Digitale specialistische oplossingen voor advocaten en advocatenkantoren
Automatisering van bedrijfsprocessen en procesoptimalisatie zijn de voorwaarden voor efficiëntie en succes. De noodzaak ervan is niet langer een optionele luxe, maar een must om op de lange termijn concurrerend te blijven.
Professionele tip
Belangrijke documenten in bestaande papieren vorm, zoals pleidooien, klantdocumenten, concepten, externe gerechtelijke brieven, onderzoek, deskundigenadviezen worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.PaperOffice maakt niet alleen documentbeheer mogelijk, maar maakt het ook directe toegang tot up-to-date en nauwkeurige klantbestanden mogelijk.
Digitalisering voor advocatenkantoren, advocaten en management consultants
Met de huidige stroom van digitale en papieren gegevens is het belangrijk om ervoor te zorgen dat belangrijke documenten niet verloren gaan en op het juiste moment beschikbaar zijn.
Advocaten, juridische afdelingen, advocatenkantoren en managementconsultants en notarissen profiteren aanzienlijk van het gebruik van geschikt gegevensbeheer.
Belangrijke documenten stapelen zich dagelijks op in advocatenkantoren: pleidooien, cliëntdocumenten, concepten, externe rechtbankbrieven, onderzoek, deskundigenadviezen en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel klantbrieven komen ook per e-mail binnen.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Want de zeer technische processen in de auto-industrie vragen om een perfecte informatiestroom en gestructureerde uitvoering. De nodige voordelen kunnen alleen worden bereikt dankzij digitalisering.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.
PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
Efficiënt werken dankzij digitalisering
Gelijk hebben en rechtgezet worden zijn niet altijd één en hetzelfde. De situatie is vergelijkbaar met ondernemersbeslissingen over welk pad te nemen voor een succesvolle toekomst. De industrieën die zich bezighouden met het helpen van hun klanten om hun rechten te krijgen of om de juiste weg voor het bedrijf te vinden, zijn advocaten en managementadviesbureaus.
Advocaten als publiekrechtelijke vennoten hebben een bijzondere status, maar ook een bijzondere verantwoordelijkheid. In managementadviesbureaus zijn er bijvoorbeeld vaak naast ingenieurs en bedrijfseconomen ook juristen. In een zeer complexe sociale en economische structuur als die in Duitsland gaat vrijwel elke stap gepaard met mogelijke juridische gevolgen. Waarschijnlijk de belangrijkste basis voor deze structuren is de, idealiter, volledige documentatie van alle processen.
Dat is precies wat PaperOffice DMS is, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig hebt bij het beheren van klantcontracten, briefings, vergoedingsoverzichten, oordelen en e-mailcorrespondentie: dankzij het documentbeheersysteem PaperOffice worden uw eerdere processen in uw advocatenkantoor of bedrijf gedigitaliseerd, waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden. PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsrechten.
Er is geen manier om automatisering voor advocaten en management consultants te omzeilen
Voor advocaten & managementadviesbureaus betekent dit het bijhouden van een zeer uitgebreid cliënten- of klantendossier, dat ook enkele bijzonderheden moet hebben. Zo moeten de principes van de AVG in acht worden genomen en zijn advocaten natuurlijk gebonden aan de absolute geheimhoudingsplicht, die niet alleen geldt voor mondelinge verklaringen, maar ook voor de veilige opslag van documenten die beschermd zijn tegen onbevoegden. Er is ook een verplichting om wettelijke en contractueel overeengekomen termijnen na te leven.
In sommige gevallen kan het niet naleven van deze termijnen strafrechtelijke gevolgen hebben, maar meestal alleen civiele gevolgen. Ook voor managementadviesbureaus is de bescherming van de bedrijfsgeheimen van hun cliënten van het grootste belang.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer, verschillende toegangsniveaus en de toewijzing van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen op precies dezelfde manier als ze in het bedrijf worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Accounting" of "Tenancy Lawyers" zodat een collega onmiddellijk kan ingrijpen als een werknemer afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant of vice versa. Deze kunnen ook worden voorzien van wachtwoorden.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Perfecte workflows voor advocaten en management consultants
In Duitsland zijn er momenteel ongeveer 150.000 individuele voorschriften van federale en staatswetten en -voorschriften. Elk gebied van het sociale en economische leven is gereguleerd. Om de jungle van alinea's onder de knie te krijgen, specialiseren advocaten zich op bepaalde gebieden, net als managementadviesbureaus, en toch is er geen advocaat of managementconsultant die alle wettelijke vereisten van zijn of haar speciale gebied kent. Vooral omdat nieuwe wetten of vonnissen de huidige situatie voortdurend op elk moment veranderen. Het heeft de juiste software nodig, in staat om snel en veilig te leren.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat advocaten en managementadviesbureaus nodig hebben, bijvoorbeeld:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Digitale transformatie met PaperOffice DMS zorgt voor een revolutie in de juridische sector
De PaperOffice workflow functie vereenvoudigt de communicatie tussen het secretariaat en advocaten. Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven.
PaperOffice ondersteunt dit met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale vrijgave vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen. Dat is een absolute MUST in de juridische sector.
Digitalisering met PaperOffice brengt enorme voordelen met zich mee
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk.
Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's.
Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering voor advocatenkantoren, advocaten en management consultants":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt advocaten en management consultants en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.