A PaperOffice Insider hírlevél
A PaperOffice Insider hírlevél
Barátok szeretnénk lenni

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.

Üzleti folyamatok automatizálása a papír- és csomagolóipar számára


A papír- és csomagolóipar számára készült PaperOffice DMS zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően.

Profi tipp

Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.

Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.

Digitalizáció a papír- és csomagolóiparban

A papír- és csomagolóiparban működő vállalatok jelentős mértékben profitálnak a megfelelő adatkezelésből, hiszen minden nap papíralapú dokumentumokat kapnak.

A papír- és csomagolóiparban működő vállalatok így állítanak elő fontos dokumentumokat naponta:

Írások, vázlatok, vázlatok, külső levelek, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is megérkezik.

Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.

Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban.

Az elmúlt években a fenntarthatóság a papír- és csomagolóipar egyik legerősebb trendjévé vált. A környezeti kompatibilitás és a többcélú alkalmasság döntő fontosságú lesz a jövőbeli vásárlások szempontjából. A zöld utat választva azonban már nem azt jelenti, hogy az ügyfelek hajlandóak magasabb árat fizetni vagy kompromisszumot kötni a minőség terén, inkább a minőség és a fenntarthatóság e két aspektusa kéz a kézben jár, amikor a rugalmas csomagolásról van szó.

Miért a dokumentumkezelő szoftver a tökéletes megoldás?

A PaperOffice dokumentumkezelő rendszer egy motorháztető alá helyezi a szervezetet és az adatvédelmet. Az innovatív rendszer egyszerűsített keresési és visszakeresési eszközöket biztosít, amelyek csökkentik a válaszidőt, és biztosítják, hogy a dokumentumok soha ne vesszenek el, ami mindig elégedettséget jelent a vállalkozások számára.

A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok, számlák, ítéletek és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak, így azok hatékonyabbak, átláthatóbbak és lényegesen rugalmasabbak.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

Az integrált AI-nak köszönhetően automatikus szabályok aktiválódnak. Ez az AI automatikusan mappákba rendezi a dokumentumokat, például a "Számla" és a "Szállítólevelek", tárolja a megfelelő kulcsszavakat, és elindítja az adott dokumentumtípushoz tárolt digitális munkafolyamatot.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

Hogyan menjünk papírmentessé?

A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .

A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.

A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.

A PaperOffice megfelel a legmagasabb szintű biztonsági szabványoknak, például az engedélyezéskezelésnek vagy a hozzáférési jogok megadásának.

A felhasználó pontosan ugyanúgy határozza meg az egyes munkalépéseket, mint a vállalatnál, például a számlák "rögzítése", "ellenőrzése", "kiadása" és "feladása". A felelősséget nemcsak az egyes emberekre lehet bízni, hanem az olyan felhasználói csoportokra is, mint a "Számvitel" vagy az "Építésmenedzsment", így a kolléga azonnal közbeléphet, ha egy alkalmazott hiányzik.

Folyamatorientált dokumentumkezelés

A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.

Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.

Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket is, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.

Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.

Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.

A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

A megoldás: bevált know-how

Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?

A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.

Miért a PaperOffice DMS a megfelelő szoftver?

Időmegtakarítás fontos dolgokhoz, költségmegtakarítás a papírarchívumok kiküszöbölésével, a szolgáltatás javítása az információk gyors biztosításának, valamint a dokumentummennyiség audit- és digitális archiválásának köszönhetően - ezt a PaperOffice DMS garantálja.

A PaperOffice DMS a megfelelő szoftver, mert mindent tartalmaz, amire a papír- és csomagolóipar vállalatainak szüksége van, például:

Az OCR technológia nemcsak a dokumentum tartalmát ismeri fel, hanem az összes adózási szempontból releváns adatmezőt is, például a dokumentum számát, dátumát, nettó, adó- és bruttó összegét. Az importált adatok rendelkezésre állnak az értékelések, a fizetési tranzakciók és a pénzügyi számvitel ellenőrzéséhez. Ez megtakarítja a fárasztó belépési munkát és csökkenti a közzétételi hibákat.

Az adatok, beleértve az archiválási helyet is, egyetlen kattintással exportálhatók az adótanácsadóhoz.

  • Dokumentumok tárolása minden digitális formátumban a GDPR elveinek megfelelően
  • Műveleteket igénylő késői dokumentumok benyújtására és újbóli benyújtására szolgáló funkciók
  • Önképző adattárolási funkció címkézéssel és belső keresőmotorral
  • Az újonnan hozzáadott dokumentumok automatikus hozzárendelése a megfelelő mappába
  • Egyszerű adatbázis-létrehozás és adatbázis-kapcsolat, beleértve az egyénileg testreszabható maszkot is
  • Automatizált sablonlétrehozás ismétlődő folyamatokhoz és műveletekhez

Természetesen a PaperOffice DMS lehetővé teszi a meglévő digitális adatok áttelepítését és integrálását a meglévő szoftvermegoldásokból. Ugyanakkor a PaperOffice DMS az analóg és a digitális interfész.

Szkennelési funkciójával a szoftver szkennerrel vagy mobiltelefonnal el tudja olvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe, és digitalizálhatja azokat, így a szövegeket OCR segítségével betűtípusokká alakítják, és megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

Az adatbiztonság rendkívül fontos kérdés, különösen a papír- és csomagolóiparban. Ezért működik a PaperOffice DMS egy 1024 bites titkosítási kóddal, de nem csak ezzel.

Minden adat saját formátumba konvertálódik, amely független az operációs rendszertől. Ennek eredményeként a hackereknek és a zsarolóknak először fel kell törniük az operációs rendszer tűzfalát, majd a titkosítást és végül az idegen formátumot, ami eddig nem történt meg. A PaperOffice DMS nagyon hatékony jelszókezelő rendszerrel rendelkezik, így végső soron az emberi lény, akit minden számítógép legnagyobb gyenge pontjának kell tekinteni, nem okozhat kárt.

Minden digitális adat titkosítva van a PaperOffice DMS-ben 1024 bites verzióval, és a formátum konvertálódik. Ez olyan nagy akadályokat jelent a hackerek és a kémek számára, hogy eddig mindannyian kudarcot vallottak a PaperOffice DMS-sel. Ugyanakkor a hierarchikus jelszókezelő rendszer megakadályozza, hogy mindenki hozzáférjen mindenhez.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.

A digitális számlafeldolgozás a papír- és csomagolóipar számos vállalata számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.

Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.

Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.

A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.

Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.

Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.

A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS minden vállalat szervezeti központjává válhat, és ez szinte fénysebességgel történik.

A papír- és csomagolóipar vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből

A megkérdezett vállalatok 38%-ának egyszerűen nincs ideje digitalizálni a folyamatait. Javasoljuk, hogy egy olyan eljárást javasoljunk, amely az alapfolyamattal kezdődik, az analóg dokumentumok beolvasásával a feldolgozással egyidejűleg. Ily módon a másolóval minden nap dolgozó emberek csoportját is utasíthatják, amennyire csak lehetséges, hogy apránként szkenneljék be az archívumot.

A konzisztens jellemzőkkel rendelkező dokumentumok automatikus felismerésének köszönhetően a PaperOffice DMS mindig hozzárendelheti az összes beolvasott dokumentumot a digitális memória megfelelő tárolási helyéhez. Érdemes megkezdeni az archívum szkennelését a legutóbbi bejegyzésekkel annak érdekében, hogy a megőrzési időszakok lejártakor tovább csökkentsük az analóg archívum méretét. Ezen kívül számos útmutatónk van arról, hogyan lehet elérni a papírmentes irodát a szkennernek köszönhetően.

A PaperOffice DMS az analóg és a digitális közötti interfész. A szkennelési funkcióval a szoftver képes beolvasni az analóg dokumentumokat, terveket és fényképeket a rendszerbe a szkenneren keresztül, és digitalizálni azokat, így a szövegeket az OCR segítségével betűtípusokká alakítják, amelyek megváltoztathatók az Office programokban. Az időbélyegzők és a verziószámozás biztosítja, hogy a digitális dokumentum megfeleljen az analóg eredetinek.

Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.

Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.

A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.

A rendelkezésre álló értékelési mechanizmusok, amelyeket a PaperOffice DMS-be integrált AI vezérel, lehetővé teszik a vállalatnál bekövetkező anyagáramlások értékelését és statisztikai felmérését.

A PaperOffice DMS számos kezelőeszközével ideális szoftver a papír- és csomagolóipar számára, amely biztonságos és villámgyors hozzáférést biztosít a lehető legjobb ügyféltanácsadáshoz szükséges összes adathoz. Ugyanakkor a PaperOffice DMS használható minden olyan ügy kezelésére, amely egyébként az üzleti műveletek során felmerül.

Annak érdekében, hogy ne csak a dokumentumkezelés és az adatvédelem változatos legyen, a PaperOffice DMS egy belső hálózati tároló (NAS) használatát javasolja biztonsági mentési funkcióval, amely minimálisra csökkenti a teljes veszteség valószínűségét, ugyanakkor egy olyan belső felhőt képvisel, amely a külső szolgáltatók felhőivel ellentétben valóban véd a kormányzati vagy nem kormányzati szervek nem kívánt hozzáférése ellen.

FAQs

Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a papír- és csomagolóipar számára":

Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?

A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.

Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?

Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.

Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?

A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, immunis például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!

A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?

Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.

Következtetés

A PaperOffice DMS támogatja a papír- és csomagolóipar vállalatait, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön igényei szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.

A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.

Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.

PaperOffice minden problémát megold: garantált.

Ügyfél bemutatása

A patriarchátus digitális útja a PaperOffice DMS-sel

"Másfél évnyi munka után örülünk, és mégsem használtuk ki teljesen ezt a fantasztikus remekművet."

Pedro Silva
a lisszaboni patriarchátus adminisztratív asszisztense