הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

עבודה יעילה הודות לדיגיטציה


דיגיטציה או טרנספורמציה דיגיטלית של מסמכי הנייר שלך היא התנאי המוקדם ליעילות ולהצלחת החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

טיפ מקצועני

במאמר הנוכחי, אנו מפרטים את הפונקציות החשובות ביותר של מערכת ניהול מסמכים שהחברה שלך זקוקה להן לצורך דיגיטציה מוצלחת.

הדרישות על DMS, מערכת ניהול מסמכים, גדלו מאוד או ליתר דיוק באופן טבעי בשנים האחרונות. מה שהתחיל כמאגר נתונים, שבו בעיקר מסמכים אנלוגיים במקור עברו דיגיטציה על ידי סריקה ואוחסנו, הפך לתוכנה משרדית מקיפה, שהיום לוקחת על עצמה את החלק העיקרי של המשימות האדמיניסטרטיביות של המשרד.

אבל מהו הסטנדרט, מה הלקוח יכול לצפות מ DMS?

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

במאמר הנוכחי נראה לך אילו פונקציות חשובות מערכת ניהול מסמכים חייבת להיות. ניתן להסביר זאת נקודה אחר נקודה באמצעות תוכנת ניהול המסמכים החדשנית PaperOffice DMS.

לפני שניכנס ליתרונות, בואו נענה על השאלה הבאה:

מהי מערכת ניהול מסמכים?

לכידה, הפצה, אחסון בארכיון ואינדקס של מסמכים הם מרכיבים תהליכיים אינטגרליים בעבודה היומיומית בארגונים רבים. ולא לשכוח: מחיקה וחיפוש מסמכים.

משמעות הדבר היא כי חברות ממגוון רחב של תעשיות צוברות מסמכים חשובים מדי יום: כתבי טענות, מסמכי חוזה, טיוטות, מכתבים חיצוניים, מחקר, חוות דעת מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מסמכים רבים מגיעים גם בדוא"ל.

כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.

חשוב מאוד כי מועדים חשובים יעמדו וכי יינקטו צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.

זה לא רק גוזל זמן, אלא גם מעמיס עומס מיותר על הארנק שלך.

כיצד הכנסת מערכת ניהול מסמכים יכולה לעזור לי ולחברה שלי?

ההקדמה של מערכת ניהול מסמכים, DMS בקיצור, מסייעת לך לקבל מבנה ברור במסמכים שלך ומסייעת לך להתמודד עם מבול המידע.

DMS מייצג גם תוכנה לניהול מסמכים ומיועד לניהול מסמכים, במיוחד מסמכים דיגיטליים, הכוללים את ההמרה מאנלוגי לדיגיטלי. PaperOffice DMS היא תוכנה כזו.

PaperOffice DMS מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- DMS שלך בעתיד.

PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזי לקוחות, כתבי טענות, הצהרות שכר טרחה, פסקי דין והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים, התהליכים הקודמים שלך בחברה או בארגון שלך עוברים דיגיטציה , מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.

ניתן למצוא, לערוך, לשמור, להפיץ, לתייג ולהעביר את המסמכים הסרוקים והדיגיטליים תוך שניות באמצעות PaperOffice. ניתן לזהות ולקרוא את הנתונים מהמסמכים באופן אוטומטי ולהעבירם למערכות חיצוניות כגון CRM או ERP.

אתה בהחלט מודע לכך שמסמכים אנלוגיים פשוט אינם מעודכנים עוד. עם זאת, אתה רואה גם את הסיבוכים הכרוכים בהמרת הארכיון האנלוגי הקיים לנתונים דיגיטליים. כי דיגיטציה של מסמכים היא יותר מסתם מגמה. למעשה, כעת זהו תנאי מוקדם להישאר תחרותי ומעודכן עם כל החברות האחרות באותו מגזר.

לכן, זה הגיוני להציג מערכת ניהול מסמכים לתוך החברה שלך.

אז הבהרנו את השאלות של מה זה DMS ומה ההקדמה תביא לי והגענו לשאלה האמיתית של המאמר:

אילו 7 פונקציות חשובות מערכת ניהול המסמכים שלך צריכה למלא?

פונקציה 1: מקום. שמירה בארכיון דיגיטלי

הפונקציה החשובה והראשונה ביותר של כל מערכת ניהול מסמכים היא שילוב של כל המסמכים והמידע שלהם. כך מתרחשת הארכיון והניהול של המסמכים הסרוקים והדיגיטליים, כמו גם הודעות דוא"ל, במסד נתונים, ארכיון דיגיטלי כביכול.

PaperOffice מאחסן את כל המידע ישירות במסדי נתונים של MySQL / MariaDB, אשר ניתן להפעיל ישירות בחצרים שלך בכל פלטפורמה מהמחשב המקומי שלך, באמצעות מכשירי NAS כגון QNAP ו- Synology או שרתים משלך או ייעודיים כולל גישה מרחוק מהמשרד הביתי.

זה לא משנה איזה סוג של מסמך זה.

ניתן לאחסן את כל סוגי המסמכים באופן מרכזי ב- DMS ולכן הם נגישים לכל המחלקות והתחומים העסקיים.

כל המסמכים הרלוונטיים לחברה מאוחסנים באופן מרוכז וניתן למצוא אותם במהירות על ידי כל העובדים.

היכן יש למקם את הארכיון הדיגיטלי?

אנו ממליצים ללקוחותינו לאחסן בארכיון את הנתונים הדיגיטליים במסד נתונים הממוקם במכשיר NAS כגון Synology או QNAP או בשרת ייעודי. עם שרת PaperOffice חיצוני (ייעודי) משלך, אתה מקבל את כל היתרונות של ענן עם הגנה מושלמת על נתונים וחסוך כסף והרבה עבודה מדי חודש.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

עם שרת PaperOffice יש לך את כל היתרונות של פתרון ענן עם הבדל עצום אחד בלבד: זהו שרת מסד הנתונים הייעודי שלך ואף אחד לא ניגש אליו חוץ ממך.

לא רוצים להשתמש בשרת? אין בעיה.

מדוע NAS אידיאלי לאחסון מסמכים בארכיון

NAS, אחסון מחובר לרשת, בגרמנית התקן אחסון עם חיבור רשת, כמו גם התוכנה התואמת עבור PaperOffice DMS והענן הפנימי מוכנים. בטוח לחלוטין מפני סקרנות מצב ולא מצב, ובזכות פונקציית הגיבוי, גם בטוח מפני התרסקות כונן קשיח.

פונקציה 2: אחזור קל של מסמכים. חיפוש ומציאה

PaperOffice סורק מסמכים נכנסים שעדיין אינם בינאריים וממיר אותם לפורמט קריאה וכתיבה דיגיטלי באמצעות תוכנת OCR משלו.

במקביל, נשמרים התאריך והשעה, מספר גרסה ומילות מפתח, אשר מנוע החיפוש PaperOffice יכול להשתמש בהם כדי למצוא מסמכים גם אם האדם המחפש יודע רק את תוכן המסמך באופן בסיסי.

כדי להקל על כך, PaperOffice מציג את המסמכים האחרונים שנשמרו ברשימת תצוגה מקדימה. כל מה שאתה שומר ב- PaperOffice מזוהה באופן אוטומטי באופן מלא עם PaperOffice FileOCRmax, ממוטב עם מילונים עסקיים ומאונדקס לחיפוש מילות מפתח מושלם במסד הנתונים של SQL עבור חיפוש מילות מפתח.

זיהוי ואופטימיזציה אוטומטיים של שפה: PaperOffice מזהה באופן אוטומטי את שפת המסמך ובכך ממטב את זיהוי הטקסט של זיהוי התווים האופטי (OCR) למקסימום מוחלט לזיהוי הטקסט הטוב ביותר האפשרי של כל המסמכים.

תשר

בנושא "הפתרון הטוב ביותר למשרדי PAPERLESS ללא עבודה נוספת + אחסון מסמכים בארכיון ישירות מהסורק" יש סרטון ביוטיוב שמסביר את התהליך הזה בצורה ברורה:

הקריאות ארוכת הטווח של המסמכים המאוחסנים

קודם כל, PaperOffice DMS מצפין את כל המסמכים כאשר הם נשמרים לאבטחה, על פי אחד תקני האבטחה הגבוהים ביותר הזמינים כיום, AES-1024bit.

ההמרה בחזרה למסמכים קריאים אפשרית בכל פורמט נוכחי, כאשר PaperOffice מעדכן באופן קבוע את פורמטי הקבצים שלו, מה שאומר שגם המסמכים יהיו קריאים בעתיד.

תוכן

פונקציה 3: הבטחת תקופות שמירה חוקיות

אחד ההיבטים החשובים ביותר בעת אחסון מסמכים באמצעות מערכת ניהול מסמכים הוא עמידה בתקנות משפטיות או בדרישות של GoBD.

הקיצור GoBD מייצג את "עקרונות לניהול ואחסון נאותים של ספרים, רשומות ומסמכים בצורה אלקטרונית ולגישה לנתונים".

בפרט, בשל אחסון מסמכים מוצפן מאוד חסין ביקורת ישירות במסד נתונים מרכזי של SQL PaperOffice עונה על כל הדרישות לתקני מסמכים והנחיות משפטיות או לתקן הגרמני הגבוה ביותר בעולם GOBD.

המונח ניהול גירסאות אינו מילה זרה בתוך מערכת ניהול מסמכים (DMS). הצורך להשתמש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת GoBD וגירסאות עמידות לביקורת ברור יותר מאי פעם.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

ניהול גירסאות הופך את כל השינויים לניתנים למעקב

המונח ניהול גירסאות יכול להיות מוסבר בקלות רבה: בסך הכל, זה על הפונקציונליות המשמשת לתיעוד שינויים במסמכים או בקבצים. ניתן לזהות את שינוי המסמך ולשמור אותו כעותק צל כגרסת מסמך חדשה.

תשר

אגב, יש סרטון על ארכיון דואר אלקטרוני תואם לחוק של Outlook ב- YouTube שמסביר את התהליך הזה בצורה מובנת:

הבטח אי-השתנות

כל שינוי במסמך ממקם גירסה "חדשה" יותר של המסמך בארכיון מתאים. הרישום הופך את השינויים לשקופים וניתנים למעקב בכל עת. בשלב זה, הצופה הבא יודע מתי ועל ידי איזה עורך נעשה השינוי במסמך. פעולה זו מספקת לך סקירה כללית של מחזור החיים של המסמך כולו. ניתן לבצע ניהול גירסאות באופן אוטומטי או ידני.

על מנת להבטיח את אבטחת התיקונים, כל הפרטים של שינוי במסמכים ובקבצים חייבים להיות ניתנים למעקב בבירור. יש להבטיח כי רק עובדים מורשים יכולים לבצע שינוי כזה. אבל חשוב לא פחות לדעת שנים לאחר מכן אילו עובדים שינו מה ומתי.

PaperOffice עולה על כל דרישות החוק

הפיתוח של PaperOffice DMS תואם ל- GoBD, כך שתוכל להשתמש בתוכנה ללא כל דאגות שתצטרך לגרום לך לשבור כלל. לדוגמה, בכל פעם שמישהו משנה מסמך, נוצרת גירסה חדשה של מסמך זה. בדרך זו תוכל לעקוב אחר התוכן שהיה במסמך באיזו שעה.

תשר

אגב, יש סרטון ביוטיוב לסינולוגיה NAS ההתקנה MariaDB 10 ומערכת ניהול המסמכים PaperOffice שמסביר את התהליך הזה בצורה מובנת:

בשני המקרים, גם בתרחיש הגרוע ביותר, מובטח כי מסדי הנתונים המאוחסנים בארכיון משוחזרים בטווח הקצר ולכן תקופות השמירה נצפות תמיד.

פונקציה 4: זיהוי אוטומטי ומילות מפתח

PaperOffice מצויד בבינה מלאכותית המזהה באופן עצמאי מידע במסמך שלך ומקצה אותו באופן אוטומטי כראוי.

PIA הוא הבינה המלאכותית (תיוק חכם של PaperOffice) המשולבת ב- PaperOffice וכל מסמך נוסף הוא:
  • לנתח ולפרק למה שמכונה שרשראות בלוקים באמצעות "ראייה ממוחשבת" משולבת
  • זהה טקסט באמצעות זיהוי טקסט OCR והשווה אותו עם מילונים באמצעות PaperOffice SmartSpell
  • אינדקס וקטלוג באופן חזותי ולפי מילת מפתח עבור מנוע החיפוש המשולב PaperOffice
  • לא משנה מה ולא משנה מאיזה מקור סורק!

משמעות הדבר היא ש-PIA מספק לכם מנוע חיפוש רב עוצמה משלכם עבור כל המידע שלכם, שיכול לחפש ולמצוא מבוסס טקסט כמו מנועי חיפוש קלאסיים כמו גוגל, אבל יכול גם לעשות את כל העניין באופן ויזואלי, כלומר להשוות ולזהות מסמך באופן חזותי.

PaperOffice יזהה באופן אוטומטי את כל המסמכים שלימדו את PIA מנקודת זמן זו, מה שבתורו יכול להפעיל כללים אוטומטיים ומסכות תיוק.

PIA יזהה את הערכים החשובים ביותר במסמך וכבר ימלא את טופס מילת המפתח עבורך. לאחר מכן תוכל לבדוק את הערכים ולתקן או להוסיף להם במידת הצורך. תהליך זה יכול להיעשות באופן ידני או אוטומטי ברקע.

פונקציה 5: אוטומציה של לכידת מסמכים

ניטור תיקיות חכם משתלט על מה שמעכב אותך: באופן אוטומטי ברקע בהתאם למפרטים שלך, מדויק ואמין ביותר.

  • שלב את כל המכשירים

    שלב את כל המכשירים כגון מכונות צילום או סורקים בכמה לחיצות בלבד. ברגע שקובץ מופיע בתיקיה שצוינה, הוא מעובד.

  • כל מספר של צגים

    צור מספר כלשהו של תיקיות שונות כדי לפקח ולציין מה צריך לקרות לאחר הייבוא. PaperOffice יכול אפילו להעביר קבצים בארכיון לתיקיית משנה חדשה.

  • תבניות מסמך מבוססות בינה מלאכותית

    יצירת אינדקס אוטומטית על ידי PIA AutoFill וזיהוי אנשי קשר הודות ל-PIA AutoContact פועלים בצורה מבריקה יחד עם ניטור. כל תוכן המסמך הרלוונטי מזוהה והמסמך מאונדקס באופן אוטומטי. זה עובד גם עם אנשי קשר!

  • מילות מפתח קבועות וזרימות עבודה

    אפשר מצב ממוטב לייבוא בתפזורת, תוך דילוג על עיבוד AI למהירות הגשה מרבית.

    באפשרותך לציין בדיוק היכן נשמרים קבצים חדשים ב- PaperOffice, להקצות סוג מסמך קבוע ומצב מסמך לכל מסמך חדש ואף להפעיל זרימות עבודה.

פונקציה 6: ניהול משתמשים והרשאות גישה

משתמשי PaperOffice מובטחים לראות רק מה מותר בשל רמת ההפצה שצוינה, ועם FolderLock תוכלו להסתיר תיקיות ותיקיות משנה שלמות, כמו גם תוכן.

באפשרותך גם לציין אילו משתמשים רשאים לעשות מה, ולחלק אותם לקבוצות משתמשים ומחלקות קבועות, כך שתוכל לקבוע מי יכול לראות היכן ומה.

  • רמות הסליקה והזכויות

    משמעות הדבר היא שכל משתמש רואה רק מה מתאים לרמת השחרור שלו ומטה ומותר לו לעשות רק את מה שהגדרת קודם לכן.

  • הסתרת תיקיות ומסמכים

    עם PaperOffice FolderLock אתה יכול להסתיר לצמיתות תיקיות שלמות ואת תיקיות המשנה שלהן, כמו גם מסמכים ממשתמשים מסוימים ובכך להימנע משאלות חטטניות. השתמש ב-FolderLock כדי להסתיר לצמיתות תיקיות שלמות, כולל תיקיות משנה ומסמכים ממשתמשים מסוימים.

  • קבוצות ומחלקות

    הקצה משתמשים לקבוצות ולמחלקות הניתנות להגדרה חופשית, שבהן תוכל להשתמש גם עבור זרימות עבודה ומשימות.

  • זכויות משתמש הניתנות להגדרה ברמות מרובות

    אתה יכול להחליט בעצמך למי בדיוק יש גישה לאילו פונקציות ב- PaperOffice על ידי היכולת להגדיר זכויות משתמש בדיוק אשר חלות לאחר מכן ברחבי הרשת.

תכונה 7: מערכת זרימת עבודה רבת עוצמה

בעיה גדולה בעבר, אך עדיין כיום, היא שכפול קבצים עקב אחסון מרובה ועמימות לגבי מצב העיבוד של מסמכים או פרויקטים. ל- PaperOffice יש ניהול זרימת עבודה מקיף מאוד עם הקצאת משימות, שגם מאחסן את כל התהליכים באופן מרכזי. בין אם עבודת פרוייקט או עיבוד מסמכים.

זרימות עבודה דיגיטליות הופכות את תהליכי העבודה שלך לאוטומטיים: לאחר ההגדרה, הכל מתקדם באופן אוטומטי לחלוטין: פשוט הקצה זרימת עבודה מוגדרת מראש למסמך או תן ל- PIA להחליט באופן אוטומטי. כולל הודעת דואר אלקטרוני!

כל עובד תמיד מעודכן באמצעות פונקציית זרימת העבודה של PaperOffice. במידת הצורך, ניתן לחסום מסמך עבור אחרים עד לביצוע שינוי. כמובן, גרסה חלה גם כאן.

  • כל הגדרות זרימת העבודה

    זרימות עבודה יכולות להיות מקוננות לכל עומק ולהכיל כל מספר של החלטות אדומות/ירוקות על מנת לשרשר זרימות עבודה ותהליכים הבאים.

  • אחריות ותאריך יעד

    קבע אם משתמש או מחלקה שלמה יכולים להשלים את המשימה. PaperOffice מקצה באופן אוטומטי את זרימת העבודה לאדם האחראי.

  • שליטה מלאה

    במידת הצורך, ניתן להתאים את מצב המסמך באופן עצמאי לאירועים שונים בהתאם למפרטים שלך ואף לשלוח הודעות דואר אלקטרוני של הודעות.

הקפד להימנע משגיאה זו

בעוד שחברות גדולות מינו זה מכבר קציני דיגיטציה העוסקים בנושא המרת מסמכים אנלוגיים במשרה מלאה, חברות קטנות ובינוניות חסרות בדרך כלל משאבי אנוש, במיוחד מכיוון שנדרשות כישורים מקצועיים מתאימים.
עם זאת, זוהי טעות נפוצה ומובילה להשקעות רעות, כי יצרנים רבים מנצלים את הבורות הזו.

המדריך האולטימטיבי ל-5 שלבים

תשר

יצרנו את המדריך האולטימטיבי בן 5 השלבים למעבר ללא נייר ולהפיכת העסק שלך לדיגיטלי כמסמך להורדה, המפרט כל 5 שלבים וכמה זמן זה לוקח:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "7 פונקציות חשובות שמערכת ניהול המסמכים שלך חייבת למלא":

באיזה סורק להשתמש עבור DMS?

כדי לסרוק מסמכים מאוגדים, מומלץ לסרוק סורק גיליון עם לפחות 300dpi. הסורק רצה לכלול פונקציית סריקה לפודלר ומנהלי התקנים אופציונליים של WIA/TWAIN. היו לנו חוויות טובות עם Fujitsu Scansnap, אשר עובדים בצורה אמינה מאוד.

מהי הדרך הטובה ביותר לאחסן מסמכים בארכיון?

בדרך כלל יש לסרוק מסמכי נייר בתבנית PDF/A ולאחר מכן לשמור אותם בתוכנת ניהול מסמכים DMS - או ישירות אם התוכנה תומכת בכך או הופכת אותה לאוטומטית, למשל באמצעות ניטור.

האם ניתן לזרוק מסמכים מקוריים?

אם אתה משתמש בתוכנה הגונה שמקבלת עדכונים שוטפים ויש לך אסטרטגיית גיבוי נתונים, התשובה היא כן עבור מסמכים שאינם קריטיים. כל מה שיכול לדרוש מבחינה חוקית את המקור צריך להישמר גם במקור. לדוגמה, ל- PaperOffice DMS יש אפשרות לאחסן את מיקום האחסון המקורי במאפייני המסמך.

מסקנה

הישארו חדשניים

המונח ניהול מסמכים כולל הרבה יותר ממה שאפשר לדמיין בתחילה. הכנסת מערכת ניהול מסמכים בחברה שלך היא כעת תנאי מוקדם ליעילות ולהצלחה של החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

הרשימה לעיל של 7 הפונקציות אינה שלמה בשום אופן, אלא רק מגבילה את היצירתיות והמקצועיות שלך בהתאם לתחום היישום! אם הדיגיטציה של הארכיון האנלוגי נחשבת מנקודות מבט אלה ונעשה חישוב נגדי, מתברר כי המאמץ כדאי וכיצד, למשל, השקעה במכונה חדשה, מודרנית ומהירה יותר נחשבת צריכה.

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

עיבוד אוטומטי של חשבוניות

15 סיבות מדוע עליך להשתמש בניהול מסמכים עם הסורק

עיבוד חשבוניות דיגיטליות
בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS)
תורם משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולמשרד ללא נייר. הצורך בעיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.