Digitalisering in de auto-industrie en autohandel

Digitalisering in de auto-industrie en autohandel

In de voortdurend veranderende omgeving van de auto-industrie is een succesvol, effectief en snel productie- en serviceproces de sleutel tot succes. Belangrijke documenten stapelen zich dagelijks op: voertuigpapieren, koopcontracten, leasecontracten, rapporten, klantendossiers en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.

Daarom zijn bedrijven uit de auto-industrie en de autohandel degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.

Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Al deze documenten en gerelateerde informatie moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar zijn.

Want de zeer technische processen in de auto-industrie vragen om een perfecte informatiestroom en gestructureerde uitvoering. De nodige voordelen kunnen alleen worden bereikt dankzij digitalisering.

Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.

Op deze manier kan de digitalisering van voertuigen, leveranciers, klanten en werknemersdocumenten enorme voordelen opleveren voor elk bedrijf in de auto-industrie.

PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten, afschriften of brieven door deze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.

PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.

Perfecte workflow oplossing in de auto-industrie

Achter alle indrukwekkende cijfers van de grote voertuigfabrikanten gaat een zeer grote administratieve inspanning en doordachte logistiek schuil die hand in hand moeten werken om aan alle eisen met betrekking tot het voertuig te kunnen voldoen. Het kan worden voorgesteld als een ketting waarin elke schakel ertoe doet, of het nu gaat om een stempelfabriek voor carrosseriedelen of een autosloopbedrijf dat gebruikte onderdelen verkoopt. Op elk punt in de keten kunnen knelpunten min of meer ernstige gevolgen hebben voor de gehele auto-industrie en handel. Om dit te voorkomen, is software nodig voor managementcontrole op een hoger niveau.

Een software die aan alle eisen voldoet. Een software die een generalist is in zijn grote functionaliteit, die de nodige specialisten vormt wanneer ze nodig zijn.

Dat is PaperOffice DMS, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.

Automation in the car trade creates a competitive advantage

Er is geen manier om automatisering in de auto-industrie te omzeilen

Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Leveringsbonnen", slaat de juiste trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.

PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen op precies dezelfde manier als ze in het bedrijf worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.

De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Accounting" of "Construction Management", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.

De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle belastinggerelateerde gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.

De gegevens, inclusief de archiveringslocatie, kunnen met slechts één klik naar uw belastingadviseur worden geëxporteerd.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Perfecte workflows voor de auto-industrie

PaperOffice DMS is voordelig voor de automotive industrie en autohandel in diverse segmenten, zoals:

• Inkoop en administratie van reserveonderdelen
• Aankoop van nieuwe voertuigen
• Handel in gebruikte voertuigen
• Facturering van het workshopuur
• Onderhoudsafspraken beheren
• Contractbeheer voor leasecontracten van klanten
• Klachtenbeheer en claims

Met PaperOffice DMS kunnen bijvoorbeeld de gegevens van leveranciers en fabrikanten en dealers van reserveonderdelen zeer nauwlettend worden gevolgd. Elke zakenpartner wordt vermeld in PaperOffice met zijn voor- en zwakke punten, zoals leveringskwaliteit, leverbetrouwbaarheid en prijsontwikkeling. Gekoppelde prijslijsten maken het mogelijk om direct een overzicht te krijgen van wie momenteel de beste voorwaarden aanbiedt.

PaperOffice DMS is de juiste software omdat het alles heeft wat bedrijven in de auto-industrie en autohandel nodig hebben, bijvoorbeeld:

• Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR
• Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
• Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
• Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
• Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
• Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen

Digitale transformatie met PaperOffice DMS zorgt voor een revolutie in de auto-industrie

The right document management software solves the analogue-digital problem

De PaperOffice workflow functie vereenvoudigt de communicatie tussen administratie en werkplaats.

Reparatie- of serviceorders worden naar de computer van de werkplaats gestuurd en omgekeerd verzendt de werkplaats de werktijd die nodig is voor de activiteiten of stelt vragen over reserveonderdelen, die op hun beurt automatisch worden verzonden naar het beheer van reserveonderdelen in PaperOffice, wat aangeeft dat het betreffende reserveonderdeel op voorraad is of dat er een aankoop moet worden gedaan.

Digitalisering met PaperOffice brengt enorme voordelen met zich mee

Zo kan PaperOffice niet alleen een revolutie teweegbrengen in de wereld van reserveonderdelen. Want op het gebied van klant en leverancier, orderverwerking, informatieoverdracht en -vrijgave, klachten en claims is de workflowoplossing en digitale release een must.

Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk.

Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's.

Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.

PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.