Digitale specialistische oplossingen in finance
Automatisering van bedrijfsprocessen en specialistische oplossingen voor finance zijn de voorwaarden voor efficiëntie en succes. De noodzaak ervan is niet langer een optionele luxe, maar een must om op de lange termijn concurrerend te blijven.
Professionele tip
Belangrijke documenten in bestaande papieren vorm, zoals memories, rekeningafschriften, contracten, externe brieven, facturen, rapporten worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.PaperOffice maakt niet alleen documentbeheer mogelijk, maar maakt het ook directe toegang tot digitale klant- en kredietbestanden mogelijk.
Digitalisering in finance en banking
Met de huidige stroom van digitale en papieren gegevens moet ervoor worden gezorgd dat belangrijke documenten niet verloren gaan en op het juiste moment beschikbaar zijn, omdat financiële instellingen en banken aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikt gegevensbeheer - ze ontvangen belangrijke documenten met hoge classificatieniveaus en onmiddellijke voltooiingsvereisten.
Financiële instellingen en banken hebben veel baat bij het gebruik van passend datamanagement dat aan alle eisen voldoet.
Belangrijke documenten zoals pleidooien, contracten, rekeningen en externe brieven komen niet alleen per post binnen. Veel klantenbrieven komen ook per e-mail binnen. Daarbij moet het volledige overzicht van verantwoordelijkheden, deadlines, kosten en taken worden gehandhaafd en moeten de veiligheidsnormen worden gewaarborgd.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Want alle processen in finance vragen om een perfecte informatiestroom en gestructureerde uitvoering. De nodige voordelen kunnen alleen worden bereikt dankzij digitalisering.
Omdat een digitaal documentenarchief onmiddellijke toegang tot alle benodigde documenten en deelname aan goedkeuringsprocessen mogelijk maakt. Het maakt niet uit of je op kantoor bent, thuiswerkt of op zakenreis bent.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.
PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
Documenten omzetten in oplossingen
In de financiële sector en banken wordt dagelijks veel papier gebruikt en wordt er een groot aantal documenten geproduceerd. Aan de ene kant, omdat de processen vrij complex zijn, leidt dit tot grote bergen papier, enorme hoeveelheden gegevens, maar ook tot een lang zoekproces. Daarnaast moeten de documenten worden opgeslagen, geïndexeerd, geclassificeerd en indien nodig gedeeld met collega's.
Het documentbeheersysteem PaperOffice brengt organisatie en gegevensbescherming onder één motorkap. Het innovatieve systeem biedt gestroomlijnde zoek- en ophaaltools die de reactietijd verkorten en ervoor zorgen dat documenten nooit verloren gaan, waar financiële instellingen altijd tevreden over zijn.
Dat is PaperOffice DMS, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice document management systeem zijn uw eerdere processen in uw bedrijf gedigitaliseerd, waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler zijn geworden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
Toegangscontrole en meer transparantie
Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Bankafschriften", slaat overeenkomstige trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.
Voor financiële instellingen en banken betekent dit het bijhouden van een zeer uitgebreid cliënten- of klantenbestand, dat ook een paar bijzondere eigenschappen moet hebben. Zo moeten de principes van de AVG in acht worden genomen en zijn financiële instellingen natuurlijk onderworpen aan een onvoorwaardelijke geheimhoudingsplicht, die niet alleen betrekking heeft op mondelinge verklaringen, maar ook op de veilige opslag van documenten die zijn beschermd tegen onbevoegden. Er is ook een verplichting om wettelijke en contractueel overeengekomen termijnen na te leven.
In sommige gevallen kan het niet naleven van deze termijnen strafrechtelijke gevolgen hebben, maar meestal alleen civiele gevolgen. Ook voor financiële instellingen is de bescherming van bedrijfsgeheimen van hun cliënten van primair belang.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Accounting" of "IT-afdeling", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant of vice versa.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Perfecte financiële workflows
Zowel financiële instellingen als dienstverleners en banken moeten documenten verwerken voor alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat financiële instellingen en banken nodig hebben, zoals:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Integreer digitale workflows in bedrijfsprocessen
De PaperOffice-workflowfunctie vereenvoudigt de communicatie. Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice DMS stelt u in staat om eenvoudig rekening te houden met toepasselijke bewaar- en verwijderingstermijnen. Digitale workflows worden geïntegreerd in de bedrijfsprocessen, wat zorgt voor compliance van de essentiële processtappen en daarmee compliance.
PaperOffice ondersteunt dit met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale vrijgave vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen. Dat is een absolute MUST in de financiële sector.
Op deze manier kunnen relevante metadata ook na het archiveringsproces van documenten worden opgeslagen. Naast het documenttype kan de archiveringsperiode en bijbehorende klantgegevens worden opgegeven.
Financiële dienstverleners profiteren van digitaal documentbeheer
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk.
Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's.
Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in finance en banking":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt financiële dienstverleners en banken en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.