- Automatisch beheer van uw contracten
Is een van de belangrijkste functies van contractbeheersoftware.
Met automatisch contractbeheer kunnen bedrijven verschillende soorten contracten bijhouden en beheren, zoals aankoopovereenkomsten, serviceovereenkomsten, licentieovereenkomsten, ondersteuningsovereenkomsten en meer.
Deze contracten kunnen gemakkelijk worden gezocht en gesorteerd om snel de benodigde informatie te verkrijgen.
Automatisch contractbeheer stelt bedrijven ook in staat om de status van contracten bij te houden, zoals of ze zijn goedgekeurd, in behandeling zijn, verlopen of geannuleerd zijn, zonder de noodzaak om workflows te maken.
Op dezelfde manier kunnen bedrijven financiële informatie met betrekking tot contracten bijhouden, zoals kosten, betalingsvoorwaarden, vervaldatums en vernieuwingsopties, of gewoon documentgegevens bekijken zonder de contracten te openen.
- Uitgebreid zoeken
Een uitgebreide zoekfunctie is ook een zeer belangrijke functie die contractbeheersoftware moet bevatten. Het stelt de gebruiker in staat om snel en gemakkelijk alle relevante contracten te vinden door een verscheidenheid aan zoekcriteria toe te passen.
Met uitgebreid zoeken kunnen gebruikers zoeken naar contracten met een specifiek nummer, provider of type service.
Bovendien kunnen ze ook zoeken op contractvervaldatum, kosten, verantwoordelijkheden en andere relevante details.
De uitgebreide zoekfunctie kan ook worden uitgevoerd op basis van aangepaste criteria om de zoektocht naar specifieke contracten te vereenvoudigen. Het is ook mogelijk om verschillende zoekparameters te combineren om nauwkeurigere resultaten te verkrijgen.
Deze functie stelt de gebruiker in staat om gemakkelijk en snel de hele contractinventaris te doorzoeken en te analyseren. Dit kan bedrijven helpen beter te begrijpen hoe hun contracten van invloed zijn op hun bedrijf en hoe ze hun contracten efficiënter en kosteneffectiever kunnen maken.
- Contracttracking
Dankzij deze functie kunnen bedrijven hun contracten bijhouden en ervoor zorgen dat aan alle voorwaarden wordt voldaan.
Contracttracking kan worden gebruikt om alle relevante informatie over een specifiek contract op te slaan, te controleren wat moet worden vervuld en de kosten bij te houden.
Bovendien kunnen bedrijven contracttracking gebruiken om ervoor te zorgen dat alle contracten efficiënt en tijdig worden vervuld, door de voortgangsdatum, status en openstaande vereisten te bewaken. Dit kan onnodige vertragingen voorkomen en ervoor zorgen dat alle contracten op tijd worden vervuld.
- Versiebeheer
Versiebeheer is een essentieel onderdeel van contractbeheer. Met versiebeheer kunnen wijzigingen in een contract worden bijgehouden en kan een volledige geschiedenis van de wijzigingen worden vastgelegd.
Dit maakt gemakkelijke en transparante controle over wijzigingen mogelijk en zorgt ervoor dat de betrokken partijen een consistente versie van het contract hebben.
Versiebeheer is met name belangrijk wanneer er meerdere versies van het contract zijn, omdat het mogelijk maakt om de geldige versie te identificeren. Bovendien vergemakkelijkt het de partijen als ze wijzigingen willen bijhouden en vergelijken met eerdere versies van het contract.
- Verval automatisering
De verval automatisering in contractbeheer helpt bedrijven de tijd en kosten te verminderen die nodig zijn om hun contractenportfolio te beheren.
Automatisering ondersteunt routine taken zoals het beheren van contractinformatie en het bewaken van vervaldatums. Dit kan de handmatige taken tot een minimum beperken, waardoor bedrijven hun middelen kunnen richten op belangrijkere taken.
- Toegangsbeheer
Toegangsbeheer in contractbeheer helpt bedrijven ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot vertrouwelijke contractinformatie. Dit beschermt de integriteit van de informatie en zorgt ervoor dat contracten niet per ongeluk of opzettelijk worden gewijzigd of veranderd.
Bovendien kan het ook helpen om te voldoen aan wettelijke vereisten door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot vertrouwelijke contractinformatie.
- Integratie
De software kan worden geïntegreerd met andere systemen zoals ERP of CRM om de efficiëntie te verhogen.
Tip
Er is een video op YouTube die het proces uitlegt van het archiveren van documenten direct vanaf de scanner op een gemakkelijke en begrijpelijke manier in relatie tot het onderwerp "Beste oplossing voor PAPIERLOZE kantoren zonder extra werk":
