Automatizacija poslovnih procesa u tvrtkama za njegu sluha
PaperOffice DMS za tvrtke za slušna pomagala omogućuje učinkovito rukovanje bilo kojom vrstom dokumenta kao i brzu obradu upita te je preduvjet učinkovitosti i uspjeha unutar uprave.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
Digitalizacija za tvrtke za njegu sluha
Kao tvrtka u profesionalnoj industriji njege sluha, imate mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Računi, dokumentacija, korespondencija, ponude, listovi za popravak, zdravstvene iskaznice i još mnogo toga. Stoga su stručnjaci za njegu sluha oni koji imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Tako stručnjaci za njegu sluha svakodnevno akumuliraju važne dokumente. Sve to treba uskladiti s pravim proizvođačem kupca, agencijom ili uređajem.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Osim toga, svaki dokument je klasificiran prema svojoj vrsti i može se dodijeliti ljudima i proizvođačima uređaja, kojima tada možete čak i pristupiti u pokretu, bez obzira na uređaj. Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim slušnim aparatima jasno na jednom mjestu, odnosno vašoj bazi podataka.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su računi, ugovori, izvješća o prodaji, ankete, procjene, najmovi ili druga pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Također možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka, digitalnih pečata i ljepljivih bilješki te pripaziti na sve ugovore o uslugama, službenu korespondenciju koja se stavlja na ponovnu upotrebu ili dodjeljuje zaposlenicima dodjelom zadataka.
Sigurnost revizije zajamčena je u svakom trenutku.
Sve informacije dostupne odmah
Uz PaperOffice DMS, dokumenti se mogu digitalizirati u mnogim tvrtkama za akustiku slušnih pomagala i arhivirati centralno na takav način da im se može pristupiti s bilo kojeg računala bez potrebe za odlaskom u arhivu ili prvim istraživanjem koji kolega koji trenutno obrađuje dokumente ili mape.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizira analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima sprema svaku promjenu dokumenta kronološkim redoslijedom. Original ostaje nepromijenjen. Funkcija tijeka rada može se koristiti, na primjer, za dodjeljivanje određenih aktivnosti tijekom projektnog rada i svaki zaposlenik zadržava pregled trenutnog stanja.
Istodobno se ideje ili prijedlozi mogu podnijeti bez potrebe za sazivanjem sastanaka svaki put. Arhivirani dokumenti mogu se pretraživati po ključnim riječima ili datum ili referentni brojevi i automatizirani predlošci mogu se stvoriti umjetnom inteligencijom u PaperOffice DMS-u.
To je impresivan broj. Samo oko 16 milijuna ljudi u Njemačkoj pati od gubitka sluha. Zanimljivo je da je gubitak sluha prilično ravnomjerno raspoređen u gotovo svim dobnim skupinama od 30 do starijih od 70 godina, a gubitak sluha sve je veći problem. U posljednjih 20 godina broj ljudi s gubitkom sluha povećao se za oko 4%. Međutim, samo oko polovice pogođenih koristi slušni aparat.
Svatko tko ga koristi obično je došao u kontakt s obrtom koji nije dobro poznat, stručnjakom za njegu sluha, koji je još uvijek bio stručnjak za njegu sluha prije 2017. godine. Obrt s trogodišnjom obukom i mogućnošću daljnjeg usavršavanja za majstora i završetak diplome iz slušne tehnologije i audiologije. Akustičari sluha bave se proizvodnjom slušnih pomagala i zaštitom sluha u obliku takozvane otoplastike, pojedinačno izrađenih po mjeri. Profil posla akustičara slušnog aparata usporediv je s profilom zubnog tehničara.
Za stručnjake za njegu sluha to znači ažuriranje podataka o pacijentima ili klijentima. U isto vrijeme, to su vrlo osjetljivi podaci, jer mnogi ljudi s oštećenjima sluha to vide kao manu koju njihovo osobno okruženje ne bi trebalo doživjeti. Zato je zaštita podataka važna pri pohrani podataka. U većini slučajeva kupce koji prvi put kupuju posreduju stručnjaci za njegu sluha od liječnika ENT-a koji su dijagnosticirali gubitak sluha, zbog čega je održavanje podataka ovdje također od velike važnosti, a dobro osmišljena arhiva u konačnici ubrzava radni proces.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najprikladniji je za ove zadatke. Budući da je to softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u tvrtki su digitalizirani , čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
PaperOffice arhivira sve dokumente generirane u vašoj tvrtki za njegu sluha i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način otporan na reviziju
Prije svega, Paperoffice DMS može se koristiti za pretvaranje analogne arhive, možda tradicionalnog sustava visećih datoteka, u digitalnu arhivu. To je važan korak koji ne samo da ubrzava administraciju u tvrtki, već i poboljšava prijenos podataka od liječnika ENT-a i obrnuto. Na primjer, podaci poslani e-poštom mogu se čitati izravno i automatski prenijeti u elektroničku korisničku datoteku.
U PaperOffice DMS-u osjetljivi podaci o pacijentima šifrirani su i zaštićeni lozinkom, pri čemu se može postaviti tko smije vidjeti koliko podataka u tvrtki.
Pozivanje prave mape također se obavlja vrlo brzo u PaperOffice DMS-u, s internom tražilicom koja bilježi različite parametre koji su uključeni u pretraživanje. Ako broj kupca ili čak ime više nije poznato ili postoji više puta, određene ključne riječi mogu ograničiti pretraživanje na odgovarajući rezultat.
Zahvaljujući integriranoj umjetnoj inteligenciji pokreću se automatska pravila. Ova umjetna inteligencija automatski sortira dokumente u mape kao što su "Faktura" i "Ugovor", pohranjuje odgovarajuće ključne riječi i pokreće digitalni tijek rada pohranjen za odgovarajuću vrstu dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada bitna je osnova za osiguravanje visoke kvalitete usluga komunalnih usluga u budućnosti
Činjenica da akustika slušnog aparata nije svima na usnama i sigurno nije svima na ušima je zato što u Njemačkoj postoji samo 6.600 tvrtki ovog tipa. To je nešto više od 1% svih obrtničkih poduzeća u Njemačkoj.
Ipak, njihova klijentela uključuje oko 8 milijuna ljudi, zbog čega prosječan dosje kupaca stručnjaka za njegu sluha uključuje preko 1200 ljudi. Za svakog kupca mora se zabilježiti mnogo različitih podataka, jer je sluh vrlo složena stvar, a oštećenje ne utječe samo na uho ili uši. Svatko tko je ikada imao ušni kanal začepljen ušnim voskom može imati grubu predodžbu o tome što znači biti nagluh. Posljedice mogu biti:
- Iscrpljenost
- Glavobolja
- Stres
- Depresija
- Vrtoglavica
- Poremećaji spavanja
Da bi se to ispravilo, audiometrijski podaci se snimaju od pacijenta i na temelju toga se proizvodi pojedinačno slušno pomagalo. Gluhoća je podložna promjenama. Stupanj gubitka sluha obično se povećava s godinama, što zauzvrat čini potrebnim prilagoditi slušni aparat novim uvjetima. Samo uho je također podložno anatomskim promjenama tijekom života zbog opuštanja vezivnog tkiva.
Tvrtke za akustiku sluha moraju obraditi dokumente u svim poslovnim transakcijama. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno industriji slušne njege, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
Opsežne funkcije tijeka rada PaperOffice vrlo su zanimljive za tvrtke za slušna pomagala. Sadržaj projektnih sastanaka snima se i sudionici ga mogu nadopuniti u bilo kojem trenutku, sve na ekranu i s različitih lokacija. Arhiviranje otporno na reviziju zajamčeno je u svakom trenutku, kao i optimizacija organizacijskih procesa.
PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Tvrtke za akustiku sluha imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sustav upravljanja dokumentima omogućuje odvojeno stvaranje baza podataka za svako pojedino područje i može istovremeno stvarati veze. Analogni dokumenti, kao što su predani računi, skeniraju se s PaperOffice DMS-om i spremaju se i kao fotografija i kao pretvoreni tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci mogu se prikazati jasno i nedvosmisleno, zbog čega se ne moraju nositi datoteke za sastanke izvan tvrtke. Upravljanje bazom podataka pod kontrolom umjetne inteligencije prema potrebi stvara predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih popisa.
Istodobno se potrebna zaštita podataka održava hijerarhijskim upravljanjem lozinkama i 1024-bitnom enkripcijom.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS nije samo opsežan u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savjetima i obukom po želji. Sve to uz stvarno dobar omjer cijene i performansi.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija za tvrtke za slušna pomagala":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava tvrtke za slušna pomagala i nudi odgovarajuća sučelja za drugi softver, API veze i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.