- ניהול אוטומטי של ההסכמים שלך
היא אחת מהפונקציות החשובות ביותר של תוכנה לניהול הסכמים.
פונקציה זו מאפשרת לחברות לנהל הסכמים במהירות, יעילות ותוך חיסכון בעלויות. עם ניהול הסכמים אוטומטי חברות יכולות לעקוב ולנהל סוגים שונים של הסכמים כמו הסכמי רכש, הסכמי שירותים, הסכמי רישוי, הסכמי תמיכה ועוד.
הסכמים אלו ניתנים לחיפוש ומיון בקלות על מנת לקבל את המידע הנדרש במהירות.
ניהול הסכמים אוטומטי מאפשר לחברות לעקוב גם אחר מצב ההסכמים כגון אם הם מאושרים, תלויים, פגי תוקף או בוטלו, מבלי הצורך ליצור תהליכי עבודה.
בנוסף חברות יכולות לעקוב אחר המידע הפיננסי של ההסכמים כמו עלויות, תנאי תשלום, תאריכי יעד ואפשרויות חידוש. או פשוט לצפות בנתוני הקבלה מבלי לפתוח את ההסכמים.
- חיפוש נרחב
פונקציית חיפוש נרחבת היא גם פונקציה חשובה מאוד שתוכנת ניהול הסכמים חייבת לכלול. היא מאפשרת למשתמש למצוא במהירות ובקלות את כל ההסכמים הרלוונטיים באמצעות יישום מגוון קריטריוני חיפוש.
בחיפוש נרחב יכולים המשתמשים לחפש הסכמים שיש להם מספר מסוים, ספק מסוים או סוג שירות מסוים.
בנוסף לכך, הם יכולים גם לחפש על פי תאריך פקיעת התוקף של ההסכם, עלויות, אחריות ופרטים רלוונטיים אחרים.
פונקציית החיפוש הנרחבת יכולה להתבצע גם על פי קריטריונים מותאמים אישית על מנת להקל על החיפוש אחר הסכמים מסוימים. כמו כן, ניתן לשלב פרמטרי חיפוש שונים כדי לקבל תוצאות מדויקות יותר.
פונקציה זו מאפשרת למשתמש לחפש ולנתח את כל מלאי ההסכמים בצורה פשוטה מהירה. בכך חברות יכולות להבין טוב יותר כיצד ההסכמים שלהן משפיעים על עסקיהן וכיצד הן יכולות לעצב את ההסכמים בצורה יעילה וחסכונית יותר.
- מעקב אחרי הסכמים
הודות לפונקציה זו, חברות יכולות לעקוב אחר ההסכמים שלהן ולוודא שכל התנאים מתקיימים.
מעקב ההסכמים יכול לשמש לשמירת כל המידע הרלוונטי לגבי הסכם מסוים, לפקח על מה שצריך להתקיים ולעקוב אחרי העלויות.
בנוסף, חברות יכולות להשתמש במעקב ההסכמים על מנת לוודא שכל ההסכמים מתקיימים בצורה יעילה ובזמן. על ידי ניטור תאריך ההתקדמות, מצב ודרישות פתוחות. זה יכול לעזור למנוע עיכובים מיותרים ולוודא שכל ההסכמים יבוצעו בזמן.
- ניהול גרסאות
ניהול גרסאות הוא חלק חיוני בניהול הסכמים. עם ניהול גרסאות ניתן לעקוב אחרי שינויים בהסכם ולתעד היסטוריה מלאה של השינויים.
זה מאפשר שליטה פשוטה ושקופה על השינויים ומאפשר לצדדים המעורבים להיות בעלי גרסה קונסיסטנטית של ההסכם.
ניהול גרסאות חשוב במיוחד כאשר ישנן מספר גרסאות של ההסכם, שכן הוא מאפשר לזהות איזו גרסה תקפה. בנוסף, הוא מקל על הצדדים כאשר הם רוצים לעקוב אחרי שינויים ולהשוותם לגרסאות קודמות של ההסכם.
- אוטומציה של תהליכים
האוטומציה של תהליכים בניהול הסכמים עוזרת לחברות להפחית את הזמן והעלויות הכרוכים בניהול תיק ההסכמים שלהן.
באמצעות האוטומציה נתמכות משימות שגרתיות כמו ניהול המידע על ההסכמים ומעקב אחר תאריכי תפוגה. בכך ניתן לצמצם משימות ידניות למינימום, מה שמאפשר לחברות להתמקד במשימות חשובות יותר.
בנוסף לכך, האוטומציה יכולה גם לעזור לוודא שההסכמים מתבצעים ונשמרים כהלכה. עם האוטומציה חברות יכולות להפעיל תזכורות בזמן, וכן זרימות עבודה והתראות לביצוע משימות.
- זיהוי ותיעוד טקסט
זיהוי הטקסט הוא אחת מהפונקציות השימושיות ביותר בניהול הסכמים. באופן זה נעשה זיהוי טקסט (OCR) למסמכים דיגיטליים או פיזיים לאחר תהליך האחסון.
עם זיהוי הטקסט יכולים חברות וארגונים לחפש הסכמים בקלות ולמצוא מידע רלוונטי במהירות, מה שמהווה חיסכון בזמן ובעלויות.
זיהוי הטקסט מאפשר למשתמשים לחפש הסכמים לפי מילות מפתח מסוימות, במקום לדפדף בהם ידנית. עם זיהוי הטקסט יכולים המשתמשים לחפש במהירות מונחים, תאריכים, שמות או מונחים אחרים הכלולים במסמכי ההסכם.
פונקציה זו מאפשרת למשתמשים לחלץ ולמצוא מידע רלוונטי מההסכמים במהירות. בנוסף לכך, היא מאפשרת לחפש הסכמים בקלות בבת אחת, מה שהופך את החיפוש אחר מידע לפשוט עוד יותר.
- בקרת גישה
בקרת הגישה בניהול הסכמים עוזרת לחברות לוודא שרק משתמשים מורשים יכולים לגשת למידע הסכמים רגיש. זה מגן על שלמות המידע ומוודא שההסכמים לא ישונו בטעות או בכוונה.
בנוסף לכך, היא יכולה גם לעזור להבטיח עמידה בדרישות רגולציה על ידי הבטחה שרק משתמשים מורשים יכולים לגשת למידע הסכמים רגיש.
- אינטגרציה התוכנה יכולה להתממשק עם מערכות אחרות כמו ERP או CRM על מנת להגדיל את היעילות.
עצה
בנושא "הפתרון הטוב ביותר למשרדים ללא ניירות ללא מאמץ נוסף + לאחסן מסמכים ישירות מהסורק" יש וידאו ב-YouTube המסביר את התהליך בצורה קלה וברורה:
