffice DMS wordt aangeboden in verschillende prijsmodellen waarmee gebruikers de meest voordelige vorm voor hen kunnen aannemen.
Op deze manier kon ViaCreative een buitensporige kapitaalinzet vermijden en heeft het nog steeds een navenant groot budget voor de nodige materiaal- en technologieaankopen, die erg duur zijn, vooral in de tandtechniek.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Gemakkelijk te hanteren. De software moet zo min mogelijk training vereisen en tegelijkertijd voorbereid zijn op de toekomst.
De oplossing: Kortom, PaperOffice DMS is zeer gestructureerd en heeft een grafische interface die de gebruiker stap voor stap begeleidt. Daarnaast zijn er extra tutorials en video's voor alle functies die direct kunnen worden opgeroepen voor ondersteuning.
Op deze manier kunnen externe consultants worden vermeden. Uiteraard biedt PaperOffice DMS ook individuele trainingen voor de modules, indien gewenst. Volgens de ervaringen van de Medewerkers van ViaCreative spreekt PaperOffice echter grotendeels voor zich.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
"PaperOffice heeft niet alleen indruk op ons gemaakt met zijn graphics, onder andere omdat het zeer goede video tutorials heeft voor individuele onderwerpen. Op die manier konden we onszelf zelfstandig en wanneer nodig trainen."
4. Opvraagbaarheid en tijdsbesparing. Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en gemakkelijk terug te vinden wanneer dat nodig was.
De oplossing: Het kernsegment van PaperOffice DMS is de digitalisering van analoge documenten. Het enige wat je nodig hebt is een scanner met een interface naar de computer en PaperOffice DMS. Documenten worden niet zomaar gescand. Ze worden omgezet in bewerkbare tekst door geïntegreerde OCR-software en automatisch correct opgeslagen.
Dankzij de geïntegreerde AI-functie kan elk document worden aangeleerd, kan alle gewenste content gericht worden geëxtraheerd en volledig geautomatiseerd met trefwoorden worden opgeslagen.
Dankzij reguliere expressies (REGEX) kan documentinhoud automatisch worden gelezen en opgeslagen als documentinformatie.
"Om supersnel chronologische resultaten te krijgen voor de jaarrekening en voorraden om per afzonderlijke post de goedkoopste aankoopprijs te bepalen. Wat vroeger dagen duurde, kan nu in uren!"
Toplijst met de belangrijkste problemen opgelost door PaperOffice DMS
- Constant zoeken en bladeren naar specifieke documenten
- Geen nietmachines en stapels papier meer
- Geen fysiek archief meer
- Vermindering van arbeids- en opslagkosten
- Geen verhuizingen meer naar nieuwe ordners en archieven in januari
- Redundante drievoudige gegevensback-up
De heer Lars-R. Ludewig legt uit:
"Wie zich met het hele onderwerp DMS bezighoudt, wordt ruimschoots beloond met veel tijdwinst. Enthousiasme, achterover leunen en weten dat alles voor iedereen veilig en gemakkelijk is.
De topprogrammeurs implementeren verzoeken briljant en soms in recordtempo en implementeren ze via updates. Je beveelt automatisch en enthousiast aan..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Toplijst met belangrijkste functies die PaperOffice DMS beter maken dan alle andere
- Snelle aanpassing aan individuele klantvereisten door middel van updates
- Direct contact met de ontwikkelaars
- Lichtgewicht NAS-integriteit voor gegevensopslag op uw eigen on-site server. Het is aan de gebruiker om te beslissen over de reikwijdte van de implementatie
- Zoek naar trefwoorden, specifieke onderdelen, woorden, etc. om snel relevante gegevens gepresenteerd te krijgen
De heer Lars-R. Ludewig benadrukt:
"In veel mappen, zonder ERP-systeem, voor complexe boekhouding of voor voorraden met prijsbepalingen van bepaalde artikelen of ordernummers voor één bepaalde tijd met totale bedragbepaling, wil je nooit meer zonder PaperOffice."
Hoe is PaperOffice DMS geïntegreerd?
De heer Ludewig was ook enthousiast over de inzet van het PaperOffice DMS-team bij het implementeren van de aanpassingen in de vereisten voor de administratie van ViaCreative.
Hij en zijn team waren net zo tevreden over de grafische interface van PaperOffice DMS. Dit bewijst dat de ontwikkeling van PaperOffice rekening houdt met de normale perceptie van mensen, die prioriteit geeft aan foto's en kleuren, zonder speels over te komen. Dit geldt ook voor de tutorials en video's die paperoffice maakt voor bepaalde segmenten van de documentbeheersoftware.
"Het handmatig doorzoeken en vinden van mappen, facturen, leveringsbonnen, contractstatussen en andere belangrijke papieren, wat zeer tijdrovend is, is een zeer nauwkeurige zoekfunctie in PaperOffice is eindelijk verleden tijd ..."
In de loop van de omschakeling werd en wordt het analoge archief van ViaCreative geleidelijk gescand en rechtstreeks gelezen via de OCR-software die is geïntegreerd in PaperOffice DMS. Dankzij het gebruik van reguliere expressies, die worden gegenereerd door PaperOffice-medewerkers, kunnen alle binnenkomende analoge documenten eenvoudig en klantspecifiek worden uitgelezen.
Alle informatie in alle dataformaten kan in fracties van een seconde worden opgeroepen via de interne zoekmachine en een automatische index.
De heer Lars-R. Aan het begin van de inleiding beveelt Ludewig aan:
"Trage aanpak, eerst experimenteren, geen harde overgang naar de deadline, uitzoeken welke mappenstructuur bij ons past. Vaststelling van de basisstructuur, eerste indiening, uitwerking van categorieën volgens wat is ingediend en gemarkeerd, allemaal in vrede om samen in het team te komen."
Samenvatting van de algehele ervaring
PaperOffice DMS heeft aan alle benodigde criteria voldaan en brengt vandaag de volledige digitale documentenstroom in de praktijk in kaart.
Voorlopig worden alle factuurdocumenten vastgelegd met krachtige scanners, Paper-Office herkent automatisch de contactgegevens en slaat de documenten dienovereenkomstig op in het elektronische archief.
Medewerkers hebben vervolgens toegang tot de documenten via een eenvoudige gebruikersinterface en het invoeren van verschillende zoektermen - een full-text zoekopdracht is ook beschikbaar.
Dankzij het consequente gebruik van het DMS kon ViaCreative de verwerkingstijd die nodig is voor de facturen aanzienlijk verkorten en is het aantal openstaande rekeningen tegelijkertijd aanzienlijk afgenomen.
De heer Denis K. van "Boekhouding en Boekhouding" benadrukt:
