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비즈니스 프로세스 자동화를 위한 디지털 전문 솔루션
Alejandro Campos, 부동산 관리 El Guijo의 IT 전문가 및 프로젝트 관리자
시작 위치
부동산 관리 커뮤니티로서 El Guijo는 임대 계약, 공과금, 건설 파일, 토너먼트 등록, 비즈니스 문서, 알림 등 관리해야 할 중요한 문서를 많이 보유하고 있습니다.
불행히도, 재산 관리는 지금까지 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 인해 상당한 이익을 얻지 못했지만 부동산 관리자는 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 상당한 이익을 얻는 사람들이지만 지금까지 적절한 해결책이 발견되지 않았기 때문에 상당한 이익을 얻지 못했습니다.
재산 관리에서 기존의 많은 행정 문제를 해결하기 위해 문서 관리 시스템을 구현하기로 결정했습니다.
El Guijo의 목표는 기존 종이 문서를 디지털화하고, 모든 들어오고 나가는 문서에 대한 프로세스 최적화 및 워크플로우 제어를 가져오고, 백그라운드에서 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 자산 관리 프로세스를 최적화하는 것이었습니다.
기존 문제
부동산 관리자는 매일 중요한 문서를 수집해야했습니다. 이 모든 것들은 올바른 주거용 부동산, 소유자, 세입자, 집주인에게 할당되어야했습니다. 그러나 지역 사회의 일상 업무는 또한 비효율성으로 특징 지어졌습니다.
"우리는 폴더에 문서를 제출함으로써 저장 비용을 피할 수있었습니다. 또한 문서 검색에는 시간이 많이 걸렸으며 종종 아카이브 방문이 필요했습니다.",
El Guijo 커뮤니티의 IT 전문가 인 Alejandro Campos를 회상합니다.
따라서 이웃 사람들의 전체 평균은 때로는 2500 주민을 초과하며 여름과 휴가 기간에는 더 자주 피크가 발생합니다. 결과적으로 컨설턴트 및 사무실의 영구 관리자로서 여섯 명의 직원과 아웃소싱 된 원예 및 행정 직원이 정보 과부하에 대처할 수 없었습니다.
문서 관리 시스템을 구현하기 전에 전체 시스템은 종이 기반이었습니다. 소유자가 제출 한 문서, 로그 및 유지 보수 작업의 증거, 불만 사항은 행정부에 넘겨 진 다음 폴더에 한꺼번에 저장되었습니다.
디지털화 과정에서 El Guijo와 같은 부동산 관리자는 매일 수많은 임대 문의, 불만 사항 및 기타 우려 사항을 전자 메일로 대면하여 서로를 봅니다. 그러나 이러한 전자 메일의 홍수는 수동으로 처리 할 수 없습니다.
그 결과 처리 시간이 길어지고 처리, 검색 및 필요한 문서를 전달하는 비효율성이 발생했습니다. 따라서 커뮤니티는 디지털 문서 관리를 모색했습니다.
"우리는 방금 작업을 진행했으며 이제 우리는 선두를 달리고 있습니다."
El Guijo 커뮤니티의 자영업자 인 Alejandro Campos는 이것과 모든 재산 관리 문제에 대한 해결책을 찾고있었습니다. 또한 이전에는 크게 유사했던 지방 자치 단체의 모든 행정 업무를 디지털화하는 것이 계획되었습니다.
El Guijo의 시정촌이 PaperOffice DMS를 선택한 이유
가장 중요한 선택 기준은 신뢰성, 가용성 및 보안이었습니다.관리 문서에는 개인 문서와 같은 기밀 콘텐츠뿐만 아니라 액세스 권한 부여 및 릴리스 수준에 의한 무단 액세스로부터 보호되어야하는 송장이 포함되어있었습니다.
다양한 클라우드 제공 업체 또는 오픈 소스 솔루션은 개인 데이터 GDPR의 보안 및 장기 투자 보안을 보장 할 수 없기 때문에 지방 자치 단체의 데이터 보호 규정으로 인해 고려되지 않았습니다.
PaperOffice DMS는 클라우드 응용 프로그램이 아니며 모든 데이터를 현재 전용 서버에있는 중앙 데이터베이스에 저장하므로 마침내 테스트를 통해 필요한 시나리오를 테스트하기로 결정했습니다.
"이미 PaperOffice와의 첫 번째 약속에서 문서 관리 분야에서 20 년의 PaperOffice 경험을 알 수 있습니다."
PaperOffice는 모든 문서 표준 및 법적 지침을 초과하며, 특히 클라우드가 아닌 전용 서버에 직접 고도로 암호화된 문서 저장소가 있기 때문에 더욱 그렇습니다.
규정 준수 버전 제어 및 감사 증명 버전 관리를 갖춘 문서 관리 시스템을 사용해야 할 필요성이 그 어느 때보다 명확해졌습니다.
결정의 엄청난 이유는 과거에 다른 공급자와의 매우 나쁜 경험이 있었기 때문에 접근성과 지원 능력이었습니다.
특히 신뢰성을 보장하고 실제 문제를 시뮬레이션하기 위해 PaperOffice 지원에 여러 번 연락하여 마감 기한이 충족되었는지 여부와 지원 품질이 무엇인지 평가했습니다. 여기서 PaperOffice는 다른 모든 제조업체보다 앞서 있습니다.
PaperOffice를 통해 자동화로 전환합니다. 목표와 타이밍
PaperOffice의 혁신적인 문서 관리 솔루션을 통해 El Guijo 시정촌은 대부분의 일상 업무와 문서를 자동화하기로 결정했습니다.
따라서 이미 종이 형태로 존재하는 문서를 스캔하고 PaperOffice에 디지털 방식으로 보관하기로 결정했습니다. 이러한 것들이 디지털 형태로 이용 가능해지면, 커뮤니티 네트워크 내의 추가적인 관리 프로세스도 디지털로 해결될 수 있다.
프로세스 최적화가 시작되었습니다. 이제부터는 가능한 한 종이를 피하여 문서를 디지털 방식으로 디자인합니다. 회의, 회의록, 수신 메일, 발신 송장 및 PaperOffice에서 직접 만든 메모. 작업 및 워크플로는 디지털 방식으로 구현됩니다.
문서 관리 시스템을 사용하면 모든 중요한 증거를 쉽게 제출할 수 있으며 물론 GDPR을 준수합니다. 오랜 기다림과 우체국으로가는 길은 제거되었습니다.
변환은 PaperOffice의 소프트웨어 첫 번째 프리젠 테이션에서 지속적인 운영에 이르기까지 매우 잘 진행되었습니다.
"제품 데모 이후에도 우리는 PaperOffice에 절대적으로 흥분했습니다. 우리는 즉시 부가 가치를 보았고 거의 3 주 후 소유자 회의에서 지역 사회에서 PaperOffice 사용에 관한 결의안은 100 % 투표되었습니다. "
PaperOffice를 통한 디지털화를 통한 이점
한편, 모든 디지털화 된 임대 계약, 서신, 로그, 계획서, 보험 서류 등은 PaperOffice에 저장됩니다. 이것은 우리의 소유자와 세입자에게 큰 부가 가치라고 El Guijo 행정부의 Campos는 말합니다. 이것이 캄포스 씨가 확실한 이유 중 하나입니다.
"부동산 관리 산업의 미래는 단순히 디지털화에 있습니다."
PaperOffice DMS의 디지털화 도입 덕분에 El Guijo 커뮤니티는 이미 다음을 수행할 수 있었습니다.
- 시간과 자원 절약
- 문서 액세스 단순화
- 승인된 모든 직원에 대한 문서의 가용성 보장
이제 데이터 및 문서의 더 쉽고 빠른 가용성은 커뮤니티의 프로세스를 근본적이고 지속 가능하게 변화시킵니다. 행정 지식은 이제 투명하게 조직되고 적시에 사용할 수 있습니다.
"데이터 보안, 자동화된 워크플로, 문서 디지털화 및 PaperOffice DMS를 관리 환경에 쉽게 통합할 수 있기 때문에 이 커뮤니티가 종이 프로세스를 가속화하고 종속성에서 공간을 확보하는 데 필요한 것을 제공했습니다."
각각은 일반적으로 관리 작업의 제어 및 검증, 종이 제거, 내부 주문과 관련된 모든 유형의 문서 인덱싱, 자동화 및 방법론, 보안 (GoBD, GDPR 및 데이터 보호), 프로세스 최적화 및 모니터링, 사용자 (이 경우 소유자)에게 파일을 쉽게 보낼 수 있도록하는 사양 및 특수성을 갖추고 있으며, 물론 행정 사무실의 공간을 절약합니다.
이 협력 계약은 커뮤니티가 보유한 많은 양의 기록과 녹음으로 인해 만들어졌으며 모든 지역 주민과 관리자를 위해 모든 문서를 구성하는 방법이 수립되도록하기 위해 만들어졌습니다.
최종 결과
PaperOffice는 데이터의 양을 제거하고, 관리 장애물을 간소화하며, 권한이 부여된 직원만 PaperOffice에 액세스하여 문서 수정 또는 자금 횡령 가능성을 방지함으로써 현재의 커뮤니티 문제에 대한 해결책을 마련했습니다.
PaperOffice 문서 관리 시스템의 통합 덕분에 커뮤니티는 이제 단 몇 초 만에 문서와 광범위한 정보를 찾고 다른 작업 및 워크플로를 완료할 수 있습니다.
또한, 행정부는 주민들의 문의, 편지 및 피드백에 대해보다 신속하고 표적화 된 방식으로 대응할 수 있습니다 : 이것은 일상 업무를 훨씬 쉽게 만듭니다.
El Guijo 커뮤니티 소개
엘 귀조 (El Guijo)는 M-510 도로 옆에있는 갈라 파가 (Galapagar) 시정촌의 북서쪽에 위치한 도시화 / 공동체로, 마드리드 중심부에서 A-6을 통해 차로 40 분 거리에 있습니다.
시에라 데 과다르라마의 특권 장소로, Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial 및 Galapagar 자체 근처의 인구 연결뿐만 아니라 Valmayor 저수지와 Castilla y León의 자치 공동체와의 국경 근처에 위치하고 있습니다.
도시화의 건설은 1970 년대에 시작되어 1977 년에 이웃 공동체로서의 법령에 의해 설립되었습니다. 그것은 샬레, 아파트, 커뮤니티 건물 (여러 스포츠 필드, 세 개의 수영장, 소셜 클럽 및 행정 사무소)과 세 개의 어린이 공원 사이에 총 1,104 개의 플롯이있는 거의 140,000 평방 미터의 면적을 가지고 있습니다 : 국가의 약 절반은 자연 다양성이 큰 조경 된 지역입니다.
전체 평균은 2,500 단위를 초과하며 여름과 휴가 기간 동안 더 자주 피크가 발생합니다. 또한 도시화에는 여섯 명의 간병인, 한 명의 행정 및 세 명의 유지 보수 직원 (영구적으로 고용)뿐만 아니라 아웃소싱 된 원예 및 행정 직원이 있습니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "커뮤니티
재산 관리
엘 구이조":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
디지털화의 주제를 다루기에는 너무 이르거나 너무 늦지 않았습니다.
가장 중요한 것은 소프트웨어뿐만 아니라 회사 자체에 대한 아이디어를 얻는 것입니다. 소프트웨어를 구입하거나 서비스 및 지원 패키지에 가입하도록 강요받지 않는 것이 중요했습니다.
PaperOffice DMS를 인수하기 전에도 우리는 회사의 모든 부서와 이야기를 나눴으며 결코 심하게 대우받지 못했습니다. 반대로 : PaperOffice에는 친절하고 정중하며 유능한 팀이 있습니다.
교회로서 우리에게는 소프트웨어가 이해하기 쉽지만 포괄적이라는 것이 매우 중요했습니다.
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리는 디지털화하고 자동화하고자하는 다른 모든 커뮤니티 및 회사에 PaperOffice를 추천 할 것입니다.
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
우리는 모든 것에 매우 만족합니다.
결론
PaperOffice는 가볍지만 강력한 문서 관리 시스템입니다.
문서 내용의 자동 읽기와 같이 처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능은 더 오랜 기간 동안 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.