Digitalisasi dalam industri konstruksi dan konstruksi

Pemrosesan digital adalah dasar penting untuk memastikan kualitas layanan yang tinggi dari semua layanan di masa depan

"Hukum batang" adalah salah satu hukum pertama di industri konstruksi, dan banyak lagi yang harus diikuti hingga hari ini. Hukum batang sebenarnya adalah batang sepanjang 5 m, yang pada Abad Pertengahan digunakan untuk menjamin gang dan jalan dengan lebar minimum sekitar 5 m dengan memungkinkan seorang pria berjalan melalui jalan-jalan dengan tongkat ini dipegang di seberangnya. Di mana pun itu menjadi terlalu sempit, bangunan yang menonjol terlalu jauh ke jalan harus dihancurkan. Itu tidak ada hubungannya dengan lalu lintas pada saat itu dan lebih banyak berkaitan dengan risiko kebakaran. Hal ini untuk mencegah rumah-rumah yang terbakar di satu sisi jalan menyebar ke sisi lain.

Saat ini, undang-undang pembangunan federal dan negara bagian saja terdiri dari sekitar 1.600 paragraf. Selain itu, ada standar dan spesifikasi asosiasi profesional untuk sifat material, jenis penggunaan, bagaimana bahan akan dipasang dan bahkan dengan peraturan perdagangan, siapa yang diizinkan untuk membangun dan menginstal apa. Mungkin hanya ada beberapa negara di dunia yang memiliki sistem konstruksi yang sama kompleksnya.

Untuk kontraktor, baik sipil maupun struktural, ini berarti berkonsultasi dengan spesifikasi yang relevan untuk setiap pekerjaan dan itu berarti melakukan dokumen yang kurang lebih luas setiap kali. Tidak jarang pembangun melangkah lebih jauh dan meminta perubahan yang tidak diramalkan dalam rencana konstruksi awal. Terkadang ada catatan tulisan tangan dalam rencana apa yang perlu diubah dan bagaimana caranya. Hal ini dapat menyebabkan reaksi berantai yang mempengaruhi semua perdagangan dan bahkan mengganggu perencanaan material.

Bagaimana cara melacak kekacauan kertas?

Tentu saja, berkat penggunaan PaperOffice DMS.

Karena PaperOffice mengarsipkan semua dokumen yang dihasilkan dalam industri konstruksi dan semua informasi yang relevan sesuai dengan hukum dan dengan cara yang tahan audit.

PaperOffice DMS, sehubungan dengan NAS (Network Attached Storage), memungkinkan pembangunan intranet yang sangat aman untuk komunikasi internal dan transmisi data. Ini menciptakan keamanan ganda terhadap serangan dari luar. Pertama firewall sistem operasi dan kedua enkripsi PaperOffice DMS. Pada saat yang sama, cloud terpisah diatur melalui NAS, independen dari penyedia pihak ketiga.

Fungsi alur kerja yang luas dari PaperOffice DMS membuat komunikasi internal jauh lebih mudah. Istilah internal juga mencakup cabang atau lokasi asing. Dalam kasus pekerjaan terkait proyek, misalnya, status saat ini selalu ditampilkan dan pada saat yang sama sejarah.

Tentu saja, kalender terkait tim dan pribadi juga disertakan, di mana tenggat waktu dan acara terkait waktu dimasukkan.

Pengenalan dokumen yang dilengkapi dengan AI secara otomatis mengatur semua dokumen untuk disimpan di folder yang benar dan membuat indeks kata kunci dan riwayat perubahan. Mesin pencari internal PaperOffice DMS menemukan setiap dokumen dalam sepersekian detik.

PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.

Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "Produksi", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.

Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Argumen penting untuk memasukkan PaperOffice DMS dalam perencanaan anggaran. Akhirnya, PaperOffice DMS juga meyakinkan fakta bahwa keberlanjutan dan perlindungan lingkungan diperhitungkan. Cepat atau lambat konversi lengkap dari dokumen analog ke bentuk digital akan terjadi dan kemudian lembaga publik, yang kemudian sudah menggunakan PaperOffice DMS, akan dipersiapkan dengan baik.

Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda, konsultan pajak atau sebaliknya.

Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada. Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office. Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.

Perusahaan di industri konstruksi harus memproses dokumen untuk semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.

PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan, misalnya:

• Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR
• Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
• Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
• Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
• Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
• Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang

Pengarsipan yang sesuai dengan revisi dan aman: PaperOffice DMS secara teknis memenuhi persyaratan hukum GoBD, GDPdU, dan DSGVO

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS memungkinkan koneksi perangkat lunak lain, seperti ERP, dan tentu saja transfer dokumen dari Microsoft Office melalui antarmuka yang sesuai. PaperOffice DMS mempercepat komunikasi dalam perdagangan dan produksi dengan pemasok dan pelanggan.

Tenggat waktu dan janji temu dipantau dan tindakan secara otomatis dipicu tergantung pada pengaturan yang diinginkan. Proses pemesanan dapat diotomatisasi dan bahkan perubahan yang direncanakan untuk masa depan dapat dimasukkan sedemikian rupa sehingga mulai berlaku pada waktu yang diinginkan.

Berkat fungsinya yang luas, PaperOffice DMS pasti dapat diklasifikasikan di segmen yang lebih tinggi dari manajemen konten perusahaan (ECM).

ECM mencakup manajemen keseluruhan semua konten dalam organisasi dengan hierarki akses yang sesuai. PaperOffice DMS dapat menyimpan konten apa pun dalam bentuk digital, mengubah konten dan formatnya dan membuatnya tersedia.

PaperOffice DMS memiliki semua fungsi ECM dan ini dalam rasio harga-kinerja yang sangat baik serta bentuk operasi yang dapat dipelajari secara intuitif yang membuat pelatihan eksternal atau internal yang mahal tidak diperlukan. Sebaliknya, tutorial video gratis tersedia untuk membiasakan diri dengan menu yang berbeda. PaperOffice DMS dengan demikian dapat menjadi linchpin organisasi di setiap perusahaan dalam perdagangan dan produksi dan ini hampir dengan kecepatan cahaya.

Perusahaan dari industri konstruksi mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital

Namun, dengan PaperOffice DMS, ada jauh lebih banyak kemungkinan bagi perusahaan konstruksi. Misalnya, manajemen inventaris termasuk inventaris permanen atau tanggal kunci. Dasar untuk PaperOffice DMS adalah akun pengguna yang ditautkan dalam jaringan. Penyimpanan data akun pengguna ini digabungkan dalam database pusat. Dokumen dapat dikontrol melalui AI dengan algoritma yang berbeda, yang dapat digunakan untuk memicu proses otomatis.

Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.

Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.

Dengan perangko digital, dokumen dapat dilengkapi dengan informasi tambahan dan bahkan mengontrol alur kerja terperinci. Pada gilirannya, fungsi tugas dan alur kerja memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan diselesaikan.

PaperOffice DMS memiliki navigasi menu pintar yang terstruktur secara logis dan memungkinkan operasi intuitif di banyak area. Video tutorial yang tersedia secara gratis di Internet memberikan dukungan tambahan dan, tentu saja, kursus pelatihan juga dapat diadakan langsung di kantor pusat perusahaan pelanggan jika diinginkan.

Selain dokumentasi fase konstruksi, PaperOffice DMS sama-sama cocok untuk mendukung tugas logistik untuk pengadaan material. Berkat kemungkinan menyiapkan basis data di PaperOffice DMS, pembelian material dan konsumsi material dapat dipantau dan diberi tingkat peringatan. AI internal dapat digunakan untuk membuat template yang bereaksi secara otomatis jika ada hambatan atau kekurangan, misalnya jika repeat order ditempatkan, meskipun jumlah yang ada sebenarnya harus cukup. Fungsi alur kerja dapat digunakan untuk tujuan ini, yang dengannya karyawan perusahaan yang bertanggung jawab dapat membandingkan pelaksanaan tugas mereka.

PaperOffice DMS dapat mempercepat proyek konstruksi, mencegah keputusan yang salah dan mengurangi biaya. Mungkin perusahaan yang membangun BER dan masih membangun Stuttgart21 tidak memiliki perangkat lunak yang tepat, PaperOffice DMS.