제품 개발, 프로세스 및 지원 나비 엔지니어 S.L.
페이퍼오피스 경험 / 참고 자료 / 실습 보고서
부문
산업 및 무역
부위
코르도바, 안달루시아, 스페인
부서
연구개발부
회계
부문
산업 및 무역
부위
코르도바, 안달루시아, 스페인
부서
연구개발부
회계
제품 개발의 디지털 변화 - 성공적인 문서 관리
Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers S.L.의 전무 이사 겸 제품 및 프로세스 엔지니어
시작 위치
제품 개발, 공정 엔지니어링에만 전념하고 첫 번째 아이디어에서 최종 제품에 이르기까지 모든 제조 단계에 관여하는 회사는 매일 기술 데이터 시트, 고객 데이터, 계산 및 계획과 같은 파일 및 문서로 넘쳐납니다.< /p>
수년에 걸쳐 점점 더 많은 저장 공간을 차지하고 더 이상 찾기가 쉽지 않은 프로젝트 정보, 특히 행정 사무실에서 점점 더 치명적이되고 있습니다.
이 회사의 목표는 기존 종이 문서를 디지털화하고, 모든 들어오고 나가는 문서에 대한 프로세스 최적화 및 워크플로우 제어를 가져오고, 백그라운드에서 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 프로세스를 최적화하는 것이었습니다.
기존 문제 및 작업
과거에는 정보가 제품이나 제품 개발의 설계 및 계획 또는 사양과 같은 종이 형태로만 저장되었지만 오늘날에는 전자 메일, 양식, 스케치 등 많은 조직에서 전자 송장 및 종이 영수증, 편지 메일과 같은 다양한 정보 소스와 문서가 있습니다. 배달 노트, 계약 등
고맙게도 지속적인 IT 개발 덕분에 이러한 유형의 작업은 이제 디지털 방식으로 구동됩니다. 많은 프로세스 단계가 Industry 4.0에서 확인한 것처럼 100% 디지털 및 자동화 관행의 일부가 되고 있습니다.
그러나 종이는 종종 자유형 도면이나 아이디어뿐만 아니라 관리, 송장 또는 고객 정보에 관해서는 없어서는 안될 필수 요소입니다.
Butterfly Engineers 전문가는 설계 및 제조 외에도 프로젝트의 타당성을 연구하기 위해 조립 매뉴얼, 안전 지침 및 기술 문서와 같은 문서를 작성해야합니다.
파일 처리의 민첩성과 속도는 현대 기업에서 기본이며, 프로젝트의 후속 조치, 비용 분석 또는 수익성을 높이는 다양한 연구가이 문서에 달려 있습니다.
따라서 Butterfly Engineers의 목표는 업계에 적응하고 산업 회사 4.0으로 디지털 방식으로 행동 할 수 있도록하는 것이 었습니다.
"우리는 폴더에 문서를 저장함으로써 저장 비용을 피할 수있었습니다. 또한 문서 검색에 시간이 많이 걸렸습니다.",
Butterfly Engineers의 전무 이사 겸 프로세스 엔지니어 인 Antonio Jesús Sánchez를 회상합니다.
나비 엔지니어가 PaperOffice DMS를 선택한 이유
Butterfly Engineers 회사는 제품 개발, 프로세스 엔지니어링 및 지원 엔지니어링에 전념하고 있으며 디지털화해야 할 많은 양의 문서를 처리하지만 PaperOffice와 같은 DMS를 구현하기위한 가장 중요한 점은 인덱싱 및 검색 프로세스의 보안 및 속도입니다.
그들은 종이없는 디지털 사무실이 가능하다는 완전한 확신을 가지고 있다는 것을 제외하고는.
"우리는 매일 많은 기술 정보를 가지고 일합니다. 모든 정보를 종이 형식으로 저장하는 것은 번거롭고 비용이 많이 듭니다. 그것에 대한 미래의 검색 또한 매우 지루합니다.
PaperOffice를 사용하면 어디서나 쉽게 액세스하고, 특정 파일이나 문서를 쉽게 찾을 수 있으며, 무엇보다도 보안을 보장할 수 있습니다."
나비 엔지니어는 또한 PaperOffice의 암호화 방법을 통해 누출, 간첩 또는 사고로부터 가장 민감한 문서를 보호 할 수 있음을 알고 있습니다. 특히 이러한 특성을 가진 회사가 표준과 특허를 거치면서 회사에 필수적인 요소를 보호 할 때 특히 그렇습니다.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
또한 소프트웨어의 운영 세부 사항은 모든 엄격한 법적 유럽 지침 (GDPR, RGPD 및 GoBD)을 준수하고 파일의 암호화가 절대적으로 취약하지 않은 최고 품질의 지원 팀이있을 때 더욱 매력적입니다. 또한 권한이 부여된 사람이 언제든지 데이터를 내보낼 수 있으며 언제든지 회사의 IT 직원 및 관리자가 데이터베이스에 액세스할 수 있다는 점도 주목할 만합니다.
PaperOffice를 통해 자동화로 전환: 목표 및 일정
나비 엔지니어의 경우, 조만간 경쟁 우위를 창출하기 위해 디지털화로 전환해야한다는 것이 분명했습니다.
Butterfly Engineers는 다른 산업보다 기술 개발에 더 많이 연결된 회사로서 DMS 도입과 종이없는 사무실에서의 성공적인 구현의 긍정적 인 영향을 신뢰했습니다.
"문서 관리 시스템을 통해 회사 정보를 빠르고 쉽게 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 의미에서 PaperOffice는 매우 광범위하고 상당히 이해할 수있는 시스템입니다. 우리와 같은 중소기업에서 사용하기 쉽고 액세스 할 수 있습니다. "
성공적인 구현: PaperOffice DMS를 통한 디지털화의 장점
PaperOffice의 디지털화 도입 덕분에 회사는 다음을 수행 할 수있었습니다.
- 용지 사용 최소화
- 비용 및 저장 공간 절약
- 관리 작업 자동화
- 폴더 모니터링을 통한 프로세스 최적화 수행
- 문서의 안전한 전달 보장
그러나 PaperOffice의 디지털화 덕분에 Butterfly Engineers는 다음을 수행 할 수있었습니다.
- 시간과 자원 절약
- 관리 프로세스의 제어 및 검증 보장
- 문서 및 파일에 쉽게 액세스할 수 있음
- 승인된 각 직원에 대한 문서 가용성
- 문서, 민감한 데이터, 특허, 산업 매뉴얼 또는 개발의 안전하고 장기적인 보관 가능
"데이터 보안, 문서 디지털화 및 PaperOffice를 산업 환경에 쉽게 통합함으로써 회사는 파일 색인 및 문서 검색에 필요한 것을 얻을 수 있었습니다."
데이터 및 문서의 쉽고 빠른 가용성은 회사의 프로세스를 근본적이고 영구적으로 변화시키고 있습니다. 행정 지식은 이제 투명하게 조직되고 적시에 사용할 수 있습니다.
최종 결과
PaperOffice는 회사가 현재 직면하고있는 주요 문제 중 하나를 끝내는 방법을 찾았습니다.
문서 관리 (문서 관리) 및 프로세스 디지털화.
데이터 볼륨의 불편 함은 관리 장애물을 제거하고 승인 된 직원 만 PaperOffice에 액세스 할 수 있도록하고 문서 수정 또는 기술 정보의 유출을 피하기 위해 제한되었습니다.
이 회사는 또한 PaperOffice가 사용 가능한 옵션을 완벽하게 수행하기 때문에이 성공적인 협력을 더욱 확대 할 계획입니다.
PaperOffice DMS의 무결성 덕분에 기술 시트, 계획, 데이터, 송장 및 스케치를 신속하게 찾을 수 있으므로 Butterfly Engineers는 몇 초 내에 프로젝트 데이터를 찾고 고객을 매우 정확하게 도울 수 있습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "제품 개발, 프로세스 및 지원 나비 엔지니어 S.L.":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
디지털화의 주제를 다루기에는 너무 이르거나 너무 늦지 않았습니다.
가장 중요한 것은 소프트웨어뿐만 아니라 회사 자체에 대한 아이디어를 얻는 것입니다. 소프트웨어를 구입하거나 서비스 및 지원 패키지에 가입하도록 강요받지 않는 것이 중요했습니다.
PaperOffice DMS를 인수하기 전에도 우리는 회사의 모든 부서와 이야기를 나눴으며 결코 심하게 대우받지 못했습니다. 반대로 : PaperOffice에는 친절하고 정중하며 유능한 팀이 있습니다.
공공 기관으로서 우리에게는 그 과정이 점점 더 복잡해지고 있으며 많은 관료주의가 수반됩니다. 따라서 시스템과 소프트웨어에 대한 신뢰는 매우 중요했습니다. 물론 소프트웨어를 쉽게 이해할 수 있다는 것도 매우 중요했습니다.
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리는 디지털화하고 자동화하고자하는 다른 모든 회사에 PaperOffice를 추천 할 것입니다.
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
우리는 모든 것에 매우 만족합니다.
결론
PaperOffice는 가볍지만 강력한 문서 관리 시스템입니다.
문서 내용의 자동 읽기와 같이 처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능은 더 오랜 기간 동안 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.