QNAP dokumentu pārvaldības sistēma DMS priekš NAS

Dokumentu pārvaldības sistēmas, kas tiek dēvētas arī par DMS, palīdz jūsu organizācijai elektroniski un strukturēti organizēt uzņēmējdarbības dokumentus. Tādējādi DMS ir svarīgs solis pret papīra biroju.Kombinācijā ar jūsu QNAP NAS, tas veido ideālo duo, lai digitalizētu analogos glabāšanas veidus un palielinātu meklēšanas un arhivēšanas procesu efektivitāti.Dokumentu pārvaldības programma PaperOffice ir vienīgā pasaulē oficiāli atļauta QNAP DMS sistēma jūsu QNAP ierīcēm.Kas ir NAS?Zem QNAP NAS nosaukuma taiwāņu uzņēmums QNAP pārdod dažādas network-attached storage (NAS) ierīces. Šīs ierīces uzņēmumiem un privātpersonām ļauj efektīvi aizsargāt, organizēt un izmantot savas datus.NAS ir failu serveris ar pašu darbības sistēmu, kas nodrošina šķirnes vietu tīklā.QNAP NAS nodrošina ideālu pamatu visiem uzņēmumiem, īpaši maziem un vidējiem uzņēmumiem, ātrai un vienkāršai uzņēmuma datu glabāšanai.Tā kārtojums, uzticamība, izveidošana un konfigurācija: cik laikietilpīga ir datu bāzes instalēšana un izveidošana?Datubāzes instalēšana un izveidošana uz jūsu QNAP NAS nav laikietilpīga un neprasa IT speciālista klātbūtni.PaperOffice ir izvēlējusies piedāvāt stabilu un uzticamu risinājumu datu uzglabāšanai, izmantojot tiešu un iepriekš pārbaudītu datu bāzes sistēmas natīvu izmantošanu, savādāk nekā Docker konteineru darbības risinājumu.Atšķirībā no Docker uzstādīšanas, uzstādīšana ar PaperOffice YouTube video palīdzību var aizņemt tikai dažas minūtes pat nespēcīgam cilvēkam.PadomsYouTube ir pieejams video materiāls "QNAP NAS QTS 5 PaperOffice DMS datu bāzes instalācijai un konfigurācijai, MariaDB 10", kas paskaidro šo procesu vienkārši un saprotami.Kādas ir priekšrocības, atteikšanās no Docker konteinera?Ja izmantojat dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS) uz tīkla saistītas datu glabāšanas (NAS) ierīces, izvēle nenorobežots no Docker konteinera sniedz vairākas priekšrocības:1. Vienkāršāka apkope un atjaunināšana: Bez Docker konteineriem jums nav jāuztraucas par DMS un konteineru saderību, kas var vienkāršot apkopi un atjaunināšanu.2. Augstāka veiktspēja: DMS, kas darbojas tieši uz NAS, var pilnībā izmantot tā resursus un sasniegt augstāku veiktspēju salīdzinājumā ar konteineru vide.3. Nav papildu resursu nosloga: Bez Docker konteineriem NAS nesaņem papildu resursu noslogojumu, kas pozitīvi ietekmē kopējo veiktspēju.QNAP NAS, lietojot PaperOffice DMS, piedāvā jūsu uzņēmumam vienkāršu un uzticamu dokumentu pārvaldības risinājumu.PaperOffice DMS ir lietotājam draudzīga programmatūra, kas ļauj uzņēmumiem organizēt, saglabāt, klasificēt un pārvaldīt savus dokumentus, lai tos varētu viegli piekļūt jebkurā laikā un vietā.QNAP un PaperOffice DMS efektīvai pārvaldībai kopā jūs varat palielināt uzņēmuma produktivitāti, nodrošinot, ka dokumenti var tikt ātri un uzticami piekļūt. Tas arī nodrošina papildu aizsardzību datiem, jo tie tiek saglabāti NAS, nevis vietējos datoros vai ārējā mākonī.

Kā Jūsu dati nokļūst uz QNAP NAS?

Ir vairākas iespējas pārsūtīt datus uz PaperOffice Dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS), kas darbojas uz QNAP NAS (Network Attached Storage). Šeit ir daži piemēri:

Dokumentu skenēšana

Process ir vienkāršs: ja dati vēl nav digitālā formātā, tad vispirms jāskenē vai jānoņem fotogrāfijas no dokumentiem, kas ir fiziskā formā.

Jūsu skeneris vai cita digitalizācijas ierīce neskenē dokumentu tikai kā attēlu, bet arī elektroniski "izdara" tā saturu. PaperOffice DMS iekļautās skenera funkcijas palīdz savienoties ar Jūsu skeneri un pārsūta digitālo mediju uz dokumentu pārvaldības programmatūru.

Mēs jau esam rakstījuši par to, kā vislabāk integrēt skeneri, lai digitalizētu dokumentus, citā rakstā.

Digitālais dokumentu sistēma

Digitālā formātā esošus datus, piemēram, e-pasta ziņas vai digitālos failus, var viegli pārvietot, vilkot un nomest uz PaperOffice saskarnes. Ja vēlaties ar minimālu manuālo darbu arhivēt vairākus dokumentus, tam piemērota ir PaperOffice integrēta mapes uzraudzība, kas nodrošina rūpīgu arhivēšanu fonā.

Esošie dati

PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēma apvieno to lietotājus, kas iepriekš gandrīz visus datus, kas jau ir digitālā formātā un atrodas datora vai klēpjdatora cietajā diskā, pārnes uz koplietojamu datu krātuvi - QNAP NAS.

Tādējādi visi esošie dati var tikt importēti sistēmā ar tikai vienu klikšķi.

Papildu vērtība un ieguvumi no QNAP NAS kopā ar PaperOffice DMS

QNAP NAS (Tīkla pieslēgtā krātuve) lietošana kopā ar dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS) PaperOffice piedāvā vairākas priekšrocības, tostarp:

• 1. Centralizēta datu pārvaldība: DMS ļauj saglabāt un organizēt visas dokumentus un failus vienā centrālā vietā, kas vienkāršo sadarbību un piekļuvi datiem, jo katrs darbinieks var piekļūt nepieciešamajiem failiem, nekopējot tos uz USB atmiņas kartiņu.
  Tas ietaupa laiku un novērš kļūdas, kuras var rasties manuālas datu pārvades dēļ.


• 2. Palielināta drošība: NAS piedāvā papildu drošības funkcijas, piemēram, šifrēšanu un redundanci, lai aizsargātu datus no zuduma vai neautorizētas piekļuves. Kā arī augsta datu drošība, izmantojot dažādas dublēšanas iespējas.
  Ir iespējams veikt automātiskas rezerves kopijas, lai atjaunotu svarīgos failus gadījumā, ja tie tiek nenozīmīgi izdzēsti vai notiek sistēmas pārtraukums. Ir iespējams šifrēt datus, lai nodrošinātu, ka jutīgi dati ir aizsargāti no neautorizētas piekļuves.


• 3. Palielināta piekļuves ātrums: NAS ļauj piekļūt un labot datus ātrāk, kas palielina produktivitāti.


• 4. Vienkārša uzturēšana un atjaunināšana: DMS un NAS ir neatkarīgi viens no otra un tos var uzturēt un atjaunināt neatkarīgi viens no otra, kas atvieglo uzturēšanu.


• 5. Palielināta elastība: QNAP NAS un PaperOffice DMS kombinācija piedāvā daudz konfigurācijas un pielāgošanas iespēju, lai izpildītu uzņēmuma prasības.


• 6. Turklāt viens no priekšrocībām ir . Uzņēmumi bieži aug un vajag vairāk vietas, tāpēc QNAP NAS var vienkārši paplašināt, lai atbilstu augošajām vajadzībām. Šis risinājums ir izmaksu efektīvāks un vieglāk realizējams salīdzinājumā ar citām krātuves iespējām, piemēram, ārējām cietajām diskierīcēm vai mākoņkrātuvēm.


• 7. Atbalsta mobilo piekļuvi un attālināto darbu: Izmantojot QNAP NAS un PaperOffice DMS, dati var tikt piekļūti un rediģēti no jebkuras vietas, paplašinot attālinātā darba un mobilo sadarbību iespējas.


• 8. Palielināta efektivitāte: PaperOffice DMS un QNAP NAS izmantošana ļauj atrast, organizēt un automatizēt datu apstrādi, kas palielina efektivitāti.


• 9. Vēl viena QNAP NAS priekšrocība saistībā ar dokumentu pārvaldības sistēmu ir , tostarp iespēja izveidot un pārvaldīt vairākus lietotāju kontus.
  Tas ļauj uzņēmumiem noteikt atšķirīgas piekļuves tiesības atšķirīgiem darbiniekiem vai dažādām nodaļām. Piemēram, finanšu grāmatvedības darbinieks var piekļūt finanšu dokumentiem, kamēr mārketinga strādniekam ir piekļuve tikai mārketinga dokumentiem.

DMS ļauj uzņēmumiem saglabāt un pārvaldīt savus dokumentus un failus centrālā veidā. Tas atvieglo meklēšanu un sadarbību, jo darbinieki var piekļūt nepieciešamajiem failiem no jebkuras vietas. Tas arī piedāvā iespēju automatizēt dokumentu darbplūsmas, lai ietaupītu laiku un resursus.

Dokumentu pārvaldība (DMS) kombinācijā ar QNAP NAS (Tīkla pieslēgtu krātuvi) uzņēmumiem piedāvā spēcīgu un uzticamu risinājumu dokumentu pārvaldībai un glabāšanai uzņēmumā, kā arī piekļuvi dokumentiem un failiem.