Digitale specialistische oplossingen voor de auto-industrie
Automatisering van bedrijfsprocessen en procesoptimalisatie zijn de voorwaarden voor efficiëntie en succes. De noodzaak ervan is niet langer een optionele luxe, maar een must om op de lange termijn concurrerend te blijven.
Professionele tip
Voertuigdocumenten in bestaande papieren vorm, zoals voertuigpapieren, voertuigpapieren, koopcontracten, leasecontracten, rapporten, klantendossiers en andere documenten worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.PaperOffice maakt niet alleen documentbeheer mogelijk, maar maakt het ook directe toegang tot up-to-date en nauwkeurige voertuig- en klantbestanden mogelijk.
Digitalisering in de auto-industrie en autohandel
In de voortdurend veranderende omgeving van de auto-industrie is een succesvol, effectief en snel productie- en serviceproces de sleutel tot succes. Belangrijke documenten stapelen zich dagelijks op: voertuigpapieren, koopcontracten, leasecontracten, rapporten, klantendossiers en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.
Daarom zijn bedrijven uit de auto-industrie en de autohandel degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
Al deze documenten en gerelateerde informatie moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar zijn.
Want de zeer technische processen in de auto-industrie vragen om een perfecte informatiestroom en gestructureerde uitvoering. De nodige voordelen kunnen alleen worden bereikt dankzij digitalisering.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.
Op deze manier kan de digitalisering van voertuigen, leveranciers, klanten en werknemersdocumenten enorme voordelen opleveren voor elk bedrijf in de auto-industrie.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten, afschriften of brieven door deze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
Perfecte workflow oplossing in de auto-industrie
Achter alle indrukwekkende cijfers van de grote voertuigfabrikanten gaat een zeer grote administratieve inspanning en doordachte logistiek schuil die hand in hand moeten werken om aan alle eisen met betrekking tot het voertuig te kunnen voldoen. Het kan worden voorgesteld als een ketting waarin elke schakel ertoe doet, of het nu gaat om een stempelfabriek voor carrosseriedelen of een autosloopbedrijf dat gebruikte onderdelen verkoopt. Op elk punt in de keten kunnen knelpunten min of meer ernstige gevolgen hebben voor de gehele auto-industrie en handel. Om dit te voorkomen, is software nodig voor managementcontrole op een hoger niveau.
Een software die aan alle eisen voldoet. Een software die een generalist is in zijn grote functionaliteit, die de nodige specialisten vormt wanneer ze nodig zijn.
Dat is PaperOffice DMS, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
Want in welke vorm de documenten ook binnenkomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en veilig opgeslagen in uw database.
Er is geen manier om automatisering in de auto-industrie te omzeilen
Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Leveringsbonnen", slaat de juiste trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen op precies dezelfde manier als ze in het bedrijf worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Accounting" of "Construction Management", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle belastinggerelateerde gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
De gegevens, inclusief de archiveringslocatie, kunnen met slechts één klik naar uw belastingadviseur worden geëxporteerd.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Perfecte workflows voor de auto-industrie
PaperOffice DMS is voordelig voor de automotive industrie en autohandel in diverse segmenten, zoals:
- Inkoop en administratie van reserveonderdelen
- Aankoop van nieuwe voertuigen
- Handel in gebruikte voertuigen
- Facturering van het workshopuur
- Onderhoudsafspraken beheren
- Contractbeheer voor leasecontracten van klanten
- Klachtenbeheer en claims
Met PaperOffice DMS kunnen bijvoorbeeld de gegevens van leveranciers en fabrikanten en dealers van reserveonderdelen zeer nauwlettend worden gevolgd. Elke zakenpartner wordt vermeld in PaperOffice met zijn voor- en zwakke punten, zoals leveringskwaliteit, leverbetrouwbaarheid en prijsontwikkeling. Gekoppelde prijslijsten maken het mogelijk om direct een overzicht te krijgen van wie momenteel de beste voorwaarden aanbiedt.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het alles heeft wat bedrijven in de auto-industrie en autohandel nodig hebben, bijvoorbeeld:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Digitale transformatie met PaperOffice DMS zorgt voor een revolutie in de auto-industrie
De PaperOffice workflow functie vereenvoudigt de communicatie tussen administratie en werkplaats.
Reparatie- of serviceorders worden naar de computer van de werkplaats gestuurd en omgekeerd verzendt de werkplaats de werktijd die nodig is voor de activiteiten of stelt vragen over reserveonderdelen, die op hun beurt automatisch worden verzonden naar het beheer van reserveonderdelen in PaperOffice, wat aangeeft dat het betreffende reserveonderdeel op voorraad is of dat er een aankoop moet worden gedaan.
Digitalisering met PaperOffice brengt enorme voordelen met zich mee
Zo kan PaperOffice niet alleen een revolutie teweegbrengen in de wereld van reserveonderdelen. Want op het gebied van klant en leverancier, orderverwerking, informatieoverdracht en -vrijgave, klachten en claims is de workflowoplossing en digitale release een must.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk.
Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's.
Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in de auto-industrie en autohandel":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt automotive bedrijven en autodealers en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.