Solusi spesialis digital di bidang keuangan
Otomatisasi proses bisnis dan solusi spesialis untuk keuangan adalah prasyarat untuk efisiensi dan kesuksesan. Kebutuhan akan hal itu bukan lagi kemewahan opsional, tetapi suatu keharusan agar tetap kompetitif dalam jangka panjang.
Tips profesional
Dokumen penting dalam bentuk kertas yang ada, seperti pembelaan, laporan rekening, kontrak, surat eksternal, tagihan, laporan diganti dengan dokumen elektronik berkat digitalisasi dan dengan demikian mengoptimalkan semua proses kerja secara maksimal.PaperOffice tidak hanya memungkinkan manajemen dokumen, tetapi juga memungkinkannya Akses langsung ke pelanggan digital dan file kredit.
Digitalisasi di bidang keuangan dan perbankan
Dengan banjir data digital dan kertas saat ini, harus dipastikan bahwa dokumen-dokumen penting tidak hilang dan tersedia pada waktu yang tepat, karena lembaga keuangan dan bank mendapat manfaat yang signifikan dari penggunaan manajemen data yang sesuai - mereka menerima dokumen penting dengan tingkat klasifikasi tinggi dan Persyaratan Penyelesaian segera.
Lembaga keuangan dan bank mendapat manfaat signifikan dari penggunaan manajemen data yang sesuai yang memenuhi semua persyaratan.
Dokumen penting seperti pembelaan, kontrak, akun, dan surat eksternal tidak hanya masuk melalui pos. Banyak surat pelanggan juga datang melalui email. Dengan demikian, gambaran lengkap tentang tanggung jawab, tenggat waktu, biaya, dan tugas harus dipertahankan dan standar keselamatan harus dijamin.
Semua dokumen ini perlu didigitalkan jika tiba dalam bentuk kertas, memerlukan pengarsipan terstruktur, tugas dan penugasan alur kerja, dan harus segera tersedia sesuai permintaan.
Karena semua proses dalam keuangan membutuhkan aliran informasi yang sempurna dan eksekusi terstruktur. Keuntungan yang diperlukan hanya dapat dicapai berkat digitalisasi.
Karena arsip dokumen digital memungkinkan akses langsung ke semua dokumen yang diperlukan dan partisipasi dalam proses persetujuan. Tidak masalah apakah Anda berada di kantor, bekerja dari rumah atau dalam perjalanan bisnis.
Sangat penting bahwa tenggat waktu penting terpenuhi dan langkah-langkah hukum diambil untuk menyimpan dokumen.
PaperOffice DMS memberi Anda struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.
PaperOffice menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di PaperOffice di masa mendatang.
Ubah dokumen menjadi solusi
Di industri keuangan dan bank, banyak kertas digunakan setiap hari dan sejumlah besar dokumen diproduksi. Di satu sisi, karena prosesnya cukup kompleks, ini mengarah ke tumpukan kertas besar, sejumlah besar data, tetapi juga ke proses pencarian yang panjang. Selain itu, dokumen harus disimpan, diindeks, diklasifikasikan dan, jika perlu, dibagikan dengan kolega.
Sistem manajemen dokumen PaperOffice membawa organisasi dan perlindungan data di bawah satu tudung. Sistem inovatif ini menyediakan alat pencarian dan pengambilan yang efisien yang mengurangi waktu respons dan memastikan dokumen tidak pernah hilang, yang selalu dipenuhi oleh lembaga keuangan.
Itulah PaperOffice DMS, perangkat lunak manajemen dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengelola dokumen.
PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak, pembelaan, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen PaperOffice, proses Anda sebelumnya di perusahaan Anda didigitalkan, membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.
Karena dalam bentuk apa pun dokumen tiba di perusahaan, baik sebagai dokumen kertas, file PDF, email atau foto, mereka secara otomatis diarsipkan dan disimpan dalam database yang aman.
Kontrak penting dengan demikian dapat diakui dan diakhiri pada waktu yang tepat atau dinegosiasikan ulang. Rilis dokumen dengan tanda tangan digital dan pemberitahuan email alih-alih surat kertas yang lambat, email yang tidak aman berkontribusi pada loyalitas pelanggan.
Kontrol akses dan transparansi yang lebih baik
Berkat AI terintegrasi, aturan otomatis dipicu. AI ini secara otomatis mengurutkan dokumen ke dalam folder seperti "Faktur" dan "Laporan bank", menyimpan kata kunci yang sesuai dan memicu alur kerja digital yang disimpan untuk jenis dokumen masing-masing.
Untuk lembaga keuangan dan bank, ini berarti mempertahankan file klien atau pelanggan yang sangat luas, yang juga harus memiliki beberapa fitur khusus. Misalnya, prinsip-prinsip GDPR harus diperhatikan dan, tentu saja, lembaga keuangan tunduk pada kewajiban kerahasiaan tanpa syarat, yang tidak hanya mengacu pada pernyataan lisan, tetapi juga pada penyimpanan dokumen yang aman yang dilindungi terhadap orang yang tidak berwenang. Ada juga kewajiban untuk mematuhi tenggat waktu yang sah dan disepakati secara kontraktual.
Dalam beberapa kasus, ketidakpatuhan terhadap tenggat waktu ini dapat memiliki konsekuensi pidana, tetapi sebagian besar hanya konsekuensi perdata. Melindungi rahasia dagang klien mereka juga sangat penting bagi lembaga keuangan.
PaperOffice memenuhi standar keamanan tertinggi seperti manajemen otorisasi atau pemberian otorisasi akses. Pengguna mendefinisikan langkah-langkah kerja individu persis seperti yang akan mereka jalankan, misalnya "rekaman", "memeriksa", "rilis" dan "pemesanan" faktur.
Tanggung jawab tidak hanya dapat diberikan kepada orang-orang individu, tetapi juga kepada kelompok pengguna seperti "Akuntansi" atau "departemen TI", sehingga seorang kolega dapat segera turun tangan jika seorang karyawan tidak hadir.
Teknologi OCR tidak hanya mengenali konten dokumen, tetapi juga semua bidang data yang relevan dengan pajak seperti nomor dokumen, tanggal, bersih, pajak, dan jumlah kotor. Data yang diimpor tersedia untuk mengontrol evaluasi, transaksi pembayaran, dan akuntansi keuangan. Ini menghemat pekerjaan entri yang melelahkan dan mengurangi kesalahan posting.
Hanya dengan satu klik mouse, data termasuk lokasi pengarsipan dapat diekspor ke pelanggan Anda atau sebaliknya.
Solusinya: pengetahuan yang terbukti
Bukankah masuk akal untuk segera menggunakan perangkat lunak manajemen dalam praktiknya? yang tidak hanya memenuhi semua persyaratan, tetapi juga mudah dipelajari dan murah?
PaperOffice DMS adalah solusi lengkap yang telah dicoba dan diuji untuk pekerjaan digital dan, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar, salah satu pelopor DMS pertama.
Alur kerja keuangan yang sempurna
Lembaga keuangan serta penyedia layanan dan bank harus memproses dokumen untuk semua transaksi bisnis. Perkembangan lebih lanjut yang konstan dari model bisnis terus-menerus menciptakan tantangan baru. Yang mereka butuhkan adalah sistem manajemen dokumen yang baik.
PaperOffice DMS adalah perangkat lunak yang tepat karena dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan lembaga keuangan dan bank, seperti:
- Penyimpanan dokumen dalam semua format digital sesuai dengan prinsip GDPR/li>
- Fungsi untuk mengirimkan dan mengirim ulang dokumen terlambat yang memerlukan tindakan
- Fungsi penyimpanan data pembelajaran mandiri dengan penandaan dan mesin pencari internal
- Penetapan otomatis dokumen yang baru ditambahkan ke folder yang benar
- Pembuatan database sederhana dan koneksi database termasuk topeng yang dapat disesuaikan secara individual
- Pembuatan templat otomatis untuk proses dan operasi berulang
Integrasikan alur kerja digital ke dalam proses bisnis
Fungsi alur kerja PaperOffice menyederhanakan komunikasi. Manajemen dokumen berorientasi proses memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tetap up to date dengan sedikit usaha. PaperOffice DMS memungkinkan Anda untuk dengan mudah mempertimbangkan periode retensi dan penghapusan yang berlaku. Alur kerja digital diintegrasikan ke dalam proses bisnis, yang memastikan kepatuhan dengan langkah-langkah proses penting dan dengan demikian kepatuhan.
PaperOffice mendukung ini dengan modul tugas dan alur kerja yang luas.
Dengan cara ini, rantai proses tertentu dapat dibuat dan proses operasional yang ada dapat didefinisikan pada dokumen elektronik dan sebagian dijalankan secara otomatis.
Ini mewakili pengoptimalan proses bebas kesalahan, karena tugas tidak hanya dapat diberikan kepada karyawan dengan hak pengguna tertentu dan periode penyelesaian, memerlukan rilis digital, tetapi juga secara otomatis memicu tindakan lebih lanjut, seperti pemberitahuan email atau perubahan status dokumen. Yang merupakan KEHARUSAN mutlak di sektor keuangan.
Dengan cara ini, metadata yang relevan juga dapat disimpan setelah proses pengarsipan dokumen. Selain jenis dokumen, periode pengarsipan dan informasi pelanggan terkait dapat ditentukan.
Penyedia layanan keuangan mendapat manfaat dari manajemen dokumen digital
Optimalkan waktu kerja Anda hingga 7,5% dibandingkan dengan pekerjaan berbasis kertas berkat penggunaan PaperOffice DMS.
Hemat waktu untuk menemukan, merutekan, dan berbagi dokumen.
Tentu saja, PaperOffice DMS memungkinkan migrasi dan integrasi data digital yang ada dari solusi perangkat lunak yang ada.
Pada saat yang sama, PaperOffice DMS adalah antarmuka antara analog dan digital. Dengan menggunakan fungsi pemindaiannya, perangkat lunak ini dapat membaca dokumen, rencana, dan foto analog ke dalam sistem dan mendigitalkannya menggunakan pemindai, tetapi juga rekaman dari ponsel, di mana teks diubah menjadi tulisan menggunakan OCR dan dapat diubah dalam program Office.
Stempel waktu dan pembuatan versi memastikan bahwa dokumen digital sesuai dengan aslinya analog.
PaperOffice DMS tidak hanya luas dalam fungsinya, tetapi juga mudah dipelajari, dipandu oleh tutorial video, tetapi juga oleh saran dan pelatihan individu jika diinginkan. Semua ini dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Digitalisasi di bidang keuangan dan perbankan":
Bagaimana karyawan dapat mengakses PaperOffice?
Karena arsitektur program yang terdesentralisasi dan modern, PaperOffice dapat digunakan di hampir semua perangkat - dari PC klasik hingga smartphone / tablet hingga televisi.
Apa yang terjadi pada data jika PaperOffice tidak ada?
Tidak akan terjadi, tetapi untuk meyakinkan Anda: Anda dapat mengekspor data Anda KAPAN SAJA, karena PaperOffice didasarkan pada struktur database terbuka, Anda dapat mengakses data Anda kapan saja.
Perlindungan data topik: Di mana semua dokumen disimpan?
PaperOffice akan menyimpan semua dokumen sendiri dengan enkripsi tingkat tinggi, membuatnya kebal terhadap pencurian data, misalnya, dan melebihi semua persyaratan GDPR dan GOBD.
Hindari kesalahan: JANGAN PERNAH menyimpan data di cloud pihak ketiga!
Bisakah PaperOffice diadaptasi persis dengan spesifikasi?
Ya, PaperOffice dapat 100% disesuaikan dengan tujuan penggunaan untuk memastikan integrasi yang mulus ke dalam proses dan sistem yang ada. Bahkan antarmuka program dapat sepenuhnya dirancang dan diadaptasi secara bebas.
Kesimpulan
PaperOffice DMS mendukung penyedia layanan keuangan dan bank dan menawarkan antarmuka yang sesuai dengan perangkat lunak lain, koneksi API dan dapat diperluas kapan saja sesuai dengan keinginan Anda. Perangkat lunak ini mudah dipelajari dan dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik sehari-hari tanpa menyebabkan ketidakhadiran untuk tujuan pelatihan.
PaperOffice DMS merekomendasikan penggunaan NAS (penyimpanan data yang didukung jaringan) dengan fungsi cadangan sehingga data penting tidak hilang atau dimata-matai di cloud pihak ketiga.
Pada akhirnya, PaperOffice DMS mengesankan dengan rasio harga-kinerja yang sangat baik dan pengetahuan yang sangat besar melalui lebih dari 20 tahun pengalaman praktis.